Приложение A (справочное). Руководящие указания по процессу организации доступного собрания

Приложение A
(справочное)

Руководящие указания по процессу организации доступного собрания

Примечание - Настоящее приложение содержит руководящие указания по процессу организации собрания для того, чтобы помочь идентифицировать подлежащие рассмотрению соображения, относящиеся к вопросам общей организации и управления собраниями, а также соображения, относящиеся к использованию служебного персонала поддержки и вспомогательных средств, которые могут облегчать участие в собраниях пожилых людей и лиц с ограничениями жизнедеятельности.

A.1 Подготовка и рассылка материалов собрания

A.1.1 Общие положения

Решение о том, как подготовить и посылать материалы собрания, включая уведомления о собрании, должно основываться на требованиях потенциальных участников. Для получения информации, касающейся требуемой поддержки и предпочтений, может быть использована форма/бланк регистрации, заполняемая участниками для участия в собрании. См. приложение B.

A.1.2 Утверждение метода доставки

Необходимо утвердить предпочтительный для участников метод получения материалов собрания. Возможна доставка по почте, электронной почте и факсу.

A.1.3 Подготовка и рассылка формы для предварительной регистрации

Для получения информации о требованиях и предпочтениях участников следует использовать форму/бланк для предварительной регистрации.

A.1.4 Подготовка уведомления о собрании и схема проезда

A.1.4.1 Общие положения

Все документы должны быть легко читаемы и доступны для понимания и подготовлены в форматах, подходящих для участников (например, посредством применения укрупненного шрифта, шрифта Брайля, электронных носителей информации и т.д.).

A.1.4.2 Уведомление о собрании

В уведомлении о собрании следует указывать:

- наличие информационного сервиса на собрании;

- альтернативную дорогу (дороги) для лиц с ограничениями жизнедеятельности (например, для тех, кто имеет нарушение статодинамической функции, пользуется ходунками или креслом-коляской, имеет проблемы с рукой или кистью) и

- наличие парковки.

A.1.4.3 Схема проезда

На схеме проезда необходимо указывать следующее:

- общественный транспорт и места парковки в шаговой доступности с маршрутом (маршрутами) к месту проведения собрания (например, альтернативные маршруты, которые позволяют избегать препятствий, таких как ступени, узкие проходы, при необходимости);

- находящиеся вблизи ориентиры (которые могут быть изображены с использованием рисунков (тактильных карт) для облегчения ориентации).

Если для участника предусмотрена схема проезда в альтернативном формате, то должна быть также предусмотрена схема проезда, пригодная для восприятия сопровождающего лица (лиц).

A.2 Подготовка доступного маршрута и доступного местоположения собрания

A.2.1 Предварительное изучение и подготовка

- Следует определить общественный транспорт и места парковки в пределах шаговой доступности от места проведения собрания; их доступность и маршруты к месту проведения собрания должны быть изучены в отношении проблем со здоровьем участников.

- Доступность места проведения собрания необходимо подтвердить заранее. Это включает, но не исчерпывается подходом к зданию и местами входа в него, помещениями в здании, которые участники будут использовать, такие как коридоры, лифты, лестницы, обеденные залы, помещения для встреч, туалеты и санитарно-бытовые помещения (в том числе пригодные для лиц, использующих мешок для стомы).

- Планировка зданий должна быть понятной и запоминающейся.

- Потенциальные опасности, такие как лестницы без перил, колонны, края ступеней, изменение уровней, стеклянные двери и стены, скользкие полы и тротуар в сухих или во влажных условиях, плохой контраст, горизонтальная/вертикальная циркуляция, а также щели, необходимо выявить и устранить или четко обозначить.

A.2.2 Ориентация с использованием знаков и других устройств

- Следует дать простые и понятные инструкции.

- Знаки/символы о направлении движения внутри места проведения собрания должны быть легко узнаваемыми и понятными. Заслуживают особого внимания освещение, цветовой контраст, размеры буквы/символа/изображения, понятность.

- Необходимо рассмотреть использование выпуклых букв, азбуки Брайля, аудиогида и т.д.

