Приложение 4. Порядок организации доставки экзаменационных материалов для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в форме единого государственного экзамена в Республике Северная Осетия-Алания в 2023 году

Приложение 4
к Приказу Министерства
образования и науки
Республики Северная Осетия-Алания
от 4 апреля 2023 г. N 364

Порядок
организации доставки экзаменационных материалов для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в форме единого государственного экзамена в Республике Северная Осетия-Алания в 2023 году

Перечень условных обозначений, сокращений и терминов

ВДП	Возвратный доставочный пакет
ГИА	Государственная итоговая аттестация по образовательным программам среднего общего образования
ГЭК	Государственная экзаменационная комиссия Республики Северная Осетия-Алания
ЕГЭ	Единый государственный экзамен
ЕРБД	Единая распределенная база данных
ИК	Индивидуальный комплект экзаменационных материалов
КИМ	Контрольные измерительные материалы
Контрольный лист	Последний лист ИК участника экзамена, содержащий сведения о бланке регистрации и номере КИМ
Короб	Упаковочная тара, которая используется для доставки экзаменационных материалов с места производства в ОИВ
ОИВ	Министерство образования и науки Республики Северная Осетия-Алания
Перевозчик упаковки	Организация, осуществляющая доставку упаковочных материалов (не предъявляются специальные требования по обеспечению безопасности доставляемых грузов)
Перевозчик ЭМ	Организация, осуществляющая доставку экзаменационных материалов (предъявляются специальные требования по обеспечению безопасности доставляемых грузов)
ППЭ	Пункт проведения экзаменов
ППЭ ТОМ	Пункт проведения экзаменов, расположенный в труднодоступной и отдаленной местности
Реестр Ф1	Реестр на прием экзаменационных материалов
Реестр Ф5	Реестр на вручение экзаменационных материалов
РЦОИ	Региональный центр оценки качества образования
Спецпакет	Пакет, содержащий экзаменационные материалы, изготовленные по бумажной технологии (количество ИК в спецпакете - 5) для ППЭ, расположенных на дому, в лечебных учреждениях, в специальных учебно-воспитательных учреждениях закрытого типа, а также в учреждениях, исполняющих наказание в виде лишения свободы; пакет, содержащий экзаменационные материалы, изготовленные рельефно-точечным шрифтом Брайля (количество ИК в спецпакете - 1)
Удаленная станция приемки	Специальное программное обеспечение "Удаленная станция приемки", предназначенное для автоматизации работ по приему и выдаче экзаменационных материалов без соединения с ЕРБД
Форма ППЭ-11	Форма ППЭ-11 "Сопроводительный бланк к материалам единого государственного экзамена" сборника форм для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в 2023 году
Форма ППЭ-14-01	Форма ППЭ-14-01 "Акт приема-передачи экзаменационных материалов в ППЭ" сборника форм для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в 2023 году
Форма ППЭ-14-03	Форма ППЭ-14-03 "Опись доставочного сейф-пакета" сборника форм для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в 2023 году
Форма ППЭ-14-04	Форма ППЭ-14-04 "Ведомость материалов доставочного сейф-пакета по экзамену" сборника форм для проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в 2023 году
ФЦТ	Федеральное государственное бюджетное учреждение "Федеральный центр тестирования"
ЭМ	Экзаменационные материалы

1. Общая информация по организации доставки ЭМ в Республике Северная Осетия-Алания

Настоящие методические рекомендации определяют порядок организации доставки ЭМ и упаковочных материалов для проведения ГИА в форме ЕГЭ в республике Северная Осетия-Алания процедуру взаимодействия лиц, участвующих в процессе доставки ЭМ, процедуру распределения, комплектации и выдачи ЭМ членам ГЭК.

ЭМ, изготовленные по бумажной технологии, а также ЭМ, выполненные рельефно-точечным шрифтом Брайля, упакованные в спецпакеты, доставляются Перевозчиком ЭМ на его региональные склады в коробах отдельно для каждого субъекта Российской Федерации.

ЭМ в электронном виде доставляются по сети Интернет в зашифрованном виде непосредственно в ППЭ с помощью специализированного программного обеспечения. Доставка ЭМ в электронном виде не регламентируется настоящими методическими рекомендациями, доставка упаковочных материалов к этим ЭМ описана в настоящих рекомендациях в разделе "Комплектование ЭМ и отправка в ППЭ".

Упаковочные материалы доставляются Перевозчиком упаковки в Республике Северная Осетия-Алания, согласованного с Министерством.

Доставка ЭМ на региональный склад Перевозчика ЭМ осуществляется не позднее чем за пять календарных дней до даты проведения соответствующего экзамена. Эти же сроки устанавливаются и для доставки упаковочных материалов.

