Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Администрации г. Симферополя Республики Крым от 1 декабря 2022 г. N 429-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации города Симферополя Республики Крым от 12.04.2017 N 280-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации города Симферополя Республики Крым"
- Приложение
Приложение
Приложение
к распоряжению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 01.12.2022 N 429-р
Приложение
к распоряжению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 12.04.2017 N 280-р
Инструкция по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Инструкция по делопроизводству или Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города) документов и порядок документооборота.
1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказ Росархива от 25.12.2020 N 199 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, поступившими по системе электронного документооборота "Диалог" (далее - СЭД "Диалог").
1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации города с правами юридического лица (далее - структурные подразделения) и отраслевых (функциональных) органах администрации города, не наделенных правами юридического лица (далее - подразделения), осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - управление делопроизводства) в соответствии с действующим Положением об управлении делопроизводства.
1.5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях, подразделениях администрации города возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения, подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.6. Ведение делопроизводства осуществляется:
- сотрудниками управления делопроизводства в соответствии с Положением и должностными инструкциями сотрудников и включает: обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан (в т.ч. поданных на личном приеме руководству администрации города), организационно-распорядительных документов по основной деятельности, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", контроль хода и сроков исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства;
- сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, подразделениях администрации города в соответствии с их должностными обязанностями, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения, подразделения, отправку исходящих документов, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота;
- отделом по режимно-секретной работе администрации города (ведение секретного делопроизводства).
1.7. Работники структурных подразделений, подразделений администрации города несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, подразделении, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
1.9. Работать с документами вне служебных помещений запрещено.
1.10. Требования Инструкции обязательны для всех работников администрации города.
1.11. Основные понятия:
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- делопроизводственный год - промежуток времени с 1 января по 31 декабря каждого года;
- документ - официальный документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения;
- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;
- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);
- ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.
2. Общие требования к оформлению документов
Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием текстового редактора "Microsoft Word", размер шрифта - 14, Times New Roman, через 1 межстрочный интервал.
Для выделения названия в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления приложений и табличных материалов допускается использование размеров шрифта 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
Не допускается:
- исправление ошибок, опечаток в документе и приложениях к нему с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
- двусторонняя печать документа и приложений к нему на бумажном носителе;
- скрепление листов документа и приложений к нему, приводящее к порче бумажного носителя.
При оформлении текста документа на двух и более листах, второй и последующий лист может быть пронумерован. Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
- "Государственный герб Республики Крым";
- "Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым";
- "Наименование органа местного самоуправления";
- "Справочные данные об органе местного самоуправления";
- "Наименование вида документа";
- "Дата документа";
- "Регистрационный номер документа";
- "Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
- "Место составления или издания документа";
- "Гриф ограничения доступа к документу";
- "Адресат";
- "Гриф утверждения документа";
- "Резолюция";
- "Название текста";
- "Отметка о контроле";
- "Текст документа";
- "Отметка о наличии приложения";
- "Подпись";
- "Гриф согласования документа";
- "Визы согласования документа";
- "Печать";
- "Отметка об исполнителе";
- "Отметка о заверении копии";
- "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
- "Отметка о поступлении документа".
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2. Реквизит "Государственный герб Республики Крым" размещается на бланках документов в соответствии с Законом Республики Крым от 05.06.2014 N 13-ЗРК "О государственных символах Республики Крым". Герб располагается посередине строки над наименованием органа местного самоуправления.
2.1.3. Реквизит "Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым" размещается на бланках документов в соответствии с Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.
При одновременном размещении Герба муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым и Государственного герба Республики Крым Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым располагается с правой стороны от Государственного герба Республики Крым, на расстоянии друг от друга - 35 мм посередине бланка.
2.1.4. Реквизит "Наименование органа местного самоуправления" размещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже Государственного герба Республики Крым и Герба муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на расстоянии 1,5 межстрочного интервала. На бланках писем структурных подразделений, подразделений их наименование должно располагаться ниже наименования администрации города и соответствовать наименованию, закрепленному в положении о структурном подразделении, подразделении и штатном расписании администрации города.
2.1.5. Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления" содержит почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты и др.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (3652) 27-32-36.
2.1.6. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3, 4 Инструкции.
2.1.7. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания или утверждения документа (для протокола - дата заседания, для акта - дата события).
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:
10 февраля 2016 года или 10.02.2016.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под реквизитом "Подпись" на расстоянии 2 межстрочных интервалов от левой границы текстового поля.
2.1.8. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из номенклатурного индекса структурного подразделения, подразделения и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с заданным расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.
Регистрационный номер ответа на несколько документов состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту, в порядке указания в документе.
2.1.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя дату документа и регистрационный номер, на который должен быть дан ответ.
2.1.10. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.11. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограниченном круге лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
2.1.12. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит располагается в правом верхнем углу. Текст печатается обычным шрифтом, без полужирного начертания или курсива:
1) Если письмо адресовано организации или ее подразделению, то наименование организации и ее структурного подразделения, подразделения указывается в именительном падеже.
Пример:
Министерство
транспорта
Республики Крым
2) Если адресат - руководитель организации (или заместитель), то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Должность получателя и его фамилия указываются в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.
Пример:
Главе Республики Крым
С.В. Аксенову
3) Если адресат - физическое лицо, то указывают фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже), а затем - почтовый адрес. Почтовый адрес рекомендуется оформлять в следующем порядке: наименование улицы, номер дома, номер квартиры, название города.
Пример:
Филимоновой А.Р.
_____________________
ул. Горького, д. 17,
кв. 10,
г. Симферополь,
Республика Крым,
295023
Согласно требованиям Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) название улицы, номер дома, номер квартиры;
в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
г) название района;
д) название республики, края, области, автономного округа (области);
е) название страны (для международных почтовых отправлений);
ж) почтовый индекс.
Обращение. При печатании обращение выравнивается по центру без использования жирного или полужирного начертания, после него ставится восклицательный знак. Следующая фраза начинается с красной строки и с заглавной буквы. Возможна следующая форма обращения, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу:
Уважаемый Иван Иванович!
2.1.13. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (пишется без кавычек прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера.
Пример:
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
города Симферополя
Личная подпись Инициалы, фамилия
"___" ___________ 2022 N _____
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, выравнивается по левому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.
2.1.14. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем администрации города или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа или отдельном листе - листе резолюций формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Разъединение листа резолюций и документа не допускается.
2.1.15. Реквизит "Название текста" отражает краткое содержание документа. Название отделяется от текста 1 межстрочным интервалом. Название может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечать на вопрос "о чем?" ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
2.1.16. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.1.17. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа. Текст должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, без переносов слов на строке. Недопустимо использование эмоционально-оценочной или экспрессивной лексики, образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле, а также лексических средств и синтаксических конструкций, относящихся к разговорному стилю. Тон изложения должен носить нейтральный характер.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 1 межстрочного интервала от названия и на расстоянии 3 межстрочных интервалов от реквизита "Адресат" в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.), строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой:
(а)...; б)...;) или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Структура текста
Вступление. Вводит адресата в поставленную проблему, часто содержит мотивы письма. В практике деловой переписки существует набор готовых языковых формул.
|
Причина |
|
В связи с проведением совместных работ... |
|
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее намеченным договоренностям |
|
Вследствие изменения цен на энергоносители... |
|
Учитывая социальную значимость объекта... |
|
При ссылках |
|
В соответствии с письмом заказчика... (достигнутой ранее договоренностью, подписанным контрактом) |
|
В ответ на Ваше письмо... (Вашу просьбу) |
|
Согласно протоколу о взаимных поставках... (постановлению Правительства, распоряжению... от..., федеральному закону...) |
|
Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос) |
|
Указание на цель |
|
В целях: выполнения распоряжения... |
|
- скорейшего решения вопроса... |
|
- усиления охраны государственного имущества... |
|
- обеспечения безопасности прохождения груза... С целью ознакомления с... высылаем... Для согласования спорных вопросов... Для решения первоочередных задач... В подтверждение наших договоренностей... Во избежание конфликтных ситуаций... |
Основной текст. Рекомендуется составлять письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную информацию. Изложение каждого аспекта содержания многоаспектных писем следует начинать с нового абзаца, что показывает переход от одной мысли к другой и облегчает восприятие текста.
Заключительные слова. Ими в деловом письме могут быть следующие готовые языковые формулы:
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ;
- Просим извинить нас за задержку с ответом;
- Благодарим за своевременную информацию;
- Благодарим за оказанную помощь.
Модели синтаксических конструкций в частных случаях:
а) Отказ и отклонение предложения (просьбы):
- К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена;
- Ваша просьба не может быть выполнена;
- Ваше предложение отклонено;
- Ваше предложение отклонено по следующим причинам...;
- Ваше предложение отклонено в связи с...;
- Присланный Вами проект... на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам...
б) Согласие:
- Ваше предложение принято;
- Возражений против... (чего?) не имеем;
- Ваш запрос удовлетворен...
Языковые особенности текста.