- Следует рассмотреть возможность использования доступных информационно-коммуникационных технологий и телекоммуникаций, таких как мобильные телефоны и Интернет.

A.2.3 Ориентация с использованием персонала поддержки

- Человеческие ресурсы, такие как помощники-проводники, должны быть в распоряжении организаторов собраний, особенно в местах, где направления не ясны.

- Участникам, которые испытывают трудности с ориентацией в месте проведения собрания и при перемещении к месту/от места проведения собрания (например, из-за нарушения зрения, физического или когнитивных нарушений), следует предоставить соответствующую информацию и помощь (например, описание места, поездку к месту и организацию заказа такси).

A.2.4 Доступность помещения для собрания

- Желательно, чтобы пол был без каких-либо изменений в уровне поверхности. В противном случае следует использовать скаты, переносные пандусы и переносные подъемные платформы.

- Помещение для собрания необходимо приспособить к упрощенной ориентации для участников.

- Размещение объектов не должно препятствовать движению или блокировать людей, поскольку такие объекты могут быть опасны. Даже объекты, расположенные вдоль стен, могут препятствовать движению.

- Пространство для информационного сервиса (например, для работы сурдопереводчика, слуховой аппаратуры и т.д.) следует соответствующим образом подготовить.

- Пространство под столами необходимо приспособить для размещения подставки для ног и опоры для рук, смонтированных на кресле-коляске.

- Акустическое сопровождение (громкость, звук, качество и т.д.) должно быть хорошего качества и осуществляться на протяжении всего периода проведения собрания в целом (включая рабочие паузы и обеденные перерывы).

- Система аудиоподдержки должна соответствовать требованиям участников.

- Качество освещения следует проверить заранее (например, точность, отсутствие отражений и световых пятен).

- Визуальная информация должна быть легко распознаваемой.

- Для собаки-проводника следует предусмотреть пространство рядом с участником и туалет, приспособленный для собаки.

- Организатор собрания должен заранее до собрания обсудить (согласовать) присутствие собаки-проводника с другими участниками (например, с участниками, у которых аллергия на животных).

A.2.5 Доступное программное обеспечение для веб-конференций

Доступность программного обеспечения для веб-конференций необходимо обеспечить заранее до собрания, чтобы обеспечить возможность участия для всех участников собрания.

A.2.6 Доступная парковка

- Доступные пространства для парковки следует предусмотреть вблизи входа в здание.

- Поверхность дороги от площади парковки до входа в здание должна быть в хорошем состоянии. Любую помеху, которой нельзя избежать, необходимо четко обозначить.

A.3 Материалы собрания

A.3.1 Общие положения

Нижеперечисленные пункты имеют важное значение для проведения собрания. В соответствии с требованиями и предпочтениями участников необходимо выполнять следующее:

- Читаемость печатных материалов принята во внимание (например, размеры букв, шрифты, контрасты).

- Материалы подготовлены в доступных форматах в соответствии с требованиями участников.

- При подготовке документов заголовки рисунков не являются частью изображения и следует избегать сложных таблиц, поскольку они не воспринимаются при чтении с экрана людьми, имеющими нарушения зрения.

- При подготовке документов следует избегать цветового кодирования.

A.3.2 Легко читаемые материалы

- Фразы должны быть короткими и легкими для понимания.

- Изображения графиков и рисунков должны быть четкими.

- Сокращения следует пояснять при первом их появлении.

- Резюме документов, содержащих длинные, сложные слова, предложения или презентации, может быть полезным. В резюме можно использовать разбивку по пунктам/номерам и четкие, понятные выражения.

A.3.3 Материалы, подготовленные для демонстрации слайдов

- Презентации с демонстрацией слайдов необходимо делать в соответствии с подходящими рекомендациями по обеспечению доступности.

- Слайды должны иметь изображения с четкой контрастностью.

- Раздаточный материал презентаций должен иметь не более двух слайдов на одну страницу.

Примечание - Имеются рекомендации, например подготовленные Всемирным союзом слепых.

