Приложение 3. Порядок предоставления и рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга отчетности об использовании в 2023 году субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства: фестивалей, конкурсов, проектов

Приложение 3
к распоряжению Комитета
по культуре Санкт-Петербурга
от 24.03.2023 N 313

Порядок
предоставления и рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга отчетности об использовании в 2023 году субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства: фестивалей, конкурсов, проектов

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет:

порядок и сроки предоставления и рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга (далее - Комитет) отчетности об использовании в 2023 году субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства: фестивалей, конкурсов, проектов (далее - субсидии) (далее - отчетность);

порядок и сроки представления и рассмотрения в 2023 году отчетности о расходах, источником финансового обеспечения (возмещения) которых являются субсидии и достижении значений результата предоставления субсидий (далее - результат) и его характеристик (показателей, необходимых для достижения результата), в случае их установления, (далее - показатели);

порядок и сроки согласования и утверждения отчетности и дополнительной отчетности;

порядок и сроки возврата субсидий получателями субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в случае недостижения значений результатов предоставления субсидий и показателей;

порядок осуществления Комитетом контроля (мониторинга) за соблюдением условий и порядка предоставления субсидий, а также за достижением результата;

порядок и сроки проведения Комитетом проверок соблюдения получателями субсидий и (или) лицами, получающими средства на основании договоров, заключенных с получателями субсидий (далее - контрагенты), условий и порядка предоставления субсидий, в том числе в части достижения результата (далее - проверки).

1.2. Победитель конкурсного отбора на предоставление в 2023 году субсидий с которым был заключен договор о предоставлении субсидии на финансовое обеспечение затрат на проведение мероприятий в соответствии с пунктом 4.1 приложения N 1 к постановлению Правительства Санкт-Петербурга от 03.03.2023 N 143 "О порядках предоставления в 2023 году субсидий социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства: фестивалей, конкурсов, проектов" (далее - постановление) (далее - получатель субсидий) ежеквартально не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, со дня заключения договора, за исключением квартала, в котором проведено мероприятие, представляет в Комитет отчетность о расходах, источником финансового обеспечения которых является субсидия (отчет о расходах), о достижении значений результата предоставления субсидии и показателей (далее - отчет о результатах) по формам, установленным Комитетом финансов Санкт-Петербурга.

При финансовом обеспечении затрат отчет о расходах и отчет о результатах за квартал, в котором проведено мероприятие, представляется одновременно с дополнительной отчетностью, предусмотренной пунктом 1.3 настоящего Порядка (далее - дополнительная отчетность), в срок не позднее 30 рабочих дней с момента окончания мероприятия, в случае если договор о предоставлении субсидий заключен после окончания проведения мероприятия - в течение 30 рабочих дней после заключения договора о предоставлении субсидий на финансовое обеспечение затрат, в соответствии с пунктом 4.1 приложения N 1 к постановлению.

При возмещении затрат отчет о расходах и отчет о результатах, а также дополнительная отчетность представляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня заключения договора о предоставлении субсидии на возмещение затрат в соответствии с пунктом 4.1 приложения N 2 к постановлению.

После расходования получателем субсидии всей суммы субсидии и принятия Комитетом отчетности в соответствии с настоящим Порядком последующее представление ежеквартальной отчетности о расходах и результатах не требуется.

Отчетность представляется в Комитет с сопроводительным письмом получателя субсидий. Все листы отчетов должны быть прошиты и заверены подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

1.3. В состав дополнительной отчетности, в случае, если она предусмотрена договором о предоставлении субсидии (далее - договор), входит:

1.3.1. Творческий отчет о проведении мероприятия (далее - Творческий отчет) по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

1.3.2. Финансовый отчет об исполнении сметы затрат на проведении мероприятия (далее - Финансовый отчет) по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

К Финансовому отчету прилагаются подтверждающие в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации фактически понесенные затраты, которые представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и печатью организации, а именно:

документы, подтверждающие возникновение обязательства: при заключении договоров со сторонними организациями и физическими лицами - договоры, включая агентские, счета, копии лицензий - при осуществлении лицензируемых видов деятельности;

