Приложение N 5. Положение об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

Приложение N 5
Утверждено
постановлением администрации
города Тамбова Тамбовской области
29.12.2022 N 9392

Положение
об управлении делами администрации города Тамбова Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - управление) является органом администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - администрация города) и формируется главой администрации города Тамбова Тамбовской области (далее - глава администрации города) на основании решения Тамбовской городской Думы Тамбовской области (далее - Тамбовская городская Дума) об утверждении структуры администрации города.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, законодательством Тамбовской области, Уставом города Тамбова, муниципальными правовыми актами городского округа - город Тамбов, настоящим Положением.

1.3. Управление имеет печати и штампы, необходимые для обеспечения функций управления.

1.4. Положение об управлении утверждается постановлением администрации города.

1.5. Управление осуществляет свою деятельность под руководством главы администрации города, курирующего заместителя главы администрации города.

2. Основные задачи управления

2.1. Организационное и документационное обеспечение деятельности главы администрации города, первых заместителей и заместителей главы администрации города.

2.2. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами в администрации города, сохранности, учета и использования архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.3. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории городского округа - город Тамбов.

2.4. Организационное обеспечение архивного делопроизводства в органах местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органах администрации города, муниципальных учреждениях и предприятиях как источниках комплектования архива городского округа - город Тамбов (далее - архив).

2.5. Оказание содействия организациям, находящимся на территории городского округа - город Тамбов, не являющимся источниками комплектования архива, в сохранении, комплектовании и использовании собственных архивов.

2.6. Организация работы по реализации Закона Тамбовской области от 25.02.2017 N 86-З "Об отдельных вопросах организации местного самоуправления" в части формирования регистра муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

2.7. Организационное обеспечение и координация работы по реализации Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" в части обеспечения доступа физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города.

3. Функции

В соответствии с основными задачами в пределах полномочий управление выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет своевременное формирование и подготовку для рассмотрения главе администрации города, первым заместителям и заместителям главы администрации города поступающей в администрацию города корреспонденции.

3.2. Осуществляет подготовку проектов резолюций главы администрации города, первых заместителей и заместителей главы администрации города к организационно-распорядительным документам.

3.3. Осуществляет контроль за качеством оформления документов и своевременным предоставлением документов, направляемых на подпись главе администрации города, первым заместителям и заместителям главы администрации города.

3.4. Осуществляет лингвистическую экспертизу проектов правовых актов администрации города, проектов решений, вносимых на заседание Тамбовской городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города.

3.5. Осуществляет проверку на соответствие правилам оформления проектов правовых актов администрации города, проектов решений Тамбовской городской Думы, вносимых главой администрации города в порядке правотворческой инициативы.

3.6. Обеспечивает соблюдение государственного стандарта Российской Федерации "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" при оформлении правовых актов администрации города и служебных документов.

3.7. Осуществляет нормативно-методическое обеспечение деятельности администрации города в области делопроизводства.

3.8. Осуществляет регистрацию и учет договоров, соглашений, контрактов, заключенных администрацией города в лице главы администрации города, и дополнительных соглашений к ним.

3.9 Осуществляет экспедиционную обработку, регистрацию и учет служебных /документов и учетно-справочную работу по документам.

3.10. Обеспечивает контроль за сроками подготовки и согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города.

3.11. Обеспечивает своевременную регистрацию и оперативную рассылку распорядительных и служебных документов.

3.12. Осуществляет подготовку проектов документов, регламентирующих документационную деятельность администрации города.

3.13. Обеспечивает предоставление оперативной информации главе администрации города, первым заместителям и заместителям главы администрации города по вопросам документирования управленческой деятельности.

3.14. Разрабатывает номенклатуру дел управления, осуществляет хранение, использование и уничтожение в соответствии с действующим законодательством законченных делопроизводством дел и документов, передачу дел текущего делопроизводства для постоянного хранения в архив.

3.15. Проводит проверки состояния работы с документами в органах администрации города, готовит отчеты о состоянии документооборота администрации города, эффективности рассмотрения документов органами администрации города и руководителями муниципальных учреждений и предприятий.

3.16. Формирует и ведет электронную базу данных по организационно-распорядительным документам администрации города.

3.17. Осуществляет прием и отправку централизованно зарегистрированной служебной корреспонденции по электронной почте и посредством факсимильной связи.

3.18. Принимает участие в проведении проверок наличия, правильности использования и надлежащего хранения печатей и штампов.

3.19. Проводит ежемесячный анализ соблюдения сроков исполнения документов руководителями органов администрации города, руководителями муниципальных учреждений и предприятий для информирования главы администрации города, первых заместителей и заместителей главы администрации города по компетенции.

3.20. Оформляет документы администрации города, требующие заверения печатью и заверительной надписью в соответствии с установленными ГОСТом правилами.

3.21. Оказывает консультативную и методическую помощь органам администрации города по организации единого порядка работы со служебными документами и их оформлению.

3.22. Обеспечивает оперативное тиражирование документов.

3.23. Осуществляет учет, регистрацию и рассылку принятых постановлений и распоряжений администрации города.

3.24. Обеспечивает доступ физических и юридических лиц к документированной информации о деятельности администрации города.

3.25. Формирует банк электронных версий принятых правовых актов администрации города и актуальных редакций текстов нормативных правовых актов администрации города.