A.3.4 Видеопрезентации

Везде, где есть такая возможность, необходимо предусматривать язык жестов или субтитры. Там, где нет такой возможности, должны рассматриваться альтернативные меры, такие как использование сурдопереводчиков, специалистов-переводчиков, владеющих такой техникой, как универсальная переводческая скоропись.

A.3.5 Доставка материалов собрания

Материалы собрания (например, приглашения, уведомления, дискуссионные документы, презентации и т.д.) необходимо разослать до совещания его участникам и другим лицам (например, сурдопереводчикам), которые будут присутствовать на собрании.

A.3.6 Поправки и изменения в материалах собрания

Любые поправки и изменения в материалах собрания должны своевременно доводиться до сведения участников и других лиц (например, сурдопереводчиков), которые будут присутствовать на собрании.

A.4 Организация проведения собрания

A.4.1 Общие положения

В зависимости от планировки (конструкции) помещения для собрания и системы менеджмента у организаторов собрания необходимо выполнять следующее:

- Для участников собрания эффективно предоставлены необходимые информационные услуги.

- Для участников с ограничениями жизнедеятельности подготовлена программа в предпочтительном для них формате и предоставлена соответствующая вводная информация (например, для человека с нарушением функции зрения - программа по Брайлю и устная информация о том, кто присутствует на собрании, где они усажены, а также о том, как устроено помещение для собрания; для человека с нарушением функции слуха - информация об имеющихся системах поддержки, таких как аудиосистема поддержки, услуги помощников-информаторов).

- Собрания организованы в соответствии с потребностями участников (например, перерывы каждый час, регулировка температуры в помещениях, подходящие время начала и продолжительность собрания).

- Работоспособность и эффективность поддержки и используемых устройств отслеживают и корректируют в случае необходимости.

A.4.2 Правила, относящиеся к звуковому сопровождению

Необходимо обеспечивать и поддерживать хорошую акустическую среду.

A.4.3 Правила, относящиеся к освещению

- Должна быть обеспечена адекватная яркость.

- Следует избегать ослепительного яркого света.

A.4.4 Правила, относящиеся к освежающим напиткам и закускам

- Маркировку пищевых продуктов следует снабжать соответствующей информацией об ингредиентах с учетом возможных реакций, связанных с аллергией, непереносимостью или гиперчувствительностью участников.

- Соответствующая помощь должна быть доступна лицам с нарушением функции зрения, ограниченной мобильностью, а также с проблемами рук и кистей.

A.5 Информационные услуги и проведение собрания

A.5.1 Правила, относящиеся к проведению собрания

- Всю информацию необходимо представлять в соответствующих форматах, включая слуховое или текстовое представление в веб-конференции.

- Информацию о регламенте работы собрания (продолжительность заседания каждой секции, расписание перерывов, время закрытия и т.д.) следует предоставлять заранее.

- Необходимо подтвердить, что устройства для интерпретации и вспомогательные системы для людей с нарушением функции слуха находятся в готовности.

- Должно быть подтверждено, что заявки о предоставлении служебного персонала поддержки были рассмотрены и приняты во внимание.

A.5.2 Меры по поддержанию дискуссии

- Мероприятия для сурдопереводчиков, сопровождающих и помощников-информаторов следует проводить до начала собрания (например, мероприятия по размещению) таким образом, чтобы обеспечить возможность и достаточное время для интерпретации и чтобы сопровождающий/информатор и участник могли посовещаться, а значит, все участники собрания могли принять активное участие в дискуссиях и т.д.

- Председатель должен предоставлять всем участникам информацию об организации собрания так, чтобы все участники могли активно участвовать в обсуждениях. Эта информация среди прочего включает то, каким образом участники, помощники-информаторы, сурдопереводчики/сопровождающие могли бы продемонстрировать, что им требуется дополнительное время в ходе дискуссии для того, чтобы все участники могли проследить за ходом обсуждения и участвовать в нем. Может быть полезна процедура/система подачи сигналов для участников (например, карточками) о том, что они нуждаются в короткой паузе (например, чтобы проконсультироваться с сурдопереводчиком/сопровождающим или помощником или чтобы получить дополнительную информацию).

