Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 7
к распоряжению
финансового
управления мэрии
от 30.12.2023 N 132
Приложение 17
к Единой учетной политике
органов местного самоуправления,
органов мэрии и муниципальных
учреждений города
Положение
об электронном документообороте
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и устанавливает единые требования к организации работы с электронными документами, представляемыми (получаемыми) между субъектами учета и центром учета в рамках осуществления централизуемых полномочий (далее - Положение).
1.2. В рамках настоящего Положения к электронным документам относятся первичных учетные документы и регистры бухгалтерского учета, сформированные по унифицированным формам электронных документов, утвержденных Приказами N 52н и N 61н (далее - электронные документы).
1.3. Документооборот между участниками электронного взаимодействия осуществляется в электронном виде по средствам СЭД.
1.4. Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда законодательством, либо принимаемыми в соответствии с ним правовыми актами, установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
1.5. Полученный по СЭД электронный документ, подписанный электронной подписью (далее - ЭП), принимается к рассмотрению и исполнению.
2. Задачи и принципы электронного документооборота
2.1. ЭДО направлен на решение следующих задач:
создание единой системы документооборота при взаимодействии субъекта учета и центра учета (далее - участники электронного взаимодействия);
повышение эффективности и оперативности работы с электронными документами и документами, подтверждающими свершившийся субъектом учета факт хозяйственной жизни;
улучшение качества, полноты, достоверности и доступности информации в системах ЭДО;
сокращение временных затрат на работу с электронными документами и документами, подтверждающими свершившийся субъектом учета факт хозяйственной жизни;
снижение затрат, связанных с документооборотом (оптимизация расходов);
исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
сокращение времени поиска, прохождения и исполнения документов по структурным подразделениям;
усиление контроля исполнительной дисциплины;
получение актуальной информации для принятия управленческих решений.
2.2. Основными принципами ЭДО являются:
применение участниками электронного взаимодействия единых методик, регламентов составления, предоставления и обработки электронных документов, форматов информационного взаимодействия и СЭД;
обеспечение целостности, конфиденциальности и доступности передаваемой (получаемой) информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия между участниками электронного взаимодействия;
однократный ввод информации и многократное использование электронных документов.
3. Организация электронного документооборота
3.1. ЭДО включает в себя:
унифицирование справочников в СЭД;
формирование электронных документов;
прикрепление документов, подтверждающих свершившийся субъектом учета факт хозяйственной жизни;
подписание электронных документов;
отправку и получение электронных документов;
проверку электронных документов и документов, подтверждающих свершившийся субъектом учета факт хозяйственной жизни;
учет и хранение электронных документов.
3.2. Участники электронного взаимодействия допускаются к осуществлению ЭДО после выполнения следующих действий:
подачи заявки на подключение к СЭД;
внесения изменений в должностные инструкции участников электронного взаимодействия;
обеспечения участников электронного взаимодействия электронными подписями;
утверждение Графиков документооборота, которые регламентируют сроки создания и движения документов между центром учета и субъектом учета, а также потоки документов между сотрудниками субъекта учета и его структурными подразделениями.
3.3. Идентификация пользователей в СЭД происходит на основании логина и пароля, предоставляемых администратором СЭД.
3.4. Используемые участниками ЭДО средства электронной подписи с целью защиты электронных документов должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.5. Ввод документов в СЭД производится участниками электронного взаимодействия по мере их поступления или создания в соответствии с Графиком документооборота.
3.6. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью должностного лица в СЭД, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, при одновременном выполнении следующих условий:
документ оформлен в соответствии с Приказами N 52н, N 61н и N 103н и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;
документ подписан действующим сертификатом электронной подписи;
документ зарегистрирован в системе электронного документооборота;
при составлении и подписании документа были соблюдены требования Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
3.7. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа электронной подписью несет участник электронного взаимодействия в лице владельца ключа электронной подписи.
3.8. Документы, поступившие субъекту учета на бумажном носителе, включаются им в СЭД после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в СЭД допускается после его сравнения с подлинником документа.
Ответственность за достоверность и полноту электронной копии документа несет участник электронного взаимодействия в лице пользователя СЭД внесшего (зарегистрировавшего) документ в СЭД.
Электронная копия такого документа не может быть признана равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
3.9. Электронные документы, участвующие в ЭДО, подготавливаются в форме электронных документов и (или) электронных образов документов в виде файлов в формате PDF.
3.10. Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого бумажного документа в формате PDF формируется в виде одного файла.
3.11. Электронный документ считается подлинником (оригиналом), если:
является первым экземпляром документа, созданного с использованием СЭД;
создан тем участником взаимодействия, которое считается его автором;
в документ не вносились изменения с момента его подготовки в окончательной форме, за исключением изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.