Правописание и употребление предлогов и предложных сочетаний
|
Употребляются с Д. п. |
Употребляется с Р. п. |
|
- согласно (предписанию, решению, приказу, положению) - благодаря (своевременным действиям) - в отношении к (Вам, к указанным лицам) - вопреки (принятому решению) - применительно к (данному делу, вопросу) - по (по требованию, по указанию) |
- в отношении (Вашей фирмы, предприятия) - в сторону (увеличения, понижения) - во избежание (конфликтной ситуации) - в целях (обеспечения безопасности) - в течение (срока действия договора) - в продолжение (совещания) - в заключение (сообщения, встречи) - вследствие (непредвиденных обстоятельств) - ввиду (прекращения финансирования) - иметь в виду - в отличие (от показателей прошлого года) - в силу (достигнутых ранее договоренностей) - в сопровождении (официальных лиц) - впредь до (особого распоряжения) - за счет (средств налогоплательщиков) - касательно (обсуждаемого вопроса) - насчет (предстоящей встречи) - независимо от (внешних факторов) - относительно (расходов) - по мере (роста темпов инфляции) - по линии (МВД) - по причине (отсутствия дополнительного финансирования) - при посредстве со стороны (руководителей органов) |
Написание сложных предлогов и сочетаний существительных с предлогами
|
Сложные предлоги |
Существительное с предлогом <*> |
|
- Вследствие (= из-за) Например: Вследствие прекращения финансирования строительство объекта было приостановлено |
- В следствие вмешалась общественность |
|
- В течение/в продолжение (речь о периоде времени) Например: В течение отопительного сезона произошло несколько серьезных аварий на теплотрассах |
- В течении реки были пороги |
|
- В заключение (= под конец) Например: В заключение совещания было принято важное решение |
- В заключении гражданин Иванов И.П. находился 2 года |
|
- Ввиду (= из-за) Например: Ввиду непредвиденных обстоятельств сроки вынесения решения были изменены |
- Неприятель расположился в виду города |
|
|
______________________________ <*>Предлог с существительным всегда пишется раздельно; окончание определяется падежом и склонением ______________________________ |
Употребление прилагательных и причастий
В текстах официально-делового стиля предпочтение отдается кратким формам прилагательных или причастий. Пример: Принятые решения обоснованы и справедливы. Данное решение обязательно для исполнения.
Названия органов власти, учреждений, организаций, обществ, партий
В полных названиях организаций единичного характера с прописной (большой) буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Администрация города Симферополя Республики Крым, Государственная Дума, Конституционный Суд Российской Федерации, Фонд социальной поддержки населения, Совет министров Республики Крым, Аппарат Совета министров Республики Крым, Коммунистическая партия Российской Федерации, Министерство иностранных дел Российской Федерации, Министерство транспорта Республики Крым.
Названия организаций не единичного характера пишутся со строчной буквы. Например: бюро обмена жилплощади, поликлиника N 156 Кунцевского района.
В форме множественного числа названия органов власти, учреждений и т.п. пишутся со строчной буквы: министерства России, комитеты Государственной Думы.
Названия структурных подразделений, подразделений администрации города, а также отделов и частей учреждений и организаций, не являющиеся собственными именами, пишутся со строчной буквы. Например: департамент развития муниципальной собственности, управление торговли и бытового обслуживания населения, отдел кадров, сектор учета, правление жилищно-строительного кооператива, районный совет народных депутатов.
Названия документов
В составных названиях важнейших документов и сборников документов, а также государственных законах с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена:
Конституция Российской Федерации, Федеративный договор, Водный кодекс Российской Федерации, Всеобщая декларация прав человека, Трудовой кодекс Российской Федерации, Уголовный кодекс РФ, Основы гражданского законодательства.
Названия должностей и званий
В официальных текстах названия высших государственных должностей и титулов пишутся с прописной буквы. Например: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства РФ, Председатель Государственной Думы.
С прописной буквы пишется почетное звание Герой Российской Федерации, а также почетные звания бывшего СССР: Герой Советского Союза, Герой Социалистического Труда.
2.1.18. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Слово "Приложение" печатается с новой строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Пример:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример:
Приложение: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от
12.02.2012 N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы
от 14.02.2012 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.
Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов администрации города изложен в разделе 3 Инструкции.
2.1.19. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке письма администрации города, то наименование должности указывается сокращенно без использования жирного или полужирного начертания.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Пример:
Глава администрации
города Симферополя Личная подпись Инициалы, фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.
Пример:
Председатель комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилия
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Пример:
Начальник правового департамента Начальник департамента финансов
администрации города администрации города
Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия
2.1.20. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в верхнем левом углу документа, выравнивается по левому краю.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель главы
администрации города Симферополя
Личная подпись Инициалы, фамилия
"___" ___________ 2022
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо департамента финансов
администрации города
от "___" ___________ 2022 N ___
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве - размещаются двумя вертикальными столбцами.
2.1.21. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица администрации города с содержанием документа - внутреннее согласование. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
Пример:
Начальник правового департамента
администрации города
Личная подпись Инициалы, фамилия
"___" ___________ 2022
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового департамента
администрации города
Личная подпись Инициалы, фамилия
"___" ___________ 2022
На служебных письмах допускается оформление визы согласования следующим образом:
|
Заместитель главы администрации города Симферополя |
Личная подпись |
Инициалы, фамилия |
2.1.22. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение 10). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.23. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя наименование структурного подразделения, подразделения, подпись, фамилию и инициалы исполнителя документа, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10.
Пример:
Исп. управление образования
Иванов И.И.
тел.: 38-33-11
Документы, оформленные на бланках администрации города, в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подразделения, подготовившего документ на подпись.
Пример:
Управление образования
Начальник управления
Петров И.И.
Исп. Иванов И.И.
тел.: 38-33-11
На исходящих документах за подписью главы администрации города Симферополя дополнительно проставляется виза курирующего заместителя главы администрации Симферополя.
2.1.24. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись Верно (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.
Пример:
Верно
Начальник управления делопроизводства
и работы с обращениями граждан
администрации города Личная подпись Инициалы, фамилия
01.03.2022
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати. Допускается копию документа заверять печатью администрации города или ее структурных подразделений, подразделений.
2.1.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной входящий порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.1.26. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.
2.2. Требования к использованию бланков
2.2.1. Документы в администрации города оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 30 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.
2.2.3. В администрации города применяются следующие бланки:
- бланки писем администрации города и ее структурных подразделений; подразделений;
- бланки постановлений, распоряжений администрации города, поручений главы администрации города Симферополя, приказов руководителей структурных подразделений, подразделений.
2.2.4. Право подписи документов, изготовленных на бланках писем администрации города, имеют: глава администрации города Симферополя, первый заместитель, заместители главы администрации города Симферополя и лица, которым выдана доверенность на право представления администрации города в установленном порядке.
Право подписи на бланках структурных подразделений, подразделений администрации города имеют руководители структурных подразделений, подразделений, заместители и лица, исполняющие обязанности данных руководителей.
2.2.5. В администрации города используется продольный вариант бланка письма с центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) расположением следующих реквизитов: "Государственный герб Республики Крым", "Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" на украинском, русском и крымско-татарском языках, "Справочные данные об органе местного самоуправления", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (приложение 1).
2.2.6. Продольный вариант бланка с центрированным расположением реквизитов используется также для правовых актов администрации города и включает в себя следующие реквизиты: "Государственный герб Республики Крым", "Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым", "Наименование органа местного самоуправления" (для поручений - наименование должности), "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" (приложения 2 - 4).
2.2.7. Бланки писем структурных подразделений, подразделений администрации города изготавливаются на основе бланка письма администрации города с добавлением соответствующих реквизитов "Наименование структурного подразделения, подразделения" и "Справочные данные о структурном подразделении, подразделении" на русском языке (приложение 6 - образец бланка письма структурного подразделения, подразделения - юридического лица; приложение 7 - образец бланка письма подразделения, не являющегося юридическим лицом).
2.3. Требования к оформлению приказов структурных подразделений, подразделений администрации города
Приказы издают руководители структурных подразделений, подразделений администрации города в рамках своих полномочий.
Приказами оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы структурных подразделений, подразделений.
Порядок подготовки проекта приказа соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование возлагаются на руководителя структурного подразделения, подразделения.
Проекты приказов печатаются на бланках по форме согласно приложению 4. Датой приказа является дата его подписания.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
- констатирующей (преамбула);
- распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:".
Визы согласующих лиц, включая должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату, указываются на обратной стороне проекта приказа.
Приказы и приложения к нему подписывает руководитель структурного подразделения, подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов администрации города
3.1. Виды правовых актов и общие требования к ним
Правовыми актами являются постановления и распоряжения Администрации города Симферополя Республики Крым (приложение 2, 3), проекты решений сессий Симферопольского городского совета Республики Крым (далее - правовые акты).
Постановления издаются по вопросам, имеющим правовой характер, по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Крым, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.
Распоряжения издаются по вопросам организации работы администрации города (локальным, организационным, кадровым и другим вопросам и распространяются на ограниченный круг субъектов).
В случае необходимости прямого, адресного выполнения указаний руководства администрации города могут издаваться поручения главы администрации города Симферополя (приложение 5).
Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, если иное не предусмотрено в самом акте.
Муниципальные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, муниципальные правовые акты нормативного характера вступают в силу после их официального опубликования.
Правовые акты должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения администрации города, юридической техники и настоящей Инструкции.
Проекты постановлений и распоряжений администрации города вносятся первым заместителем главы администрации города Симферополя, заместителями главы администрации города Симферополя (в соответствии с функциональным распределением обязанностей), руководителями структурных подразделений, подразделений администрации города.
Проекты правовых актов оформляются разработчиком проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.
Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового постановления или распоряжения, внесения изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу и отмены правовых актов, а также приостановления их действия.
При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:
- законности;
- отражения в правовых актах интересов населения;
- единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;
- планомерности и оперативности подготовки правовых актов;
- указания в правовых актах механизма их реализации.
До начала работы над проектом постановления или распоряжения следует:
- выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного постановления или распоряжения;
- установить общую цель предполагаемого правового регулирования;
- четко определить сущность вопроса, который необходимо решить в проекте;
- выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.
На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:
- ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта;
- со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения ученых и специалистов;
- определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;
- изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;
- определить возможные последствия издания постановления или распоряжения: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;
- определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего постановления или распоряжения.
При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.
Оригиналы документов, на основании которых принимаются правовые акты администрации города, возвращаются исполнителю для дальнейшей работы.
Если в связи с изданием постановления или распоряжения прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу (отмененными) или подлежат изменению и в какой части.
Правовые акты имеют следующие реквизиты:
- Государственный герб Республики Крым;
- Герб муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;
- наименование органа местного самоуправления;
- наименование вида документа (постановление, распоряжение Администрации города Симферополя Республики Крым, решение Симферопольского городского совета);
- дата издания;
- регистрационный номер документа;
- название;
- текст (преамбула, постановляющая (распорядительная) часть);
- приложения (при наличии);
- подпись.
