Приложение N 33. Инструкция по порядку эксплуатации хранилищ для хранения бумажных и электронных носителей информации

Приложение N 33
к приказу
министерства
экономического развития
Рязанской области
от 29 июля 2022 г. N 214

Инструкция
по порядку эксплуатации хранилищ для хранения бумажных и электронных носителей информации

1. Общие положения

1.1 Настоящая инструкция определяет порядок эксплуатации для хранения бумажных и электронных носителей информации (далее - хранилища) Министерства экономического развития Рязанской области (далее - Министерство), действия сотрудников в случае нарушения данного порядка.

1.2 Инструкция распространяется на всех сотрудников Министерства, допущенных к эксплуатации хранилищ.

1.3 Доступ к хранилищам осуществляется с использованием ключей от механических замков хранилищ.

1.4 Доступ к хранилищу может осуществлять только сотрудник, ответственный за данное хранилище.

1.5 Хранилища должны быть учтены в соответствующем Журнале.

2. Порядок доступа к хранилищам

2.1 При необходимости доступа к содержимому хранилища сотрудник, ответственный за данное хранилище, проверяет целостность опечатки хранилища, открывает механический замок хранилища с использованием ключа.

2.2 По окончании работы сотрудник закрывает и опечатывает хранилище, за которое он ответственен.

2.3 Печати, предназначенные для опечатывания хранилищ, должны находиться у сотрудников, ответственных за данные хранилища.

3. Порядок предоставления сотрудникам ключей для доступа к хранилищам

3.1 Рабочий ключ от хранилища предоставляется сотруднику, ответственному за данное хранилище, под роспись в соответствующем журнале ответственным за эксплуатацию хранилищ.

3.2 Запасные экземпляры ключей от хранилищ хранятся в сейфе (хранилище) ответственного за эксплуатацию хранилищ.

3.3 Ключи от хранилища не должны предоставляться сотрудникам, не ответственным за данные хранилища.

3.4 Изготовлять ключи от механического замка хранилищ имеет право только ответственный за эксплуатацию хранилищ.

3.5 Ключи от механических замков хранилищ должны быть пронумерованы, учтены в соответствующем журнале.

3.6 При увольнении сотрудника, либо при назначении другого лица ответственным за хранилище данного сотрудника, сотрудник обязан сдать имеющиеся у него ключи от механического замка хранилища ответственному за эксплуатацию хранилищ.

3.7 Сотрудникам запрещено передавать кому-либо ключи от хранилищ кроме как в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией.

4. При несанкционированном проникновении/утрате

4.1 При утрате ключа от хранилища замок данного хранилища необходимо заменить или переделать его секрет с изготовлением к нему новых ключей с документальным оформлением. Если замок от хранилища переделать невозможно, то такое хранилище необходимо заменить. Об утрате ключа сотрудник должен немедленно оповестить ответственного за эксплуатацию хранилищ. Порядок хранения документов в хранилище, от которого утрачен ключ, до изменения секрета замка устанавливает ответственный за эксплуатацию хранилищ.

4.2 При обнаружении признаков, указывающих на возможное несанкционированное проникновение в хранилища посторонних лиц, о случившемся должно быть немедленно сообщено ответственному за эксплуатацию хранилищ. Ответственный за эксплуатацию хранилищ должен оценить возможность компрометации, хищения, подмены, порчи хранящихся документов и технических средств, составить акт и принять, при необходимости, меры к локализации последствий.

5. Ответственность и контроль

5.1 Ответственность за организацию, поддержание, контроль порядка доступа к хранилищам несет ответственный за эксплуатацию хранилищ.

5.2 Сотрудники несут личную ответственность за соблюдение правил и требований настоящей Инструкции.