Приложение. Порядок организации работы со служебной информацией ограниченного распространения и конфиденциальной информацией в ППК "Роскадастр"

Приложение
к приказу ППК "Роскадастр"
от 13.04.2023 N П/185-23

Порядок
организации работы со служебной информацией ограниченного распространения и конфиденциальной информацией в ППК "Роскадастр"

Термины и сокращения

Термин/Сокращение	Определение
ДСП	Для служебного пользования
Порядок	Порядок организации работы со служебной информацией ограниченного распространения и конфиденциальной информацией в ППК "Роскадастр"
ППК "Роскадастр"	Публично-правовая компания "Роскадастр"

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и конфиденциальную информацию в ППК "Роскадастр".

1.2. Порядок не распространяется на обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. При разработке документов, содержащих конфиденциальную информацию, в ППК "Роскадастр" используется отметка "Конфиденциально".

2. Порядок приема и учета документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Входящие документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеют пометку "ДСП". Поступившие в ППК "Роскадастр" документы "ДСП", разработанные в других федеральных органах исполнительной власти или государственных учреждениях, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа/учреждения (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в ППК "Роскадастр" осуществляется:

в центральном аппарате - отделом корреспонденции;

в филиалах - структурными подразделениями (работниками), на которые возложены функции по документационному обеспечению филиала.

2.3. Вся поступающая в ППК "Роскадастр" корреспонденция "ДСП" принимается и вскрывается работниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

2.4. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "ДСП" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Ошибочно поступившие документы и издания "ДСП" возвращаются отправителю.

2.5. Регистрации подлежат все входящие документы, а также издания "ДСП". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

2.6. Документы с пометкой "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в журнале к регистрационному номеру документа проставляется пометка "ДСП". Требования однократности регистрации распространяются и на документы, и на издания "ДСП".

2.7. Учет входящих документов и изданий "ДСП" ведется в журнале учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 1). Допускается регистрировать документы с пометкой "ДСП" с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

2.8. Движение документов и изданий "ДСП" должно своевременно отражаться в журналах.

2.9. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям "ДСП" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.10. Тираж издания "ДСП", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в "Журнале учета и распределения изданий ДСП" (приложение N 2).

2.11. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чём делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учётных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтённых экземпляров.

2.12. Документы "ДСП" размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения генерального директора ППК "Роскадастр", его заместителей, директоров филиалов ППК "Роскадастр" и их заместителей.

2.13. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

2.14. Входящие документы, а также машинные носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выдаются исполнителям по журналам учета.

3. Порядок обработки, приема и учета документов и изданий, содержащих конфиденциальную информацию

3.1. Необходимость отнесения документов к конфиденциальной информации и проставления на них пометки "Конфиденциально" определяется в соответствии с утвержденным Перечнем конфиденциальной информации ППК "Роскадастр".

3.2. Работники, допущенные к обработке документов, содержащих конфиденциальную информацию, утверждаются Перечнем допущенных работников ППК "Роскадастр" по центральному аппарату и филиалам ППК "Роскадастр".

3.3. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих конфиденциальную информацию, в ППК "Роскадастр" осуществляется:

в центральном аппарате - отделом корреспонденции;

в филиалах - структурными подразделениями (работниками), на которые возложены функции по документационному обеспечению филиала.

3.4. Вся поступающая в ППК "Роскадастр" корреспонденция с пометкой "Конфиденциально" принимается и вскрывается работниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

3.5. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "Конфиденциально" возвращаются отправителю.

3.6. Регистрации подлежат все входящие и исходящие документы, а также издания с пометкой "Конфиденциально". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

3.7. Документы с пометкой "Конфиденциально" учитываются отдельно от несекретной документации.

3.8. Учет входящих и исходящих документов и изданий с пометкой "Конфиденциально" ведется в "Журнале учета входящих/исходящих документов и изданий с пометкой "Конфиденциально" (приложение N 3, N 4 соответственно). Допускается регистрировать документы с пометкой "Конфиденциально" с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

3.9. Движение документов и изданий с пометкой "Конфиденциально" должно своевременно отражаться в журналах.

