Приложение. Положение о секторе делопроизводства и по работе с обращениями граждан Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан

Приложение
к постановлению Администрации
городского округа город Сибай
Республики Башкортостан
от 19.12.2022 г. N 2110

Положение
о секторе делопроизводства и по работе с обращениями граждан Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан

1. Общие положения

1.1. Сектор делопроизводства и по работе с обращениями граждан (далее - Сектор) является структурным подразделением Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан (далее - Администрации).

1.2. Структура сектора, его штатная численность и финансирование деятельности устанавливается главой Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан (далее - глава Администрации).

1.3. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского округа город Сибай Республики Башкортостан.

1.4. Деятельность сектора регламентируется настоящим Положением и Инструкцией по делопроизводству в Администрации, утвержденной распоряжением Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан от 31.12.2019 N 1611, работа специалистов - должностными инструкциями.

1.5. Заведующий сектором назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации или иным уполномоченным лицом. Заведующий сектором осуществляет руководство сектором, несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач в соответствии с утвержденной главой Администрацией должностной инструкцией.

1.6. Для регистрации обращений граждан и служебной корреспонденции сектор применяет регистрационный штамп с наименованием "Администрация городского округа город Сибай Республики Башкортостан", печати с наименованиями "Сектор делопроизводства и по работе с обращениями граждан" и "Для документов".

1.7. Сектор работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных.

2. Цели и задачи сектора

Основными целями сектора являются:

- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

- организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Администрации;

- организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в установленные сроки;

- организация работы с правовыми актами Администрации (постановления, распоряжения);

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Администрации, анализ исполнительской дисциплины;

- организация работы с исходящей корреспонденцией;

- учет объема документооборота;

- разработка, внедрение новых программ для работы с документами;

- организация работы с документами в системе электронного документооборота, контроля за исполнением в нормативные сроки;

- подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;

- совершенствование форм и методов делопроизводств.

3. Функции сектора

В соответствии с возложенными задачами сектор выполняет следующие функции:

3.1 - обеспечивает прием и передачу документов по электронной и факсимильной связи, по системе электронного документооборота "Дело";

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе Администрации;

- осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

- обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности сектора;

- осуществляет сбор и обработку принятых постановлений, распоряжений Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан;

- осуществляет заверение копий постановлений и распоряжений главы Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан;

- осуществляет формирование в электронные папки (каталоги) "Постановления", "Распоряжения", "Распоряжения о командировках", с описью содержания, номер каждого конкретного документа служит названием файла;

- направляет в прокуратуру города Сибай для изучения в рамках антикоррупционной экспертизы нормативные правовые акты Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан;

- осуществляет оформление протокола постановлений и распоряжений главы Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан (ежемесячно);

- формирует в электронные папки нормативные правовые акты, принятые Администрацией городского округа город Сибай и осуществляет доставку в Государственный комитет Республики Башкортостан по делам юстиции для включения в республиканский регистр муниципальных нормативных правовых актов;

- ведет учет и выдачу бланков Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан (писем, постановлений, распоряжений);

- визирует постановления, распоряжения, ведет консультацию по оформлению и при необходимости их распечатку;

3.2. Организует приемы граждан по личным вопросам главой Администрации, заместителями главы Администрации и руководителями структурных подразделений:

- составляет график приема граждан по личным вопросам главой Администрации, заместителями главы Администрации и руководителями структурных подразделений;

- осуществляет запись граждан на прием к главе Администрации и заместителям главы Администрации;

- осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан.

3.3. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:

- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение главе Администрации и заместителям главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы СЭД Дело и поиска документов;

- осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;

- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу Администрации и заместителей главы Администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;

- обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит главу Администрации с аналитическими и электронными материалами;

3.4. Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями сектор имеет право:

- представлять Администрацию по вопросам, входящим в компетенцию сектора;

- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации необходимые документы для выполнения возложенных на сектор функций;

- запрашивать от руководства и структурных подразделений Администрации необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на сектор прав и обязанностей;

- требовать от руководителей структурных подразделений Администрации выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений главы Администрации;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях Администрации;

- возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- вносить на рассмотрение предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан;

- накладывать резолюцию на документы и направлять письма, обращения граждан, относящиеся к их компетенции;

- контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения;

- вносить предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;

- участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан;

- разрабатывать предложения о структуре сектора, должностные инструкции работникам;

- вносить предложения о назначении, перемещении и увольнении работников сектора, их поощрении и наложении на них взысканий;

- привлекать специалистов структурных подразделений Администрации к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

- вносить главе Администрации и управляющему Делами Администрации, курирующему работу сектора, предложения о совершенствовании работы с обращениями граждан в администрации.

4.2. Сектор обязан:

- соблюдать установленные Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;

- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1. Заведующий сектором несет ответственность за:

- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в Администрации, утвержденного распоряжением Администрации от 31.12.2019 N 1611, порядка ведения делопроизводства и работы с обращениями граждан, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением:

- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;

- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности.

5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются к специалистам сектора в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Республики Башкортостан от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации"

5.3. Объём персональной ответственности специалистов сектора за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.

6. Структура сектора

6.1. В структуру Сектора входят:

- заведующий сектором и ведущий специалист сектора, являющиеся муниципальными служащими;

6.2. На время отсутствия заведующего сектором (отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности исполняет лицо, назначенное распоряжением главы Администрации.

6.3. Деятельность сектора делопроизводства и по работе с обращениями граждан Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан курирует управляющий Делами Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

6. Взаимоотношения. Связи

Сектор взаимодействует:

- со структурными подразделениями Администрации - по вопросам делопроизводства и по работе с обращениями граждан;

- с бухгалтерией и завхозом - по вопросам материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания;

- юридическим отделом - по вопросам анализа, проверки содержания и структуры документов или их отдельных частей с позиции права, законодательных норм и предписаний;

- с информационно-аналитическим отделом - по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами.

Управляющий Делами Администрации

Е.А. Трофимов