Приложение. Порядок доставки экзаменационных материалов для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования в городе Севастополе

Приложение
к приказу Департамента
образования и науки г. Севастополя
от 03.03.2023 N 225-П

УТВЕРЖДЕН
приказом Департамента
образования и науки г. Севастополя
от 03.03.2023 N 225-П

Порядок
доставки экзаменационных материалов для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования в городе Севастополе

1. Общие сведения

Порядок доставки экзаменационных материалов (далее - ЭМ) для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования в городе Севастополе (далее - ГИА) определяет организацию доставки ЭМ для проведения ГИА в форме единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), основного государственного экзамена (далее - ОГЭ), государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ) в пункты проведения экзаменов (далее - ППЭ), процедуру взаимодействия лиц, участвующих в процессе доставки ЭМ, процедуру распределения, комплектации и выдачи ЭМ членам государственной экзаменационной комиссии города Севастополя (далее - ГЭК).

2. Порядок доставки ЭМ ЕГЭ

2.1. Организация доставки ЭМ ЕГЭ

ЭМ в спецпакетах, изготовленные по бумажной технологии, ЭМ, выполненные рельефно-точечным шрифтом Брайля (далее - шрифт Брайля), упаковочные материалы доставляются на региональные склады органов специальной связи (далее - ОСС) в коробах.

Доставка ЭМ и упаковочных материалов на склад ОСС осуществляется не позднее чем за пять календарных дней до даты проведения соответствующего экзамена.

Департамент образования и науки города Севастополя (далее - Департамент) контролирует выполнение мероприятий, проводимых для обеспечения информационной безопасности при хранении, использовании и передаче ЭМ, в том числе определяет места хранения ЭМ, лиц, имеющих к ним доступ, описывает принимаемые меры по защите контрольно-измерительных материалов (далее - КИМ) от разглашения содержащейся в них информации.

Места хранения ЭМ должны отвечать требованиям к информационной безопасности, включая обеспечение круглосуточного видеонаблюдения и ограниченного доступа в помещения.

Местом хранения ЭМ и упаковочного материала определён региональный центр обработки информации (далее - РЦОИ), развёрнутый на базе Государственного бюджетного учреждения города Севастополя "Региональный центр информатизации и оценки качества образования" (далее - РЦИОКО).

Для взаимодействия с представителями ОСС по вопросам хранения, распределения и комплектации ЭМ и упаковочных материалов назначаются:

- сотрудник, отвечающий за координацию деятельности лиц, участвующих в процессе доставки, распределения и выдачи ЭМ и упаковочных материалов (далее - ответственный сотрудник);

- сотрудник, ответственный за получение ЭМ на территории склада ОСС и транспортировку ЭМ в место хранения ЭМ (далее - ответственный грузополучатель);

- сотрудники РЦОИ, ответственные за проведение работ по распределению ЭМ по ППЭ, по работе со специальным программным обеспечением "Удалённая станция приёмки" (далее - сотрудники РЦОИ).

При осуществлении работ с ЭМ на складе ОСС обязательно присутствие ответственного грузополучателя.

Доставка ЭМ.

Все работы с ЭМ на бумажных носителях и ЭМ, выполненных шрифтом Брайля, выполняются строго на территории склада ОСС.

Не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения соответствующего экзамена ответственный сотрудник направляет в ОСС на согласование график проведения работ с ЭМ на территории склада, а также список сотрудников РЦОИ, допускаемых к работе с ЭМ на территории склада.

В графике указывается: учебный предмет, планируемая дата и время проведения работ, ФИО ответственный грузополучатель, количество и ФИО сотрудников РЦОИ с указанием паспортных данных. При составлении графика учитывается время, требуемое на обработку и подготовку к выдаче пакетов с распределёнными ЭМ, изготовленными по бумажной технологии и шрифтом Брайля. Возможно проведение работ в выходные и праздничные дни, а также в ночное время по предварительному согласованию с ОСС.

