Раздел IV. Первичные и сводные учетные документы, бюджетные регистры и правила документооборота

Раздел IV. Первичные и сводные учетные документы, бюджетные регистры и правила документооборота

4.1. Для оформления фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета применяются следующие формы первичных учетных документов:

- унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению";

- другие унифицированные формы первичных учетных документов (в случае их отсутствия в приказе Минфина России от 30.03.2015 N 52н), утвержденные ведомственным нормативным документом;

- формы первичных учетных документов, разработанные Департаментом самостоятельно в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете.

Все иные документы, поименованные в настоящей Учетной политике, кроме перечисленных в настоящем пункте, первичными учетными документами для целей бюджетного учета не являются.

Документы, поименованные в настоящей Учетной политике, которые не являются первичными учетными документами или регистрами бухгалтерского учета, если иное не установлено настоящей учетной политикой, составляются в соответствии с обычаями (при их отсутствии в свободной форме) и прилагаются к соответствующему первичному учетному документу (при его отсутствии - к Бухгалтерской справке (ф. 0504833), которая служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учете.

Основание: п. 6 Инструкции N 157н, Методические указания N 52н, п. п. 25-26 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности", подпункт "г" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

Список первичных документов, которые составляются и хранятся в электронном виде, приведен в приложении 7 (не приводится).

4.2. Бюджетный учет ведется по проверенным и принятым к учету первичным учетным документам. К бюджетному учету принимаются первичные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной деятельности для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бюджетного учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной деятельности лицами, ответственными за их оформление. Первичные документы подписываются лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной деятельности и (или) подписавшие эти документы. Требования начальника управления финансов по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в отдел расчетов и финансового обеспечения необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников Департамента.

Основание: п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06 декабря 2011 N 402-ФЗ, п. 3 Инструкции N 157н, п. 23 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности".

4.3. При поступлении документов на иностранном языке построчный перевод таких документов на русский язык осуществляется специалистом Департамента, который владеет иностранным языком. Переводы составляются на отдельном документе, заверяются подписью специалиста, составившего перевод, и прикладываются к первичным документам.

В случае невозможности перевода документа привлекается профессиональный переводчик. Перевод денежных (финансовых) документов заверяется нотариусом. Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа.

Основание: п. 31 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности".

4.4. Порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бюджетном учете устанавливаются в соответствии с графиком документооборота, приведенным в приложении N 7 к учетной политике (не приводится).

Основание: пункт 22 СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности", подпункт "д" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

4.5. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов, первичных учетных документов, финансовых обязательств, приведен в приложении N 1 к учетной политике (не приводится).

Основание: пункт 11 Инструкции к Единому плану счетов N 157н.

4.6. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета и в бюджетной отчетности осуществляются учреждением в регистрах бюджетного учета:

- по формам, утвержденным ведомственным нормативным актом (при наличии такого документа), Приказом Минфина России N 52н;

- по формам, разработанным учреждением самостоятельно в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и п. 11 Инструкции N 157н, с элементами автоматизации компьютерной программы "1C: Бухгалтерия государственного учреждения". Выходные формы по бухгалтерским регистрам на бумажных носителях, подготовленные с применением системы автоматизированной обработки данных могут иметь отличия от установленных нормативными документами форм, при условии, что они содержат соответствующие обязательные реквизиты и показатели.

Основание: пункт 11 Инструкции к Единому плану счетов N 157н, подпункт "г" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

4.7. Журналы операций формируются в электронном виде и ведутся в соответствии с перечнем регистров бюджетного учета получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета. Журналам операций по учету исполнения бюджетной сметы и администрированию поступлений и выбытий присваиваются номера согласно приложению N 3 (не приводится). На основании данных журналов операций ежемесячно формируется в электронном виде Главная книга. По требованию контролирующих ведомств журналы операций, и Главная книга распечатываются и заверяются начальником управления финансов и ответственным исполнителем.

4.8. Формирование регистров бюджетного учета осуществляется в следующем порядке:

- в регистрах в хронологическом порядке систематизируются первичные (сводные) учетные документы (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа);

- журнал регистрации приходных и расходных ордеров составляется ежемесячно в последний рабочий день месяца;

- инвентарная карточка учета основных средств оформляется при принятии объекта к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии. При отсутствии указанных событий - ежегодно, на последний рабочий день года, со сведениями о начисленной амортизации;

- инвентарная карточка группового учета основных средств оформляется при принятии объектов к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии;

- опись инвентарных карточек по учету основных средств, инвентарный список основных средств, реестр карточек заполняются ежегодно, в последний день года;

- книга учета бланков строгой отчетности, книга аналитического учета депонированной зарплаты и стипендий заполняются ежемесячно, в последний день месяца;

- авансовые отчеты брошюруются в хронологическом порядке в последний день отчетного месяца;

- журналы операций, главная книга заполняются ежемесячно;

- другие регистры, не указанные выше, заполняются по мере необходимости, если иное не установлено законодательством РФ.

Основание: п. 11 Инструкции N 157н.

4.9. Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) ведется раздельно по счетам:

- КБК 1.302.11.000 "Расчеты по заработной плате";

- КБК 1.302.13.000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда";

- КБК 1.302.12.000 "Расчеты по прочим выплатам";

- КБК 1.302.96.000 "Расчеты по иным расходам".

Основание: п. 257 Инструкции N 157н.

4.10. Первичные и сводные учетные документы, бухгалтерские регистры составляются в форме электронного документа. При отсутствии возможности составить документ или регистр в электронном виде, он составляется на бумажном носителе и заверяется собственноручной подписью.

Основание: ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 N 402-ФЗ, п. п. 7, 11 Инструкции N 157н, п. 32 СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности", Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 N 52н, ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 N 63-ФЗ.

4.11. Электронные документы, хранятся в электронном виде на съемных носителях информации в соответствии с порядком учета и хранения съемных носителей информации.

Основание: п. 14 Инструкции N 157н, п. 33 Стандарта "Концептуальные основы бухучета и отчетности".

4.12. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Способ хранения регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов должен обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений, утере целостности информации в них и сохранности самих документов. В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета директор Департамента назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

Основание: п. 14 Инструкции N 157н.

4.13. В деятельности Департамента используются следующие бланки строгой отчетности:

- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;

- бланки удостоверений (по категориям льготников).

Учет бланков ведется по стоимости их приобретения.

Основание: п. 337 Инструкции N 157н.

4.14. Порядок получения, хранения, учета и выдачи (списании) бланков строгой отчетности приведен в приложении N 4 к учетной политике (не приводится).

4.15. Особенности применения первичных документов:

- при приобретении и реализации нефинансовых активов составляется акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101).

- при ремонте нового оборудования, неисправность которого была выявлена при монтаже, составляется акт о выявленных дефектах оборудования по форме N ОС-16 (ф. 0306008).

4.16. При отражении операций на счетах бюджетного учета применяется корреспонденция счетов, предусмотренная Инструкцией N 162н, а также определенная Департаментом самостоятельно (при отсутствии ее в Инструкции N 162н) и согласованная с Департаментом финансов города Севастополя.

Основание: п. 2 Инструкции N 162н.