Приложение N 1. Порядок организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

Приложение N 1
к приказу филиала
ППК "Роскадастр" по Москве
от 16 января 2023 г. N 006-П/23

Порядок
организации работы со служебной информацией ограниченного распространения в филиале публично-правовой компании "Роскадастр" по Москве

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила обращения со служебной информацией ограниченного распространения и машинными (материальными) носителями информации ограниченного распространения.

1.2. Работа по защите служебной информации в Филиале проводится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения (также информация для служебного пользования или ДСП) относится несекретная информация, касающаяся деятельности Филиала, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Филиал несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

1.4. Правила и порядок работы с документами ДСП обязательны для всех работников Филиала.

1.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной действующим законодательством.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

1.7. Порядок не распространяется на правила обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. Категории должностных лиц Филиала, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения

2.1. Уполномоченными должностными лицами Филиала, имеющими право относить служебную информацию к разряду ДСП, являются директор Филиала, заместители директора, начальники структурных подразделений (либо лица, их замещающие).

2.2. Должностные лица Филиала, принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

3. Порядок приема, учета и передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием, учет (регистрация) и передача поступающих в Филиал документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется административным отделом.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

В случае ошибочного поступления в Филиал документов "Для служебного пользования" составляется акт в двух экземплярах. Документы с одним экземпляром акта возвращаются отправителю.

3.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.

Регистрация осуществляется работниками административного отдела по аналогии с несекретными документами в системе электронного документооборота Филиала (далее - СЭД) в соответствующих канцеляриях. При этом электронный образ документа в СЭД не размещается. К регистрационному номеру добавляется пометка ДСП.

3.3. Зарегистрированные входящие и внутренние документы ДСП передаются в структурные подразделения через "Журнал учета переданных документов с пометкой "Для служебного пользования" в филиале ППК "Роскадастр" по Москве" (Приложение к Порядку N 1).

3.4. Документы ДСП размножаются (тиражируются) уполномоченными работниками административного отдела с письменного разрешения директора Филиала или заместителей директора Филиала. Учет копий документов (размноженных документов) осуществляется поэкземплярно, т.е. по каждому экземпляру отдельно.

3.5. Перенаправление документов ДСП по принадлежности между структурными подразделениями Филиала осуществляется административным отделом при наличии резолюции директора либо курирующего заместителя директора Филиала через "Журнал учета переданных документов с пометкой "Для служебного пользования" в филиале ППК "Роскадастр" по Москве".

3.6. Зарегистрированные исходящие документы ДСП пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, курьером - работником Филиала по реестру. Допускается передача документов ДСП по реестру с несекретными документами и пересылка заказным почтовым отправлением.

3.7. При необходимости направления документов ДСП нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и согласовывается директором Филиала или его заместителями (Приложение к Порядку N 2).

3.8. Для передачи (пересылки) документов ДСП используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП), ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично".

На конверте указываются адреса и наименования организаций получателя и отправителя корреспонденции, регистрационные номера вложенных в пакет документов.

Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

На скрепляющих клапанах запечатанного пакета проставляется оттиск печати Филиала "Для пакетов".

Допускается оформление пакетов с документами ДСП в соответствии с требованиями предприятия-отправителя (фельдсвязь, спецсвязь) к оформлению отправляемой корреспонденции.

3.9. Визовые экземпляры созданных и зарегистрированных в Филиале документов передаются в структурные подразделения через "Журнал учета изданных документов с пометкой "Для служебного пользования" в филиале ППК "Роскадастр" по Москве" (Приложение к Порядку N 3).

3.10. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты, факсимильной связи, размещать электронные образы документов ДСП в открытых электронных базах данных не допускается.

4. Порядок разработки и оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

4.1. Необходимость отнесения документов к служебной информации ограниченного распространения и проставления на них пометки ДСП определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

4.2. Создание документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, в структурных подразделениях Филиала осуществляется на специально выделенных автоматизированных рабочих местах (далее - АРМ), исключающих доступ в общую информационную систему Филиала, в том числе с возможностью использования съемных электронных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" или ДСП.

4.3. АРМ обозначается табличкой "Место для разработки документов с пометкой ДСП".

4.4. Разрешается хранение на АРМ, в том числе на съемных машинных носителях, созданных проектов документов с пометкой ДСП в электронном виде при условии соблюдения требований информационной безопасности.

4.5. Машинные (материальные) носители информации (магнитные диски, флеш-носители, карты памяти и др.), на которых происходит обработка, исполнение и передача служебной документации ограниченного распространения, учитываются в "Журнале учета съемных электронных носителей информации ограниченного распространения (для служебного пользования) в филиале ППК "Роскадастр" по Москве" (Приложении к порядку N 4).

В регистрационном номере указывается индекс отдела, порядковый номер документа в журнале и год регистрации (образец: 2.1-001/2023-ДСП).

4.6. Ведение журналов осуществляется работниками, ответственными за прием и учет документов ДСП.

4.7. При смене в структурном подразделении Филиала работника, ответственного за учет, ведение и хранение документов с пометкой ДСП, составляется акт приема-передачи таких документов между работниками, который утверждается начальником структурного подразделения (либо лицом, его замещающим).

4.8. Обработка и подготовка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Филиале должна осуществляться в условиях, исключающих ознакомление с их содержанием посторонних лиц.