3.10. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям с пометкой "Конфиденциально" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

3.11. Тираж издания с пометкой "Конфиденциально", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в "Журнале учета и распределения изданий с пометкой "Конфиденциально" (приложение N 5).

3.12. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.13. Документы с пометкой "Конфиденциально" размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения генерального директора ППК "Роскадастр", его заместителей, директоров филиалов ППК "Роскадастр" и их заместителей.

3.14. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

3.15. Разработка документов, содержащих конфиденциальную информацию, должна осуществляться в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц.

3.16. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка "Конфиденциально". Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

3.17. На документах с пометкой "Конфиденциально" на обороте последнего листа каждого экземпляра должны быть указаны количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, телефон, дата печатания документа, наименование и номер машинного носителя информации, с которого печатался документ.

3.18. При оформлении документов с пометкой "Конфиденциально" на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами.

4. Автоматизированная обработка конфиденциальной информации и информации ограниченного распространения

4.1. Автоматизированная обработка конфиденциальной информации и информации ограниченного распространения производится на автоматизированных рабочих местах, аттестованных на соответствие требованиям по защите информации.

4.2. На период обработки защищаемой информации в помещениях, где размещаются автоматизированные рабочие места, могут находиться только лица, допущенные в установленном порядке к обрабатываемой информации.

4.3. Машинные носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться ответственным подразделением до нанесения на них информации в журнале учета и выдачи машинных носителей конфиденциальной информации и устройств идентификации и аутентификации (приложение N 6) и выдаваться исполнителям под подпись с указанием даты получения.

4.4. На машинных носителях информации проставляется пометка "Конфиденциально", а также учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, номер экземпляра и подпись работника, ответственного за учет).

4.5. Хранятся машинные носители только в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, сейфах, хранилищах). Шкафы (ящики, сейфы, хранилища) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на ответственных лиц соответствующих структурных подразделений.

4.6. Передача конфиденциальной информации в электронном виде допускается по защищенным каналам связи, либо с применением средств криптографической защиты информации, либо с использованием учтенных машинных носителей информации.

4.7. Передавать конфиденциальную информацию по открытым каналам связи, в том числе по электронной почте и факсимильной связи не допускается.

5. Порядок передачи конфиденциальной информации

5.1. Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, в ППК "Роскадастр" осуществляется:

в центральном аппарате - отделом корреспонденции;

в филиалах - структурными подразделениями (работниками), на которые возложены функции по документационному обеспечению филиала.

5.2. Документы с пометкой "Конфиденциально", разработанные в ППК "Роскадастр", пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы курьером - работником ППК "Роскадастр" по соответствующему реестру.

5.3. При необходимости направления документов с пометкой "Конфиденциально" нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

5.4. Для передачи (пересылки) документов с пометкой "Конфиденциально" используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Конфиденциально", ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично". На пакете указывается адрес получателя, под ним - адрес и наименование организации - отправителя корреспонденции и регистрационные номера вложенных в пакет документов. Если конфиденциальная документированная информация отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

5.5. Работник, отправляющий документы, содержащие информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах с пометкой "Конфиденциально", с номерами и экземплярами, указанными на пакете, оборачивает их прокладочной бумагой и вкладывает в пакет. Пакет запечатывается, на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати "Для пакетов" с наименованием структурного подразделения ППК "Роскадастр" (филиала ППК "Роскадастр"), на которое возложены функции по документационному обеспечению.

5.6. Выданные работникам для работы дела с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально" подлежат возврату в структурное подразделение ППК "Роскадастр", ответственное за ведение делопроизводства, в тот же день. С разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения центрального аппарата или филиала ППК "Роскадастр" или его заместителя отдельные дела с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально" могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

5.7. Передача документов с пометкой "Конфиденциально" из одного структурного подразделения центрального аппарата или филиала ППК "Роскадастр" в другое осуществляется структурным подразделением, ответственным за ведение делопроизводства, по реестрам.

