Распоряжение Администрации города Перми от 18 апреля 2023 г. N 54 "О внесении изменений в распоряжение администрации города Перми от 31.05.2012 N 15-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми"

В целях актуализации правовых актов администрации города Перми:

1. Внести изменения в распоряжение администрации города Перми от 31 мая 2012 г. N 15-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Перми" (в ред. от 17.07.2017 N 108, от 28.09.2017 N 142, от 28.01.2019 N 4, от 07.08.2020 N 92, от 30.08.2021 N 89, от 03.08.2022 N 89), заменив в пункте 2 слова "по организации делопроизводства и ведению архива" словами "по делопроизводству".

2. Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Перми, утвержденную распоряжением администрации города Перми от 31 мая 2012 г. N 15-р (в ред. от 17.07.2017 N 108, от 28.09.2017 N 142, от 28.01.2019 N 4, от 07.08.2020 N 92, от 30.08.2021 N 89, от 03.08.2022 N 89), следующие изменения:

2.1. в пункте 1.2:

2.1.1. после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";";

2.1.2. после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";";

2.1.3. абзац десятый признать утратившим силу;

2.1.4. абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:

"постановлением Правительства Пермского края от 29 декабря 2021 г. N 1119-п "Об автоматизированной информационной системе "Система электронного документооборота Пермского края";";

2.2. в абзаце втором пункта 3.2.3 аббревиатуру "МЭДО" заменить словами "далее - МЭДО";

2.3. в наименовании пункта 3.3 слово "поступающих" заменить словом "входящих";

2.4. в пункте 3.3.3 слово "поступающих" заменить словом "входящих";

2.5. в абзаце втором пункта 3.5.3 слова "универсального процесса с индексом "059" исключить;

2.6. в пункте 3.5.5 слова "соответствии с регламентом процесса" исключить;

2.7. в пункте 3.5.7 слова "5 рабочих дней" заменить словами "3 рабочих дня";

2.8. пункт 3.5.14 изложить в следующей редакции:

"3.5.14. Проекты документов дорабатываются автором с учетом высказанных замечаний и предложений в течение 2 рабочих дней, срочные документы дорабатываются незамедлительно.

При внесении в документ изменений редакционного (синтаксис, пунктуация, орфография, технические изменения, ошибки, описки, выбор бланка) и стилистического характера не требуется повторного согласования с лицами, его согласовавшими; при внесении изменений содержательного характера требуется повторное согласование со всеми заинтересованными лицами.

Каждая версия документа подлежит обязательному редактированию.";

2.9. пункты 3.6.2 - 3.6.4 изложить в следующей редакции:

"3.6.2.

Глава города Перми подписывает документы:	руководителям законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации
	губернатору Пермского края
	председателю Законодательного Собрания Пермского края
	руководителям общественных приемных политических партий
	начальнику ГУ МВД России по Пермскому краю
	начальнику Управления МВД России по городу Перми
	начальнику Управления ФСБ России по Пермскому краю
	прокурору Пермского края
	прокурору города Перми
	прокурору Пермской межрайонной природоохранной прокуратуры
	прокурору Пермской транспортной прокуратуры
	руководителю Управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю
	Уполномоченному по правам человека в Пермском крае
	Уполномоченному по правам ребенка в Пермском крае
	Уполномоченному по защите прав предпринимателей в Пермском крае
	Главному федеральному инспектору по Пермскому краю, руководителю Приемной Президента Российской Федерации в Пермском крае
	депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
	депутатам Законодательного Собрания Пермского края
	депутатам Пермской городской Думы
	председателю Пермской городской Думы
	председателю Контрольно-счетной палаты Пермского края
	председателю Контрольно-счетной палаты города Перми
	руководителям органов местного самоуправления (в том числе иностранных государств)
	руководителям ассоциаций межмуниципального сотрудничества
	руководителям дипломатических миссий Российской Федерации за рубежом
	руководителям дипломатических миссий иностранных государств в Российской Федерации
Первый заместитель главы администрации города Перми, заместители главы администрации города Перми, руководитель аппарата администрации города Перми подписывают документы:	в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе
	руководителю Администрации губернатора Пермского края
	заместителям председателя Правительства Пермского края
	министрам Пермского края
	депутатам Пермской городской Думы по поручению Главы города Перми
	председателю Контрольно-счетной палаты города Перми
	руководителям исполнительных органов государственной власти Пермского края
	заместителю начальника ГУ МВД России по Пермскому краю
	начальнику Управления МВД России по городу Перми
	заместителям прокурора Пермского края
	заместителям прокурора города Перми
	прокурорам районов города Перми
	инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, по компетенции и в соответствии с резолюцией Главы города Перми
Руководитель аппарата администрации города Перми подписывает документы:	первому заместителю руководителя Администрации - руководителю Аппарата Администрации губернатора Пермского края и Правительства Пермского края
	председателю Избирательной комиссии Пермского края
	руководителю аппарата Пермской городской Думы

3.6.3. Руководители подразделений администрации города Перми подписывают документы, направляемые организациям, гражданам, в соответствии с компетенцией, а также ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города Перми, либо поступившие на исполнение в соответствии с резолюцией вышестоящего должностного лица.

Ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города Перми от депутатов Пермской городской Думы, подписывают руководители соответствующих подразделений.

3.6.4. Начальник департамента финансов администрации города Перми подписывает документы:

руководителю аппарата Пермской городской Думы по вопросам распоряжения бюджетных средств города Перми.";

2.10. пункт 3.7.6 признать утратившим силу;

2.11. в наименовании пункта 3.9 слово "отправляемых" заменить словом "исходящих";

2.12. в пункте 3.9.1 слово "отправляемых" заменить словом "исходящих";

2.13. дополнить пунктами 3.9.7 - 3.9.12 следующего содержания:

"3.9.7. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами.