документы, подтверждающие возникновение денежного обязательства: счета-фактуры, акты, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы, расчетные или расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты с приложением копий документов, посадочных талонов, проездных билетов и прочих документов, подтверждающих произведенные расходы;

документы, подтверждающие факт выдачи призовой (наградной) и сувенирной продукции: акты списания, ведомости выдачи с подписями конечных получателей;

документы, подтверждающие факт оплаты: при оплате по безналичному расчету прилагаются платежные поручения с отметкой банка, при оплате за наличный расчет прилагаются кассовые, товарные чеки, расчетно-платежные и(или) платежные ведомости, расходные кассовые ордера;

фотоотчет (фотоизображения на бумажном (не менее десяти) и цифровом носителях (не менее 30), подтверждающий оказание услуг в рамках проведенного мероприятия (в том числе фотоизображения призовой (наградной) и сувенирной продукции, транспортных средств с государственным регистрационным знаком, используемого оборудования, выступления творческих коллективов и пр.);

иные документы, подтверждающие фактически понесенные затраты по направлениям затрат, предусмотренных постановлением.

1.3.3. Договором могут быть предусмотрены иные формы дополнительной отчетности.

1.4. Прием отчетов осуществляется организационным отделом Комитета в порядке, установленном Регламентом Комитета по культуре Санкт-Петербурга, утвержденным приказом Комитета от 20.01.2005 N 8. После регистрации отчеты в течение одного рабочего дня передаются в отраслевой отдел Комитета, ответственный за предоставление субсидий в соответствии с утвержденным председателем Комитета перечнем структурных подразделений Комитета, ответственных за предоставление субсидий (далее - отраслевой отдел).

2. Порядок рассмотрения отчетов о расходах, дополнительной отчетности, подписания акта о выполнении обязательств по договору о предоставлении субсидий

2.1. Специалист отраслевого отдела по поручению начальника отраслевого отдела в течение 20 календарных дней рассматривает Творческий отчет, отчет о результатах на предмет:

соответствия постановлению, а также календарному плану проведения мероприятия, являющемуся приложением к договору на предоставление субсидий (далее - договор);

оценки достижения значений результата и показателей, предусмотренных постановлением и договором.

2.2. В случае отсутствия замечаний к отчетности, указанной в пункте 2.1 настоящего порядка, специалист отраслевого отдела визирует Творческий отчет и направляет его на утверждение председателю Комитета.

2.3. В случае наличия замечаний к отчетности, указанной в пункте 2.1 настоящего Порядка, специалист отраслевого отдела готовит мотивированное заключение и направляет его для рассмотрения и подписания в течение двух рабочих дней председателю Комитета. Мотивированное заключение, подписанное председателем Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет отчетность, доработанную с учетом замечаний.

2.4. Специалист сектора планирования по поручению начальника сектора планирования в течение 20 календарных дней после поступления к нему отчета о расходах и Финансового отчетов рассматривает их на предмет соответствия объемов расходов первичным учетным документам и передает Финансовый отчет на подписание первому заместителю председателя Комитета.

2.5. При отсутствии замечаний по отчетности первый заместитель председателя Комитета подписывает Финансовый отчет в течение трех рабочих дней.

2.6. После подписания Финансового отчета, утверждения Творческого отчета, а также с учетом представленного отчёта о расходах и отчета о результатах за квартал, в котором проведено мероприятие, отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета обеспечивает перечисление оставшейся суммы субсидии (при предоставлении субсидий на финансовое обеспечение затрат) на основании счета получателя субсидии, согласованного первым заместителем председателя Комитета;

сектор планирования подготавливает акт о выполнении обязательств по договору (в случае предоставления субсидий на возмещение затрат).

2.7. В случае наличия замечаний по отчетности специалист сектора планирования в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение и направляет его для рассмотрения и подписания первому заместителю председателя Комитета. Мотивированное заключение, подписанное первым заместителем председателя Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии посредством почтовой связи либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет отчетность, доработанную с учетом замечаний, с сопроводительным письмом.