Министерство издает организационно-распорядительный акт, в котором отражаются мероприятия, проводимые в Республике Северная Осетия-Алания для обеспечения информационной безопасности при хранении, использовании и передаче ЭМ, в том числе определяются места хранения ЭМ, лица, имеющие к ним доступ, описываются принимаемые меры по защите КИМ от разглашения содержащейся в них информации.

Места хранения ЭМ должны отвечать требованиям к информационной безопасности, включая обеспечение круглосуточного видеонаблюдения и ограниченного доступа в помещения.

Для взаимодействия с представителями Перевозчика ЭМ и Перевозчика упаковки по вопросам хранения, распределения и комплектации ЭМ и упаковочных материалов в Республике Северная Осетия-Алания назначаются:

сотрудник, отвечающий за координацию деятельности лиц, участвующих в процессе доставки, распределения и выдачи ЭМ и упаковочных материалов (далее - Ответственный сотрудник Министерства);

сотрудник, ответственный за получение ЭМ на территории регионального склада Перевозчика ЭМ (далее - Ответственный грузополучатель);

сотрудники РЦОКО, ответственные за проведение работ по распределению ЭМ по ППЭ, по работе со специальным программным обеспечением "Удаленная станция приемки" (далее - сотрудники РЦОКО).

При осуществлении работ с ЭМ на складе Перевозчика ЭМ обязательно присутствие Ответственного грузополучателя ЭМ.

Контактную информацию об Ответственном грузополучателе, его согласие на обработку персональных данных, информацию об организации-грузополучателе необходимо направить официальным письмом в ФЦТ (по запросу).

2. Организация работы с ЭМ в Республике Северная Осетия-Алания до проведения экзамена

Доставка ЭМ

Все работы с ЭМ на бумажных носителях и ЭМ, изготовленными рельефно-точечным шрифтом Брайля, выполняются строго на территории склада Перевозчика ЭМ.

Не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник Министерства направляет представителю Перевозчика ЭМ в Республике Северная Осетия-Алания на согласование график проведения работ с ЭМ на территории регионального склада, а также список сотрудников РЦОКО, допускаемых к работе с ЭМ на территории регионального склада Перевозчика ЭМ.

В графике необходимо указать: учебный предмет, планируемую дату и время проведения работ, Ф.И.О. Ответственного грузополучателя, количество и Ф.И.О. сотрудников РЦОКО с указанием паспортных данных. При составлении графика необходимо учитывать время, требуемое на обработку и подготовку к выдаче пакетов с распределенными ЭМ, изготовленными по бумажной технологии и рельефно-точечным шрифтом Брайля. Возможно проведение работ в выходные и праздничные дни, а также в ночное время по предварительному согласованию с Перевозчиком ЭМ.

После согласования графика проведения работ с ЭМ на территории регионального склада Перевозчик ЭМ готовит необходимое количество рабочих мест для сотрудников РЦОКО. Количество работников, одновременно работающих с ЭМ, не должно превышать четырех человек (большее количество сотрудников согласовывается с Перевозчиком ЭМ в индивидуальном порядке).

Сотрудникам РЦОКО, Ответственному грузополучателю для допуска на территорию регионального склада Перевозчика ЭМ необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт).

Согласно графику проведения работ представители Перевозчика ЭМ вручают Ответственному грузополучателю короба с ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф5 (Приложение 1).

В отдельных случаях возможно вручение ЭМ сотруднику, на которого организацией-грузополучателем выписана доверенность на получение ЭМ с указанными в ней сроками действия доверенности. Сотруднику необходимо иметь при себе оригинал и копию доверенности. Оригинал возвращается грузополучателю, копия передается Перевозчику ЭМ.

При получении ЭМ необходимо проверить соответствие количества коробов количеству заказанных ЭМ, целостность их упаковки, информацию на адресной этикетке короба:

адрес грузополучателя;

учебный предмет;

дата проведения соответствующего экзамена;

номера коробов, указанных в реестре Ф5.

После сдачи-приема коробов Ответственный грузополучатель расписывается и ставит печать Министерства/РЦОКО в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр реестра Ф5 остается у Ответственного грузополучателя, второй передается Перевозчику ЭМ.

Сотрудники РЦОКО под контролем Ответственного грузополучателя проводят сканирование штрихкодов коробов с ЭМ, в том числе с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки".

При соответствии информации с отсканированных штрихкодов коробов количеству заказанных ЭМ организуются дальнейшие работы с ЭМ.

Доставка упаковочных материалов

Централизованно предоставляются субъектам Российской Федерации;

ВДП (бумажный конверт с напечатанной формой ППЭ-11 размером 229 x 324).

