Приложение 1. Положение об архиве администрации Чамзинского муниципального района Республики Мордовия

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
администрации Чамзинского
муниципального района
Республики Мордовия
от 13 февраля 2023 г. N 81

Положение об архиве
администрации Чамзинского муниципального района Республики Мордовия

I. Общие положения

1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Чамзинского муниципального района Республики Мордовия (далее - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче в муниципальный архив в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи их на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, предусмотренных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Администрации.

3. В целях своевременного приема архивных документов от работников, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Администрации создается архив.

4. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 07 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Администрации, настоящим Положением.

5. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации.

6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Функции архива Администрации возлагаются на лицо, ответственное за архив.

Лицо, ответственное за архив, назначается постановлением Администрации из числа работников Администрации.

Круг обязанностей лица, ответственного за архив, определяется должностной инструкцией и настоящим Положением.

8. Положение об архиве Администрации разрабатывается на основании Примерного положения об архиве, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 и утверждается постановлением Администрации после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив.

II. Состав документов архива

10. Архив Администрации хранит:

10.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации, в том числе электронные документы.

10.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

10.3. Документы по личному составу Администрации.

10.4. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы.

10.5. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

III. Задачи архива

11. К задачам архива Администрации относятся:

11.1. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности Администрации.

11.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в архиве Администрации.

11.3. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

11.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством в муниципальный архив.

11.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива

12. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

12.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

12.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

12.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

12.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (далее - ЭК) Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителя аппарата Администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

12.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

12.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

12.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

12.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

12.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

12.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

12.13. Ведет учет использования документов архива Администрации.

12.14. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование.

12.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

12.16. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

12.17. Оказывает методическую помощь:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Администрации в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива

13. Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать от работников Администрации сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать работников о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭК Администрации.

VI. Ответственность архива

14. Ответственный за архив совместно с руководителем Администрации несет ответственность за:

14.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

14.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

14.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации.

14.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Министерства культуры,

национальной политики

и архивного дела

Республики Мордовия

от 31.08.2022 г. N 8