Раздел IV. Первичные и сводные учетные документы, бюджетные регистры и правила документооборота

Раздел IV. Первичные и сводные учетные документы, бюджетные регистры и правила документооборота

4.1. Для оформления фактов хозяйственной жизни и ведения бухгалтерского учета применяются следующие формы первичных учетных документов:

- унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению";

- другие унифицированные формы первичных учетных документов (в случае их отсутствия в приказе Минфина России от 30.03.2015 N 52н), утвержденные ведомственным нормативным документом;

- формы первичных учетных документов, разработанные Департаментом самостоятельно в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете.

Все иные документы, поименованные в настоящей Учетной политике, кроме перечисленных в настоящем пункте, первичными учетными документами для целей бюджетного учета не являются.

Документы, поименованные в настоящей Учетной политике, которые не являются первичными учетными документами или регистрами бухгалтерского учета, если иное не установлено настоящей учетной политикой, составляются в соответствии с обычаями (при их отсутствии в свободной форме) и прилагаются к соответствующему первичному учетному документу (при его отсутствии - к Бухгалтерской справке (ф. 0504833), которая служит основанием для отражения операции в бухгалтерском учете.

Основание: п. 6 Инструкции N 157н, Методические указания N 52н, п. п. 25-26 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности", подпункт "г" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

Список первичных документов, которые составляются и хранятся в электронном виде, приведен в приложении 7 (не приводится).

4.2. Бюджетный учет ведется по проверенным и принятым к учету первичным учетным документам. К бюджетному учету принимаются первичные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной деятельности для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бюджетного учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной деятельности лицами, ответственными за их оформление. Первичные документы подписываются лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной деятельности и (или) подписавшие эти документы. Требования начальника управления финансов по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в отдел расчетов и финансового обеспечения необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников Департамента.

Основание: п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06 декабря 2011 N 402-ФЗ, п. 3 Инструкции N 157н, п. 23 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности".

4.3. При поступлении документов на иностранном языке построчный перевод таких документов на русский язык осуществляется специалистом Департамента, который владеет иностранным языком. Переводы составляются на отдельном документе, заверяются подписью специалиста, составившего перевод, и прикладываются к первичным документам.

В случае невозможности перевода документа привлекается профессиональный переводчик. Перевод денежных (финансовых) документов заверяется нотариусом. Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа.

Основание: п. 31 СГС "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности".

4.4. Порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бюджетном учете устанавливаются в соответствии с графиком документооборота, приведенным в приложении N 7 к учетной политике (не приводится).

Основание: пункт 22 СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности", подпункт "д" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

4.5. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов, первичных учетных документов, финансовых обязательств, приведен в приложении N 1 к учетной политике (не приводится).

Основание: пункт 11 Инструкции к Единому плану счетов N 157н.

4.6. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бюджетного учета и в бюджетной отчетности осуществляются учреждением в регистрах бюджетного учета:

- по формам, утвержденным ведомственным нормативным актом (при наличии такого документа), Приказом Минфина России N 52н;

- по формам, разработанным учреждением самостоятельно в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете и п. 11 Инструкции N 157н, с элементами автоматизации компьютерной программы "1C: Бухгалтерия государственного учреждения". Выходные формы по бухгалтерским регистрам на бумажных носителях, подготовленные с применением системы автоматизированной обработки данных могут иметь отличия от установленных нормативными документами форм, при условии, что они содержат соответствующие обязательные реквизиты и показатели.

Основание: пункт 11 Инструкции к Единому плану счетов N 157н, подпункт "г" пункта 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

4.7. Журналы операций формируются в электронном виде и ведутся в соответствии с перечнем регистров бюджетного учета получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета. Журналам операций по учету исполнения бюджетной сметы и администрированию поступлений и выбытий присваиваются номера согласно приложению N 3 (не приводится). На основании данных журналов операций ежемесячно формируется в электронном виде Главная книга. По требованию контролирующих ведомств журналы операций, и Главная книга распечатываются и заверяются начальником управления финансов и ответственным исполнителем.

4.8. Формирование регистров бюджетного учета осуществляется в следующем порядке:

- в регистрах в хронологическом порядке систематизируются первичные (сводные) учетные документы (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа);

- журнал регистрации приходных и расходных ордеров составляется ежемесячно в последний рабочий день месяца;

- инвентарная карточка учета основных средств оформляется при принятии объекта к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии. При отсутствии указанных событий - ежегодно, на последний рабочий день года, со сведениями о начисленной амортизации;

- инвентарная карточка группового учета основных средств оформляется при принятии объектов к учету, по мере внесения изменений (данных о переоценке, модернизации, реконструкции, консервации и пр.) и при выбытии;

- опись инвентарных карточек по учету основных средств, инвентарный список основных средств, реестр карточек заполняются ежегодно, в последний день года;

- книга учета бланков строгой отчетности, книга аналитического учета депонированной зарплаты и стипендий заполняются ежемесячно, в последний день месяца;

- авансовые отчет