ВДП используются для упаковки ЭМ после окончания экзамена, а именно:

бланков участников экзаменов;

бракованных и испорченных ИК;

использованных КИМ.

Необходимое количество ВДП для ППЭ рассчитывается, исходя из следующих потребностей на одну аудиторию:

1 ВДП для упаковки бланков участников экзаменов;

1 ВДП для упаковки бракованных и испорченных ИК;

1 ВДП для упаковки использованных КИМ;

1 ВДП для переупаковки бланков участников (только при использовании технологии сканирования ЭМ в Штабе ППЭ).

Вид и количество упаковочных материалов для отправки комплекта ЭМ и других материалов в ППЭ, для упаковки использованных черновиков и для обратной отправки материалов из ППЭ после завершения экзамена, а также сроки и способы доставки упаковочных материалов в место хранения ЭМ и в ППЭ определяются ОИВ.

Перевозчик упаковки доставляет ВДП до места хранения ЭМ, определенного ОИВ. Ответственный грузополучатель принимает груз и оформляет и соответствующие документы.

Короба, содержащие ВДП, проверяются на соответствие заказанному количеству и помещаются в место хранения ЭМ.

Комплектование ЭМ и отправка в ППЭ

ЭМ на бумажных носителях. ЭМ, изготовленные рельефно-точечным шрифтом Брайля

Работы по комплектованию ЭМ проводятся на региональном складе Перевозчика ЭМ в соответствии с графиком проведения работ с ЭМ на территории регионального склада.

Ответственный грузополучатель обеспечивает доставку на региональный склад Перевозчика ЭМ необходимого количества ВДП и других упаковочных материалов для упаковки комплектов материалов для ППЭ.

Работники РЦОКО комплектуют и распределяют ЭМ по ППЭ в соответствии с количеством запланированных участников экзаменов с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки".

На пакеты с ЭМ крепятся адресные бирки (Приложение 3).

Сотрудники РЦОИ распределяют спецпакеты с ИК по пакетам с ЭМ, регистрируют их с помощью "Удаленной станции приемки" путем сканирования соответствующих штрихкодов, формируют комплекты материалов для ППЭ, которые маркируются адресной биркой.

После окончания комплектования пакета с ЭМ для ППЭ на "Удаленной станции приемки" формируются форма ППЭ-14-03.

Форма ППЭ-14-03 распечатывается на принтере и крепится к пакету с ЭМ так, чтобы содержание формы было доступно без вскрытия пакета с ЭМ.

Форма ППЭ-14-03 содержит следующую информацию:

номер региона;

код органа местного самоуправления;

код ППЭ;

номер пакета с ЭМ;

наименование и адрес организации, на базе которой организован ППЭ;

наименование содержимого пакета с ЭМ;

наименование учебного предмета и дата проведения соответствующего экзамена;

Ф.И.О. лица, упаковавшего пакет с ЭМ.

На форме ППЭ-14-03 необходимо наличие печати Министерства/РЦОКО.

Комплект материалов для ППЭ должен содержать:

спецпакеты с ИК;

ВДП;

пакет руководителя ППЭ (акты, протоколы, формы апелляций, списки распределения участников экзаменов и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.) (в случае использования бумажной версии).

Сотрудники РЦОКО передают запечатанные комплекты материалов для ППЭ Перевозчику ЭМ на хранение по реестру Ф1 (Приложение 2). Реестр Ф1 на передаваемые комплекты материалов для ППЭ сотрудники РЦОКО заполняют самостоятельно в двух экземплярах.

На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОКО и Перевозчика ЭМ расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика ЭМ.

Принятые пакеты материалов для ППЭ хранятся на региональных складах Перевозчика ЭМ.

Оставшиеся после распределения ЭМ упаковываются сотрудниками РЦОКО в пакеты с ЭМ с пометкой "неиспользованные ЭМ" на адресной бирке, предоставляемой Перевозчиком ЭМ (Приложение 3), адресная бирка должна быть заполнена. Сотрудники РЦОИ передают запечатанные пакеты с неиспользованными ЭМ Перевозчику ЭМ на хранение по реестру Ф1. Реестр Ф1 на передаваемые пакеты с ЭМ сотрудники РЦОКО также заполняют самостоятельно в двух экземплярах.

На заполненных реестрах Ф1 сотрудники РЦОКО и Перевозчика ЭМ расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается Ответственному грузополучателю, второй остается у Перевозчика ЭМ.

Пакеты с ЭМ с пометкой на адресной бирке "неиспользованные ЭМ" Перевозчик ЭМ вручает сотрудникам РЦОКО/Министерство после завершения соответствующего периода проведения экзаменов.

