Статья 15. Регистрация документов

Статья 15. Регистрация документов

1. Регистрация поступающих в администрацию города документов осуществляется общим отделом ежедневно. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные заказной корреспонденцией, подлежат регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в администрацию города.

Документы, поступившие на имя заместителя Мэра города - директора департамента муниципальной собственности, заместителя Мэра города, директора департамента архитектуры, строительства и землепользования, заместителя Мэра города - директора финансового департамента, заместителей Мэра города, председателей комитетов администрации города по управлению районами, а также в адрес руководителей структурных подразделений администрации города, регистрируются соответственно в департаментах, комитетах по управлению районами и структурных подразделениях администрации города, в том числе и в АИС "МЭД".

2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

4. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе.

5. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются общим отделом и передаются в установленном порядке.

6. Зарегистрированные общим отделом документы направляется для рассмотрения Мэру города, Вице-Мэру города, первому заместителю Мэра города по городскому хозяйству, заместителям Мэра города в соответствии с распределением обязанностей через заместителя управляющего делами, консультантов и помощников заместителей Мэра города.

7. Регистрация и отправка исходящих документов, подписанных Мэром города, Вице-Мэром города, первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству, заместителями Мэра города, производится общим отделом (в том числе и в АИС "МЭД"); подписанных иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.

8. Документы рассматриваются Мэром города, Вице-Мэром города, первым заместителем Мэра города по городскому хозяйству, заместителями Мэра города в день поступления.

9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции Мэра города, Вице-Мэра города, первого заместителя Мэра города по городскому хозяйству, заместителей Мэра города.

10. С резолюцией Мэра города, Вице-Мэра города, первого заместителя Мэра города по городскому хозяйству, заместителей Мэра города документ передается в общий отдел для соответствующей отметки в АИС "МЭД" и далее лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю в обязательном порядке дается ответ.

11. Документы, поступившие непосредственно Мэру города, Вице-Мэру города, первому заместителю Мэра города по городскому хозяйству, заместителям Мэра города (без регистрации), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.

12. Заместитель управляющего делами, консультанты и помощники заместителей Мэра города, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, получают документы в общем отделе после 15 часов под подпись.