Приложение 3. Регламент организации работы Экспертной комиссии Архивного управления (муниципального архива) Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 3
к распоряжению Администрации
города Симферополя
Республики Крым
от 15.03.2023 N 80-р

Регламент
организации работы Экспертной комиссии Архивного управления (муниципального архива) Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Организация работы

1.1. Постоянно действующая Экспертная комиссия Архивного управления (муниципального архива) Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - ЭК) создается распоряжением Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Администрация) в количестве не менее 5 человек.

1.2. Основные задачи, функции, права ЭК определены Положением об ЭК.

1.3. Председатель ЭК:

- руководит деятельностью ЭК и несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач;

- обеспечивает контроль за своевременным рассмотрением документов и материалов, поступивших на рассмотрение ЭК, и выполнением принятых решений;

- проводит заседания ЭК;

- проводит анализ состояния работы с учреждениями муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее - городской округ);

- отчитывается о работе ЭК.

В целях выработки научно обоснованных решений председатель ЭК:

- поручает членам ЭК в установленном порядке вести подготовку вопросов для внесения на рассмотрение ЭК;

- привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

1.4. Секретарь ЭК:

- планирует работу ЭК, увязывая ее с планами работы Архивного управления (муниципального архива) Администрации и заинтересованных организаций;

- обеспечивает созыв заседаний комиссии;

- ведет регистрацию представленных на ЭК документов. Проверяет соблюдение установленного порядка представления основных документов;

- распределяет представленные документы на рассмотрение членам ЭК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭК;

- протоколирует ход заседаний комиссии и оформляет протокол заседания ЭК;

- проставляет соответствующие грифы на рассмотренных ЭК документах;

- готовит документы к отправке;

- информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭК;

- осуществляет оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, информирование председателя ЭК о ходе выполнения решений;

- осуществляет учет проделанной работы и отчетность о работе комиссии;

- ведет документацию, созданную комиссией, и обеспечивает ее сохранность.

1.5. Члены ЭК:

- ведут практическую, методическую и организационную работу по выполнению функций, определенных положением об ЭК;

- по поручению ЭК проверяют качество выполненных работ, связанных с экспертизой ценности документов и комплектованием муниципального архива;

- дают заключения о качестве проведенной экспертизы ценности документов, отбора на хранение и научно-технической обработки документов.

1.6. Деятельность ЭК предусматривается основными направлениями развития архивного дела в городском округе и Планом работы ЭК на год (приложение 1 к настоящему Регламенту).

1.7. Заседания ЭК созываются по мере необходимости, но не реже 4 раз в год.

1.8. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы ЭК оформляются на бланке Администрации, подписываются председателем и секретарем, утверждаются главой Администрации (приложение 2 к настоящему Регламенту).

2. Документирование деятельности ЭК

2.1. В соответствии с задачами, компетенцией и характером решаемых вопросов в деятельности ЭК создаются следующие основные виды документов:

- протоколы заседаний ЭК;

- выписки из протоколов заседаний ЭК (приложение 3 к настоящему Регламенту);

- письма, замечания, отзывы;

- заключения экспертов, членов ЭК (приложения 4, 5 к настоящему Регламенту);

- графики рассмотрения ЭК описей дел, номенклатуры дел и других нормативно-методических документов;

- планы;

- отчеты.

2.2. Протокол заседания ЭК фиксирует в обобщенной форме вопросы, рассмотренные на заседании, и подробно - решения, принятые по каждому вопросу или рассмотренному документу.

Протокол составляется на основе обсуждения представленных к заседанию проектов документов и принятых в ходе обсуждения решений.

Протоколы ЭК подписываются председателем и секретарем ЭК.

Протоколы ЭК и документы к ним группируются в самостоятельное дело "Протоколы заседаний ЭК и документы (отзывы, предложения, справки, копии приказов и др.) к ним". Документы к протоколам располагаются в последовательности рассмотрения вопросов после соответствующего протокола.

2.3. Выписка из протокола ЭК оформляется в качестве самостоятельного документа с целью доведения решения ЭК до сведения заинтересованных организаций.

Выписка печатается в нужном количестве экземпляров. На последнем листе протокола делается отметка о том, кому разослана выписка (приложение 3 к настоящему Регламенту).

Копии выписок из протоколов ЭК формируются в дело "Выписки из протоколов ЭК".

2.4. Письмо ЭК составляется на бланке Администрации и подписывается главой Администрации и председателем ЭК, руководителем архивного управления (муниципального архива) администрации города. Письмо составляется по организационным, методическим, практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива, работы экспертных комиссий муниципальных организаций и др.