Первые два реквизита включены в бланки правовых актов.
Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации. Места для проставления номера и даты размечаются подчеркиванием и проставляются по центру бланка под наименованием вида документа.
Пример:
+-----------+ +----------+
| Герб | | Герб |
|Республики | | города |
| Крым | |Симферопо-|
| | | ля |
+-----------+ +----------+
Администрация города Симферополя
Республики Крым
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ______________ N _______
Название
Название включает в себе ответ на вопросы "о чем?" или "о ком?" и начинается с предлогов "О ..." или "Об ...". Название отделяется от предыдущего реквизита одним одинарным межстрочным интервалом, пишется с заглавной буквы полужирным шрифтом, выравнивается по центру, точка в конце названия не ставится.
Название акта отражает предмет правового регулирования документа. Название, состоящее из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.
Название правового акта должно быть:
- четким (правильно отражать содержание правового акта и основной предмет правового регулирования);
- кратким (в сжатой форме передавать суть правового акта);
- формализованным (изложенным в официальном стиле).
Следует избегать сложных и неоправданно длинных наименований, а также наименований, которые могут быть истолкованы неоднозначно.
Если правовым актом утверждается документ (положение, правила, инструкции, список и т.п.), это отражается в его названии.
Название муниципального акта кавычками не выделяется, выравнивается по центру, печатается строчными буквами с прописной буквы полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится.
Пример:
О внесении изменений в постановление Администрации города Симферополя Республики Крым от 07.08.2015 N 661 "О наделении должностных лиц Администрации города Симферополя Республики Крым полномочиями по составлению протоколов об административных правонарушениях"
Если в наименовании муниципального правового акта возникает необходимость добавить текст в кавычках, начинающийся или заканчивающийся на границе внешних кавычек, то соответственно вторые открывающие или закрывающие кавычки опускаются.
Пример:
О внесении изменений в постановление Администрации города Симферополя Республики Крым от 31.08.2017 N 2977 "Об утверждении муниципальной программы "Создание доступной среды для инвалидов и маломобильных групп населения в муниципальном образовании городской округ Симферополь Республики Крым"
Текст
(преамбула, постановляющая (распорядительная) часть)
Текст постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.
Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
Текст постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть. Текст отделяется от названия тремя одинарными межстрочными интервалами.
Преамбула содержит обоснования принятия постановления, распоряжения или проекта решения Симферопольского городского совета. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, цель его принятия, а также ссылки на законы и другие акты (документы), в соответствии или с учетом которых принимается данный правовой акт. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
В преамбуле предлоги, состоящие менее чем из трех букв, а также символы, цифры и знаки (за исключением знаков препинания), расположенные в конце строки, подлежат переносу на новую строку преамбулы.
Для преамбулы характерно использование таких устойчивых формулировок, как: "В соответствии...", "На основании...", "В целях...", "Руководствуясь...", "В связи...", "Во исполнение...".
Преамбула в постановлениях администрации города завершается словом "постановляет:", которое печатается без кавычек последовательно по тексту без переноса, полужирным шрифтом, с межзнаковым разреженным интервалом на 3 пт, в конце ставится двоеточие.
Пример:
В соответствии со статьями 7, 43 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", статьей 4 Закона Республики Крым от 21.08.2014 N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым", статьей 55 Устава муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, Администрация города Симферополя Республики Крым постановляет:
Расстояние от преамбулы до постановляющей (распорядительной) части составляет 1 межстрочный интервал.
Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Постановляющая (распорядительная) часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты и абзацы.
Пункты документов группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенными имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.
Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделенными точками, или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) - знак препинания не ставится, подпункты и абзацы начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.
Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект, при первом упоминании о таком объекте приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.
Наименования, упоминаемые в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов, приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должны быть указаны инициалы и фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже.
Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указываются полное наименование должности руководителя, а также его инициалы, фамилия в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.
При необходимости можно сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт. Его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и название правового акта. При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится.
Пример:
"В соответствии с абзацем четвертым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к постановлению...".
Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа содержится пункт о возложении контроля. При этом указываются полное наименование органа, фамилия и инициалы ответственного лица в именительном падеже (в скобках) или наименование должности ответственного лица, его фамилия, инициалы в соответствующем падеже. Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Симферополя Ф.И.О." или "Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на правовой департамент администрации города (Ф.И.О.) и первого заместителя главы администрации города Симферополя Ф.И.О.".
В некоторых случаях глава администрации города Симферополя (должностное лицо, им уполномоченное) может контролировать выполнение постановления или распоряжения лично. При этом пункт о возложении контроля излагается так: "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой".
Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа. В случае если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня его издания.
Приложение
При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка "согласно приложению", "(прилагается)" или "приложение...". Последним пунктом постановления или распоряжения может быть пункт о вступлении документа в силу.
Подпись
Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности руководителя (например: "Глава администрации города Симферополя"), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается у правой границы текстового поля и располагается на уровне последней строки наименования должности.
Постановления и распоряжения администрации города могут подписываться должностными лицами администрации города, уполномоченными главой администрации города Симферополя. В этом случае указывается должность уполномоченного лица.
Примеры оформления правовых актов администрации города приведены в приложениях 2 и 3.
3.2. Приложения к правовому акту
Приложения к правовому акту являются его составной частью. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание структурного подразделения, подразделения, план мероприятий, график, смета и т.д.), дополняют или поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).
Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" или "приложение...", то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" и указываются вид правового акта (постановление или распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.
Пример:
Приложение 1
к постановлению Администрации
города Симферополя Республики Крым
от _______________ N ______
Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "ПОЛОЖЕНИЕ", "ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ", "СТРУКТУРА", "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ", "СОСТАВ", "СМЕТА" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек полужирным шрифтом. В конце заголовка точка не ставится.
При подготовке приложений на двух и более листах второй и последующий лист нумеруются. Нумерация листов в каждом приложении должна быть самостоятельной.
Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа арабскими цифрами без указания знака "N". Ссылка на приложение оформляется следующим образом:
- согласно приложению 1,
или
- (приложения 1, 2),
или
- (приложения 2 - 4),
или
- (прилагается).
Приложение должно быть подписано руководителем структурного подразделения, подразделения, внесшим проект, и курирующим структурное подразделение, подразделение заместителем главы администрации города Симферополя.
В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных слов в тексте.
Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.
Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:
- текстовые приложения;
- приложения, оформленные в виде таблиц;
- приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;
- графические приложения.
В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.
Тексты положений, регламентирующих деятельность структурных подразделений, подразделений, как правило, должны состоять из следующих основных разделов:
- общие положения;
- основные задачи;
- основные функции;
- права;
- организация работы.
Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе.
Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер не указывается.
При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.
Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение и подписывается руководителем структурного подразделения, подразделения, внесшим проект. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе.
Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.
В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.
Единицы измерения пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.
Таблица состоит из следующих элементов: графы (вертикальные столбцы); строки, пункты (горизонтальные); позиции (ячейки, пересечение граф и строк). Графы и строки таблицы именуются именем существительным в именительном падеже и нумеруются.
Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имен собственных.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) может повторяться на каждой странице. Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа.
В виде таблицы оформляются план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.
План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф:
- порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения,
- ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.
В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий.
Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2022) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года). Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2022 год; ежегодно, май - июнь; 2022 - 2023 гг.; постоянно.
В графе "Ответственный за исполнение" указываются наименование структурного подразделения, подразделения администрации города, муниципального учреждения, предприятия или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенные наименования муниципальных учреждений и муниципальных предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.
План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" на отдельной строчке в круглых скобках указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).
В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым) или из предполагаемого источника финансирования.
В заголовке к штатному расписанию указывается наименование структурного подразделения, подразделения администрации города. В штатном расписании структурного подразделения, подразделения указываются:
- наименования подразделений и должностей (без сокращений);
- количество штатных единиц;
- коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;
- должностной оклад;
- надбавки к должностному окладу.
Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штату.
3.3. Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений
Все проекты постановлений и распоряжений администрации города в обязательном порядке согласовываются с:
- начальником правового департамента администрации города;
- заместителями главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.
При наличии в структурном подразделении, подразделении юридического отдела (отдела по обеспечению правовой работы) главного специалиста - юриста проекты постановлений и распоряжений администрации города в обязательном порядке визируются начальником юридического отдела (отдела по обеспечению правовой работы), главным специалистом - юристом соответственно.
Проекты актов администрации города, исполнение которых требует финансового обеспечения, в обязательном порядке согласовываются начальником департамента финансов администрации города.
Порядок оформления согласования (листа согласования) постановления, распоряжения:
- главный специалист структурного подразделения, подразделения администрации, являющийся разработчиком проекта акта;
- начальник отдела, в подчинении которого находится главный специалист структурного подразделения, подразделения администрации, являющийся разработчиком проекта акта;
- начальник управления, в подчинении которого находится начальник отдела;
- юридический отдел (отдел по обеспечению правовой работы), главный специалист - юрист разработчика проекта;
- руководитель структурного подразделения, подразделения администрации города, являющийся разработчиком проекта акта;
- заинтересованные структурные подразделения, подразделения администрации города;
- начальник правового департамента администрации города;
- курирующий заместитель главы администрации города Симферополя;
- заместители главы администрации города Симферополя (при необходимости);
- первый заместитель главы администрации города Симферополя (при необходимости).
Согласование должностных лиц оформляется согласно приложению 1 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.
Лист согласования оформляется на отдельном листе. На первой странице листа указываются полное название правового акта и наименование структурного подразделения, подразделения, представившего проект акта. На оборотной стороне листа размещаются согласования к проекту постановления или распоряжения администрации города.
Приложения к постановлению, распоряжению подписываются курирующим заместителем главы администрации города Симферополя и начальником структурного подразделения, подразделения - разработчика проекта акта. Ответственность за качество и своевременность подготовки материалов и проекта правового акта, достоверность информации по обсуждаемому вопросу возлагается на структурное подразделение, подразделение администрации города, являющееся разработчиком проекта акта, курирующего заместителя главы администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.
