Приложение. Положение о работе с обращениями граждан в администрации грязовецкого муниципального округа Вологодской области

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
администрации
Грязовецкого муниципального округа
от 01.01.2023 N 4
(приложение)

Положение
о работе с обращениями граждан в администрации грязовецкого муниципального округа Вологодской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение о работе с обращениями граждан в администрации Грязовецкого муниципального округа Вологодской области (далее - Положение) разработано в целях повышения качества работы с обращениями граждан и определяет сроки и последовательность процедур при рассмотрении обращений граждан, порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации округа, отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации, а также взаимодействие администрации Грязовецкого муниципального округа Вологодской области (далее - администрация округа) с физическими или юридическими лицами, обратившимися в администрацию округа, органами власти Вологодской области, органами местного самоуправления муниципального округа и другими организациями при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан и организаций, личного приема граждан.

1.2. Работу с обращениями граждан в администрации округа организуют отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации, работники отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации (далее - органы администрации), уполномоченные руководителями этих органов.

1.3. Глава Грязовецкого муниципального округа, первые заместители главы округа, заместители главы округа, управляющий делами, руководитель аппарата администрации, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации либо уполномоченные лица осуществляют работу с обращениями в пределах своей компетенции.

1.4. Отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации осуществляет методическое руководство организацией работы с обращениями.

1.5. В работе с обращениями должностные лица администрации, уполномоченные лица, работники органов администрации руководствуются Конституцией Российской Федерации, принципами и нормами международного права и международных договоров Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора Вологодской области и Правительства Вологодской области, Уставом Грязовецкого муниципального округа , правовыми актами администрации, настоящим Положением, а также положениями о структурных подразделениях администрации, должностными инструкциями.

1.6. Делопроизводство по обращениям ведется в соответствии с настоящим Положением с учетом требований, установленных постановлением администрации Грязовецкого муниципального округа от 01.01.2023 N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Грязовецкого муниципального округа" (далее - Инструкция по делопроизводству).

1.7. Учет и регистрация обращений и содержащихся в них предложений, жалоб и заявлений осуществляется с использованием информационной системы 1С: Документооборот.

1.8. Информация по вопросам рассмотрения обращений, а также о местонахождении, графике работы администрации, органов администрации, участвующих в рассмотрении обращений, номерах их контактных телефонов размещается: на официальном сайте Грязовецкого муниципального округа в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в помещениях, занимаемых органами администрации.

1.9. Прием обращений граждан и организаций, оформленных на имя главы Грязовецкого муниципального округа и его заместителей либо направленных в адрес администрации без указания конкретного должностного лица, консультирование и информирование граждан осуществляются работниками отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю в кабинете N 11 в здании администрации по адресу: ул. Карла Маркса, дом 58, город Грязовец, 162000 и по телефону: (81755) 2-18-44 согласно графику: с понедельника по пятницу - с 08.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Прием обращений, адресованных органам администрации, осуществляется непосредственно в этих органах.

1.10. Информация о порядке проведения личного приема граждан главой Грязовецкого муниципального округа и его заместителей предоставляется работниками отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации по телефону: (81755) 2-18-44 и в кабинете N 11 в здании администрации по адресу: ул. Карла Маркса, дом 58, город Грязовец, 162000.

Информация о ходе рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в адрес главы Грязовецкого муниципального округа и его заместителей либо в адрес администрации без указания конкретного должностного лица, предоставляется работниками отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю по телефону: (81755) 2-18-44 и в кабинете N 11 в здании администрации по адресу: ул. Карла Маркса, дом 58, город Грязовец, 162000.

Информация о порядке проведения личного приема граждан руководителями органов администрации, о ходе рассмотрения обращений, поступивших в адрес органов администрации, предоставляется работниками этих органов.