После согласования графика проведения работ с ЭМ на территории склада ОСС готовит необходимое количество рабочих мест для сотрудников РЦОИ. Количество работников, одновременно работающих с ЭМ, не должно превышать четырех человек (большее количество сотрудников согласовывается с ОСС в индивидуальном порядке).

Сотрудникам РЦОИ, ответственному грузополучателю для допуска на территорию склада ОСС необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт).

Согласно графику проведения работ представители ОСС вручают ответственному грузополучателю короба с ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф5 (пункт 2.3 настоящего Порядка).

В отдельных случаях возможно вручение ЭМ сотруднику, на которого организацией-грузополучателем выписана доверенность на получение ЭМ с указанными в ней сроками действия доверенности. Сотруднику необходимо иметь при себе оригинал и копию доверенности. Оригинал возвращается грузополучателю, копия передается в ОСС.

При получении ЭМ необходимо проверить соответствие количества коробов, количеству заказанных ЭМ, целостность их упаковки, информацию на адресной этикетке короба: адрес грузополучателя, учебный предмет, дата проведения соответствующего экзамена, номера коробов, указанных в Ф5.

После сдачи-приёма коробов ответственный грузополучатель расписывается и ставит печать РЦИОКО в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр реестра Ф5 остается у ответственного грузополучателя, второй передается в ОСС.

Сотрудники РЦОИ под контролем ответственного грузополучателя проводят сканирование штрихкодов коробов с ЭМ, в том числе с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приёмки".

При соответствии информации с отсканированных штрихкодов коробов количеству заказанных ЭМ организуются дальнейшие работы с ЭМ в зависимости от их вида.

Доставка упаковочных материалов.

Возвратно-доставочные пакеты (далее - ВДП) предоставляются централизованно (бумажный конверт с напечатанной формой ППЭ-11 размером 229 * 324).

ВДП используются для упаковки ЭМ после окончания экзамена, а именно: бланков участников, бракованных и испорченных ИК, использованных КИМ.

Необходимое количество ВДП для ППЭ рассчитывается исходя из следующих потребностей на одну аудиторию:

- 1 ВДП для упаковки бланков участников;

- 1 ВДП для упаковки бракованных и испорченных ИК;

- 1 ВДП для упаковки использованных КИМ;

-1 ВДП для переупаковки бланков участников (только при использовании технологии сканирования ЭМ в штабе ППЭ).

Вид и количество упаковочных материалов для отправки комплекта ЭМ и других материалов в ППЭ, для упаковки использованных черновиков и для обратной отправки материалов из ППЭ после завершения экзамена, а также сроки и способы доставки упаковочных материалов в РЦОИ и в ППЭ определяет РЦОИ.

Возможна доставка ВДП представителями ОСС в РЦОИ.

Ответственный грузополучатель принимает груз и оформляет соответствующие документы.

Короба, содержащие ВДП, проверяются на соответствие заказанному количеству и помещаются в место хранения ЭМ.

Комплектование ЭМ и отправка в ППЭ.

ЭМ на бумажных носителях. ЭМ, изготовленные шрифтом Брайля.

Работы по комплектованию ЭМ проводятся на складе ОСС в соответствии с графиком проведения работ с ЭМ.

Ответственный грузополучатель обеспечивает доставку на склад ОСС необходимого количества ВДП и других упаковочных материалов для упаковки комплектов материалов для ППЭ.

Работники РЦОИ комплектуют и распределяют ЭМ по ППЭ в соответствии с количеством запланированных участников с помощью специального программного обеспечения "Удалённая станция приёмки".

На пакеты с ЭМ наносятся наклейки, предоставляемые ОСС, и адресные бирки (пункт 2.5 настоящего Порядка).

Сотрудники РЦОИ распределяют спецпакеты с индивидуальными комплектами (далее - Ж) по пакетам с ЭМ, регистрируют их с помощью "Удаленной станции приёмки" путем сканирования соответствующих штрихкодов, формируют комплекты материалов для ППЭ, которые маркируются адресной биркой.