Обязательными условиями подготовки проекта правового акта для передачи его на подпись главе администрации города Симферополя являются:
1) представление документа в печатной форме и на электронном носителе в текстовом формате (одним файлом с листом согласования и реестром рассылки);
2) текст проекта должен иметь следующие части:
а) преамбула (вступительная часть), в которой содержатся ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты или документы, регулирующие данную сферу деятельности, и цель принятия решения;
б) постановляющая часть, в которой конкретно и четко формулируется решение, исполнители поставленных задач;
в) заключительная часть, в которой указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением документа;
3) наличие согласовывающих подписей (виз);
4) наличие приложений к правовому акту, если таковые имеются;
5) наличие указателя рассылки правового акта (на отдельном листе, с подписью исполнителя согласно приложению 1 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым).
Проект муниципального правового акта предоставляется со следующими сопровождающими документами, подписанными исполнителем:
- пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости принятия нормативного правового акта, включающее характеристику проекта, его целей, основных положений, а также признаки нормативности муниципального правового акта: сферу применения и срок действия (бессрочный либо временный);
- финансово-экономическое обоснование, если правовой акт требует финансового обеспечения;
- сравнительная таблица, если проектом правового акта администрации предусмотрено внесение изменений в другие акты администрации города (при необходимости);
- перечень муниципальных правовых актов, требующих отмены, изменения или дополнения в случае принятия правового акта администрацией города.
Пояснительная записка оформляется согласно приложению 2 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.
Сравнительная таблица оформляется согласно приложению 3 к Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым.
Если в процессе согласования проекта предлагаются дополнения и изменения, имеющие существенный или принципиальный характер, проект возвращается на доработку с разъяснениями.
Проекты правовых актов, не отвечающие требованиям Регламента Администрации города Симферополя Республики Крым и настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю на любой стадии визирования или согласования проекта. Проекты актов с внесенными дополнениями и изменениями повторно визируются и согласовываются в установленном порядке.
Начальник отдела регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города проверяет проекты постановлений и распоряжений на соответствие их Регламенту Администрации города Симферополя Республики Крым и настоящей Инструкции, наличие всех необходимых подписей в листе согласования и полного пакета документов, передает на подпись главе администрации города Симферополя.
После подписания оригиналы правовых актов остаются в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города.
Оригиналы документов, на основании которых принимаются правовые акты администрации города, возвращаются исполнителю для дальнейшей работы.
Процесс рассылки принятых правовых актов исполнителем включает в себя:
- создание необходимого количества копий;
- заверение копий;
- отправку адресатам.
Подготовку указателя рассылки и создание необходимого количества копий осуществляет исполнитель.
Заверение и передачу копий документов структурным подразделениям администрации города в соответствии с указателем рассылки (при необходимости - в электронном виде) осуществляет отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города в течение 3 дней с момента регистрации правового акта.
При изготовлении копий приложений, в случае наличия в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия, схему, план и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Пример:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Администрации
города Симферополя Республики Крым
от ________________ N _______
Электронная версия муниципального правового акта администрации города, в котором содержится указание о его обнародовании (опубликовании) или размещении на официальном сайте администрации города Симферополя, в обязательном порядке в течение 10 рабочих дней после его регистрации предоставляется в управление информационной политики администрации города.
На основании письменного обращения гражданам и юридическим лицам отдел регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города выдает надлежащим образом заверенные копии распоряжений и постановлений администрации города.
Копии вышеуказанных документов выдаются гражданам при предъявлении паспорта (доверенности), письменного ответа на данные обращения граждан и юридических лиц не требуется.
Копии документов архивного хранения изготавливаются и выдаются архивным управлением в установленном порядке.
3.4. Порядок внесения изменений в правовые акты
Внесение изменений в правовой акт оформляется правовыми актами того же вида, в каком принят изменяемый правовой акт, в который вносятся изменения (основной).
Допускается внесение изменений в наименование, но не в реквизиты муниципального акта.
При возникновении потребности в изменении реквизитов правового акта необходимо признать утратившим силу (отменить) правовой акт и издать новый.
Изменения вносятся только в основной правовой акт, с учетом всех предыдущих изменений в правовой акт.
Не допускается внесение изменений в основной правовой акт путем внесения изменений в правовой акт, его изменяющий.
Пример неправильного оформления изменений в правовой акт:
О внесении изменений в постановление Администрации города Симферополя Республики Крым от 16.03.2020 N 1779 "О внесении изменений в постановление Администрации города Симферополя Республики Крым от 26.04.2017 N 1127 "Об утверждении зон осуществления развозной торговли и зон, в которых запрещается осуществление разносной торговли на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым"
В случае необходимости восстановить в тексте правового акта ранее исключенные слова рекомендуется вновь дополнить ими ту же самую структурную единицу путем внесения нового изменения в основной правовой акт, но не в изменяющий его правовой акт.
По общему правилу, если возникла необходимость изменить дату вступления в силу правового акта, то корректировку изменения необходимо внести до наступления первоначальной даты (например, если распоряжение вступает в силу с 1 января 2023 года, то внести изменение в дату вступления в силу возможно до 1 января 2023 года).
Пример:
Слова "с 1 января 2023 года" заменить словами "с 1 июля 2023 года".
В случае подготовки правового акта о внесении изменений в несколько правовых актов само внесение изменений в правовые акты оформляется самостоятельным правовым актом, в котором изменения, вносимые в каждый правовой акт или их структурные элементы, оформляются самостоятельными структурными единицами.
Изменения в приложение к правовому акту рекомендуется оформлять приложением к правовому акту в случае, если изменения необходимо внести в большое количество правовых актов (изложение в новой редакции приложения).
При внесении изменений в текст двух и более правовых актов название правового акта, вносящего изменения, может оформляться следующим образом:
"О внесении изменений в некоторые постановления Администрации города Симферополя Республики Крым"
В случае необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".
Пример:
цифру "3" заменить цифрой "9".
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".
Пример:
слова "на 2022 год" заменить словами "в 2023 году".
Если требуется заменить формулу, то употребляется термин "слова".
Пример:
слова "Кц = (Ц - 8) x Р / 252" заменить словами "Кц = (Ц - 9) x Р / 261".
Если в структурную единицу правового акта вносятся дополнения, в этом случае указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Пример:
в абзаце первом после слов "предоставления субсидии" дополнить словами "частным дошкольным образовательным организациям".
В случае если это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
"пункт 1 дополнить словами "на решения и действия (бездействие) Администрации города Симферополя Республики Крым, ее должностного лица либо муниципального служащего".
Знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац (недопустимо включение нового абзаца путем замены действующего абзаца двумя или более абзацами).
3.5. Требования к оформлению и порядок прохождения проекта решения Симферопольского городского совета
Проекты решений Симферопольского городского совета могут вноситься депутатами городского совета, председателем Симферопольского городского совета, иными выборными органами местного самоуправления, прокурором города Симферополя, главой администрации города Симферополя, постоянными комитетами, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан.
Проекты решений Симферопольского городского совета, подготовленные органами территориального общественного самоуправления и инициативными группами граждан, вносятся в порядке, установленном правовыми актами, принятыми Симферопольским городским советом. Проекты решений Симферопольского городского совета, подготовленные объединениями граждан и должностными лицами, не обладающими правом внесения проектов решений, могут быть представлены в Симферопольский городской совет только через субъектов, обладающих данным правом.
Порядок прохождения и оформления проектов решений Симферопольского городского совета определен Регламентом Симферопольского городского совета, утвержденным решением 2-й сессии Симферопольского городского совета Республики Крым I созыва от 31.10.2014 N 60.
4. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
При движении входящих документов выполняются следующие операции в такой последовательности:
- прием входящих документов;
- первоначальная обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- исполнение.
4.1. Прием входящих документов
Управление делопроизводства получает все документы, поступающие в адрес администрации города.
Документы, поступающие в администрацию города, можно разделить на 3 группы:
- электронные документы, поступившие по СЭД "Диалог";
- электронные документы, поступившие по электронной почте;
- документы, поступившие на бумажном носителе.
Все документы, адресованные руководству администрации города Симферополя, принимаются централизованно в управлении делопроизводства, а адресованные структурным подразделениям, подразделениям администрации города - передаются по принадлежности.
Правительственные телеграммы, поступившие во внерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимаются муниципальным казенным учреждением "Единая дежурно-диспетчерская служба муниципального образования городской округ Симферополь" (МКУ "ЕДДС", ул. Горького, 5, электронная почта: eddssimadm@mail.ru, тел.: (3652) 60-49-09, моб.: +7 (978) 944-39-59, +7 (918) 030 01 12).
При получении заказных отправлений сотрудник управления делопроизводства расписывается в разносной книге, журнале или квитанции о приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись "Срочно", "Вручить немедленно" - дополнительно проставляется время получения.
При доставке корреспонденции с нарочным сотрудник, принявший документы, делает отметку о получении документов на экземпляре корреспондента, состоящую из даты приема, должности, личной подписи, фамилии.
4.2. Первоначальная обработка входящих документов
В управлении делопроизводства вскрываются все конверты, адресованные администрации города, за исключением тех, которые имеют надпись "лично" и наименование структурного подразделения, подразделения администрации города.
Конверты сохраняются и прилагаются к документу в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Остальные конверты целесообразно уничтожать после регистрации документа.
В случае выявления отсутствия указанных в документе приложений или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документов (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и т.д.) документ не регистрируется, отправителю направляется акт о возврате документа без рассмотрения.
Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без рассмотрения, в случае наличия почтового адреса действительного корреспондента осуществляется переадресация.
В случае повреждения конверта делается отметка в почтовом реестре и проверяется наличие необходимых вложений в конверте.
Документы, состоящие из двух или более листов, скрепляют; приложения располагают в порядке их номеров и скрепляют с основным документом.
Электронные носители информации в обязательном порядке передаются в организацию с сопроводительным листом. Во время приема таких документов обрабатывается только сопроводительный лист.
