Приложение. Инструкция по делопроизводству в агентстве печати и массовых коммуникаций Красноярского края

Приложение
приказу
агентства печати и массовых коммуникаций
от 20.04.2023 N 3-н

Инструкция
по делопроизводству в агентстве печати и массовых коммуникаций Красноярского края

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края (далее - Агентство) документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.5. В Агентстве при работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края (далее - края) и иных органов исполнительной власти края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Агентстве осуществляется отделом по реализации государственных программ и общим вопросам (далее - Отдел).

2. Организация документооборота

2.1. Общие положения

2.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Агентства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом.

2.1.4. По общему правилу - все документы, поступающие в аппарат на бумажных носителях или посредством электросвязи, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение Руководителем и (или) передаются (доставляются) исполнителям.

2.2. Основные понятия

2.2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий края в Агентстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

корреспондент - полное официальное и сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - руководитель Агентства или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Агентства, иными государственными гражданскими служащими Агентства, которым переданы отдельные полномочия приказом Агентства.

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2.3. Прием, обработка и распределение входящей документации

2.3.1. Корреспонденция доставляется в Агентство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

представителями (экспедиторами, курьерами) органов, учреждений, организаций, физическими лицами (далее - нарочно).

Документы могут быть переданы должностным лицам Агентства при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.

2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм и документов, поступающих в электронном виде на электронный адрес pr_brezhneva@apmk24.ru осуществляется ответственным сотрудником Отдела, имеющим доступ к компьютеру с соответствующим адресом электронной почты.

Телефонограмма оформляется на бланке (Приложение N 1) и оперативно передается Руководителю, которому она адресована.

После рассмотрения Руководителем копия телефонограммы передается в соответствии с его резолюцией. На подлиннике документа получателем проставляется отметка о получении.

Подлинник телефонограммы хранится в приемной Агентства, в папке "Телефонограммы".

Телефонограммы, поступившие в Агентство по факсу или электронной почте, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководителем и доставляются исполнителям в соответствии с пунктами 2.5. - 2.6. Инструкции.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документ регистрируется и передается исполнителю, в соответствии с резолюцией Руководителя. Исполнитель документа самостоятельно осуществляет поиск недостающих приложений или уточнение необходимой информации.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Ошибочно поступившие документы по электронной почте не распечатываются, отправителю направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие рекламу, спам, удаляются.

2.3.6. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов.

2.3.7. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.8. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в Приложении N 2 к Инструкции.

2.3.9. Документы, поступившие в структурные подразделения Агентства, в обязательном порядке передаются специалисту Отдела, ответственному за приём и регистрацию входящей документации, в день поступления.

2.3.10. Поступающие на согласование в Агентство проекты нормативных правовых актов (иных документов) направляются специалистом Отдела, ответственным за приём и регистрацию входящей документации, на рассмотрение Руководителю в день поступления.

2.3.11. Внесение замечаний (предложений) по проектам нормативных правовых актов оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) проставляется в электронной карточке листа согласования проекта правового акта и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов должны быть мотивированы. Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов размещаются в электронной карточке листа согласования проекта нормативного правового акта в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

Подготовку замечаний (предложений) осуществляет структурное подразделение Агентства, являющееся головным исполнителем рассмотрения проекта нормативного правового акта (иного документа) в соответствии с указанием руководителя.

2.3.12. Поступающие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края передаются на рассмотрение Руководителю в день их поступления в Агентство, а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Руководитель определяет исполнителей из числа заместителей руководителя, а также сроки исполнения поручений.

По каждому поручению заместители руководителя определяют исполнителей (головного исполнителя) из числа государственных служащих структурных подразделений Агентства.

Документы, содержащие поручения, доводятся до сведения исполнителей не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем выдачи Руководителем указаний по исполнению документа (резолюции), а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Все документы, содержащие поручения, ставятся на контроль, о чем делается соответствующая отметка в автоматизированной системе делопроизводства. Подлинник документа (при наличии), содержащего поручения, передается исполнителю, указанному первым. Такой исполнитель является ответственным (головным) исполнителем. Остальные исполнители являются соисполнителями, им передаются копии документов, содержащих поручения.

2.4. Регистрация документов

2.4.1. Регистрация документов в Агентстве осуществляется посредством ведения электронных журналов учета входящих и исходящих документов.

2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

положений о структурных подразделениях Агентства;

авторства;

срочности исполнения.

2.4.3. Регистрации в электронном журнале учета входящих документов (далее - журнал ВД) подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях независимо от способа их доставки, передачи или создания (кроме обращений граждан).

2.4.4. При регистрации входящих документов в журнал ВД вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

дата документа;

исходящий номер документа;

дата поступления;

регистрационный номер документа;

заголовок документа (краткое содержание);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка об исполнении (сроке исполнения) документа.

В зависимости от характера документа и для удобства использования информации для целей аналитики, в электронную регистрационную карточку регистрирующим специалистом могут вносятся также иные данные.

2.4.5. Регистрационный номер входящего документа состоит из:

кода Агентства (89),

порядкового номера в пределах календарного года,

индекса дела по номенклатуре.