2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений

2.1. Обращения могут быть направлены главе Грязовецкого муниципального округа, в администрацию Грязовецкого муниципального округа, структурные подразделения администрации, отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации округа следующими способами: направлено в письменном виде почтовым отправлением; доставлено лично гражданином, представителем организации; направлено гражданином в виде электронного документа через электронную приемную на официальном сайте Грязовецкого муниципального округа в сети Интернет; направлено в виде электронного документа по электронной почте; изложено устно или передано в ходе личного приема, осуществляемого должностными лицами администрации.

В своем письменном обращении гражданин или организация (вместе - заявители) указывает наименование администрации, либо органа администрации, либо фамилию, имя, отчество должностного лица администрации, либо должность должностного лица администрации, в адрес которых направляется письменное обращение, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель может приложить к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.2. Обращения, поступившие по каналам почтовой связи, доставляются в отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю и органы администрации.

Работник, ответственный за прием документов:

вскрывает конверт, проверяет наличие в конвертах вложенных документов; в случае отсутствия обращения в конверте составляет акт о проверке наличия почтового вложения.

2.3. В обращении, поступившем в администрацию (орган администрации) в форме электронного документа, заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению дополнительные документы и материалы в электронной форме. При формировании обращения через официальный сайт округа заявитель должен заполнить необходимые для заполнения поля: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, содержание обращения. Заявитель может приложить к обращению дополнительные документы и фотографии. Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, odt.

2.4. Личный прием заявителей в администрации проводится должностными лицами администрации либо уполномоченными лицами. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения. 2.5. Все поступившие в администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. 2.6. В отделе по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю регистрируются: обращения граждан, адресованные главе Грязовецкого муниципального округа, первым заместителям главы округа, заместителям главы округа или направленные в адрес администрации без указания конкретного должностного лица, в том числе поступившие в виде электронных документов, во время личного приема главы округа, первых заместителей главы округа, заместителей главы округа; а также обращения граждан, поступившие в администрацию с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов; запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан, поступившие в администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц (далее - запросы в администрацию); ответы на запросы администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан (далее - ответы на запросы администрации);

обращения организаций, адресованные главе Грязовецкого муниципального округа, первым заместителям главы округа, заместителям главы округа или направленные в адрес администрации без указания конкретного должностного лица, в том числе поступившие в виде электронных документов, а также обращения организаций, поступившие в администрацию с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов; запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений организаций, поступившие в администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением органов прокуратуры и органов судебной власти (далее - запросы в администрацию); ответы на запросы администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений организаций (далее - ответы на запросы администрации).

2.7. В отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации регистрируются: обращения, адресованные органу администрации, в том числе поступившие в виде электронных документов, во время личного приема организуемого в органе администрации; а также обращения, поступившие в орган администрации с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов; запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие в орган администрации из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц (далее - запросы в орган администрации); ответы на запросы органа администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений (далее - ответы на запросы органа администрации).

2.8. При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом - в любом свободном месте на первом листе обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на бланке сопроводительного письма также ставится регистрационный штамп. В момент подачи обращения по просьбе заявителя на копии его письменного обращения работник отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю, органа администрации, ответственный за прием обращений, проставляет штамп, в котором указывает дату поступления обращения и наименование органа администрации, принявшего данное обращение.

2.9. При регистрации обращения с использованием 1С:Документооборот в электронную регистрационно-контрольную карточку (приложение 1) вносится следующая информация: дата поступления обращения, регистрационный номер, фамилия, имя, отчество (или инициалы), адрес гражданина (или наименование организации и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего обращение); в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом, - данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения; тематика обращения, его краткое содержание.

3. Рассмотрение обращений

3.1. Обращения, поступившие в администрацию и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции администрации, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обеспечивается рассмотрение обращения с выездом на место.

3.2. Рассмотрение поступивших в администрацию обращений осуществляется должностными лицами администрации либо уполномоченными лицами. Должностные лица администрации либо уполномоченные лица обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

3.3. Поступившее обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях, а также в случае направления администрацией или органами администрации в установленном порядке запросов о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, и иным должностным лицам, должностные лица администрации либо уполномоченные лица вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения, но не более чем на 30 дней, уведомив заявителя, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения его обращения.

