Приложение N 4. Положение об архивном отделе Администрации Кормиловского муниципального района

Приложение N 4
к постановлению
Администрации Кормиловского
муниципального района от 13 марта 2023 г. N 69-п

Положение
об архивном отделе Администрации Кормиловского муниципального района

I. Общие положения

1. Архивный отдел Администрации Кормиловского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации Кормиловского муниципального района (далее - Администрация).

2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Кормиловского муниципального района и настоящим Положением.

3. Отдел в своей деятельности подконтролен и подотчетен Главе Кормиловского муниципального района, управляющему делами Администрации Кормиловского муниципального района.

4. Структура и штатное расписание отдела утверждаются Главой Кормиловского муниципального района.

II. Основные цели и задачи отдела

5. Целью деятельности отдела является формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.

6. Основными задачами отдела являются:

1) комплектование муниципального архива документами архивного фонда района, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, отображающими материальную и духовную жизнь населения района;

2) обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;

- организационно - методическое руководство, координация и контроль деятельности ведомственных архивов муниципальных учреждений района, структурных подразделений Администрации и органов местного самоуправления района по вопросам организации архивного дела;

- предоставление в установленном порядке учетных данных в Архивное управление Министерства государственно - правового развития Омской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе;

- контроль за соблюдением муниципальными учреждениями, органами местного самоуправления Кормиловского муниципального района законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов Омской области, муниципальных правовых актов Кормиловского муниципального района в области архивного дела.

III. Функции отдела

7. Отдел осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Омской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Кормиловского муниципального района и Правительства Омской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Омской области, образовавшихся в процессе деятельности Администрации по реализации отдельных государственных полномочий, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Омской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Кормиловского муниципального района;

- печатных аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и иных материалов для осуществления его практической деятельности;

2) архивный отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, акционерных обществ, колхозов, общественных организаций и граждан;

3) комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для Кормиловского муниципального района, в том числе:

- составление списка организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых Администрацией и согласованных Архивным управлением Министерства государственно - правового развития Омской области;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве;

4) организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Кормиловского муниципального района, муниципальных предприятий и муниципальных учреждений, содействия организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе документов по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Кормиловского муниципального района;

- рассмотрение и предоставление на заседание экспертно - проверочной комиссии Архивного управления Министерства государственно - правового развития Омской области описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив в установленном порядке;

- оказание организационно - методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организаций и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных систем;

5) информационное обеспечение органов местного самоуправления Кормиловского муниципального района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе информирование органов местного самоуправления Кормиловского муниципального района, иных организаций о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических лиц на документную информацию;

6) организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка выставок, материалов для средств массовой информации;

7) исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача, справок, заверенных копий и выписок из документов;

8) создание и совершенствование научно - справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

IV. Организация деятельности отдела

8. Отдел возглавляет начальник архивного отдела Администрации. Начальник архивного отдела Администрации назначается на должность и освобождается от должности Главой Кормиловского муниципального района.

9. Работники отдела, должности которых предусмотрены перечнем должностей муниципальной службы Кормиловского муниципального района, являются муниципальными служащими.

10. Работники отдела принимаются на работу и увольняются с работы, а также к ним применяются меры поощрения или дисциплинарной ответственности на основании соответствующих распоряжений Администрации.

11. Отдел при осуществлении своих полномочий взаимодействует со структурными подразделениями Администрации, государственными, муниципальными, общественными органами и организациями, а также с органами местного самоуправления поселений.

V. Права отдела

12. Отдел для осуществления своих функций имеет право:

- проводить совещания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- участвовать в заседаниях и совещаниях при обсуждении вопросов, отнесенных к компетенции отдела;

запрашивать информацию, статистическую отчетность у подведомственных учреждений, по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- вносить предложения Главе Кормиловского муниципального района об изменении структуры и штатного Администрации в части, относящейся к архивному отделу;

- согласовывать, разрабатывать и представлять проекты муниципальных правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- представлять интересы Администрации в рамках компетенции, определенной настоящим Положением, во всех органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях всех форм собственности;

- привлекать для содействия в выполнении функций отдела работников структурных подразделений Администрации, специалистов организаций по согласованию с руководителями соответствующих подразделений и организаций;

получать при выполнении поручений Главы Кормиловского муниципального района, необходимые пояснения от должностных лиц Администрации, ее структурных подразделений, а также руководителей муниципальных предприятий и учреждений;

- осуществлять официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- осуществлять сотрудничество с организациями и органами местного самоуправления других районов по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- осуществлять иные полномочия, предусмотренные федеральным, областным законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления Кормиловского муниципального района, необходимые для достижения целей, решения задач и осуществления функций, предусмотренных настоящим Положением.

13. Начальник отдела имеет право:

- распределять должностные обязанности работников отдела;

- инициировать образование при необходимости комиссий, рабочих и экспертных групп, а также привлекать специалистов Администрации для работы по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- вести прием граждан, рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, принимать по ним необходимые меры;

- согласовывать штатное расписание Администрации в части утверждения структуры отдела;

- иные права в соответствии с действующим законодательством.

VI. Ответственность отдела

14. Всю полноту ответственности за своевременность и качество выполнения задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением, и достижение поставленных целей, несет начальник отдела.

15. Порядок привлечения к ответственности начальника отдела устанавливается действующим законодательством, правовыми актами Главы Кормиловского муниципального района, правовыми актами Администрации, трудовым договором.

16. Степень ответственности и порядок привлечения к ответственности работников отдела устанавливается действующим законодательством, муниципальными правовыми актами, трудовыми договорами, заключенными с работниками, должностными инструкциями.

VII. Порядок внесения изменений и дополнений в настоящее Положение

17. Изменения и дополнения в настоящее Положение Главой Кормиловского муниципального района.