2.4.6. На первом листе входящего документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа, в случае отсутствия места - в ином месте. Регистрационный штамп содержит наименование Агентства, дату и регистрационный номер.

Форма регистрационного штампа приведена в Приложении N 3 к Инструкции.

2.4.7. Входящие документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

2.4.8. Срочные документы регистрируются и доставляются Руководителям незамедлительно.

2.4.9. Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.4.10. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Агентства.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.11. Регистрация поступающих в Агентство обращений граждан осуществляется в электронном журнале учета обращений граждан согласно п. 2.2.4 - 2.2.6.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. В Инструкции отсутствуют пункты 2.2.4 - 2.2.6.

2.4.12. При регистрации обращений граждан в Енисей-СЭД в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

вид обращения;

способ получения обращения;

способ обращения;

тип обращения;

место регистрации обращения;

дата поступления обращения;

дата регистрации обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, контактный телефон, адрес электронной почты (при наличии);

вид вопроса (ов) из классификатора, по которому (ым) обратился заявитель;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

источник поступления (при получении обращения из иного органа) со ссылкой на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

краткое содержание обращения с указанием основных вопросов;

связь с предыдущими обращениями (при наличии);

отметка о контроле (сроке рассмотрения) обращения.

2.4.13. Регистрация исходящих документов осуществляется в журнале учета исходящих документов (далее - журнал ИД).

2.4.14. При регистрации в журнал ИД вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации - получателя документа;

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (краткое содержание);

фамилия лица, являющегося составителем документа.

2.4.15. Регистрационный номер исходящего документа состоит из:

кода Агентства (89),

порядкового номера в пределах календарного года,

индекса дела по номенклатуре.

2.4.16. Регистрация исходящих внутренних документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в Енисей-СЭД и присвоения номера "по счетчику".

2.4.17. Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД проставляется автоматически и включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

2.4.18. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.4.19. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации.

2.5. Организация работы с документами

2.5.1. Предварительное рассмотрение поступающих документов осуществляется специалистом Отдела, исходя из оценки их содержания, в соответствии с установленным в Агентстве распределением обязанностей.

Входящая документация:

- обращения граждан, а также документация, требующая принятия управленческих решений, передается на рассмотрение Руководителю в день регистрации, срочные документы - незамедлительно.

- документы, являющиеся ответами на запросы в работе по рассмотрению обращений граждан, передаются ответственному исполнителю.

2.5.2. К каждому входящему документу (за исключением обращений граждан, в отношении которых в соответствии с законодательством существует особый порядок рассмотрения), прилагается бланк резолюции, на котором фиксируются указания по исполнению документа (резолюция).

Бланк, применяемый руководителем для написания резолюций, приведен в приложении N 7.

2.5.3. Рассмотренные Руководителем документы возвращаются в Отдел, где в электронную карточку поступивших внутренних документов вносится содержание резолюции, а в журнал ВД - ФИО исполнителей.

2.5.4. Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения Руководителем. Если документы возвращены после 17 часов, то на следующий день.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

2.5.5. В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями. Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

2.5.6. Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются в дело.

2.5.7. После исполнения документа ответственный исполнитель в установленном настоящей Инструкцией порядке передает его в Отдел для размещения и хранения в соответствии с номенклатурой дел.

2.6. Отправка исходящей документации

2.6.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Агентством за подписью Руководителя. Документы, не связанные с деятельностью Агентства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно.

2.6.2. При приеме исходящих документов на регистрацию специалистом Отдела, ответственным за регистрацию исходящей документации, осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

полных почтовых адресов (оформленных в соответствии с пунктом 3.3.1.5.), за исключением постоянных адресатов, указанных в п. 3.3.1.5.

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи Руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

2.6.3. Исходящие документы на бумажном носителе отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Исходящие документы отправляются адресату (ам) - участникам Енисей-СЭД с усиленной электронной цифровой подписью.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, создаются и регистрируются в системе Енисей-СЭД в базе данных "Внутренние документы".

Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, создаются и регистрируются в системе Енисей-СЭД в базе данных "Исходящие документы".

2.6.4. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Агентства.

2.6.5. Обработка отправляемых документов на бумажном носителе включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.6.6. Отправка исходящих документов на бумажных носителях осуществляется до 15.00. Если документ на бумажном носителе поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется до 17.00. Если документ в электронной форме поступил позднее 17.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется Руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.

2.6.7. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению Руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

2.6.8. Исходящие документы учитываются в реестре отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно. Форма реестра приведена в Приложении N 4.

2.6.9. Исходящая документация, адресованная участникам Енисей-СЭД, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в формате doc.

2.6.10. Исходящие документы на бумажных носителях могут направляться посредством электронной почты, факсимильной связи при наличии соответствующего запроса о направлении ответа (представлении информации) по электронной почте (факсу). Такие документы передаются Отделом исполнителю для отправки в день регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

По электронной почте направляется сканированный вариант документа, подписанного Руководителем и зарегистрированного Отделом в установленном порядке.

