Раздел VIII. Работа с документами, письмами, заявлениями, жалобами и организация личного приема граждан

Раздел VIII.
Работа с документами, письмами, заявлениями, жалобами и организация личного приема граждан

1. Входящая в Думу корреспонденция регистрируется в аппарате Думы. Письма граждан ставятся на контроль в день поступления. В тот же день корреспонденция передается Председателю Думы. Председатель Думы рассматривает поступившие документы и направляет их для исполнения в постоянные комитеты, депутатам. Письма граждан, поступившие в адрес депутата или постоянного комитета, передаются им непосредственно.

Резолюции на документах должны четко определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей.

Документы, касающиеся вопросов, связанных с ситуацией в отдельном округе или имеющих частный характер, направляются для рассмотрения депутатам.

Документы, касающиеся общих вопросов, направляются на рассмотрение в постоянные комитеты.

2. Все документы в соответствии с резолюцией передаются работником аппарата Думы исполнителям под расписку. Ответственность за организацию работы с документами, их сохранность и своевременное исполнение несет ответственный исполнитель. Все документы рассматриваются в строго указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются не более месяца.

3. Документы, по которым исполнители обязаны представить предложения, заключения или подготовить проект письма, ставятся на контроль, а ответственному исполнителю направляется контрольная карточка. Документы снимаются с контроля только после поступления от исполнителей справок, материалов о принятых мерах. Отметка о снятии с контроля производится работником аппарата по указанию Председателя Думы.

4. Все документы от одного исполнителя другому передаются только через работника аппарата Думы с соответствующей отметкой в журнале регистрации.

5. Ответы на письма и заявления граждан, поступившие в Думу, готовятся исполнителями и направляются за подписью Председателя Думы.

Ответы на письма граждан, адресованные депутату или постоянному комитету, направляются за подписью депутата или председателя постоянного комитета.

6. Поддерживая постоянную связь с избирателями, депутаты Думы осуществляют их прием в избирательных округах согласно графику приема, который публикуется в газете "Ржевская правда".