Приложение. Порядок ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в Арамильском городском округе

Приложение
к постановлению Администрации
Арамильского городского округа
от 27.03.2023 N 151

Порядок
ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в Арамильском городском округе

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет правила ведения, учета и хранения личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в Арамильском городском округе (далее - личное дело).

2. Ведение, учет и хранение личных дел организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях субсидий и обеспечения их сохранности.

3. Ведение, учет и хранение личных дел осуществляется Отделом по начислению субсидий и компенсаций Муниципального казенного учреждения "Центр бухгалтерского сопровождения органом местного самоуправления и муниципальных учреждений Арамильского городского округа" (далее - Отдел).

4. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих субсидии, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

2. Ведение и учет личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

Личное дело получателя субсидий формируется с момента поступления в Отдел заявления гражданина и прилагаемых к заявлению документов.

Личное дело формируется из следующих документов (сведений):

1) титульный лист личного дела;

2) решение о назначении субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

3) копии документов, подтверждающих правовые основания владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту постоянного жительства;

4) документы или их копии, содержащие сведения о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги, начисленных за последний перед подачей заявления о предоставлении государственной услуги месяц;

5) копии документов, подтверждающих право заявителя и (или) членов его семьи на льготы, меры социальной поддержки и компенсации по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

6) копии документов, удостоверяющих принадлежность заявителя - иностранного гражданина и членов его семьи к гражданству государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, в соответствии с которым предусмотрено предоставление субсидий;

7) документы, подтверждающие доходы заявителя и членов его семьи, учитываемые при решении вопроса о предоставлении субсидии;

8) реквизиты банковского счета;

9) иные документы, необходимые для принятия решения о предоставлении субсидии.

Титульный лист личного дела содержит следующие данные:

1) наименование уполномоченного органа;

2) наименование предоставляемой государственной услуги;

3) регистрационный номер дела;

4) фамилия, имя, отчество получателя субсидий в именительном падеже, почтовый адрес, номер телефона (при наличии);

5) период предоставления субсидии.

На обратной стороне титульного листа помещается опись документов, входящих в состав личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела несет информацию с указанием наименования документов, входящих в состав дела и количества их листов.

Документы, приобщенные к личному делу, скрепляются, страницы нумеруются.

Личные дела ведутся специалистами Отдела, в функции которых входят вопросы участия в предоставлении субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

Каждому личному делу присваивается номер, который указывается на титульном листе личного дела.

Нумерация личных дел осуществляется в сквозном режиме.

Учет личных дел ведется программным обеспечением автоматически.

Документы в личном деле подлежат обновлению в случае изменения обстоятельств и условий, влияющих на предоставление субсидии и ее размер.

3. Хранение личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

Личные дела хранятся в Отделе в специально отведенном и оборудованном месте.

После окончания срока предоставления субсидии или принятия решения о прекращении предоставления субсидии личные дела подлежат хранению в течение трех лет.

После окончания срока хранения личное дело подлежит уничтожению. Уничтожение личных дел производится в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт подписывается директором Муниципального казенного учреждения "Центр бухгалтерского сопровождения органом местного самоуправления и муниципальных учреждений Арамильского городского округа", начальником Отдела, специалистом Отдела, ответственным за ведение личных дел. Акт хранится в течение пяти лет.

4. Ответственность за ведение, учет и хранение личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

Ответственность за организацию работы по ведению, учету и хранению личных дел получателей субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг несут сотрудники Отдела в соответствии с должностными инструкциями.

Сотрудники Отдела несут ответственность за неразглашение персональных данных получателей субсидий и сохранность персональных данных получателей субсидий в соответствии с действующим законодательством.