2.8. После перечисления суммы субсидий в полном объеме получатель субсидий обязан в течение семи рабочих дней представить в Комитет с сопроводительным письмом документы, подтверждающие факт оплаты: при оплате по безналичному расчету, прилагаются платежные поручения с отметкой банка, при оплате за наличный расчет прилагаются кассовые, товарные чеки, расчетно-платежные и(или) платежные ведомости, расходные кассовые ордера. Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

Документы, подтверждающие факт оплаты, передаются на рассмотрение в сектор планирования. Специалист сектора планирования по поручению начальника сектора планирования в течение трех рабочих дней проверяет указанные документы на предмет соответствия отчетам о расходах, при отсутствии замечаний по представленным документам подготавливает проект акта о выполнении обязательств по договору, согласовывает его и направляет для согласования в отраслевой отдел.

2.9. При наличии замечаний по представленным документам специалист сектора планирования подготавливает мотивированное письмо Комитета за подписью первого заместителя председателя Комитета в адрес получателя субсидий о необходимости устранения допущенных нарушений.

Получатель субсидий в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет документы, подтверждающие факт оплаты, доработанные с учетом замечаний Комитета, с сопроводительным письмом.

2.10. Проект акта о выполнении обязательств по договору направляется специалистом сектора планирования получателю субсидий по электронной почте либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидий под подпись.

Получатель субсидий в течение трех рабочих дней представляет в сектор планирования подписанный в двух экземплярах акт о выполнении обязательств по договору. Специалист сектора планирования визирует акт о выполнении обязательств по договору и передает его на подпись председателю Комитета. Срок для рассмотрения и подписания председателем Комитета составляет не более двух рабочих дней.

2.11. В случае если получатель субсидий не представил отчетность, а также документы, подтверждающие факт оплаты, в сроки, указанные в настоящем Порядке, либо не устранил замечания Комитета в случаях, предусмотренных пунктами 2.3, 2.7 и 2.9 настоящего Порядка, Комитет принимает решение о возврате субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в соответствии с постановлением.

2.12. Отчеты, указанные в пункте 2.1 настоящего Порядка, передаются специалистом отраслевого отдела в отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета на хранение.

Отчеты, указанные в пункте 2.4 настоящего Порядка передаются специалистом сектора планирования в отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета на хранение.

3. Порядок рассмотрения отчетов о результатах, порядок, сроки и объем возврата субсидий получателями субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в случае недостижения результатов и показателей

3.1. Отчет о результатах представляется получателем субсидии по формам, определенным типовыми формами, утвержденными Комитетом финансов Санкт-Петербурга.

Отчет о результатах представляется с приложением следующих подтверждающих документов:

фотоизображения (снимки) открытых площадок, выставочных или зрительных залов, где проводилось мероприятие;

видеозапись, содержащая информацию о количестве посетителей мероприятия (посетителей страницы сайта в сети "Интернет", на которой осуществлялась трансляция мероприятия);

справка телеканала о количестве просмотров мероприятия;

справка представителя Комитета, посетившего мероприятие;

листы регистрации потребителей услуг, принявших участие в мероприятии;

справка о количестве проданных на мероприятие билетов;

копии не менее трех положительных отзывов (благодарственных писем) о проведенном мероприятии в средствах массовой информации и (или) информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (за исключением социальных сетей), в том числе на сайте получателя субсидий и(или) в книге отзывов получателя субсидий.

При необходимости и при наличии данных о количестве посетителей мероприятия, имеющихся в распоряжении Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области, они могут быть получены по запросу Комитета.

3.2. Конкретные значения показателей и виды подтверждающих документов устанавливаются в договоре в зависимости от содержания мероприятия, на проведение которого предоставляется субсидия.

3.3. Фотофиксация осуществляется получателями субсидий путем создания фотоизображений (снимков) открытых площадок, выставочных или зрительных залов, где проводилось мероприятие. Получатели субсидий по своему усмотрению также могут осуществлять фотофиксацию отдельных этапов проведения мероприятия.

Фотоизображения (снимки) должны содержать указание на дату и время, когда оно было сделано, отображать связь фотоизображения и проводимого мероприятия, а также содержать информацию о количестве посетителей мероприятия на открытых площадках или в выставочных залах, или заполняемости зрительного зала, или количестве потребителей услуг, принявших участие в мероприятии.