3.4. В течение семи дней со дня регистрации обращения осуществляются следующие действия: направление обращения, содержащего вопросы, не относящиеся к компетенции администрации, в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения (приложение 2, 3); возвращение обращения, в котором обжалуется судебное решение, заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения; направление заявителю сообщения о том, что ответ на его обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, в случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы или не поддается прочтению, но фамилия (наименование) заявителя и его почтовый адрес поддаются прочтению; направление заявителю сообщения о том, что ответ на вопрос, поставленный в обращении, размещен на официальном сайте администрации округа (указывается адрес).

3.5. При поступлении обращения, содержащего информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, данное обращение направляется в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции в течение пяти дней со дня его регистрации с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации его обращения.

3.6. При поступлении из органа государственной власти, органа местного самоуправления или от должностных лиц, рассматривающих обращение, запроса о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращения, предоставление администрацией запрашиваемых документов и материалов осуществляется в течение 15 дней со дня регистрации запроса (за исключением документов и материалов, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, для которых установлен особый порядок предоставления).

3.7. Основанием для оставления обращения без ответа является следующее обстоятельство: в обращении не указаны фамилия (наименование) заявителя, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение. Если в указанном обращении содержаться сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган согласно его компетенции.

3.8. Основаниями для оставления обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов являются следующие факты: в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом); текст обращения не поддается прочтению или не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы (ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия (наименование) и почтовый адрес поддаются прочтению); в письменном обращении содержится вопрос, по существу которого заявителю неоднократно давались письменные ответы в связи с ранее направляемыми обращениями, при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (администрация вправе принять решение о безосновательности рассмотрения очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанные обращения направлялись в администрацию либо должностному лицу администрации; о данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение); ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

3.9. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно направить обращение в администрацию либо должностному лицу администрации.

3.10. Основанием для прекращения рассмотрения обращения является поступление от заявителя обращения с заявлением о прекращении рассмотрения его обращения (на указанное заявление дается ответ о прекращении рассмотрения обращения в связи с поступлением соответствующего заявления либо о невозможности прекращения рассмотрения обращения с указанием причин).

3.11. Предварительное рассмотрение обращений граждан, зарегистрированных в отделе по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю, заключается в ознакомлении работников с содержанием поступивших обращений. В результате предварительного рассмотрения обращений граждан работники отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю, исходя из оценки содержания обращений и с учетом распределения обязанностей между заместителями главы округа, выделяют обращения, которые должны быть представлены на рассмотрение главе округа или заместителям главы округа.

3.12. В случае поступления в администрацию обращения с сопроводительным письмом из органов государственной власти, органов местного самоуправления или от должностного лица с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения обращения либо запроса в администрацию, предусмотренного пунктом 3.6. настоящего Положения, проект ответа в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу готовится исполнителем в соответствии с резолюцией должностного лица администрации либо уполномоченного лица, рассмотревшего обращение. В ответе, направляемом в орган государственной власти, органы местного самоуправления либо должностному лицу, должно быть указано, что заявитель, направивший обращение, проинформирован о результатах его рассмотрения.

3.13. В случае если в поступившем обращении содержатся предложение, заявление или жалоба, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности, в обращении обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ на обращение, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте округа с соблюдением требований о неразглашении сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

3.14. Ответы на обращения оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Ответ на обращение готовится в двух экземплярах: в случае, предусмотренном пунктом 3.6. настоящего Положения, - для направления в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностным лицам; для хранения в деле (контрольный экземпляр).

3.15. Подготовленный и подписанный должностным лицом администрации либо уполномоченным лицом ответ на обращение направляется на регистрацию.

4. Регистрация исходящих документов, касающихся рассмотрения обращений, направление ответов на обращения

4.1. Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений граждан и организаций, подписанные главой округа, первыми заместителями, заместителями главы округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю.

4.2. Исходящие документы, касающиеся рассмотрения обращений граждан и организаций, подписанные руководителем органа администрации или уполномоченным лицом, регистрируются работником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан и организаций в органе администрации.