После окончания комплектования пакета с ЭМ для ППЭ на "Удалённой станции приёмки" формируется форма ППЭ-14-03.

Форма ППЭ-14-03 распечатывается на принтере и крепится к пакету с ЭМ так, чтобы содержание формы было доступно без вскрытия пакета с ЭМ.

Форма ППЭ-14-03 содержит следующую информацию:

- номер региона;

- код органа местного самоуправления;

- код ППЭ;

- номер пакета с ЭМ;

- наименование и адрес организации на базе которой организован ППЭ;

- наименование содержимого пакета с ЭМ;

- наименование учебного предмета и дата проведения соответствующего экзамена;

- ФИО лица, упаковавшего пакет с ЭМ.

На форме ППЭ-14-03 необходимо наличие печати РЦИОКО.

Комплект материалов для ППЭ содержит спецпакеты с ИК и ВДП.

Сотрудники РЦОИ передают запечатанные комплекты материалов для ППЭ в ОСС на хранение по реестру Ф1 (пункт 2.4 настоящего Порядка). Реестр Ф1 на передаваемые комплекты материалов для ППЭ сотрудники РЦОИ заполняют самостоятельно в двух экземплярах.

На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОИ и ОСС расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается ответственному грузополучателю, второй остается в ОСС.

Принятые пакеты материалов для ППЭ хранятся на складах ОСС.

Оставшиеся после распределения ЭМ упаковываются сотрудниками РЦОИ в пакеты с ЭМ с пометкой "неиспользованные ЭМ" на адресной бирке, предоставляемой ОСС (пункт 2.5 настоящего Порядка), адресная бирка должна быть полностью заполнена. Сотрудники РЦОИ передают запечатанные пакеты с неиспользованными ЭМ в ОСС на хранение по реестру Ф1. Реестр Ф1 на передаваемые пакеты с ЭМ сотрудники РЦОИ также заполняют самостоятельно в двух экземплярах.

На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОИ и ОСС расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается ответственному грузополучателю, второй остается в ОСС.

Пакеты с ЭМ с пометкой на адресной бирке "неиспользованные ЭМ" ОСС вручает сотрудникам РЦОИ после завершения соответствующего периода проведения экзаменов.

Выдача ЭМ, изготовленных по бумажной технологии, осуществляется ОСС в день соответствующего экзамена с 00:00 лично прибывшему на склад члену ГЭК. Не позднее чем за три рабочих дня до даты соответствующего экзамена ответственный сотрудник направляет в ОСС график приезда членов ГЭК на склад ОСС с указанием ФИО членов ГЭК, паспортных данных, согласия на обработку персональных данных, времени приезда, номеров автомобилей (в случае необходимости въезда на территорию склада).

При выдаче ЭМ ОСС должен проверить: соответствие паспортных данных информации, указанной в графике приезда членов ГЭК для соответствующего ППЭ. Член ГЭК должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность, и копию страницы этого документа с фотографией, которую он передает представителю ОСС (указанная копия в дальнейшем прикрепляется к Ф5).

Представитель ОСС вручает подготовленные ранее и запечатанные пакеты с ЭМ членам ГЭК по реестру Ф5.

Член ГЭК до подписания Ф5 обязан проверить соответствие количества пакетов с ЭМ, целостность их упаковки и информацию адресной бирки.

После сдачи-приёма пакетов с ЭМ член ГЭК расписывается в двух экземплярах заранее подготовленного ОСС реестра Ф5. Один экземпляр подписанного реестра Ф5 передаётся члену ГЭК, второй остается в ОСС.

Вскрытие пакетов с ЭМ, пакетов с материалами для ППЭ после их комплектования на территории склада ОСС и до передачи их руководителю ППЭ в ППЭ запрещено.

ЭМ, доставляемые по сети Интернет.

ЭМ доставляются с федерального уровня непосредственно в ППЭ по сети Интернет с использованием специализированного программного обеспечения "Станция авторизации" (или через личный кабинет ППЭ в сети Интернет) по отдельному графику.