5.8. При необходимости направления документов с пометкой "Конфиденциально" нескольким структурным подразделениям центрального аппарата или филиала ППК "Роскадастр" составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения центрального аппарата или филиала ППК "Роскадастр", подготовившего документ.

5.9. Указатель рассылки утверждается начальником структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению ППК "Роскадастр", или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей (директором филиала или его заместителем).

5.10. Документы с пометкой "Конфиденциально" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

5.11. При смене работника, ответственного за учет документов "ДСП" и "Конфиденциально", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения ППК "Роскадастр".

6. Порядок группировки исполненных документов в дела

6.1. Документы "ДСП" так же, как и с пометкой "Конфиденциально", после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

6.2. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все журналы на документы и издания с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально".

6.3. На обложке дела, в которое помещены документы "ДСП", проставляется пометка "ДСП". На обложке дела, в которое помещены документы с пометкой "Конфиденциально", проставляется пометка "Конфиденциально".

6.4. При небольшом количестве документов "ДСП" номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования" или "Документы "Конфиденциально". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

6.5. Хранятся документы с пометками "ДСП" и "Конфиденциально" и дела с такими документами только в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, сейфах, хранилищах) отдельно от несекретных дел. Шкафы (ящики, сейфы, хранилища) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на ответственных лиц соответствующих структурных подразделений.

6.6. По окончании делопроизводственного года создается экспертная комиссия, в функции которой входит экспертиза ценности документов с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально". Дела просматриваются экспертной комиссией полистно, и в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

6.7. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка "ЭК" в графе номенклатуры дел "Срок хранения" зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения. Дела с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

6.8. При проведении экспертизы ценности конфиденциальных документов и документов с пометкой "ДСП" одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения и снятие отметки конфиденциальности.

7. Порядок снятия пометки "Конфиденциально"

7.1. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих конфиденциальную информацию, нецелесообразна, по решению уполномоченных должностных лиц ППК "Роскадастр", включенных в состав экспертной комиссии, с документов снимается пометка "Конфиденциально".

7.2. Предложения о снятии с документов пометок в центральном аппарате и филиалах ППК "Роскадастр" вносятся начальниками структурных подразделений, подготовившими эти документы.

7.3. Снятие с документов пометки "Конфиденциально" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

7.4. О снятии пометки с носителей информации в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи (отметки), о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

8. Порядок проверки наличия и уничтожения документов с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально"

8.1. Проверка наличия и отбор на уничтожение документов с пометками "ДСП" и "Конфиденциально" проводится на заседании экспертной комиссии ППК "Роскадастр" (филиала) не реже одного раза в год.

8.2. Комиссия в своей работе руководствуется перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

8.3. Результаты проверки оформляются актом, подписываемым членами комиссии.

8.4. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометками "ДСП" и "Конфиденциально" ставятся в известность генеральный директор, заместитель генерального директора - директор филиала ППК "Роскадастр" Центр информационных технологий "Роскадастр-Инфотех", а также начальник Управления информационной безопасности филиала ППК "Роскадастр" Центр информационных технологий "Роскадастр-Инфотех", при этом также назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты. В состав комиссии включается работник Управления информационной безопасности. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

8.5. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

8.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП" и "Конфиденциально", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту.

8.7. Уничтожение документов производится только после утверждения акта генеральным директором ППК "Роскадастр" или его заместителем, курирующим структурное подразделение, на которое возложены функции по документационному обеспечению (директором филиала), путем сжигания или измельчения на бумагорезальных машинках.

8.8. Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

9. Ответственность

9.1. За разглашение служебной информации ограниченного распространения и конфиденциальной информации, а также нарушение порядка обращений с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

9.2. Ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства является руководитель структурного подразделения, осуществляющего прием и учет (регистрацию) документов, содержащих конфиденциальную информацию, или лицо, его замещающее.

9.3. Ответственным за проведение анализа угроз безопасности конфиденциальной информации при ее обработке в автоматизированных системах является Управление информационной безопасности филиала ППК "Роскадастр" ЦИТ "Роскадастр-Инфотех" в составе постоянно действующей комиссии по вопросам защиты информации, утвержденной приказом ППК "Роскадастр".