4.9. Пометка "Для служебного пользования" или ДСП проставляется на сопроводительном письме в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, подчеркивается и дополняется номером экземпляра документа. На приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется. Номер экземпляра документа проставляется через один межстрочный интервал и центрируется относительно пометки ДСП, но не подчеркивается. Допускается рукописное проставление номера экземпляра.

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то ниже пометки ДСП количество экземпляров проставляется: единственный (Приложение к Порядку N 5).

4.10. На документах с пометкой ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются:

регистрационный номер документа отдела-исполнителя, который соответствует номеру в "Журнале учета съемных электронных носителей информации ограниченного распространения (для служебного пользования) в филиале ППК "Роскадастр" по Москве";

- количество отпечатанных экземпляров с указанием адресов поэкземплярной рассылки;

- фамилия и инициалы исполнителя;

- телефон;

- дата печати документа (Приложение к Порядку N 6).

4.11. К подготовке организационно-распорядительных документов Филиала, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, применяется тот же порядок, что и для подготовки остальных документов с пометкой ДСП.

Оригиналы подписанных и зарегистрированных организационно-распорядительных документов ДСП хранятся в административном отделе Филиала.

5. Организация защиты служебной информации ограниченного распространения

5.1. Работы по защите служебной информации в Филиале проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Целями защиты служебной информации являются:

- обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;

- предотвращение несанкционированного доступа к служебной информации;

- недопущение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;

- предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;

- сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.

5.3. Защите подлежат:

- информационные ресурсы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранимые в системах информатизации и банках данных, в том числе на съемных машинных носителях информации;

- программные средства (операционные системы, системы управления банками данных и другое программное обеспечение), используемые в работе со служебной информацией;

- помещения, в которых обрабатывается служебная информация.

5.4. Защита служебной информации ограниченного распространения, при ее обработке и хранении в информационных системах, осуществляется с использованием комплекса организационно-технических мер информационной безопасности. Ответственность за их полноту и достаточность несут работники, на которых возложены данные обязанности.

5.5. Поступившие в Филиал документы с пометкой ДСП, разработанные в других органах и организациях, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

5.6. Документы ограниченного распространения не могут быть переданы, а информация, содержащаяся в них, не может быть сообщена (раскрыта) третьим лицам, кроме как с письменного согласия ее обладателя или органа (лица), уполномоченного обладателем в установленном порядке.

6. Порядок группировки и хранения документов ДСП

6.1. Документы, дела, журналы и съемные машинные носители информации с пометкой ДСП хранятся отдельно от несекретных в шкафах (ящиках, сейфах), которые запираются и опечатываются. Шкафы (ящики, сейфы) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на работников, ответственных за учет, ведение и хранение документов с пометкой ДСП в соответствующих структурных подразделениях Филиала.

6.2. Ответственность за правильное хранение документов для служебного пользования в структурных подразделениях Филиала возлагается на начальников структурных подразделений (либо лиц, их замещающих).

6.3. Запрещается хранение у работников Филиала дел, документов и съемных машинных носителей информации с пометкой ДСП в местах, не отвечающих установленным требованиям. В случае отсутствия у работника Филиала, получившего документ или дело с такими документами, оборудованного места для их хранения, работа с документом (делом) осуществляется только в течение рабочего времени.

6.4. Исполненные документы с пометкой ДСП подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все журналы на документы и съемные носители с пометкой ДСП. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка ДСП. В дела с пометкой ДСП подшиваются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, а также несекретные документы, если они имеют прямое отношение к документам для служебного пользования.

6.5. При небольшом количестве документов ДСП, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования".

6.6. Разрешается хранение на АРМ, в том числе на съемных машинных носителях, созданных проектов документов с пометкой ДСП в электронном виде при условии соблюдения требований информационной безопасности.

6.7. Документы с пометкой ДСП архивируются по истечению календарного года, согласно Приложению N 7 и хранятся в соответствии с Порядком.

6.8. При выявлении фактов утраты дел, документов, материалов и съемных электронных носителей с пометкой ДСП либо разглашения этой информации, ставится в известность директор Филиала, проводится расследование обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются директору Филиала.

6.9. На утраченные дела, документы, материалы и съемные электронные носители информации с пометкой ДСП составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

6.10. Для отбора и уничтожения документов ДСП проводится заседание экспертной комиссии, утвержденной приказом директора Филиала.

6.11. Непосредственное уничтожение осуществляется путем сжигания или измельчения на бумагорезательных устройствах.

7. Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения

7.1. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению директора Филиала, заместителей директора Филиала, с них снимается пометка ДСП.

7.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки ДСП осуществляется (производится) должностными лицами Филиала, полномочиями которых данная служебная информация была отнесена к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи с указанием должности, фамилии и инициалов и даты.

О снятии пометки ДСП с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи (отметки), о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах пометки ДСП зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты снятия пометки, должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

8. Порядок проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их отбора для уничтожения

8.1. Проверка наличия документов, дел и съемных электронных носителей с пометкой ДСП проводится в Филиале комиссией, утвержденной приказом директором Филиала, не реже одного раза в год.

8.2. В состав комиссии включаются работники административного отдела, отдела информационных технологий и отдела по защите государственной тайны.

8.3. Результаты проверки оформляются актом, подписанным членами комиссии, и докладываются директору Филиала.