- Председатель должен следить за соблюдением процедур, особенно в отношении лице ограничениями жизнедеятельности, помощников-информаторов и сурдопереводчиков, чтобы убедиться, что все участники понимают презентации и дискуссии, и имеют возможность участвовать в них.

- При необходимости следует предусмотреть поддержку председателя и докладчиков.

- Необходимо обеспечить поддержку участников, испытывающих трудности при обращении вручную с печатными материалами (например, при перелистывании страниц).

- В случае когда участник испытывает затруднения, связанные с передачей устного сообщения, могут быть использованы письменные объяснения для подтверждения с использованием белой доски, проекционного аппарата или компьютера.

- Использование оборудования для синхронного сурдоперевода должно быть правильно сориентировано.

- Карточки для выражения мнения, такие как "Да/я согласен", "Нет/я не согласен", "Не ясно", и "Мне нужна поддержка", могут быть использованы, когда участники испытывают трудности самовыражения.

A.5.3 Информация для всех участников

- Выступающие на собрании, прежде чем взять слово, должны представиться.

- Информацию, представленную в виде графиков, на белых досках, плакатах и в виде иллюстраций, следует объяснять и в устной форме.

- Необходимо избегать указательных местоимений, таких как "этот", "это" или "тот" (т.е. следует четко обозначать предмет обсуждения).

- При ссылке на конкретную страницу печатных материалов также должны быть упомянуты соответствующие страницы в альтернативных форматах, таких как версия со шрифтом Брайля или версия с укрупненным шрифтом.

- Микрофоны следует расположить таким образом, чтобы не заслонять движение губ говорящего.

- Участники должны говорить медленно и четко, простыми словами, с соответствующими паузами.

- Презентации должны быть понятны даже при сурдопереводе.

- Прежде чем говорить, участники должны убедиться в том, что предыдущий оратор закончил свою речь, также не следует перебивать других докладчиков.

A.5.4 Другие вопросы

- Решения должны быть изложены четко, так как для некоторых участников может быть трудно понять неопределенные резолюции.

- Все решения необходимо представить в соответствующих форматах для облегчения надлежащего просмотра участниками.

- Когда организатор собрания просит участников заполнить вопросник после собрания, метод ответа и сбор опросных листов должны соответствовать предпочтениям участников. Некоторые участники могут иметь трудности с ответом на опросные листы на местах.

A.6 Контрольный перечень

Таблица A.1 включена в помощь тем, кто при организации доступного собрания пользуется настоящим документом. Вопросы, подлежащие рассмотрению, перечислены в перечне со ссылкой на пункт или подпункт в настоящем приложении, где эти вопросы обсуждаются в связи с организацией доступного собрания. Более подробная информация о правилах и поддержке применительно к функциональным особенностям организма человека представлена в разделах настоящего документа.

Таблица A.1 - Контрольный перечень статей для облегчения организации доступного собрания (ИСО 17069)

Статья	Ссылка	Проверено	Комментарии
Материалы собрания	A.1
Метод доставки	A.1.2
Форма для предварительной регистрации	A.1.3
Уведомление о собрании и схема проезда	A.1.4
Доступный маршрут и доступное местоположение собрания	A.2
Предварительное изучение и подготовка	A.2.1
Ориентация: знаки и другие устройства	A.2.2
Ориентация: персонал	A.2.3
Доступность помещения для собрания	A.2.4
Программное обеспечение для веб-конференций	A.2.5
Доступная парковка	A.2.6
Подготовка материалов	A.3
Альтернативные форматы	A.3.1
Легко читаемые материалы	A.3.2
Презентации слайдов	A.3.3
Видеопрезентации	A.3.4
Доставка материалов собрания	A.3.5
Поправки и изменения в материалах собрания	A.3.6
Организация проведения собрания	A.4
Звуковое сопровождение	A.4.2
Освещение	A.4.3
Освежающие напитки и легкие закуски	A.4.4
Информационные услуги и проведение собрания	A.5
Правила проведения собрания	A.5.1
Меры для поддержания дискуссии	A.5.2
Информация для всех участников	A.5.3
Другие вопросы	A.5.4