Приложение N 2. Положение о порядке организации приема/пребывания иностранных делегаций

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства
Воронежской области
от 2 февраля 2023 г. N 44

Положение
о порядке организации приема/пребывания иностранных делегаций

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации приема/пребывания иностранных делегаций, посещающих Воронежскую область для проведения переговоров и участия в мероприятиях, проводимых Правительством Воронежской области и исполнительными органами Воронежской области.

1.2. Основанием для организации приема/пребывания иностранной делегации, прибывающей в Правительство Воронежской области или исполнительный орган Воронежской области, является письменное указание Губернатора Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области - первого заместителя председателя Правительства Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителя Губернатора Воронежской области, первого заместителя председателя Правительства Воронежской области, заместителя председателя Правительства Воронежской области или руководителей исполнительных органов Воронежской области в резолюции на входящее письмо прибывающей стороны или на служебную записку принимающего исполнительного органа Воронежской области (далее - Принимающая сторона).

1.3. Принимающая сторона письмом-уведомлением информирует департамент экономического развития Воронежской области (далее - Уполномоченный орган) о планируемых визитах (переговорах):

- официальных лиц (руководителей органов государственной власти субъектов иностранных федеративных государств и административно-территориальных образований иностранных государств, глав дипломатических миссий иностранных организаций, руководителей международных организаций и пр.) не позднее чем за 15 календарных дней до начала соответствующего мероприятия;

- представителей культурных, деловых и научных кругов иностранных государств, органов государственной власти иностранных государств, международных организаций и иных лиц, прибывающих для проведения рабочих встреч и переговоров, не позднее чем за 5 календарных дней до начала соответствующего мероприятия.

1.4. В письме-уведомлении указывается наименование и адрес организации, осуществляющей прием иностранной делегации, цель, основание, дата (или сроки) приема/пребывания, Ф.И.О., должности, гражданство членов иностранной делегации, информация об организациях, которые они представляют, данные об участниках переговоров с российской стороны.

1.5. Уполномоченный орган в установленном порядке уведомляет Министерство иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) через территориальный орган - Представительство МИД России в г. Воронеже о приеме иностранной делегации, при необходимости направляет в Представительство МИД России в г. Воронеже ходатайство о выдаче приглашения на въезд в Российскую Федерацию.

1.6. Принимающая сторона разрабатывает программу пребывания иностранной делегации (приложение N 1) или программу приема иностранной делегации (приложение N 2) в течение 5 календарных дней после принятия решения об организации пребывания/приема. Если решение об организации пребывания/приема иностранной делегации принимается менее чем за 3 дня, программа разрабатывается в день принятия решения об организации пребывания/приема.

1.7. Под программой приема иностранной делегации понимается программа однократной встречи/переговоров в Правительстве Воронежской области, в исполнительных органах Воронежской области или на нейтральной территории.

Под программой пребывания иностранной делегации понимается развернутая программа визита иностранной делегации в Воронежскую область, предусматривающая разработку комплекса организационных мероприятий с определением ответственных лиц и подробного графика планируемых мероприятий с указанием участников и ответственных лиц.

1.8. Программы пребывания или приема иностранных делегаций согласовываются:

- с Уполномоченным органом;

- с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (в случае проведения встреч и переговоров иностранной делегации с Губернатором Воронежской области).

1.9. Программы пребывания или приема иностранных делегаций утверждаются Губернатором Воронежской области или заместителем Губернатора Воронежской области - первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области, первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителями председателя Правительства области, если встречи или переговоры проводятся указанными лицами.

Копия утвержденной программы представляется Принимающей стороной в Уполномоченный орган.

Допускается утверждение программы пребывания или приема иностранной делегации руководителем исполнительного органа Воронежской области или структурного подразделения Правительства Воронежской области в случае, если иностранная делегация прибывает непосредственно в исполнительный орган Воронежской области или структурное подразделение Правительства Воронежской области.

1.10. Расходы, связанные с приемом/пребыванием и обслуживанием иностранных делегаций, прибывающих в Правительство Воронежской области, осуществляются за счет средств областного бюджета в соответствии с утвержденной программой приема/пребывания иностранной делегации.

1.11. По завершении приема/пребывания иностранной делегации Принимающая сторона составляет отчет об итогах переговоров/визита иностранной делегации, утверждаемый лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения (приложение N 5), копия которого в 5-дневный срок после окончания мероприятия представляется в Уполномоченный орган для дальнейшего направления в Представительство МИД России в г. Воронеже.

1.12. Уполномоченный орган ведет электронный журнал учета программ приема/пребывания иностранных делегаций.

2. Организация визитов иностранных делегаций

2.1. Подготовку визитов иностранных делегаций, прибывающих в Правительство Воронежской области для встречи с Губернатором Воронежской области или лицом, исполняющим его обязанности, осуществляет Уполномоченный орган совместно с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (протокольное обеспечение и освещение визита в средствах массовой информации).

2.2. Подготовку и протокольно-организационное обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих для проведения переговоров с иными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения, осуществляют исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области в соответствии с резолюцией лица, проводящего переговоры, при содействии Уполномоченного органа.

2.3. Подготовку и организационно-техническое обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих в исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области, осуществляет Принимающая сторона при содействии Уполномоченного органа.

2.4. На основании утвержденной программы пребывания иностранной делегации Принимающая сторона оформляет пропуск в здание Правительства Воронежской области (если вход в здание Правительства Воронежской области предусмотрен).

2.5. Принимающая сторона совместно с другими исполнительными органами Воронежской области и структурными подразделениями Правительства Воронежской области обеспечивает реализацию организационных (транспортное обеспечение, организация питания, сопровождения, подготовка материалов, устный/письменный перевод, финансирование и иные мероприятия) и планируемых мероприятий программы (переговоры, посещение предприятий, организаций или учреждений, культурная программа и иные мероприятия).

2.6. При визите иностранных делегаций, в состав которых входят руководители, занимающие высшие государственные должности, а также высокопоставленные дипломатические работники иностранного государства, прием осуществляется с участием представителя МИД России в г. Воронеже или замещающего его лица.

2.7. Все переговоры, деловые встречи, беседы и другие совместные мероприятия с иностранными делегациями проводятся в соответствии с программами пребывания в присутствии лиц, закрепленных за иностранными делегациями от Принимающей стороны. Принимающая сторона обеспечивает ведение письменной записи бесед при встречах и переговорах.

2.8. Государственные гражданские служащие несут персональную ответственность за соблюдение установленных законодательством требований по обеспечению защиты государственной тайны и иной информации ограниченного доступа при приеме иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан.

2.9. Вход иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в здание Правительства Воронежской области осуществляется через подъезд N 1 в соответствии с правилами прохода (проезда) в здание, утвержденной программой пребывания или приема иностранной делегации, на основании пропуска в здание Правительства Воронежской области (приложение N 4).

Пропуск в здание Правительства Воронежской области оформляется принимающей стороной по согласованию с Уполномоченным органом.

В случае проведения встреч и переговоров иностранной делегации с Губернатором Воронежской области пропуск в здание Правительства Воронежской области согласовывается также с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области.

Оформленный пропуск в здание Правительства Воронежской области передается начальнику команды филиала ФГУП "Охрана" Росгвардии по Воронежской области (подъезд N 3).

2.10. Ответственность за соблюдение требований пропускного режима для иностранных делегаций и отдельных иностранных гражда