Фотоизображения (снимки) представляются получателями субсидий на бумажном (не менее десяти) и цифровом носителях (не менее тридцати).

3.4. Листы регистрации потребителей услуг, принявших участие в мероприятии, представляются в прошитом виде, заверенные подписью руководителя и печатью получателя субсидии.

Справка получателя субсидии о количестве проданных на мероприятие билетов должна содержать данные о дате и времени проведения мероприятия, сведения об общем количестве мест в помещении, где проводилось мероприятие, и количестве проданных на мероприятие билетов.

3.5. Видеозапись должна содержать указание на дату и время, когда она была сделана, отображать связь видеозаписи и проводимого мероприятия, а также содержать информацию о количестве посетителей данного мероприятия.

Видеозапись представляется получателем субсидий на цифровом носителе. Продолжительность видеозаписи должна составлять не менее 2 минут.

3.6. Отраслевым отделом проводится оценка достижения результатов и показателей.

Оценка достижения результатов и показателей осуществляется методом наблюдения и (или) анализа представленных документов.

В случае выявления недостижения получателем субсидий результатов и показателей отраслевой отдел подготавливает проект распоряжения Комитета о возврате субсидии и составляет требование о возврате субсидии в связи с недостижением результатов и показателей, в котором указывается:

подлежащая возврату сумма денежных средств и сроки ее возврата;

код бюджетной классификации Российской Федерации, по которому должен быть осуществлен возврат субсидий.

Размер субсидий и (или) средств, подлежащих возврату в бюджет Санкт-Петербурга по основаниям, указанным в пунктах 2.3, 2.7 и 2.9 настоящего Порядка, ограничивается размером денежных средств, в отношении которых были установлены факты нарушений.

Требование о возврате субсидии в связи с недостижением результатов и показателей подписывается председателем Комитета и в течение трех рабочих дней направляется получателю субсидии посредством почтовой связи либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

В случае, если средства субсидий не возвращены в бюджет Санкт-Петербурга получателем субсидий в указанный в требовании срок, Комитет в течение 15 рабочих дней со дня истечение срока возврата, направляет в суд исковое заявление о возврате субсидий в бюджет Санкт-Петербурга.

4. Порядок осуществления Комитетом контроля (мониторинга) за соблюдением условий и порядка предоставления субсидий, а также за достижением результата предоставления субсидий, порядок и сроки проведения Комитетом проверок соблюдения получателями субсидий и (или) контрагентами порядка и условий предоставления субсидий, в том числе в части достижения результата и показателей

4.1. Контроль за соблюдением получателями субсидий и (или) контрагентами условий и порядка предоставления субсидий, в том числе в части достижения результата предоставления субсидий (далее - проверка), осуществляется отделом исполнительских искусств совместно с сектором планирования на основании предоставленной получателем субсидии отчетности в период проведения мероприятия и до 26.03.2024.

Проверки соблюдения контрагентами порядка и условий предоставления субсидии осуществляется Комитетом при наличии поступившей в Комитет информации о недостоверности отчетности получателя субсидий и (или) нарушении ими порядка и условий предоставления субсидий.

4.2. Проверка проводится отраслевым отделом в части творческой составляющей и сектором планирования в части финансовой составляющей.

По результатам проверки составляется акт проверки, который направляется в Комитет государственного финансового контроля Санкт-Петербурга в соответствии с пунктом 5.1 приложения N 1 и пунктом 5.1 приложения N 2 к постановлению.

4.3. Контроль за фактическим проведением мероприятия получателем субсидии может быть дополнительно осуществлен при посещении проводимого мероприятия специалистом отдела исполнительских искусств. По результатам посещения мероприятия специалистом отдела исполнительских искусств составляется справка о посещении мероприятия.

4.4. В случае поступления в Комитет информации о фактах нарушения получателем субсидий и (или) контрагентом порядка и условий предоставления субсидий Комитет осуществляет дополнительную проверку.

4.5. Сроки возврата неиспользованного остатка субсидий получателями субсидий в бюджет Санкт-Петербурга - не позднее 01.04.2024.