Учет ГСМ и запчастей (Е. Полунина, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 47, ноябрь 2002 г.)

Учет ГСМ и запчастей

У бухгалтеров нередко возникают вопросы, связанные с учетом горюче-смазочных материалов (ГСМ) и запчастей. Мы попытаемся ответить на некоторые из них.

Если парк автотранспортных средств достаточно большой, организации лучше всего заключить договор поставки ГСМ со специализированными организациями. Получая ежемесячно накладные и счета-фактуры по приобретенным ГСМ, бухгалтер отражает эту операцию записями:

Д-т 10-3.1, К-т 60 - отражено принятие на учет ГСМ;

Д-т 19, К-т 60 - учтен НДС на основании счета-фактуры;

Д-т 60, К-т 51 - оплачены ГСМ;

Д-т 68, К-т 19 - НДС отнесен на расчеты с бюджетом;

Д-т 10-3.3, К-т 60 - получены талоны.

К счету 10-3 открываются специальные субсчета второго порядка.

При передаче ГСМ со склада данная операция отражается следующим образом: Д-т 10-3.2, К-т 10-3.1 - выданы ГСМ водителям.

При выдаче водителю талонов на бензин стоимость их с субсчета по учету топлива по талонам переводится на субсчет "Топливо в баках автомобилей": Д-т 10-3.2, К-т 10-3.3 - на суммы выданных водителю талонов.

При безналичных расчетах НДС, выделенный отдельной строкой в счете-фактуре на основании п.1 ст.169 НК РФ, подлежит вычету в установленном порядке.

Заправка автомобиля за наличный расчет

При заправке автомобиля на АЗС за наличный расчет водитель получает деньги из кассы под отчет, бухгалтер делает при этом запись: Д-т 71, К-т 50 - на суммы выданных наличных денежных средств.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40. В п.11 Порядка указано, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. По истечении трех дней после выдачи денежных средств под отчет водитель обязан составить отчет об израсходованных суммах, а бухгалтер отразить эту операцию записью: Д-т 10-3, К-т 71 - на сумму стоимости ГСМ.

Остаток неиспользованного аванса возвращается в кассу: Д-т 50, К-т 71 - на сумму неиспользованного аванса.

Если происходит перерасход выданного аванса, то на сумму этого перерасхода делается запись: Д-т 71, К-т 50 - на сумму перерасхода по авансу подотчетному лицу.

При расчете за приобретенное топливо наличными денежными средствами возникает вопрос об отражении суммы НДС, выделенной в кассовом чеке АЗС отдельной строкой.

Согласно п.1 ст.172 НК РФ принятие к вычету сумм НДС, уплаченных налогоплательщиками при приобретении товаров, работ, услуг (в том числе ГСМ через АЗС), производится в общеустановленном порядке при наличии счетов-фактур, выставленных продавцом товаров, работ, услуг. Как установлено в п.6 ст.168 НК РФ, при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.

В п.7 ст.168 НК РФ определено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями и индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Таким образом, если не выдан счет-фактура, а отдельной строкой выделен НДС в кассовом чеке при покупке ГСМ, сумма НДС не подлежит возмещению, не может включаться в стоимость покупки и учитываться на счете 10-3. В ПБУ 5/01 указано, что материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактически произведенным затратам, включающим в том числе и невозмещаемые налоги, а НДС является налогом возмещаемым. Кроме того, в целях налогового учета на основании п.2 ст.170 НК РФ суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, только в случаях:

1) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);

2) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, используемых для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых не признается территория Российской Федерации;

3) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, лицами, не являющимися налогоплательщиками в соответствии с главой 21 НК РФ либо освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика по исчислению и уплате налога;

4) приобретения (ввоза) товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и нематериальных активов, для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с п.2 ст.146 НК РФ.

Таким образом, сумма выделенного НДС в кассовом чеке при приобретении ГСМ в случае отсутствия счета-фактуры должна возмещаться за счет собственных средств.