4. Организация работы с поступающими электронными документами
4.1. Просмотр поступающих электронных документов, электронных образов документов осуществляется ответственными участниками электронного взаимодействия, назначенными субъектом учета и центром учета (далее - ответственные сотрудники).
4.2. Ответственные сотрудники проверяют поступившие документы на доступность их прочтения, оформление в соответствии с Приказами N 52н, N 61н и N 103н, включая соблюдение требований к электронной подписи.
В случае несоблюдения вышеизложенных требований документы отклоняются без исполнения отправителю с обоснованием причин возврата.
Документы, составленные в соответствии с установленными требованиями, принимаются к бухгалтерскому учету.
4.3. Обработка поступающих электронных документов начинает осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочие дни, в соответствии со сроками, установленными Графиком документооборота.
Документы и информация, поступившие по системе электронного документооборота после 16 часов 30 минут текущего дня, считаются полученными на следующий рабочий день.
4.4. Все поступающие электронные документы автоматически регистрируются в журнале операций в СЭД.
Временем поступления электронного документа считается время его регистрации в СЭД.
5. Копия электронного документа
Копии электронного документа создаются на бумажном носителе и заверяются собственноручной подписью лица, являющегося отправителем или получателем электронного документа, в порядке, установленном подпунктом 3.2.2 ЕУП.
6. Ведение и использование справочников СЭД
6.1. Участники электронного взаимодействия центра учета имеют абсолютные права на доступ ко всем справочникам СЭД и координируют работу по поддержанию справочников в актуальном состоянии.
6.2. Внесение изменений в справочники осуществляется бухгалтером центра учета в течение одного рабочего дня со дня поступления соответствующей информации от ответственного участника электронного взаимодействия.
6.3. Бухгалтер центра учета в целях актуализации справочников СЭД согласует с главным бухгалтером центра учета (уполномоченным лицом) реквизитный состав (их содержание) справочников для каждой унифицированной формы электронного документа.
6.4. Изменения и дополнения в справочники СЭД вносятся бухгалтерами центра учета по мере необходимости с учетом положений подпунктов 6.1, 6.3. настоящего Положения.
6.5. Наполнение справочников "Контрагенты", "Договоры и обязательства" осуществляется участниками электронного взаимодействия субъекта учета в соответствии с предоставленными правами доступа к СЭД.
7. Хранение электронных документов
7.1. Электронные документы хранятся в СЭД в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах госвласти, местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
7.2. Электронные документы хранятся в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены. Срок хранения электронных документов составляет пять лет.
7.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и документами.
7.4. Электронный архив подлежит защите администратором информационных систем от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения информации.
8. Обеспечение информационной безопасности при осуществлении электронного документооборота
8.1. ЭДО между участниками электронного взаимодействия осуществляется с соблюдением законодательства Российской Федерации о защите информации.
8.2. Участники электронного взаимодействия обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в СЭД, выполняют все организационные и технические мероприятия по доступности, а также защите от уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, распространения информации, размещаемой в СЭД.
В целях защиты информации, размещенной в СЭД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников электронного взаимодействия (пользователей СЭД), позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в СЭД, фиксирование точного времени и информации о пользователе, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.
8.3. Информационная безопасность при осуществлении ЭДО обеспечивается по средствам применения программно-технических средств и организационных мер.
8.3.1. К программно-техническим средствам относятся:
серверное программное обеспечение, специально предусмотренное для размещения СЭД;
система паролей и идентификаторов для ограничения доступа участников электронного взаимодействия к техническим и программным средствам, участвующим в ЭДО;
программно-аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа;
средства защиты от программных вирусов.
8.3.2. К организационным мерам относятся:
контроль выполнения требований нормативных правовых актов и иных документов, регламентирующих порядок обеспечения защиты информации;
допуск к осуществлению ЭДО только участников электронного взаимодействия;
установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных СЭД;
защита технических средств от повреждающих внешних воздействий (пожар, воздействие воды и т. п.).
9. Ответственность участников электронного взаимодействия
9.1. Все персональные данные, к которым участники электронного взаимодействия имеют доступ в рамках осуществления ЭДО, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.2. Все участники ЭДО обязаны:
соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам;
обеспечить конфиденциальность личного логина и пароля для авторизации в СЭД;
обеспечить хранение электронной подписи;
уведомить администратора СЭД и центр учета для блокировки учетной записи в случае увольнения.
<< Приложение 6 Приложение 6 |
||
Содержание Распоряжение финансового управления мэрии города Череповца от 30 декабря 2022 г. N 132 "О внесении изменений в распоряжение... |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.