Приложение N 2. Положение о порядке организации приема/пребывания иностранных делегаций

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства
Воронежской области
от 2 февраля 2023 г. N 44

Положение
о порядке организации приема/пребывания иностранных делегаций

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации приема/пребывания иностранных делегаций, посещающих Воронежскую область для проведения переговоров и участия в мероприятиях, проводимых Правительством Воронежской области и исполнительными органами Воронежской области.

1.2. Основанием для организации приема/пребывания иностранной делегации, прибывающей в Правительство Воронежской области или исполнительный орган Воронежской области, является письменное указание Губернатора Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области - первого заместителя председателя Правительства Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области, первого заместителя председателя Правительства Воронежской области, заместителя председателя Правительства Воронежской области или руководителей исполнительных органов Воронежской области в резолюции на входящее письмо прибывающей стороны или на служебную записку принимающего исполнительного органа Воронежской области (далее - Принимающая сторона).

1.3. Принимающая сторона письмом-уведомлением информирует департамент экономического развития Воронежской области (далее - Уполномоченный орган) о планируемых визитах (переговорах):

- официальных лиц (руководителей органов государственной власти субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, глав дипломатических миссий иностранных организаций, руководителей международных организаций и пр.) не позднее чем за 15 календарных дней до начала соответствующего мероприятия;

- представителей культурных, деловых и научных кругов иностранных государств, органов государственной власти иностранных государств, международных организаций и иных лиц, прибывающих для проведения рабочих встреч и переговоров, не позднее чем за 5 календарных дней до начала соответствующего мероприятия.

1.4. В письме-уведомлении указывается наименование и адрес организации, осуществляющей прием иностранной делегации, цель, основание, дата (или сроки) приема/пребывания, Ф.И.О., должности, гражданство членов иностранной делегации, информация об организациях, которые они представляют, данные об участниках переговоров с российской стороны.

1.5. Уполномоченный орган в установленном порядке уведомляет Министерство иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) через территориальный орган - Представительство МИД России в г. Воронеже о приеме иностранной делегации, при необходимости направляет в Представительство МИД России в г. Воронеже ходатайство о выдаче приглашения на въезд в Российскую Федерацию.

1.6. Принимающая сторона разрабатывает программу пребывания иностранной делегации (приложение N 1) или программу приема иностранной делегации (приложение N 2) в течение 5 календарных дней после принятия решения об организации пребывания/приема. Если решение об организации пребывания/приема иностранной делегации принимается менее чем за 3 дня, программа разрабатывается в день принятия решения об организации пребывания/приема.

1.7. Под программой приема иностранной делегации понимается программа однократной встречи/переговоров в Правительстве Воронежской области, в исполнительных органах Воронежской области или на нейтральной территории.

Под программой пребывания иностранной делегации понимается развернутая программа визита иностранной делегации в Воронежскую область, предусматривающая разработку комплекса организационных мероприятий с определением ответственных лиц и подробного графика планируемых мероприятий с указанием участников и ответственных лиц.

1.8. Программы пребывания или приема иностранных делегаций согласовываются:

- с Уполномоченным органом;

- с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (в случае проведения встреч и переговоров иностранной делегации с Губернатором Воронежской области).

1.9. Программы пребывания или приема иностранных делегаций утверждаются Губернатором Воронежской области или заместителем Губернатора Воронежской области - первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области, первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителями председателя Правительства области, если встречи или переговоры проводятся указанными лицами.

Копия утвержденной программы представляется Принимающей стороной в Уполномоченный орган.

Допускается утверждение программы пребывания или приема иностранной делегации руководителем исполнительного органа Воронежской области или структурного подразделения Правительства Воронежской области в случае, если иностранная делегация прибывает непосредственно в исполнительный орган Воронежской области или структурное подразделение Правительства Воронежской области.

1.10. Расходы, связанные с приемом/пребыванием и обслуживанием иностранных делегаций, прибывающих в Правительство Воронежской области, осуществляются за счет средств областного бюджета в соответствии с утвержденной программой приема/пребывания иностранной делегации.

1.11. По завершении приема/пребывания иностранной делегации Принимающая сторона составляет отчет об итогах переговоров/визита иностранной делегации, утверждаемый лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения (приложение N 5), копия которого в 5-дневный срок после окончания мероприятия представляется в Уполномоченный орган для дальнейшего направления в Представительство МИД России в г. Воронеже.

1.12. Уполномоченный орган ведет электронный журнал учета программ приема/пребывания иностранных делегаций.

2. Организация визитов иностранных делегаций

2.1. Подготовку визитов иностранных делегаций, прибывающих в Правительство Воронежской области для встречи с Губернатором Воронежской области или лицом, исполняющим его обязанности, осуществляет Уполномоченный орган совместно с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (протокольное обеспечение и освещение визита в средствах массовой информации).

2.2. Подготовку и протокольно-организационное обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих для проведения переговоров с иными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения, осуществляют исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области в соответствии с резолюцией лица, проводящего переговоры, при содействии Уполномоченного органа.

2.3. Подготовку и организационно-техническое обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих в исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области, осуществляет Принимающая сторона при содействии Уполномоченного органа.