4.3. После поступления подписанных должностными лицами администрации либо уполномоченными лицами ответов на обращения (в подлинниках) в отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации, орган администрации осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений о снятии с контроля обращений и списании их в дел.

4.4. Отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю не позднее следующего рабочего дня после регистрации документов передает по списку почтовых отправлений, составленному работниками отдела в двух экземплярах (по одному для отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю и АО "Почта России"), зарегистрированные ответы на обращения граждан для направления заявителям.

4.5. Решения о направлении гражданам ответов за подписью руководителей органов администрации или уполномоченных лиц почтовыми отправлениями принимаются руководителями органов администрации.

4.6. Один экземпляр ответа на обращение направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в органе администрации, в котором зарегистрирован данный ответ.

4.7. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. В свою очередь ответ на обращение, поступившее в письменной форме, направляется соответственно в письменной форме по почтовому адресу указанному в обращении.

4.8. Ответ на коллективное обращение направляется в адрес первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или лица, указанного на конверте.

5. Порядок проведения личного приема

5.1. Должностные лица администрации округа проводят личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию.

5.2. Организацию личного приема граждан главой округа, первыми заместителями, заместителями главы округа осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, документационного обеспечения и контроля. Организация личного приема в органах администрации, осуществляется непосредственно в этих органах.

5.3. График личного приема граждан утверждается главой округа. В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих личный прием в дни, установленные графиком личного приема граждан, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, заявленным в графике личного приема. Граждане, записанные на личный прием, в обязательном порядке оповещаются о переносе даты.

5.4. Во время проведения личного приема должностным лицом, проводящим личный прием, в карточку личного приема заносится результат рассмотрения обращения или поручение о дальнейшем его рассмотрении. Карточка личного приема заполняется во время его проведения. После проведения личного приема она направляется отделом по работе с обращениями граждан, документационного обеспечения и контроля администрации округа или специалистами, ответственными за организацию личного приема в органах администрации на рассмотрение в соответствии с поручением должностного лица, проводившего личный прием, в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам администрации округа.

5.5. По окончании личного приема должностное лицо, осуществляющее личный прием, доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в устном обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации округа или данного должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

5.6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если:

ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

ответ на обращение не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

вопрос подлежит рассмотрению другим государственным органом, в том числе судом.

5.7. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности. Могут пользоваться правом на личный прием в первоочередном порядке члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы, Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, а также инвалиды I и II группы, ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны, ветераны и инвалиды боевых действий, их законные представители, семьи, имеющие детей инвалидов, граждане, подвергшиеся воздействию радиации, в следствии катастрофы на Чернобыльской АЭС, лица, признанные пострадавшими от политических репрессий, беременные женщины, а так же граждане пришедшие на прием с детьми в возрасте до трех лет.

5.8. Должностные лица отдела по работе с обращениями граждан, документационного обеспечения и контроля и органа администрации регистрируют устные обращения заявителя в системе 1С:Предприятие-Документооборот.

5.9. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном настоящим Положением. О принятии письменного обращения гражданина делается запись в карточке личного приема.

5.11. Личный прием граждан осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

5.12. Личный прием руководителями структурных подразделений администрации района и должностными лицами структурных подразделений, которые в соответствии с их обязанностями осуществляют личный прием по вопросам, относящимся к компетенции структурного подразделения администрации района, осуществляется по месту нахождения структурных подразделений в установленные ими дни и часы. Организацию личного приема граждан осуществляют должностные лица, организующие прием граждан. Карточки личного приема оформляются во время проведения личного приема (приложение 4).

6. Формирование и хранение архивных дел по обращениям граждан

6.1. Основанием для начала оформления архивного дела по обращению является поступление в отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю или к работнику, ответственному за организацию работы с обращениями в органе администрации контрольного экземпляра ответа на обращение в подлиннике после ознакомления с ответом должностного лица администрации либо уполномоченного лица, рассмотревшего обращение, и принятия им решения о снятии обращения с контроля.