Выдача ЭМ, изготовленных по бумажной технологии, осуществляется Перевозчиком ЭМ в день соответствующего экзамена с 00.00 лично прибывшему на региональный склад члену ГЭК. Не позднее чем за три рабочих дня до даты соответствующего экзамена Ответственный сотрудник Министерства направляет Перевозчику ЭМ график приезда членов ГЭК на территорию регионального склада с указанием Ф.И.О. членов ГЭК, паспортных данных, согласия на обработку персональных данных, времени приезда, номеров автомобилей.

При выдаче ЭМ Перевозчик ЭМ должен проверить: соответствие паспортных данных информации, указанной в графике приезда членов ГЭК для соответствующего ППЭ. Член ГЭК должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность, и копию страницы этого документа с фотографией, которую он передает представителю Перевозчика ЭМ (указанная копия в дальнейшем прикрепляется к реестру Ф5).

Представитель Перевозчика ЭМ вручает подготовленные ранее и запечатанные пакеты с ЭМ членам ГЭК по реестру Ф5.

Член ГЭК до подписания реестра Ф5 обязан проверить соответствие количества пакетов с ЭМ, целостность их упаковки и информацию адресной бирки.

После сдачи-приема пакетов с ЭМ член ГЭК расписывается в двух экземплярах заранее подготовленного Перевозчиком ЭМ реестра Ф5. Один экземпляр подписанного реестра Ф5 передается члену ГЭК, второй остается у Перевозчика ЭМ.

Вскрытие пакетов с ЭМ, пакетов с материалами для ППЭ после их комплектования на территории регионального склада Перевозчика ЭМ и до передачи их руководителю ППЭ в ППЭ запрещено.

ЭМ, доставляемые по сети Интернет

ЭМ доставляются с федерального уровня непосредственно в ППЭ по сети Интернет с использованием специализированного программного обеспечения "Станция авторизации" по отдельному графику.

В месте хранения ЭМ, определенном Министерством, проводится только комплектация ВДП и (если это предусмотрено Министерством) упаковочных материалов, определенных Министерством.

Также производится комплектация пакета руководителя ППЭ (акты, протоколы, формы апелляций, списки распределения участников экзаменов и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.) в случае его доставки на бумажном носителе.

Таким образом, комплект материалов для ППЭ содержит ВДП, упаковочные материалы, определенные Министерством, и пакет руководителя ППЭ.

Комплект материалов для ППЭ маркируется адресной биркой, содержащей следующую информацию: предмет, дата экзамена, номер (код) и адрес ППЭ, наименование образовательной организации, на территории которой расположен ППЭ, Ф.И.О. и подпись сотрудника РЦОКО, осуществившего упаковку, дата и время упаковки, Ф.И.О. и подпись члена ГЭК, получившего данный комплект материалов для ППЭ. Макет адресной бирки разрабатывается и утверждается Министерством.

Схема упаковки комплекта материалов для ППЭ определяется Министерством.

3. Работа с Удаленной станцией приемки

Удаленная станция приемки предназначена для автоматизации работ по приемке и выдаче материалов без соединения с ЕРБД.

Специалисты РЦОКО посредством функционала "Станции приемки", установленной в РЦОКО и подключенной к ЕРБД, осуществляют выгрузку данных об ЭМ из ЕРБД на электронные носители.

После поступления ЭМ на региональный склад согласно графику проведения работ с ЭМ на территории регионального склада работники РЦОКО прибывают на склад с данными об ЭМ из ЕРБД и с оборудованием, на котором установлена Удаленная станция приемки.

При регистрации ЭМ с помощью функционала Удаленной станции приемки производится:

сканирование штрихкодов и регистрация коробов с ЭМ;

определение корректности штрихкода в соответствии с выгруженными из ЕРБД данными;

печать ведомостей с информацией о количестве полученных коробов с ЭМ;

просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу и предмету.

При распределении ЭМ по ППЭ на Удаленной станции приемки производится:

фиксация наименования ППЭ, которому выдаются ЭМ, - наименование ППЭ выбирается из выгруженных из ЕРБД списков;

фиксация наименования муниципального органа управления образованием, если ППЭ не определен, наименование муниципального органа управления образованием выбирается из выгруженных из ЕРБД списков;

определение допустимого списка экзаменов для выдачи в ППЭ;

сканирование и регистрация в Удаленной станции приемки выдаваемых коробов и спецпакетов с проверкой на корректность выбора экзамена;

формирование и печать формы ППЭ-14-03 с автозаполнением;

просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу, дате экзамена и периоду проведения ЕГЭ.

По окончании работ сотрудники РЦОИ синхронизируют данные с Удаленной станции приемки с данными РИС, используя установленную в РЦОКО Станцию приемки.