В РЦОИ проводится только комплектация ВДП.

Также производится комплектация пакета руководителя ППЭ (акты, протоколы, формы апелляций, списки распределения участников и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.) в случае его доставки на бумажном носителе.

Таким образом, комплект материалов для ППЭ содержит ВДП и пакет руководителя ППЭ (выдаётся члену ГЭК в РЦОИ).

Комплект материалов для ППЭ маркируется адресной биркой, содержащей следующую информацию: предмет, дата экзамена, номер (код) и адрес ППЭ, наименование образовательной организации, на территории которой расположен ППЭ, ФИО и подпись сотрудника РЦОИ, осуществившего упаковку, дата и время упаковки, ФИО и подпись члена ГЭК, получившего данный комплект материалов для ППЭ.

2.2. Работа с "Удаленной станцией приёмки"

"Удалённая станция приёмки" предназначена для автоматизации работ по приёмке и выдаче материалов без соединения с базой данных.

Специалисты РЦОИ посредством функционала "Станции приёмки", установленной в РЦОИ и подключенной к базе данных, осуществляют выгрузку данных об ЭМ на электронные носители.

После поступления ЭМ на склад ОСС согласно графику проведения работ с ЭМ на территории склада ОСС работники РЦОИ прибывают на склад с данными об ЭМ из базы данных и с оборудованием, на котором установлена "Удалённая станция приёмки".

При регистрации ЭМ с помощью функционала "Удалённой станции приёмки" производится:

- сканирование штрихкодов и регистрация коробов с ЭМ;

- определение корректности штрихкода в соответствии с выгруженными из базы данных сведениями;

- печать ведомостей с информацией о количестве полученных коробов с ЭМ;

- просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу и предмету.

При распределении ЭМ по ППЭ на "Удалённой станции приёмки" производится:

- фиксация наименования ППЭ, которому выдаются ЭМ, наименование ППЭ выбирается из выгруженных из базы данных списков;

фиксация наименования муниципального органа управления образованием, если ППЭ не определён, наименование муниципального органа управления образованием выбирается из выгруженных из базы данных списков;

- определение допустимого списка экзаменов для выдачи в ППЭ;

- сканирование и регистрация в "Удалённой станции приёмки" выдаваемых коробов, спецпакетов с проверкой на допустимость экзамена;

- формирование и печать формы ППЭ-14-03 с автозаполнением;

- просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу, дате экзамена и периоду проведения ЕГЭ.

По окончании работ сотрудники РЦОИ синхронизируют данные с "Удалённой станции приёмки" с базой данных, используя установленную в РЦОИ "Станцию приёмки".

2.3. Реестр формы Ф5. Пример заполнения

2.4. Реестр формы Ф1. Пример заполнения

2.5. Адресная бирка, предоставляемая ОСС

                             Севастополь

      Отправитель _________________________________________

           Предмет __________________________________

                       Дата ____________

                        ППЭ N ______

           Адрес ППЭ ______________________________________

                ФИО _______________________________

                    Секьюрпак N _______________

                Упаковал: _____________________/           /

                       подпись, ФИО, печать

                 Печать _____________________________

3. Порядок доставки ЭМ ОГЭ и ГВЭ

Для взаимодействия с Федеральным государственным бюджетным учреждением "Федеральный центр тестирования (далее - ФЦТ) по вопросам получения и хранения ЭМ ОГЭ и ГВЭ Департамент уполномочивает отдельным приказом сотрудника РЦОИ, ответственного за получение ЭМ ОГЭ и ГВЭ (далее - ответственный получатель).

Доставочные пакеты с ЭМ ОГЭ и ГВЭ формируются в РЦОИ и упаковываются в специальную тару (короб) отдельно для каждого ППЭ.

