Приложение. Политика обработки персональных данных в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания

Приложение

УТВЕРЖДЕНА

приказом Архивной

службы РСО-Алания

от 13.03.2023 г. N 10

Политика обработки персональных данных в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания

1. Общие положения

1.1. Настоящая политика обработки персональных данных в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, оператором которых является, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Основные понятия, используемые в Политике:

оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в Архивной службе с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств.

1.4. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Архивной службы как до, так и после утверждения Политики.

1.5. Политика является общедоступной и подлежит публикации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Архивной службы.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Персональные данные обрабатываются в целях обеспечения возложенных на Архивную службу функций, полномочий и обязанностей, в том числе обеспечения кадровой работы, бухгалтерского учета, оказания государственных услуг, защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных и в целях противодействия коррупции.

2.3. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в Соответствии с которыми Архивная служба осуществляет обработку персональных данных, в том числе: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17.07.2009 N 221 (ред. от 18.03.2022 N 104 "Об утверждении положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания, приказ Архивной службы от 15.12.2017 N 61 "О мерах, направленных на реализацию постановления Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211", согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных и иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Архивной службы.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2. Архивная служба может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

государственные гражданские служащие Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее гражданские служащие Архивной службы);

лица, претендующие на замещение должностей государственной гражданской службы в Архивной службе;

работники подведомственных Архивной службе организаций, замещающие должности, включенные в перечень должностей, при замещении которых и при назначении на которые работники обязаны представлять сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей;

лица, претендующие на замещение должностей в подведомственных Архивной службе организациях, включенных в перечень должностей, при замещении которых и при назначении на которые работники обязаны представлять сведения доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя, своих супруг (супругов) и несовершеннолетних детей;

лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в абзацах 2-5 настоящего пункта;

граждане, направившие обращения в Архивную службу;

лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Архивную службу.

4.3. Перечни категорий персональных данных, обрабатываемых Архивной службой:

фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

число, месяц, год рождения;

месторождения;

сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

номера контактных телефонов (домашнего, служебного, мобильного);

реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

идентификационный номер налогоплательщика;

реквизиты страхового Медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

сведения о семейном положении, составе семьи и сведения о близких родственниках, в том числе:

степень родства, фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

места рождения, места работы и домашние адреса близких родственников (отца, матери, братьев, сестер и детей), а также мужа (жены);

фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения, места рождения, места работы и домашние адреса бывших мужей (жен);

сведения о трудовой деятельности;

сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

Сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, направление подготовки, квалификация, специальность по документу об образовании);

сведения об ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов);

сведения о владении иностранными языками, степень владения;

медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

фотография;

сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

сведения, содержащиеся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;

сведения о пребывании за границей;

сведения о близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также мужьях (женах), в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество (при наличии), с какого времени проживают за границей);

сведения классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданкой службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);

сведения о наличии или отсутствии судимости;

сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

номер расчетного счета;

номер банковской карты.

5. Основные права и обязанности оператора персональных данных

5.1. Архивная служба как оператор персональных данных, имеет право:

самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом N 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом N 152-ФЗ или другими федеральными законами;

поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Архивной службы, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом N 152-ФЗ;

в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Архивная служба вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе N 152-ФЗ.

5.2. Архивная служба обязана:

организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона N 152-ФЗ и принятыми в Соответствии с ним нормативными правовыми актами;

отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона N 152-ФЗ; сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Управление Роскомнадзора по Республике Северная Осетия-Алания (Роскомнадзор) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса;

в порядке, определенном государственным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации, включая информирование его о компьютерных инцидентах, которые повлекли неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных.

6. Основные права субъекта персональных данных

6.1. Субъект персональных данных имеет право:

получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными и республиканскими законами;

требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или без действие оператора при обработке его персональных данных.

7. Порядок и условия обработки персональных данных

7.1. Архивная служба осуществляет обработку персональных данных операции, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.2. Обработка персональных данных в Архивной службе осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных, следующими способами:

неавтоматизированная обработка персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;

смешанная обработка персональных данных.

7.3. Обработка персональных данных Архивная служба ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

7.4. К обработке персональных данных допускаются гражданские служащие Архивной службы, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

7.5. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

Персональные данные на бумажных носителях хранятся в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

7.6. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

7.7. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

7.8. Гражданские служащие Архивной службы, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

7.9. Архивная служба обязана принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом N 152-ФЗ о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

8. Актуализация, исправление, удаление, уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

8.1. Подтверждение факта обработки персональных данных, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона N 152-ФЗ, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Архивная служба направляет субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Архивная служба предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона N 152-ФЗ, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона N 152-ФЗ все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

8.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Архивная служба осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Архивная служба на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет (актуализирует, исправляет) персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

8.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Архивная служба осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

8.4. Условия и сроки уничтожения персональных данных Архивной службой:

достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель - в течение 30 дней;

достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, - в течение 30 дней;

предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, - в течение семи рабочих дней;

отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, - в течение 30 дней.

9. Заключительные положения

9.1. Политика является локальным нормативным актом Архивной службы по вопросам обработки персональных данных и подлежит размещению на официальном сайте Архивной службы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

9.2. Политика подлежит внеплановому пересмотру в случае существенных изменений законодательства в области защиты персональных данных.