Как отразить расходы на проведение новогоднего праздника (А. Сергеева, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2002 г.)

Как отразить расходы на проведение новогоднего праздника

Все фирмы устраивают новогодние торжества. На эти мероприятия, как правило, приглашают деловых партнеров. Из статьи вы узнаете, как отразить праздничные расходы и при этом сэкономить на налогах.

Представительские расходы - это затраты фирмы на официальный прием партнеров (например, заказ завтрака, обеда), буфетное обслуживание представителей других фирм и т.д.

Поэтому если вы пригласите партнеров на новогодние торжества, то затраты на их проведение отразите как представительские расходы. Для этого надо:

- оформить представительские расходы;

- отразить эти расходы в учете.

Как оформить представительские расходы

Чтобы учесть представительские расходы, надо:

- издать приказ о расходовании денег;

- составить отчет о приеме деловых партнеров.

Как написать приказ

Прежде всего определите, какую сумму вы хотите израсходовать на новогоднее торжество. Выберите человека, который будет отвечать за расходование этих денег.

После этого издайте приказ. (Как его составить, написано в бераторе "Выплаты физическим лицам" на странице VI/02/12.) В нем укажите нормы расходования денег и ответственного сотрудника.

Как составить отчет о приеме партнеров

После приема деловых партнеров составьте отчет. Он оформляется в произвольной форме. Например, отчет может выглядеть так:

Утверждаю Директор ЗАО "Актив" _________ /М.А. Федоров/ "30" декабря 2002 г. Отчет о приеме делегации ООО "Пассив", проведенном 30 декабря 2002 года Участники приема: от ЗАО "Актив": от ООО "Пассив": М.А. Федоров - директор Н.Г. Васильев - директор А.Н. Иванов - зам. директора В.М. Николаев - финансовый директор О.П. Смирнова - главный бухгалтер Т.В. Кузнецов - менеджер по продажам Тема переговоров: планы сотрудничества ЗАО "Актив" и ООО "Пассив" в 2003 году Программа приема: 30 декабря 2002 года 9.00-12.00 - Переговоры; 12.00-13.00 - Обед. Всего на прием делегации было израсходовано 12 000 (Двенадцать тысяч) руб. Ответственный за оформление представительских средств /Г.И. Бутов/

Как отразить представительские расходы в учете

Сотруднику, которого вы назначили ответственным за расходование средств, выдайте под отчет деньги:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги для оплаты представительских расходов.

После проведения праздника этот человек отчитается по полученным деньгам. Для этого работник представит в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложит документы, которые подтвердят его расходы. Это могут быть кассовые чеки, товарные чеки и т.д.

После того как сотрудник представит в бухгалтерию авансовый отчет, сделайте запись:

Дебет 26 Кредит 71

- отнесены представительские расходы на затраты;

Дебет 19 Кредит 71

- отражен НДС по представительским расходам.

В бухгалтерском учете представительские расходы включите в затраты полностью.

Обратите внимание: облагаемую налогом прибыль уменьшит только часть представительских расходов. Она рассчитывается по такой формуле:

/------------------\     /---\    /-------------------------------------\

|Расходы на оплату |  х  |4% | =  |Сумма представительских расходов, ко-|

|труда в 2002 году |     |   |    |торые уменьшают  облагаемую  налогом |

|                  |     |   |    |прибыль                              |

\------------------/     \---/    \-------------------------------------/

Сотрудник, как правило, покупает продукты в розничных магазинах. Они не выписывают счета-фактуры. Без этого документа вы не можете принять к вычету НДС.

Поэтому попытайтесь получить у продавца счет-фактуру.

Поставьте к вычету НДС такой проводкой:

Дебет 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС" Кредит 19

- предъявлен к вычету НДС.

Возместить можно только ту сумму НДС, которая приходится на расходы, уменьшающие облагаемую налогом прибыль. Невозмещаемый НДС отразите такой проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

- отражен невозмещаемый НДС.

Пример 1. На новогодние торжества ЗАО "Актив" пригласило своих деловых партнеров. Ответственным за расходование денег на представительские расходы назначен снабженец Иванов.

Для покупки продуктов бухгалтер выдал Иванову 13 000 руб. На эти деньги снабженец заказал ужины. За них он заплатил 12 600 руб., в том числе НДС - 2000 руб., налог с продаж - 600 руб. На эти расходы фирма получила счет-фактуру.

Расходы "Актива" на оплату труда работников в 2002 году составили 200 000 руб. Поэтому облагаемую налогом прибыль фирма может уменьшить на такую сумму:

200 000 руб. х 4% = 8000 руб.

Затраты на покупку продуктов составили:

12 600 руб. - 2000 руб. = 10 600 руб.

Налог на прибыль фирмы уменьшат расходы в сумме 8000 руб. К этим затратам относится НДС в сумме:

8000 руб. : 10 600 руб. х 2000 руб. = 1509 руб.

Этот налог можно возместить из бюджета. НДС в размере 491 руб. (2000 - 1509) надо отнести за счет собственных средств фирмы.

Указанные операции бухгалтер "Актива" отразил так:

Дебет 71 Кредит 50

- 13 000 руб. - выданы деньги Иванову;

Дебет 26 Кредит 71

- 10 600 руб. (12 600 - 2000) - включены в затраты представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71

- 2000 руб. - отражен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС" Кредит 19

- 1509 руб. - предъявлен к вычету НДС;

Дебет 91-2 Кредит 19

- 491 руб. - включен НДС в прочие расходы;

Дебет 50 Кредит 71

- 400 руб. (13 000 - 12 600) - возвращена неиспользованная подотчетная сумма.

А. Сергеева,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2002 г.