4.3. Предварительное рассмотрение документов
4.3.1. Все документы, поступающие в управление делопроизводства, подлежат обязательному предварительному рассмотрению.
Целью предварительного рассмотрения документов является: распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения руководством администрации города или другими исполнителями, согласно их должностным обязанностям; определение необходимости регистрации документов; установление сроков исполнения документов.
На данном этапе делопроизводственного процесса сотрудник управления делопроизводства направляет электронные копии документов с ограниченными сроками рассмотрения (без резолюции) в структурные подразделения, подразделения для предварительной подготовки ответов. Резолюция с оригиналами данных документов направляется незамедлительно после ее подписания руководством администрации города.
Документы, содержащие информацию о проведении мероприятий на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, срочно (без резолюции) направляются сотрудникам управления внутренней политики и управления организационного обеспечения, отвечающих за составление ежедневных планов мероприятий на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.
4.3.2. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется предварительный отбор документов, которые не подлежат регистрации (приложение 11), а также тех, которые передаются для регистрации в структурные подразделения администрации города.
4.4. Регистрация документов
4.4.1. Регистрация документа - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе (компьютер, карточка или журнал).
Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативного использования имеющейся в документах информации.
Электронные документы, поступившие по СЭД "Диалог", проходят маршрутизацию в соответствии с заданным функционалом СЭД "Диалог".
Документы, поступившие на бумажном носителе и по электронной почте, сканируются, электронные образы данных документов загружаются в СЭД "Диалог" для дальнейшего направления на резолюцию руководства администрации.
Некоторые виды документов (судебная корреспонденция, акты прокурорского реагирования, документы службы судебных приставов и др.), поступившие на бумажном носителе, регистрируются в автоматизированной системе регистрации документов "Контроль исполнения документов".
Для регистрации данных документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка для обработки на компьютере.
Регистрация входящих документов производится до рассмотрения их руководством.
4.4.2. Регистрации подлежат следующие документы:
- требующие учета, выполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.п.);
- создаются и используются в администрации города;
- поступают от вышестоящих органов, юридических и физических лиц.
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки, доклады, договоры и др.).
Заявления граждан и юридических лиц на предоставление муниципальных услуг регистрируются и рассматриваются в соответствии с регламентами о предоставлении данных муниципальных услуг.
Соглашения о сотрудничестве и совместной деятельности после подписания регистрируются и хранятся в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города.
Не подлежат регистрации документы, включенные в Перечень нерегистрируемых документов (приложение 11).
4.4.3. Регистрацию документов осуществляют:
- направленных в адрес администрации города - управление делопроизводства;
- направленных в адрес структурных подразделений, подразделений администрации города, включая судебные повестки, - делопроизводственные службы соответствующих структурных подразделений, подразделений;
- направленных в адрес коллегиальных органов администрации города - секретарь соответствующего коллегиального органа.
Документы, зарегистрированные в автоматизированной системе регистрации документов "Контроль исполнения документов", а также проекты правовых актов передаются на резолюцию в приемную главы администрации города Симферополя 2 раза в день до 10.00 и до 15.00. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения, подразделения в другое производится только на основании резолюции должностного лица администрации города, давшего поручение по данному документу, с ее отражением в регистрационных данных управления делопроизводства.
Корреспонденция, поступившая в администрацию города после 15.00, регистрируется управлением делопроизводства датой следующего дня.
Документы, поступающие в структурные подразделения, подразделения администрации города непосредственно, а также документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством и направленные им после предварительного рассмотрения, регистрируются непосредственно в структурных подразделениях, подразделениях.
4.4.4. Основным принципом регистрации документов является однократность, т.е. каждый документ регистрируется только один раз.
В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения, подразделения администрации города в другое, он повторно не регистрируется.
4.4.5. Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия, вида, автора и содержания.
4.4.6. На всех документах, регистрируемых и нерегистрируемых, для фиксации факта их поступления делают отметки в виде регистрационного штампа, как правило, в правой части нижнего поля первого листа документа или на ином свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивки. Штамп представляет собой дробное число, числитель которого состоит из индекса дела, а знаменатель - из даты.
Пример:
2056/24/01-06
07.12.2022
Индекс входящего документа состоит из регистрационного номера и индекса номера дела по номенклатуре, которые отделяются друг от друга наклонной чертой, а индекс исходящего документа - из индекса номера дела по номенклатуре и регистрационного номера.
Индексация постановлений и распоряжений администрации города, приказов структурных подразделений, подразделений, а также протоколов производится раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документов в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года.
Очередной регистрационный номер присваивается с помощью компьютера.
4.4.7. В управлении делопроизводства сформирован банк регистрационных данных в электронном виде, который предоставляет информацию обо всех документах и месте их размещения.
4.4.8. Журнальная форма регистрации допускается в структурных подразделениях, подразделениях администрации города с объемом документооборота до 600 документов в год (приложение 8).
4.5. Рассмотрение документов руководством
4.5.1. При рассмотрении документов руководство администрации города:
- рассматривает документы в день поступления;
- в тот же день (как исключение - на следующий день) возвращает документы с резолюцией в управление делопроизводства.
При необходимости использования документа в будущем для руководства администрации города может быть сделана копия документа.
Руководитель администрации города не должен принимать документы непосредственно от посетителей и представителей других организаций.
4.5.2. Резолюция подготавливается главой администрации города Симферополя и его заместителями с учетом распоряжения администрации города о распределении функциональных обязанностей между руководством администрации города и положений о структурных подразделениях, подразделениях администрации города.
4.5.3. Если из документа невозможно четко установить, в компетенцию какого исполнительного либо иного органа или службы входит данный вопрос, первым исполнителем указывается должностное лицо, которому наиболее близок по направлению деятельности соответствующий вопрос.
4.6. Исполнение документов
4.6.1. Документы, рассмотренные руководством администрации города, возвращаются с соответствующей резолюцией в управление делопроизводства для занесения текста резолюции и факта передачи документа исполнителю в регистрационную карточку автоматизированной системы контроля. Затем документ направляется исполнителю.
При наличии двух или более исполнителей подлинник направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, который является основным исполнителем, всем остальным направляется электронная версия документа и резолюции.
В случае если структурным подразделением, подразделением администрации города, рассматривающим обращение (исполнителем), будет установлено, что данное обращение подлежит рассмотрению другим структурным подразделением, то данное обращение может быть переадресовано в течение 5 дней со дня поступления обращения, но не позднее 5 рабочих дней до дня наступления контрольного срока исполнения документа. В случае нарушения указанных сроков обращения для переадресации управлением делопроизводства не принимаются.
Обращения, поступившие для рассмотрения соответствующему структурному подразделению, подразделению администрации города от других подразделений с нарушением порядка, установленного Инструкцией, незамедлительно возвращаются в такое подразделение.
Направление обращения с нарушением установленного порядка, в результате чего допущено нарушение срока рассмотрения обращения, влечет за собой привлечение виновных лиц к ответственности.
4.6.2. Передача документа из одного структурного подразделения, подразделения в другое в обязательном порядке осуществляется через управление делопроизводства, в котором был зарегистрирован документ.
Передача документов в границах структурного подразделения, подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в данном подразделении.
Если при выполнении поручения или резолюции необходимо составить новый документ, наличие такого документа в папке контроля является основным подтверждением выполнения.
4.6.3. От момента поступления до завершения работы документ находится у исполнителя.
При передаче исполненного документа на подпись руководителю к нему прилагаются оригиналы материалов, на основании которых он готовился.
5. Обработка и отправка исходящих документов
5.1. Прохождение исходящих документов
5.1.1. Прохождение исходящих документов включает в себя:
- составление проекта документа;
- исполнение документа;
- согласование;
- визирование;
- подписание;
- регистрацию;
- отправку.
Исходящие документы администрации города обрабатываются и отправляются централизованно через управление делопроизводства в день их получения от исполнителей, в исключительных случаях - не позднее следующего рабочего дня.
Не допускается отправление или передача документов администрации города без регистрации в управлении делопроизводства.
5.1.2. При приеме от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:
- правильность оформления документа и размещение на нем всех реквизитов;
- правильность указания адреса;
- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;
- наличие виз на документе, остающемся в делах администрации города;
- наличие на документе отметки о приложениях;
- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
5.1.3. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой, электронной связью или с нарочным. Обработка документов для отправки почтовой и электронной связью или с нарочным осуществляется управлением делопроизводства (документы за подписью руководства администрации города) и структурными подразделениями, подразделениями администрации города (документы за подписью руководителей структурных подразделений, подразделений).
5.1.4. Регистрации подлежат все отправляемые документы. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса, присвоенного структурным подразделениям, подразделениям, и порядкового номера по регистрационному учету. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
Инициативные письма администрации города создаются и регистрируются в СЭД "Диалог".
Ответы на документы, зарегистрированные в автоматизированной системе регистрации документов "Контроль исполнения документов", оформляются на бумажном носителе.
Документы в адрес корреспондентов, не являющихся участниками СЭД "Диалог", оформляются и направляются адресату на бумажном носителе. В СЭД "Диалог" загружаются электронные образы данных документов.
5.1.5. Управлением делопроизводства регистрируются исходящие документы за подписью главы администрации города Симферополя и его заместителей, оформленные на бланке администрации города. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.
Документы для отправки сдаются в управление делопроизводства полностью оформленными, в 3 экземплярах, с указанием почтового адреса получателя. Второй экземпляр визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения, подразделения исполнителя. Документы за подписью главы администрации города Симферополя дополнительно визируются заместителем главы администрации города Симферополя, координирующим деятельность структурного подразделения, подготовившего документ.
5.1.6. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания. Документы, подлежащие отправке до 18 часов, принимаются управлением делопроизводства ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15-00 часов, отправляется на следующий рабочий день.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью главы администрации города Симферополя, его заместителей. Второй экземпляр зарегистрированных и переданных на отправку документов, имеющих все необходимые реквизиты, визы и приложения, хранится в управлении делопроизводства согласно номенклатуре дел.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты администрации города, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем в реестре рассылки.