Учет израсходованного бензина

Чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо документально подтвердить их оправдательными документами. В данном случае это путевой лист. Форма путевого листа содержится в альбоме унифицированных форм учета документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78. Путевой лист должен выписываться только на один день (сутки) диспетчером или уполномоченным лицом. В исключительных случаях путевой лист выписывается на большой срок (когда работника отправляют в командировку или на спецзадание). В путевом листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобильного средства, его марку и количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж.

До 1 января 2002 г. списание стоимости израсходованного горючего осуществлялось на основании Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5.08.92 г. N 552.

С 1 января 2001 г. после введения в действие главы 25 НК РФ к затратам, уменьшающим базу по налогу на прибыль, относятся документально подтвержденные и экономически обоснованные затраты. При проверке налоговые органы будут обращать внимание на то, как оформлены путевые листы и насколько экономически обоснованны понесенные затраты, поэтому организациям следует придерживаться Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России 18.02.97 г. N Р3112194-0366-97, срок действия которых продлен до 1 января 2003 г. (решение Минтранса России от 11.10.01 г.).

Учет ГСМ для дальнейшей перепродажи

Иногда возникают ситуации, когда организации приобретают ГСМ для собственного потребления, а затем остатки топлива по каким-либо причинам перепродают. При продаже ГСМ необходимо учитывать, что согласно ст.181 НК РФ бензин, дизельное топливо и моторные масла для двигателей являются подакцизными товарами. Объектом обложения акцизами признается реализация на территории Российской Федерации лицами произведенных ими подакцизных товаров, в том числе реализация предметов залога и передача подакцизных товаров по соглашению о предоставлении отступного или новации. Таким образом, если организация приобретала ранее ГСМ для собственных нужд, а затем вынуждена была перепродать остатки, то объекта обложения акцизом не возникает (п.1 ст.182 НК РФ).

Согласно ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 расходы и доходы по реализации ГСМ являются внереализационными расходами и доходами.

При реализации ГСМ бухгалтер должен сделать следующие записи:

Д-т 62, К-т 91 - отражена продажная стоимость ГСМ;

Д-т 91, К-т 68 - начислен НДС со стоимости реализованных ГСМ;

Д-т 91, К-т 10-3 - списана покупная стоимость приобретенных ранее ГСМ;

Д-т 51, К-т 62 - получены денежные средства от покупателей за ГСМ.

Если реализация производится физическим лицам, то необходимо начислить и отразить налог с продаж: Д-т 91, К-т 68, субсчет "Налог с продаж".

При определении прибыли от реализации ГСМ бухгалтер производит запись: Д-т 91, К-т 99.

Учет запасных частей

Запасные части, приобретенные для замены изношенных частей автомобиля, учитываются на балансовом счете 10-5 "Запасные части". Учет и списание запчастей аналогичны учету и списанию ГСМ.

Все затраты, связанные с увеличением стоимости автотранспорта, отражаются по дебету счета 08 с последующим отнесением их на счет 01 "Основные средства". В технический паспорт, инвентарную карточку и другие документы обязательно должны быть занесены все изменения характеристик, вызванные модернизацией. Если у автомобиля необходимо заменить кузов, шасси, двигатель, которые являются номерными запасными частями, то независимо от срока полезного использования они должны быть отражены в учете основных средств. Если не указана стоимость номерных частей в общей стоимости автомобиля, то при их замене по истечении срока эксплуатации нужно иметь экспертное заключение о их рыночной стоимости. После этого в учете списывают старые номерные части и принимают к учету вновь установленные.

Автомобильные шины (покрышка, камера, ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при автомобиле, также учитываются в составе основных средств. Автомобильные шины в запасе должны учитываться на счете 10-5.

Изношенные шины, не подлежащие восстановлению, учитываются на счете 10-6 "Прочие материалы" как утильсырье с последующим их списанием. Согласно ПБУ 10/99 они должны отражаться как прочие расходы организации.

Е. Полунина

ООО "Консалтинг и Аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 47, ноябрь 2002 г.