2.5. Заключения (отзывы) на документы, поступившие на рассмотрение ЭК, должны содержать их общую оценку, конкретные замечания и предложения по существу рассматриваемого вопроса (документа). Все предусмотренные для заполнения графы заключения при подаче его в вышестоящую экспертную комиссию должны быть заполнены.

Заключения составляют члены ЭК.

Заключения на описи составляются по форме приложения 4 к настоящему Регламенту в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в ЭК, другой направляется в вышестоящую экспертную комиссию или в организацию, представившую документ на рассмотрение.

В разделе "Анализ состава и содержания документа" указывается, что дела обработаны согласно требованиям действующего законодательства Российской Федерации, делаются замечания по полноте состава документов, указывается, обеспечена ли сохранность документов, где хранятся документы (в архиве, в рабочих комнатах, др.).

В разделе "Заключение эксперта ЭК" указываются замечания по оформлению в результате научно-технической обработки представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка "Считаю возможным опись N 1 согласовать и представить на рассмотрение ЭПК или "Считаю возможным опись N 1-Л согласовать".

Заключения на номенклатуру дел, положения об экспертной комиссии и архиве организации составляются по форме приложения 5 к настоящему Регламенту.

При рассмотрении номенклатуры дел в разделе "Анализ состава и содержания документа" указывается, что:

- представленная номенклатура на ______ год рассматривается в связи:

а) с началом деятельности организации, созданной в ______ году;

б) с преобразованием организации: коренным изменением функций, изменением формы собственности, изменением структуры;

в) с изменениями в составе документов;

- документы, включенные в номенклатуру дел, полностью (частично) отражают деятельность организации. При наличии перечисляются замечания;

- номенклатура дел составлена по принципу:

а) структурного деления организации;

б) производственно-отраслевой или функциональной схемам;

- формирование документов в дела и качество заголовков дел соответствуют действующему законодательству Российской Федерации. При наличии перечисляются замечания.

В разделе "Заключение эксперта ЭК" указываются замечания по оформлению представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка "Считаю возможным номенклатуру согласовать и представить на рассмотрение ЭПК" или "Считаю возможным номенклатуру согласовать".

Заключения на другие нормативно-методические документы составляются по аналогии.

2.6. План работы ЭК составляется секретарем на основании плана основных направлений развития архивного дела в городском округе.

2.7. Отчет о работе ЭК за год составляется секретарем ЭК. Отчет заслушивается на заседании ЭК.

2.8. График рассмотрения ЭК описей и других нормативно-методических документов ведется в целях организации планомерного рассмотрения указанных документов и осуществления контроля за ходом выполнения плановых показателей; он должен предусматривать одновременное рассмотрение описей и номенклатуры дел всех учреждений, расположенных на территории городского округа.

График составляется по согласованию с экспертными комиссиями муниципальных организаций, учреждений, предприятий. При этом определяется год, по который обязательно должны быть упорядочены документы учреждений.

Для организации работы можно использовать график согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений в муниципальный архив.

3. Порядок учета и прохождения документов, поступивших на рассмотрение ЭК

3.1. При получении проектов документов (далее - документы), представленных на рассмотрение ЭК, секретарь ЭК проверяет наличие и комплектность материалов к рассматриваемым документам. Неправильно оформленные и не содержащие всех необходимых приложений документы возвращаются корреспондентам, или недостающие документы запрашиваются дополнительно.

3.2. В целях учета представленных на рассмотрение ЭК документов, контроля за их рассмотрением, а также для учета принятых комиссией решений секретарь ЭК фиксирует на карточках сведения об описях, номенклатуре дел, других нормативно-методических документах, актах, поступивших на ЭК, либо в журнале регистрации документов, поступивших на ЭК.

3.3. Секретарь ЭК передает на рассмотрение члену ЭК документы вместе с заключениями к ним. Каждый член ЭК имеет рабочую папку, в которой находятся методические документы, относящиеся к работе.

3.4. По результатам рассмотрения, зафиксированного в заключении, секретарь ЭК проставляет в карточке или журнале номер и дату протокола.

3.5. На документах, рассмотренных и согласованных ЭК, секретарь ЭК проставляет гриф (штамп), содержащий номер и дату протокола.

3.6. В случаях, когда рассмотренный документ возвращается для доработки учреждению, секретарь ЭК делает отметку на карточке или в журнале "Возвращено на доработку". При возвращении на доработку описи оставляется на контроле один ее экземпляр.

Заместитель главы администрации
города Симферополя

А.Н. Семенченко