5.1.7. На оригиналах документов, подлежащих возврату, в верхнем правом поле первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
5.1.8. Документы, направленные одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.
На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, вложенных в конверт.
5.1.9. Документы, адресуемые постоянным корреспондентам, отправляются в конвертах с адресами получателя и отправителя, которые исполняются заблаговременно машинописным или печатным способом.
5.1.10. При отправлении корреспонденции в другие города кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата необходимо указать точный адрес (почтовый индекс, область, район, город, улица, номер дома).
5.1.11. Оригиналы нормативных правовых актов администрации города остаются в отделе регистрации правовых актов управления делопроизводства, а в организации, учреждения, гражданам направляются их заверенные копии.
5.1.12. Документы на цифровых носителях высылаются с сопроводительным письмом в упаковке, которая должна отвечать техническим требованиям хранения записанной на них информации. Копия сопроводительного письма подшивается к делу на общих основаниях.
6. Организация контроля за исполнением документов
6.1. Задачи и порядок контроля за исполнением документов
6.1.1. Контроль за исполнением документов представляет собой комплексную систему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, управленческих решений и поручений, зафиксированных в документах, с использованием автоматизированных систем, получения достоверной информации от исполнителя и других источников.
6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные в администрации города документы, в которых установлены задания и сроки их выполнения.
6.1.3. Контроль за выполнением документов включает в себя:
- постановку документа (поручения) на контроль, формирование контрольной папки и банка данных в управлении делопроизводства;
- проверку своевременного доведения контрольного документа до исполнителя, получение информации об исполнении документа;
- контроль за состоянием выполнения документа посредством напоминания о наступлении срока исполнения;
- учет и обобщение результатов выполнения документа (поручения);
- выявление "угроз срыва сроков" выполнения контрольного документа;
- причин невыполнения и/или несвоевременного выполнения контрольного документа;
- информирование руководства администрации города о ходе и итогах выполнения документа (поручения).
6.1.4. Ответственность за исполнение документа несут должностные лица, указанные в документе, резолюциях главы администрации города Симферополя и заместителей главы администрации города Симферополя, и непосредственные исполнители.
В случае, когда документ исполняется несколькими должностными лицами и в резолюции руководителя не указано об исполнении документа в пределах компетенции каждого, ответственным за организацию исполнения документа является должностное лицо, которое в резолюции указано первым.
Главный исполнитель организует работу соисполнителей, назначает сроки предоставления ими информации. Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное предоставление информации.
Исполнение документа предполагает сбор и обработку информации, в случае необходимости - направление запросов на предоставление информации в структурные подразделения, подразделения администрации города; подготовку проекта ответа на документ или нового документа; оформление, согласование и подписание документа.
Исполнитель документа обязан отслеживать процесс прохождения процедуры согласования проекта ответа до момента его подписания.
6.1.5. Сроки исполнения документов.
Документы могут быть с указанием и без указания срока их исполнения.
Сроки исполнения могут быть указаны в самом документе, в резолюции руководства администрации города или установлены актами законодательства Российской Федерации.
Документы без указания срока их исполнения, имеющие задания для исполнения, должны быть исполнены не позднее чем за 30 календарных дней, а документы с резолюцией "срочно" - в течение 3 рабочих дней от даты поступления документа, "оперативно" - в десятидневный срок.
Срок выполнения документов с пометкой "срочно" не продлевается и не корректируется.
Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. При необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а относительно документа без указания срока - до окончания 30-дневного срока от даты его получения.
Продление срока исполнения поручения главы администрации города Симферополя, его заместителей допускается в исключительных случаях, когда исполнить поручение в указанный срок невозможно по объективным причинам, однако необходимо дать промежуточный (оперативный) ответ.
Акты Совета министров Республики Крым, акты и поручения Главы Республики Крым, председателя Совета министров Республики Крым, заместителей Председателя Совета министров Республики Крым исполняются в сроки, установленные непосредственно в акте.
Если последний день срока выполнения документа приходится на нерабочий день, последним сроком выполнения документа считается день перед нерабочим днем.
При наличии объективных причин невозможности выполнения правовых актов Совета министров Республики Крым, актов и поручений Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым главный исполнитель имеет право продлить срок исполнения в течение трех рабочих дней с даты поступления данного поручения в адрес администрации города. Для этого необходимо подготовить аргументированное ходатайство об установлении иного срока исполнения контрольного задания на имя Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым, согласованное с курирующим должностным лицом Совета министров Республики Крым в соответствии с распределением функциональных обязанностей, государственным органом, на который возложен контроль по документу, разработчиком (при необходимости), начальником Главного контрольного управления Аппарата Совета министров Республики Крым.
Вышеуказанный порядок согласования и для ходатайства о снятии с контроля, в случае исполнения поручения в полном объеме.
В случае если администрация города является соисполнителем контрольных заданий, определенных вышестоящими контрольными документами, то соответствующая информация представляется главному исполнителю задания не позднее чем за 14 календарных дней до истечения срока выполнения задания. Исключение составляют те документы, срок исполнения которых менее четырнадцати дней. Такие документы исполняются в день поступления документа.
Информация по запросам исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым предоставляется в срок не более 15 календарных дней.
Если срок исполнения контрольного документа определен "постоянно", сотрудник управления делопроизводства, осуществляющий контроль, вправе поставить данное задание на контроль с цикличной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, 1 раз в полугодие, ежегодно), предварительно согласовав сроки с разработчиком контрольного документа.
Сотрудники управления делопроизводства для полноты выполнения документов и сбора дополнительной информации по согласованию с лицом, осуществляющим контроль, имеют право устанавливать дополнительные, промежуточные сроки по выполнению контрольных документов.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные данные.
6.1.6. Еженедельно управление делопроизводства направляет письменные напоминания исполнителям о наступлении контрольных сроков исполнения документов, а также составляет перечень документов, не выполненных в установленный срок, на доклад руководству администрации города.
6.1.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой в электронной базе документов о его исполнении и направлении в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Исполненные документы передаются в управление делопроизводства и хранятся в соответствии с номенклатурой дел.
6.1.8. Функции контроля за выполнением документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют должностные лица, подписавшие документ.
Функции контроля за сроками исполнения документов осуществляет управление делопроизводства.
6.2. Установленные сроки рассмотрения входящей корреспонденции
6.2.1. Обращения граждан, предприятий, учреждений, организаций, должностных и иных лиц разрешаются в течение 30 дней со дня их регистрации в управлении делопроизводства, если иное не предусмотрено федеральным законодательством или законодательством Республики Крым.
6.2.2. Запрос пользователя информации о деятельности администрации города подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение 7 дней со дня регистрации запроса пользователь информации уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.
6.2.3. Парламентский запрос Совета Федерации разрешается должностным лицом в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения, если иной срок не установлен Советом Федерации.
6.2.4. Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
6.2.5. Запрошенные Уполномоченными по правам человека, по правам ребенка, по правам предпринимателей в Российской Федерации, Республики Крым материалы и документы и иная информация должны быть направлены Уполномоченным не позднее 15 дней со дня получения запроса, если в самом запросе не установлен иной срок. Заключение Уполномоченного, содержащее его рекомендации, рассматривается в месячный срок и о принятых мерах в письменной форме сообщается Уполномоченному.
6.2.6. Запрос Общественной палаты Российской Федерации, Республики Крым, города Симферополя разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем через 14 дней.
Обращения Общественной палаты Российской Федерации, Республики Крым, города Симферополя рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения указанного обращения продлевается, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением Общественной палаты о продлении срока.
6.2.7. Поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов РФ, а также обращения, разрешение которых взято на особый контроль, разрешаются безотлагательно.
6.2.8. Запрос Государственного Совета Республики Крым разрешается должностным лицом, которому направлен запрос, в срок не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Государственным Советом срок.
6.2.9. Запрос депутата Государственного Совета Республики Крым рассматривается должностным лицом, которому направлен запрос, и направляется ответ на него в письменной форме не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения запроса или в иной согласованный с депутатом срок.
Если для подготовки ответа на депутатский запрос необходимо провести проверку, изучить дополнительные материалы, ответ на депутатский запрос может быть дан не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения. При этом руководитель органа или должностное лицо, к которым обращен запрос, обязаны проинформировать депутата Государственного Совета о причинах увеличения срока подготовки ответа.
6.2.10. Обращение депутата Государственного Совета Республики Крым, представительного органа муниципального образования по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, рассматривается и дается ответ на его обращение или предоставляются копии запрашиваемых им документов в течение 20 дней со дня регистрации его письменного обращения.
6.2.11. Адвокатский запрос, запросы правоохранительных органов (кроме документов по рассмотрению уголовных дел) рассматриваются в порядке, установленном законодательством, запрошенные документы или их заверенные копии предоставляются не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса.
6.2.12. Протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
6.2.13. Представление прокурора об устранении нарушений закона вносится прокурором или его заместителем и подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
6.2.14. Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно в течение 5 рабочих дней с момента поступления требования прокурора руководителю или иному уполномоченному представителю органа (организации), а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение двух рабочих дней с момента предъявления требования прокурора. В требовании прокурора могут быть установлены более длительные сроки.
6.2.15. Межведомственный запрос о представлении документов и информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного информационного взаимодействия в соответствии со статьей 7.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" подлежит обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 5 рабочих дней (два рабочих дня - при осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на объекты недвижимости) со дня поступления запроса.
6.2.16. Запросы Комитета по противодействию коррупции Республики Крым подлежат обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 15 дней от даты регистрации.
6.2.17. Запрос представителей средств массовой информации в соответствии со статьей 40 Закона Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" подлежит обязательному рассмотрению, срок подготовки и направления ответа не может превышать 7 дней от даты регистрации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке направляется представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Согласно части 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" отсрочка в предоставлении информации не может превышать 15 дней сверх установленного этим Законом 30-дневного срока для ответа на запрос.
6.2.18. Сроки предоставления муниципальных услуг устанавливаются соответствующими административными регламентами администрации города.