2.4. На основании утвержденной программы пребывания иностранной делегации Принимающая сторона оформляет пропуск в здание Правительства Воронежской области (если вход в здание Правительства Воронежской области предусмотрен).

2.5. Принимающая сторона совместно с другими исполнительными органами Воронежской области и структурными подразделениями Правительства Воронежской области обеспечивает реализацию организационных (транспортное обеспечение, организация питания, сопровождения, подготовка материалов, устный/письменный перевод, финансирование и иные мероприятия) и планируемых мероприятий программы (переговоры, посещение предприятий, организаций или учреждений, культурная программа и иные мероприятия).

2.6. При визите иностранных делегаций, в состав которых входят руководители, занимающие высшие государственные должности, а также высокопоставленные дипломатические работники иностранного государства, прием осуществляется с участием представителя МИД России в г. Воронеже или замещающего его лица.

2.7. Все переговоры, деловые встречи, беседы и другие совместные мероприятия с иностранными делегациями проводятся в соответствии с программами пребывания в присутствии лиц, закрепленных за иностранными делегациями от Принимающей стороны. Принимающая сторона обеспечивает ведение письменной записи бесед при встречах и переговорах.

2.8. Государственные гражданские служащие несут персональную ответственность за соблюдение установленных законодательством требований по обеспечению защиты государственной тайны и иной информации ограниченного доступа при приеме иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан.

2.9. Вход иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в здание Правительства Воронежской области осуществляется через подъезд N 1 в соответствии с правилами прохода (проезда) в здание, утвержденной программой пребывания или приема иностранной делегации, на основании пропуска в здание Правительства Воронежской области (приложение N 4).

Пропуск в здание Правительства Воронежской области оформляется принимающей стороной по согласованию с Уполномоченным органом.

В случае проведения встреч и переговоров иностранной делегации с Губернатором Воронежской области пропуск в здание Правительства Воронежской области согласовывается также с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области.

Оформленный пропуск в здание Правительства Воронежской области передается начальнику команды филиала ФГУП "Охрана" Росгвардии по Воронежской области (подъезд N 3).

2.10. Ответственность за соблюдение требований пропускного режима для иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан несет руководитель принимающего исполнительного органа Воронежской области или структурного подразделения Правительства Воронежской области.

2.11. В здании Правительства Воронежской области и в помещениях исполнительного органа Воронежской области иностранную делегацию или отдельных иностранных граждан сопровождает государственный гражданский служащий Принимающей стороны. Запрещается оставлять иностранных граждан в здании Правительства Воронежской области и в помещениях исполнительного органа Воронежской области без сопровождения.

3. Порядок проведения переговоров с иностранной делегацией

3.1. Переговоры с иностранной делегацией и отдельными иностранными гражданами проводятся в помещениях, определенных утвержденной программой приема иностранной делегации.

3.2. При организации переговоров с иностранными делегациями или отдельными иностранными гражданами с участием Губернатора Воронежской области исполнительный орган Воронежской области или структурное подразделение Правительства Воронежской области, в ведении которых находятся вопросы, предусмотренные повесткой дня переговоров, совместно с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области и Уполномоченным органом осуществляют оформление документов, включая программу приема (приложение N 2) и пропуск в здание Правительства Воронежской области (приложение N 4), а также подготовку справочных материалов к встрече (приложение N 3).

Состав участников переговоров от исполнительных органов Воронежской области и структурных подразделений Правительства Воронежской области определяется Губернатором Воронежской области либо лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения, в соответствии с рангом и должностным составом членов иностранной делегации и формируется только из тех государственных гражданских служащих, без которых невозможно решение вопросов, являющихся предметом переговоров.

3.3. Переговоры с иностранной делегацией при необходимости сопровождаются последовательным переводом. Предпочтительно обеспечение услугами переводчиков с обеих сторон.

3.4. Для проведения протокольной съемки и в случаях, когда тема беседы на переговорах не носит закрытый характер, на переговоры могут быть приглашены представители средств массовой информации (далее - СМИ). Приглашение представителей СМИ обеспечивает управление по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области по заявке Принимающей стороны. Целесообразность приглашения представителей СМИ определяется Принимающей стороной. Формат работы приглашенных на мероприятие СМИ определяет управление по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области. Иностранные СМИ, освещающие мероприятия, должны иметь действующую аккредитацию МИД России.

3.5. В ходе переговоров с иностранной делегацией ответственный сотрудник Принимающей стороны ведет запись беседы, на основании которой по результатам встречи составляется отчет об итогах приема иностранной делегации (приложение N 5).

Если переговоры проводятся в узком составе Губернатором Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области, первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем председателя Правительства Воронежской области (без участия представителей исполнительных органов Воронежской области, структурных подразделений Правительства Воронежской области, Уполномоченного органа), уведомление, программа и отчет оформляются сотрудником соответствующего секретариата или управления по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (если переговоры проводит Губернатор Воронежской области), подписываются руководителем секретариата или управления по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (если переговоры проводит Губернатор Воронежской области) и направляются в Уполномоченный орган в сроки, установленные настоящим постановлением.