Глава 1. Организация контрольной деятельности службы архитектуры Иркутской области

Глава 1. Организация контрольной деятельности службы архитектуры Иркутской области

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг (далее - Инструкция по делопроизводству), и устанавливает порядок организации контрольной деятельности в службе архитектуры Иркутской области (далее - служба)

Организация контрольной деятельности направлена на обеспечение эффективного управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов, указаний и поручений Губернатора Иркутской области, первого заместителя Губернатора Иркутской области, Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, уполномоченных должностных лиц исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее соответственно - поручения, уполномоченные должностные лица), поручений руководителя службы и заместителя руководителя службы, повышение ответственности и исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих службы.

2. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, указаний и поручений возлагается на начальников отделов службы, а также на непосредственных исполнителей.

3. Доведение поручений и иных документов до ответственных исполнителей обеспечивается ответственным за делопроизводство в службе (далее - делопроизводитель).

4. По каждому контрольному документу руководителем службы при даче поручения назначается ответственный исполнитель, который несет ответственность за исполнение всего документа в целом и организует работу по его исполнению.

5. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении (указании) первым или обозначенное словом "отв".

6. Ответственному исполнителю принадлежит право получения необходимой информации в установленные сроки для составления обобщающей информации, оформленной в виде служебной записки.

7. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы и сведения в течение первой половины срока (если иной срок не установлен ответственным исполнителем), отведенного на исполнение документа, и несут в равной степени ответственность за качественное, своевременное исполнение документа.

8. Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по резолюции руководителя службы.

9. Соисполнители не вправе самостоятельно направлять информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.

10. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное своевременное исполнение поручения и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.

11. В поручении устанавливается срок исполнения. Срок исполнения исчисляется в календарных днях со дня регистрации документа.

Срок исполнения может быть типовым и индивидуальным.

12. Индивидуальные и типовые сроки определяются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

13. Делопроизводитель осуществляет постоянный контроль за своевременным исполнением поручений и документов.

14. Еженедельно вопросы о ходе исполнения документов включаются в повестку планерного совещания.

15. Контроль за исполнением поручений с планерного совещания осуществляется путем заслушивания информации об их исполнении па очередном планерном совещании службы.

16. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя службы предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

17. На основании рассмотрения предложения принимается решение о согласовании планируемой даты исполнения, либо об установлении иного срока исполнения поручения, либо об отказе в продлении срока исполнения.

18. Не подлежат продлению сроки исполнения, установленные законодательством, а также срочных и оперативных поручений.

19. На основании рассмотрения доклада ответственного исполнителя выносится решение о снятии с контроля либо о продолжении контроля за исполнением поручения.

Информация об изменениях:

Пункт 20 изменен с 27 марта 2023 г. - Приказ Службы архитектуры Иркутской области от 27 марта 2023 г. N 82-8-СПР

См. предыдущую редакцию

20. Снятию с контроля может подлежать поручение, полное или частичное выполнение которого невозможно. В этом случае ответственный исполнитель представляет на имя должностного лица, которое дало поручение, мотивированную служебную записку о невозможности исполнения поручения.

21. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля, когда имеется документальное подтверждение исполнения и об этом извещены все заинтересованные лица. Промежуточный ответ, запрос по исполняемому документу, протокол совещания, а также устная информация не могут служить основанием для признания документа исполненным.

22. Решение о снятии с контроля документа принимает должностное лицо, которое давало поручение.

23. Снятие с контроля документов и поручений, поступивших из канцелярии Губернатора Иркутской области, осуществляется начальником отдела или исполнителем документа путем предоставления в канцелярию Губернатора Иркутской области до истечения срока исполнения:

а) конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа;

б) служебной записки за подписью руководителя службы, в которой излагается исполнение документа по существу;

в) мотивированная служебная записка за подписью руководителя службы о невозможности исполнения документа.

24. Снятие с контроля иных документов, поступивших В службу, осуществляется начальником отдела или исполнителем документа путем предоставления делопроизводителю конкретного документа, подтверждающего фактическое исполнение документа.

25. Датой фактического исполнения документа считается дата документа, подтверждающего исполнение, либо дата представления служебной записки об исполнении (если в ней отсутствует дата фактического исполнения поручения) или мотивированной служебной записки о невозможности исполнения документа.

26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

27. В случае представления информации или мотивированной служебной записки после истечения установленного срока исполнения документ считается исполненным с нарушением срока исполнения.