6.3. Система электронного документооборота
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
6.4.1. Система электронного документооборота администрации города (далее - СЭД) предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между администрацией города, исполнительными органами Республики Крым и органами местного самоуправления Республики Крым.
Порядок работы со служебными документами в электронной форме в системе электронного документооборота определяется отдельной Инструкцией.
Эксплуатация СЭД осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними федеральными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами Республики Крым.
7. Составление номенклатуры и формирование дел
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел. Номенклатура дел является основным учетным документом.
7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Если в делопроизводстве заводятся документы, сроки хранения которых не предусмотрены перечнем, то сроки их хранения, исходя из их практической ценности, определяет экспертная комиссия (далее - ЭК) структурного подразделения, подразделения администрации города (юридического лица) по представлению начальников отделов, в которых данные дела создаются. Сроки хранения аналогичных документов структурных подразделений, подразделений администрации города (не юридических лиц) согласовывает экспертная комиссия администрации города.
Срок хранения документов, предусмотренных перечнем, уменьшать запрещено.
Для четкой организации документов в делопроизводстве и правильного формирования дел управлением делопроизводства совместно с архивным управлением администрации города осуществляется систематический контроль за правильностью заведения и формирования дел согласно номенклатуре.
7.1.2. Номенклатура дел составляется для создания в администрации города единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.
Номенклатура дел структурных подразделений, подразделений разрабатывается должностными лицами, ответственными за делопроизводство, с привлечением специалистов архивного управления администрации города.
7.1.3. Составление номенклатуры дел происходит путем заполнения граф номенклатуры (приложение 9):
1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, подразделения через дробь - отдела в составе структурного подразделения, подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 09/01-02, где 09 - обозначение структурного подразделения, подразделения 01 - обозначение отдела в составе структурного подразделения, подразделения 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
2) во 2 графе указываются наименования разделов номенклатуры, строго соответствующих штатному расписанию. Если штатным расписанием не предусмотрены отделы, то при наличии большого количества заводимых дел в номенклатуре их разделяют на группы дел по направлениям деятельности. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
3) графа 3 заполняется по окончании делопроизводственного года, когда известно количество томов или частей дел, образовавшихся в истекшем году;
4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов;
5) в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению.
Если в течение года в структурных подразделениях, подразделениях возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные (незаполненные) номера.
В номенклатуру дел структурных подразделений, подразделений вносятся все дела и документы, образующиеся в процессе их деятельности, в т.ч.:
- неоконченные делопроизводством дела, которые поступили из других учреждений для продолжения;
- справочные картотеки к документам;
- дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года (переходящие дела); эти дела вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопросов;
- дела, не предусмотренные номенклатурой, т.е. образовавшиеся после начала года в результате выявления новых вопросов деятельности администрации города, подлежащие документированию.
Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и т.п.
7.1.4. Номенклатура дел администрации города разрабатывается до 15 декабря текущего года на следующий календарный год. За своевременное и качественное составление номенклатуры дел структурного подразделения, подразделения отвечает руководитель структурного подразделения.
Проекты номенклатур дел структурных подразделений, подразделений администрации города, согласованные с ЭК подразделения (юридического лица), до 15 декабря предоставляются в управление делопроизводства. После согласования номенклатур ЭК администрации города они подлежат согласованию в ЭК архивного управления (муниципального архива) администрации города. После согласования номенклатуры дел утверждаются руководителями структурных подразделений, подразделения.
На основании утвержденных номенклатур дел структурных подразделений, подразделений управлением делопроизводства составляется сводная номенклатура дел администрации города.
7.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, подразделения и согласовывает ее в установленном порядке.
7.1.6. В течение года по согласованию с архивным управлением администрации города в утвержденную номенклатуру дел администрации города могут вноситься изменения и дополнения. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.7. Номенклатуры дел составляются в 3 экземплярах, один из которых является контрольным и хранится в службах делопроизводства структурных подразделений, второй предоставляется для практической работы в отделы подразделений, третий - в архивное управление (муниципальный архив) администрации города.
7.1.8. Номенклатура дел ежегодно пересматривается. При отсутствии изменений в составе документов и изменений структуры номенклатура пересогласовывается и используется в работе следующего года.
По окончании делопроизводственного года номенклатуры дел обязательно закрываются итоговой записью. Итоговую запись закрепляет должностное лицо или руководитель делопроизводственной службы. Сведения о наличии заведенных дел за год по номенклатуре дел структурных подразделений, подразделений администрации города до 20 декабря подаются в виде письменного извещения в архивное управление (муниципальный архив) администрации города.
Если в течение года состав документов структурного подразделения, подразделения не менялся, то в управление делопроизводства и архивное управление (муниципальный архив) администрации города к 1 декабря представляется письмо о продлении срока действия номенклатуры на будущий делопроизводственный год.
7.2. Экспертиза ценности документов
7.2.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора для дальнейшего хранения и уничтожения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в каждом структурном подразделении, подразделении (юридическом лице) создается постоянно действующая экспертная комиссия. В структурных подразделениях, подразделениях, не являющихся юридическими лицами, экспертизу ценности документов проводят специалисты.
7.2.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения (для учреждений, являющихся источниками формирования Архивного фонда Республики Крым) для передачи в архивное управление администрации города; отбор документов долговременного срока хранения и по личному составу, подлежащих дальнейшему хранению в ведомственном архиве структурного подразделения, подразделения, выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются: действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности постоянно действующая ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, Основными правилами работы архивов организаций, "Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", утвержденными приказом Росархива от 25.12.2020 N 199, Положением об ЭК администрации города.
7.2.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.
Документы временного хранения дела (5 лет, 3 года, 1 год, до минования надобности, до замены новыми) ежегодно до 1 апреля текущего года уничтожаются в структурном подразделении, подразделении по акту, который хранится в деле структурного подразделения, подразделения постоянно.
Акт на уничтожение документов временного хранения структурных подразделений (юридических лиц) составляется после согласования описи дел постоянного хранения и по личному составу.
7.2.4. Документы уничтожаются только после согласования акта об изъятии для уничтожения документов и дел к уничтожению.
Подшивка дел постоянного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.
7.3. Формирование и оформление дел
7.3.1. Формирование дел - это группирование в процессе делопроизводства исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел.
Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, подразделениях администрации города. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архивного управления (муниципального архива) администрации города.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
7.3.2. Полное оформление дела предусматривает:
- внутреннюю пересистематизацию листов в деле согласно схеме (по хронологии, по алфавиту);
- подшивку или переплет в дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
- оформление обложки или внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).
7.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать такие правила:
- группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия - засвидетельствованные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать внесения в дела черновых, личных, дублирующих документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату;
- группировать в дела документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходящих дел);
- формировать личные дела муниципальных служащих, работников в течение всего времени работы лица в администрации города;
- группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков хранения;
- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс, сначала - инициативный документ, а потом - все другие в хронологической последовательности;
- если документы по своему содержанию и срокам хранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводится новое дело с обязательным вынесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;
- дело не должно превышать 250 листов при толщине 30 - 40 мм. При наличии нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе: том 1, том 2 и т.д.
7.3.4. Документы внутри дела группируются в хронологическом, алфавитном, нумерационном или логическом порядке:
- в хронологическом (протоколы, решения, распоряжения, приказы, ведомости на заработную плату);
- в алфавитном (лицевые счета, карточки формы Т-2, личные дела);
- в нумерационном - однородные документы, имеющие порядковую нумерацию: квитанции, накладные и т.д.;
- в логическом - документы располагают в последовательности решения того или иного вопроса.
7.3.5. Распорядительные документы вместе с приложениями группируются в дела по их характеру и хронологии.
Уставы, положения, инструкции и другие материалы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и размещаются вместе с указанными документами. Если они утверждены как самостоятельные документы, то их группируют в отдельные дела.
Постановления по основной деятельности и распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, наложение взысканий) в делопроизводстве группируются в разные дела с отдельной нумерацией.
7.3.6. Документы к заседаниям комиссий администрации города систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, касающихся одного протокола, - по повестке дня. В группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
7.3.7. Поручения вышестоящих органов и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности администрации города. При небольшом количестве таких документов они формируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по датам поручений.
7.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в делах отдельно от проектов этих документов.
7.3.9. Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому принципу и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ идет за документом-запросом.
7.3.10. Документы в личных делах сотрудников группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:
- внутренняя опись документов, включенных в дело;
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография или резюме, документы об образовании, протокол заседания конкурсной комиссии, результаты ответов на экзаменационные документы, результаты ежегодной итоговой оценки должностного лица, решение или распоряжение о назначении, переводе, увольнении;
- дополнение к личному листку учета кадров; дополнение к личному листку о поощрениях;
- справки и другие документы.
Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного хранения и в личные дела не включаются.
7.3.11. Лицевые счета работников по заработной плате систематизируются в пределах года по фамилии в алфавитном порядке, а ведомости на заработную плату - по хронологии. Обложка дела оформляется черными чернилами.
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК (до этого проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования архивного управления (муниципального архива) администрации города, в которое будут передаваться дела структурного подразделения, подразделения, являющегося источником формирования Архивного фонда Республики Крым.
7.4. Составление и оформление описей дел
7.4.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архивное управление (муниципальный архив) администрации города.
7.4.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, долговременного сроков хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения, подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок только первого дела, а на остальных томах проставляется "То же", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.д.
7.4.3. На документы постоянного, долговременного сроков хранения составляется опись, состоящая из годовых разделов, в 4 экземплярах, по личному составу - в 3 экземплярах.
7.5. Организация хранения документов
7.5.1. Обеспечение сохранности документов текущего делопроизводства.
7.5.1.1. С момента заведения дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу и до передачи их в ведомственный архив структурного подразделения (2 года + текущий год) они хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях, подразделениях администрации города.
7.5.1.2. Ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства несут руководители и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, подразделениях.
7.5.1.3. Документы текущего делопроизводства хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел или описью, копия которой имеется в структурном подразделении, подразделении.
На корешках обложек дел, хранящихся в папках-сегрегаторах, указываются индексы и заголовки дел по номенклатуре, годы и сроки хранения документов.
