Приложение N 5. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных и их представителей в министерстве жилищно-коммунального хозяйства

Приложение N 5

Утверждено

приказом министерства

жилищно-коммунального хозяйства

Белгородской области

от "08" декабря 2022 года N 456

Правила
рассмотрения запросов субъектов персональных данных и их представителей в министерстве жилищно-коммунального хозяйства

1. Термины и определения

Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2. Общие положения

2.1. Настоящие Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных и их представителей в министерстве жилищно-коммунального хозяйства области (далее - Министерство) (далее - Правила) регулируют отношения, возникающие при выполнении Министерством обязательств, определенных требованиями статьи 14, статьи 20, статьи 21 Закон N 152-ФЗ.

2.2. Настоящие Правила распространяются на действия Министерства при получении запроса от субъектов персональных данных или их законных представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных. Эти действия направлены на определение порядка учета (регистрации), рассмотрения запросов, а также на подтверждение наличия, ознакомления, уточнения, уничтожения персональных данных или отзыв согласия на обработку персональных данных, а также на устранение нарушений законодательства, допущенных при обработке.

3. Организация и проведение работ

3.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных в соответствии с частью 7 статьи 14 Закон N 152-ФЗ.

3.2. Субъект персональных данных вправе требовать от Министерства уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

3.3. Запрос субъекта персональных данных должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Министерством, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Министерством, подпись субъекта персональных данных. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4. Сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закон N 152-ФЗ, предоставляются субъекту персональных данных Министерство при получении запроса от субъекта персональных данных. Они должны быть предоставлены в доступной форме и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных (приложение N 1 к настоящим Правилам).

3.5. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 7 статьи 14 Закон N 152-ФЗ.

3.6. В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных субъекту персональных данных или его представителю при их обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя оператор обязан дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 8 статьи 14 Закон N 152-ФЗ или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий 30 дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя (приложения N 2, N 3 к настоящим Правилам).

3.7. В случае подачи субъектом персональных данных повторного запроса, в целях получения сведений, указанных в части 7 статьи 14 Закон N 152-ФЗ, необходимо руководствоваться частями 4 и 5 статьи 14 Закон N 152-ФЗ. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 3.3 раздела III настоящих Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

3.8. Министерство вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 статьи 4 Закон N 152-ФЗ. Отказ должен быть мотивированным.

3.9. Рассмотрение запросов является должностной обязанностью сотрудников, в чьи обязанности входит обработка персональных данных.

3.10. Должно обеспечиваться:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрения запроса;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов субъектов персональных данных;

- направление письменных ответов по существу запроса.

3.11. Все поступившие запросы регистрируются в день их поступления в Журнале учета обращений субъектов персональных данных и их законных представителей (приложение N 4 к настоящим Правилам). На запросе проставляется входящий номер и дата регистрации.

3.12. Запрос считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю даны исчерпывающие ответы.

4. Порядок рассмотрения запросов

4.1. При поступлении запроса субъекта персональных данных на наличие персональных данных необходимо в течение 30 дней с даты получения запроса подтвердить, в случае осуществления, обработку персональных данных.

4.2. При поступлении запроса субъекта персональных данных на ознакомление с его персональными данными необходимо в течение 30 дней с даты получения запроса предоставить их для ознакомления.

4.3. При поступлении запроса субъекта персональных данных или его представителя на уточнение персональных данных необходимо внести в них необходимые изменения в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, Министерство обязана внести в них необходимые изменения. При этом Министерство уведомляет субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

4.4. При поступлении запроса субъекта персональных данных или его представителя на уничтожение персональных данных необходимо в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, уничтожить такие персональные данные. При этом Министерство уведомляет субъекта персональных данных или его представителя о предпринятых мерах и принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

4.5. При получении запроса на отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных необходимо прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) в срок, не превышающий 30 календарных дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Министерством и субъектом персональных данных либо если Министерство не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Закон N 152-ФЗ или другими федеральными законами.

4.6. При выявлении неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Министерство обязано осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерство) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Министерство на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязано уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Министерства) в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.

4.7. При выявлении неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Министерством или лицом, действующим по её поручению, Министерство в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты этого выявления, обязано прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению Министерства. В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Министерство в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязано уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Министерство обязано уведомить субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных - также указанный орган.

4.8. При поступлении запроса от уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Министерство обязано сообщить необходимую информацию в течение 30 дней с даты получения такого запроса.

5. Ответственность

5.1. Нарушение установленного порядка рассмотрения запросов влечет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации, ответственность.

5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудниками Министерства возложенных на них обязанностей по соблюдению установленного порядка рассмотрения запросов Министерство вправе применять дисциплинарные взыскания, предусмотренные действующим законодательством.

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с источником