6.2. Обращения граждан, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю или в органе администрации после их исполнения со всеми относящимися к ним материалами и контрольными экземплярами ответов возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю или работнику ответственному за организацию работы с обращениями граждан в органе администрации.

6.3. Обращения (подлинники или копии, а также распечатанные на бумажных носителях обращения, поступившие в администрацию и органы администрации в виде электронных документов), контрольные экземпляры ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также материалы по личному приему заявителей в администрации и органах администрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела подлежат хранению в течение пяти лет в отделе по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации и органах администрации соответственно.

7. Осуществление контроля за рассмотрением обращений

7.1. Общий контроль за исполнением требований настоящего Положения осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации округа.

7.2. Постановке на контроль подлежат все обращения, требующие ответа.

7.3. Контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений в администрации возлагается на должностных лиц администрации либо на уполномоченных лиц, в органах администрации на должностных лиц органов. Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации, а также работники органов администрации, ответственные за организацию работы с обращениями.

7.4. Должностные лица администрации либо уполномоченные лица несут ответственность за правильность определения исполнителей, принятие решений по обращениям (в том числе решений оставить обращение без ответа или прекратить переписку с заявителем), а также за соблюдение сроков рассмотрения обращений, предусмотренных настоящим Положением, своевременность продления сроков рассмотрения обращений, содержание подписываемых ответов на обращения. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений, предусмотренных настоящим Положением, за качественное и своевременное исполнение поручений по обращениям, своевременное извещение должностных лиц администрации либо уполномоченных лиц, рассмотревших обращения, о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, за содержание и оформление подготовленных ответов. Работники отдела по работе с обращениями граждан, документационного обеспечения и контроля администрации, а также работники органов администрации, ответственные за организацию работы с обращениями, несут ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленных законом сроков рассмотрения обращений.

7.5. Обращения могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы на обращения. После подготовки ответа на обращение должностное лицо администрации либо уполномоченное лицо, рассмотревшее обращение, принимает решение о снятии обращения с контроля. После поступления ответа на обращение в отдел по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации или орган администрации (для обращения, зарегистрированного в органе администрации) в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится информация о снятии обращения с контроля.

7.6. Аналитическая работа с обращениями ведется отделом по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации во взаимодействии со всеми органами администрации. Один раз в квартал проводится анализ поступивших в администрацию обращений (в том числе количества обращений и их тематики, результатов рассмотрения обращений и т.д.). Информация о работе с обращениями в администрации (статистический и аналитический анализ поступивших обращений за отчетный период, обобщенная информация о результатах рассмотрения обращений и принятых по обращениям мерах, анализ тематики обращений граждан с обозначением наиболее часто встречающихся и актуальных тем) один раз в квартал размещается на официальном сайте округа.

7.7. За систематическое или грубое нарушение требований настоящего Положения или иных нормативных правовых актов по работе с обращениями должностные лица администрации либо уполномоченные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8. Дополнительный контроль

8.1. После направления ответа заявителю в сроки, предусмотренные законодательством, в целях повышения эффективности работы с обращениями и защиты интересов граждан должностные лица отдела по работе с обращениями граждан, документационному обеспечению и контролю администрации и органов администрации, ответственные за работу с обращениями граждан имеют право проконтролировать окончательное решение вопроса, поставленного в обращении, в случае если в ответе указывается, что вопрос будет решен в течение установленного периода времени. В этом случае указанные лица могут принять решение о постановке обращения на дополнительный контроль.

8.2. Исполнителю направляется уведомление о постановке обращения на дополнительный контроль с указанием контрольной даты подготовки и направления ответа заявителю. Исполнитель в установленные сроки готовит и направляет ответ заявителю об окончательном решении вопроса, поставленного в обращении.

8.3. После подготовки ответа должностное лицо администрации или уполномоченное лицо, принявшие решение о постановке обращения на дополнительный контроль, принимают решение о снятии обращения с дополнительного контроля и списании его в дело.