Кроме ЭМ в короб также закладывается необходимое количество ВДП по три для каждой аудитории и штаба ППЭ (для использованных ЭМ (бланки регистрации и бланки ответов), для использованных КИМ, для черновиков, для документации штаба ППЭ).

Передача короба с ЭМ ОГЭ и ГВЭ от РЦОИ членам ГЭК осуществляется по специальной форме приёма-передачи в день экзамена, начиная с 00:00.

При получении ЭМ ОГЭ и ГВЭ члену ГЭК необходимо проверить соответствие содержимого коробов форме приёма-передачи.

После проверки короб опечатывается и пломбируется.

Доставка коробов с ЭМ ОГЭ и ГВЭ по ППЭ заканчивается не позднее 08:00 дня экзамена.

Для доставки коробов с ЭМ ОГЭ и ГВЭ по ППЭ привлекается служебный автомобильный транспорт РЦИОКО, на базе которого развёрнут РЦОИ, или специальный автомобильный транспорт иных организаций.

В отдельных случаях, при соблюдении режима информационной безопасности, короба с ЭМ ОГЭ и ГВЭ могут быть выданы членам ГЭК накануне (за день) до экзамена. При этом члены ГЭК доставляют опечатанные короба с ЭМ в ОО, на базе которых развёрнуты ППЭ, и сдают на временное хранение руководителю ОО с составлением акта приёма-передачи опечатанных коробов с ЭМ (пункт 4 настоящего Порядка), до утра следующего дня (дня экзамена).

В ППЭ под камерами видеонаблюдения осуществляется вскрытие короба и передача ЭМ от члена ГЭК руководителю ППЭ по форме ППЭ-14-01.

По окончании экзамена руководитель ППЭ в присутствии члена ГЭК под камерами видеонаблюдения упаковывает в короб ВДП с использованными ЭМ, использованными КИМ, черновиками, документацией ППЭ.

Руководитель ППЭ передает вышеперечисленные материалы члену ГЭК по форме ППЭ-14-01.

Доставка коробов с ЭМ ОГЭ и ГВЭ из ППЭ в РЦИОКО осуществляется членом ГЭК на служебном автомобильном транспорте РЦИОКО или специальном автомобильном транспорте иных организаций.

4. Образец акта приёма-передачи на временное хранение опечатанных коробов с ЭМ от члена ГЭК руководителю ОО и обратно

                                  АКТ

     приёма-передачи на временное хранение экзаменационных материалов

     Акт составлен о том, что __________________________________________,

                                          (фамилия, инициалы)

паспорт серия __________ номер __________, являясь членом государственной

экзаменационной комиссии города Севастополя, назначенном на экзамен в ППЭ

N ______________ на ___________ 2023, передал, а руководитель ОО, на базе

  (номер ППЭ)     (дата экзамена)

которой развёрнут ППЭ N _____________ , ________________________________,

                         (номер ППЭ)           (фамилия, инициалы)

паспорт серия ____________ номер _________ , принял на временное хранение

опечатанные печатью ______________________________ , сейф-пакеты (короба)

                     (наименование организации,

                          опечатавшей короба)

с ЭМ в количестве ______________________________________________________.

                        (число сейф-пакетов (коробов) прописью)

     Помещение  для  сейф-пакетов   (коробов)  с  ЭМ  закрыто  на  замок,

опечатано печатью _______________________________________________________

                  (наименование организации, опечатавшей помещение для

                                 сейф-пакетов (коробов))

и  находится  под  круглосуточной  охраной,  несанкционированный доступ в

помещение исключён.

Сдал: ___________________________________________________________________

                      (подпись, инициалы, фамилия члена ГЭК)

Принял: _________________________________________________________________

                  (подпись, инициалы, фамилия руководителя ОО)

___ : ___ ___.___. 2023

  (время)  (дата)

Сдал: ___________________________________________________________________

               (подпись, инициалы, фамилия руководителя ОО)

Принял: _________________________________________________________________

                   (подпись, инициалы, фамилия члена ГЭК)

___ : ___ ___.___. 2023

  (время)  (дата)