7.5.1.4. Выемка оригиналов документов производится органами, правомочными осуществлять изъятие документов. Полный перечень таких органов установлен статьей 13 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности". При выемке документов должностное лицо, осуществляющее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации. В деле оставляют заверенные копии документов, которые хранятся до возвращения оригиналов документов.
7.5.1.5. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подразделении администрации города, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенным работникам все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.
7.5.2. Организация ведомственного архивного хранения.
7.5.2.1. Через 3 года после их создания документы постоянного, долговременного хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив структурного подразделения администрации города.
В ведомственном архиве документы структурного подразделения, подразделения администрации хранятся:
- документы постоянного срока хранения, которые не подлежат передаче на государственное хранение, - постоянно;
- документы по личному составу - 75 лет (созданные после 2003 года - 50 лет);
- долговременного срока хранения - в соответствии со сроками, предусмотренными номенклатурой дел.
7.5.2.2. За сохранность документов, находящихся на ведомственном архивном хранении, отвечает архивариус или лицо, назначенное приказом руководителя структурного подразделения.
7.5.2.3. Документы постоянного хранения структурных подразделений, подразделений, являющиеся источниками комплектования Архивного фонда Республики Крым и подлежащие приему на государственное хранение, передаются в архивное управление (муниципальный архив) администрации города через 5 лет после их создания по согласованным описям.
7.5.2.4. При увольнении работник структурного подразделения, подразделения, ответственный за сохранность документов ведомственного архива, передает по акту вновь назначенному работнику все хранящиеся в архиве дела.
7.6. Использование документов, находящихся на архивном хранении
7.6.1. Документы, хранящиеся в ведомственных архивах структурных подразделений администрации города и в архивном управлении (муниципальном архиве) администрации города, предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении ведомственного архива или архивного управления или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.
Работники администрации города несут ответственность за правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
|
Заместитель главы |
А.Н. Семенченко |
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
АДМIНIСТРАЦIЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ
МIСТА СIМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЬ
РЕСПУБЛIКИ КРИМ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ШЕЭРИНИНЪ МЕМУРИЕТИ
ул. Толстого, 15, г. Симферополь, Республика Крым, 295000,
тел.: (3652) 27-32-36, e-mail: pisma@simf.rk.gov.ru
от ___________________ N ___________
на N _______________________________
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
(Пример)
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
Администрация города Симферополя
Республики Крым
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 марта 2020 N 1390
Об утверждении Положения и состава комиссии по обследованию
зеленых насаждений на территории муниципального образования
городской округ Симферополь Республики Крым
В соответствии со статьями 7, 43 Федерального закона от
06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от
27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления
государственных и муниципальных услуг", статьей 4 Закона
Республики Крым от 21.08.2014 N 54-ЗРК "Об основах местного
самоуправления в Республике Крым", статьей 55 Устава
муниципального образования городской округ Симферополь Республики
Крым, решением 16-й сессии Симферопольского городского совета I
созыва от 02.04.2015 N 224 "Об утверждении Правил создания,
содержания и охраны зеленых насаждений на территории
муниципального образования городской округ Симферополь Республики
Крым", Администрация города Симферополя Республики Крым
постановляет:
1. Утвердить Положение о комиссии по обследованию зеленых
насаждений на территории муниципального образования городской
округ Симферополь Республики Крым (приложение 1).
2. Утвердить состав комиссии по обследованию зеленых
насаждений на территории муниципального образования городской
округ Симферополь Республики Крым (приложение 2).
3. Управлению информационной политики администрации города
(Черниченко А.Б.) разместить настоящее постановление на
официальном сайте администрации города Симферополя.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления
возложить на заместителя главы администрации города Симферополя
Ким В.А.
|
Глава администрации |
М.С. Афанасьев |
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
(Пример)
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
Администрация города Симферополя
Республики Крым
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 16 марта 2020 N 157-р
О внесении изменений в распоряжение Администрации города
Симферополя Республики Крым от 28.02.2018 N 83-р "Об утверждении
перечня проектов муниципальных правовых актов, планируемых к
разработке отраслевыми (функциональными) органами (структурными
подразделениями) Администрации города Симферополя Республики
Крым и принятию уполномоченными органами местного самоуправления
муниципального образования городской округ
Симферополь Республики Крым"
В соответствии со статьями 7, 43 Федерального закона от
06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации", статьей 4 Закона
Республики Крым от 21.08.2014 N 54-ЗРК "Об основах местного
самоуправления в Республике Крым", статьей 55 Устава
муниципального образования городской округ Симферополь Республики
Крым, в целях реализации вопросов местного значениям
муниципального образования городской округ Симферополь Республики
Крым:
1. Внести изменения в распоряжение Администрации города
Симферополя Республики Крым от 28.02.2018 N 83-р "Об утверждении
перечня проектов муниципальных правовых актов, планируемых к
разработке отраслевыми (функциональными) органами (структурными
подразделениями) Администрации города Симферополя Республики Крым
и принятию уполномоченными органами местного самоуправления
муниципального образования городской округ Симферополь Республики
Крым", изложив приложение к нему в новой редакции (прилагается).
2. Управлению информационной политики администрации города
(Черниченко А.Б.) разместить настоящее распоряжение на
официальном сайте администрации города.
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю
за собой.
|
Глава администрации |
М.С. Афанасьев |
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
(ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ)
ПРИКАЗ
(ДАТА, НОМЕР)
(НАЗВАНИЕ)
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
Глава Администрации города
Симферополя Республики Крым
ПОРУЧЕНИЕ
от ___________________ N __________
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
АДМIНIСТРАЦIЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ
МIСТА СIМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЬ
РЕСПУБЛIКИ КРИМ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ШЕЭРИНИНЪ МЕМУРИЕТИ
_________________________________________________________________
МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА
ул. Толстого, 15, г. Симферополь, Республика Крым, 295000, тел.:
(3652) 600-342, e-mail: dgh@simf.rk.gov.ru
_________________________________________________________________
от ___________________ N ____________
на N _______________________________
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
+---------------+ +-------------+
|Герб Республики| | Герб города |
| Крым | | Симферополя |
+---------------+ +-------------+
АДМIНIСТРАЦIЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ
МIСТА СIМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЯ СИМФЕРОПОЛЬ
РЕСПУБЛIКИ КРИМ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ШЕЭРИНИНЪ МЕМУРИЕТИ
_________________________________________________________________
ПРАВОВОЙ ДЕПАРТАМЕНТ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА СИМФЕРОПОЛЯ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
пр. Кирова, 52, г. Симферополь, Республика Крым, 295034, тел.:
(0652) 27-04-81,
e-mail: pravo@simf.rk.gov.ru
_________________________________________________________________
от ___________________ N ____________
на N _______________________________
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
Журнал регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата издания документа, индекс полученного документа |
Краткое содержание документа |
Резолюция и кому направлен документ для исполнения |
Отметка об исполнении документа |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
Администрации города УТВЕРЖДАЮ
Симферополя Республики Крым Руководитель аппарата
администрации города Симферополя
__________ ___________________
(подпись) (расшифровка подписи)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ 20___ N
на _______ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по учету |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
_______________________________________________
(наименование раздела)
Должность руководителя
делопроизводственной службы __________ ___________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Виза руководителя архивного подразделения учреждения
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (название Протокол ЭК архивного
организации) управления (муниципального
архива)
______________ N _____ ______________ N _____
дата дата
Итоговая запись категории и количества дел, заведенных в
_______ году
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
20__ году
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
Переходящих |
С отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
___________________ ______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Итоговые данные переданы в архивное управление
(муниципальный архив) администрации города Симферополя"___"
__________ 20__ г.
___________________ ______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
Примерный перечень документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью
1. Представления к награждению, наградные листы, удостоверения к ведомственным наградам.
2. Договоры и соглашения (одной из сторон по которым является администрация города Симферополя).
3. Доверенности, в т.ч. доверенности на ведение дел в суде.
4. Документы, связанные с размещением муниципального заказа.
5. Банковские карточки.
6. Командировочные удостоверения, служебные удостоверения.
7. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.
8. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.
9. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.
10. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.
11. Гарантийные письма.
12. Учредительные документы предприятий, учреждений муниципальной и другой собственности.
13. Свидетельство о регистрации устава территориального общественного самоуправления.
14. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
15. Штатные расписания, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
16. Сметы расходов.
17. Программы работ, утвержденные руководством администрации.
18. Согласования и решения, выдаваемые в пределах своей компетенции.
19. Контракты с руководителями муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений.
20. Титульные списки.
Настоящий Перечень документов, предусматривающих заверение (удостоверение) гербовой печатью, не является исчерпывающим, и, при необходимости, в установленном порядке в него могут вноситься изменения и дополнения. В исключительных случаях, решение о заверении (удостоверении) гербовой печатью документа, не предусмотренного настоящим Перечнем, принимают заместители главы администрации города, руководитель структурного подразделения, подразделения администрации города Симферополя, уполномоченный главой администрации города Симферополя.
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации города
Симферополя Республики Крым
Перечень документов, не подлежащих регистрации в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан
1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
2. Сводки, информации, высланные к сведению.
3. Учебные планы, программы (копии).
4. Рекламные сообщения, плакаты, буклеты.
5. Прейскуранты (копии).
6. Нормы расходов материалов.
7. Поздравительные письма и приглашения.
8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
9. Научные отчеты по темам.
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
11. Формы статистической отчетности.
12. Договоры.
13. Заявления по кадровым вопросам.
14. Соглашения о сотрудничестве.
Примечание: Документы, указанные в пунктах 1, 3, 8 - 13, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях администрации города (управлении организационного обеспечения, управлении учета, отчетности и материального обеспечения, управлении кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции, управлении информационной политики).
|
Начальник управления |
Н.Б. Павлычева |
|
<< Назад |
||
|
Содержание Распоряжение Администрации г. Симферополя Республики Крым от 1 декабря 2022 г. N 429-р "О внесении изменений в распоряжение... |