3.26. Осуществляет подготовку актуальных версий документов публичного характера по запросам и заверяет их в установленном порядке.

3.27. Ведет работу по размещению (опубликованию) в разделе "Правовые акты муниципального образования" официального интернет-портала городского округа - город Тамбов текстов подлежащих опубликованию принятых правовых актов администрации города, договоров, заключенных между органами местного самоуправления, подлежащих опубликованию.

3.28. Ведет работу по размещению (опубликованию) на официальном интернет-портале администрации города (http://city.tambov.gov.ru) текстов правовых актов администрации города, подлежащих опубликованию, и проектов нормативных правовых актов администрации города Тамбова для проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

3.29. Ведет работу по предоставлению правовых актов администрации города и иных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Тамбовской области.

3.30. Осуществляет хранение:

- архивных документов, являющихся государственной собственностью, переданных на хранение в архив на основании законодательства Тамбовской области;

- архивных документов и материалов администрации города;

- архивных документов, являющихся муниципальной собственностью городского округа - город Тамбов, входящих в состав Архивного фонда Тамбовской области;

- архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность городского округа - город Тамбов, в том числе документов личного происхождения.

3.31. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, находящихся на хранении в архиве, по результатам проведения которой осуществляет подготовку итоговых документов.

3.32. Разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Тамбовской области (далее - экспертно-проверочная комиссия), предоставляет на утверждение главе администрации города список источников комплектования архива, ведет систематическую работу по его уточнению.

3.33. Разрабатывает и предоставляет экспертно-проверочной комиссии для утверждения и согласования описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, положения об экспертных комиссиях, номенклатуры дел органов местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органов администрации города, муниципальных учреждений и предприятий.

3.34. Осуществляет оформление основных и вспомогательных учетных документов, в том числе по фондам, относящимся к государственной форме собственности.

3.35. Осуществляет создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным документам, баз данных, справочников о составе документов, использование автоматизированных технологий обработки и поиска документной информации.

3.36. Осуществляет использование архивных документов, находящихся на хранении в архиве.

3.37. Обеспечивает предоставление муниципальных услуг в соответствии с действующим законодательством:

- исполняет запросы юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

- предоставляет архивную информацию пользователям в читальном зале архива.

3.38. Размещает и актуализирует сведения о предоставляемых муниципальных услугах в информационной системе "Реестр государственных и муниципальных услуг Тамбовской области".

3.39. Осуществляет заполнение форм статистического наблюдения в региональной информационной аналитической системе и государственной аналитической системе "Управление".

3.40. Обеспечивает предоставление документов для использования в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати.

3.41. Оказывает методическую и практическую помощь органам местного самоуправления городского округа - город Тамбов, органам администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям, являющимся источниками комплектования архива.

3.42. Оказывает методическую помощь организациям, расположенным на территории городского округа - город Тамбов, не являющимся источниками комплектования архива, в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов.

3.43. Организует и проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного делопроизводства.

3.44. Предоставляет в установленном порядке учетные данные в Министерство культуры Тамбовской области.

3.45. Организует систему внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства (антимонопольный комплаенс).

3.46. Осуществляет сбор сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих управления, их супругов и несовершеннолетних детей.

3.47. Размещает сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц из числа работников управления, замещающих должности муниципальной службы, и членов их семей (супруга (супруги), несовершеннолетних детей) на официальном интернет-портале администрации города.

3.48. Организует вводный инструктаж по гражданской обороне для вновь принятых работников управления.

3.49. Принимает участие в мероприятиях по мобилизационной подготовке администрации города и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке в сфере деятельности управления.

3.50. Организует работу по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовит соответствующие документы.

3.51. Организует работу по обработке персональных данных, в том числе защите персональных данных, в рамках деятельности управления.

3.52. Соблюдает требования конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.53. Обеспечивает информационное сопровождение web-сайта управления официального интернет-портала администрации города в части документационного обеспечения.

3.54. Осуществляет своевременное обновление собственного контента на официальном интернет-портале администрации города информацией в сфере своей деятельности.

4. Права

Для осуществления своих функций управление имеет право:

4.1. Представлять администрацию города в органах государственной власти Российской Федерации, органах местного самоуправления, организациях всех форм собственности по вопросам, относящимся к функциям управления.

4.2. Запрашивать и получать от органов администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений информацию для осуществления функций управления, а также пользоваться в установленном порядке базами данных этих организаций.

4.3. По согласованию с главой администрации города привлекать научно-исследовательские, образовательные организации, другие учреждения, ученых и специалистов для решения вопросов в сфере деятельности управления в порядке, установленном действующим законодательством.

4.4. Вносить предложения главе администрации города о создании совещательных, консультативных и иных рабочих органов при администрации города в рамках компетенции.

4.5. Осуществлять иные права, необходимые для реализации своих задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

5. Ответственность

5.1. Начальник управления несет персональную ответственность за невыполнение задач, возложенных на управление, с учетом прав и полномочий, предоставленных настоящим Положением и правовыми актами администрации города.

5.2. Заместитель начальника управления, начальники отделов и работники управления несут персональную ответственность за невыполнение, ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей, с учетом предоставленных им прав в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения

Взаимоотношения управления с другими органами администрации города, предприятиями, учреждениями, организациями строятся в соответствии с действующим законодательством, Регламентом администрации города и другими нормативными документами, определяющими порядок деятельности администрации города.