3.9.8. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации/Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04 декабря 2020 г. N 667/233.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность ЭП, входящих в его состав.

3.9.9. Электронные документы после их подписания ЭП и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в подразделениях администрации города Перми.

3.9.10. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться, регистрироваться и отправляться в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.9.11. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.9.12. Ответы на обращения организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.";

2.14. в пункте 3.11.2 слова "Поступающие, отправляемые" заменить словами "Входящие, исходящие";

2.15. в пункте 4.3.10:

2.15.1. после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"При написании наименования федерального органа государственной власти необходимо руководствоваться Справочником по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденным Государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации (опубликован в справочно-правовой системе "КонсультантПлюс").";

2.15.2. после абзаца пятого дополнить абзацем следующего содержания:

"Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему с указанием той должности, к которой относится содержание проекта письма.";

2.16. подпункт "г" пункта 4.3.10.1 дополнить абзацем следующего содержания:

"Между наименованием должности и воинским званием, ученой степенью или почетным званием запятая не ставится.";

2.17. абзац девятый пункта 4.3.13.8 дополнить предложением следующего содержания: "Использование аббревиатур, не являющихся общепринятыми, возможно после введения соответствующего сокращения.";

2.18. дополнить пунктом 4.3.17 следующего содержания:

"4.3.17. Отметка об ЭП.

Отметка об ЭП используется при визуализации электронного документа, подписанного ЭП, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об ЭП не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об ЭП (при наличии).

Отметка об ЭП в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа ЭП, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа ЭП; может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством:

		Документ подписан электронной подписью Сведения о сертификате ЭП
	Сертификат: Владелец: Действителен

2.19. в пункте 4.3.19:

2.19.1. абзац четвертый после слов "номер его телефона" дополнить словами "(если письмо направляется за пределы города Перми, обязательно указание телефонного кода города)";

2.19.2. дополнить абзацем следующего содержания:

"При подготовке ответа на письмо, содержащее жалобу на должностное лицо, информацию о допущенных им нарушениях, о проведении в отношении него проверки, указание данного должностного лица в качестве исполнителя недопустимо.";

2.20. в пункте 4.3.20:

2.20.1. после абзаца третьего дополнить абзацами следующего содержания:

"Отметка о заверении копии документа, подписанного ЭП, включает: наименование организации, наименование подразделения, наименование должности лица, заверившего копию, заверительную надпись "Верно. Копия электронного документа, подписанного электронной подписью", собственноручную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЩИМ ВОПРОСАМ КОНСУЛЬТАНТ ОТДЕЛА ЛИНГВИСТИЧЕСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕРНО КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА, ПОДПИСАННОГО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

2.20.2. после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"Заверение копий документов осуществляется делопроизводственной службой того подразделения администрации города Перми, в котором такие документы зарегистрированы, находятся на хранении.";

2.21. в пункте 5.7.5:

2.21.1. после абзаца второго дополнить абзацами следующего содержания:

"Не следует называть запросом или обращением то, что не относится к данным видам писем.

Рассматриваются: информация, обращение, предложение, заключение и так далее.

Запрос не рассматривается, по нему направляется информация (либо не направляется с указанием причин).";

2.21.2. после абзаца четвертого дополнить абзацами следующего содержания:

"При формулировке просьбы необходимо учитывать статус адресата. Так, в просьбах, адресованных руководителям федеральных органов власти, исполнительных органов государственной власти Пермского края, недопустимы директивные фразы "Прошу Вас обеспечить...", "Прошу выделить средства..." и тому подобные.

В таких случаях просьба должна сопровождаться формулировками "рассмотреть возможность...", "оказать содействие в решении вопроса...", "принять положительное решение по вопросу..." и тому подобными.";

2.22. раздел 6 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:

"Копии документов, созданных в администрации города Перми в виде бумажного или электронного документа, а также листы согласования к ним касаются организации внутренней деятельности администрации города Перми и распространению не подлежат, выдаются только по официальному запросу надзорных, правоохранительных и судебных органов по резолюции руководителей администрации города Перми.";

2.23. пункт 6.2 после абзаца десятого дополнить абзацем следующего содержания:

"Служебная корреспонденция формируется в дела отдельно по каждому виду документов (входящие, исходящие, внутренние).";

2.24. пункт 6.4 после абзаца четвертого дополнить абзацем следующего содержания:

"Служебная корреспонденция формируется в дела и хранится в делопроизводственной службе.";

2.25. приложение 3 дополнить абзацами следующего содержания:

"При оформлении таблиц не допускается:

устанавливать разрывы между строками таблицы для переноса части таблицы на другую страницу (таблица должна быть цельной, независимо от ее объема);

вставлять одну таблицу внутрь другой;

вставлять таблицу в виде рисунка;

при нумерации строк проставлять точки после цифр (кроме точек внутри номеров подпункта типа "1.2", "1.13.3");

совмещать автоматическую нумерацию с нумерацией вручную.

Применение вышеуказанных способов требует корректировки таблицы вручную, что значительно увеличивает время редактирования.

Не подлежат редактированию в управлении по общим вопросам администрации города Перми, делопроизводственной службе:

таблицы в формате Excel;

таблицы, оформленные в строгом соответствии с установленной формой или выгружаемые из системы (соответствующая информация должна быть доведена до начала редактирования).".

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Молоковских А.В.

Глава города Перми

А.Н. Демкин