Подлинники исходящих документов на бумажном носителе после их передачи по факсу (электронной почте) передаются исполнителями в Отдел для досылки адресатам (в случае необходимости). К документам, переданным по электронной почте, должна быть приложена распечатка отправленного электронного сообщения, подтверждающая факт отправки документа адресатам.

Запрещается направлять по электронной почте файл документа в текстовом формате, содержащий бланк Агентства и (или) подпись Руководителя.

Запрещается передавать посредством электронной почты, факсимильной связи тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

2.6.11. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется Руководителем.

2.7. Порядок прохождения внутренних документов

2.7.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые Губернатором края, в Правительстве края, в том числе в аппарате Правительства края, в Администрации Губернатора края, и адресованные руководителям.

2.7.2. Регистрация входящей внутренней документации осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.3 - 2.4.6 Инструкции.

2.7.3. Документы передаются Отделом на рассмотрение и (или) подпись Руководителю в день поступления в Отдел после проверки правильности их оформления.

2.7.4. После подписания документы направляются на регистрацию.

2.7.5. Регистрация исходящих внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.13 - 2.4.17 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

Электронные шаблоны должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта бланкам на бумажном носителе и должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.1.2. При подготовке документов Агентства используются бланки документов:

бланк приказа (Приложение N 5);

бланк письма (Приложение N 6).

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используется бланк письма Агентства (Приложение N 6 к Инструкции).

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт <1> - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1 межстрочного интервала <2>.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами <3>.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

К документам, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, относятся:

1) входящие документы, поступившие от участников Енисей-СЭД;

2) исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, за исключением документов, имеющих отметку "Для служебного пользования".

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Агентства;

наименование должности лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об Агентстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

заголовок к тексту;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка об электронной подписи;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка "Срочно";

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещают на бланках писем Агентства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается исполнителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.3. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на всех видах документов, за исключением документов, оформленных на бланках писем.

3.3.1.4. Справочные данные об Агентстве.

Справочные данные об Агентстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты.

3.3.1.5. Адресат.

Адресатом документа могут быть органы государственной власти (органы местного самоуправления), организации, должностные лица, структурные подразделения, граждане.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может содержать следующие составные части:

наименования органа государственной власти (органа местного самоуправления), организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Администрация Президента Российской Федерации

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

Федеральная налоговая служба Управление имущественных налогов

указания должности получателя (в дательном падеже);

фамилии и инициалов имени и отчества (в дательном падеже), например:

Министру юстиции Российской Федерации Фамилия И.О.

почтового адреса.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края;

подведомственные учреждения Агентства.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234:

для юридического лица - полное или сокращенное наименование,

для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному лицу, гражданину инициалы ставятся после фамилии, например:

Петрову Г.К. Коммунальная ул., д. 00, кв. 00 г. Красноярск Красноярский край 660000

или

Министру здравоохранения Российской Федерации Фамилия И.О.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям органов исполнительной власти Красноярского края (по списку)

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом письме указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.6. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется Руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями Агентства.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г.

Документы, которые готовятся Агентством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.8. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);

телеграмм;

приказов Агентства индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об исполнении п. 9 перечня поручений Президента Российской Федерации от 09.04.2020 N Пр-639".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, может занимать 4 - 5 строк и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Длина заголовка к тексту не может превышать 7,5 см. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.1.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.10. Текст документа.

В Агентстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. Он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и других символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый (ая)...!" в начале письма над текстом (печатается исполнителем при подготовке проекта). Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:

именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;

словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы;

словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.11. Отметка о приложении.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:	1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.
	2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: справка о задолженностях, для служебного пользования, N 15-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля, например:

Приложение к письму агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края от 01.02.2011 N 11-89-1234

Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к приказу агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края от 15.12.2020 N 257

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другие), то отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается обособленный электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на обособленный электронный носитель, имена файлов.

3.3.1.12. Подпись должностного лица.

Подпись должностного лица - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав реквизита "подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:

Руководитель агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края
	Подпись	И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Реквизит "подпись должностного лица" отделяется от последней строки текста либо от реквизита "отметка о приложении" 2 - 3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (Приложение N 17 к Инструкции).

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края
	Подпись	И.О. Фамилия

Заведующий отделом - главный бухгалтер
	Подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных по результатам заседаний, совещаний, иных мероприятий, требующих протоколирования, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия

3.3.1.13. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи - реквизит документа, который используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

В состав отметки об электронной подписи входят: фраза "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилия, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, изображение герба края.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере. Они не должны перекрываться или накладываться друг на друга и не должны перекрывать элементы текста документа.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе, например:

Руководитель агентства

И.И. Иванов

Реквизит "отметка об электронной подписи" должен размещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этого реквизита документа на отдельный лист.

3.3.1.14. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края от 17.11.2010 N 125

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "Утвержден (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.3.1.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.16. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, "С замечаниями (предложениями)".

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), подписываются с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа документа.

По решению Руководителя, визирующего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается Руководителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Проставление виз согласования документа (например, приказа Агентства) осуществляется в следующей последовательности:

заместителем руководителя Агентства (при необходимости).

руководителем структурного подразделения Агентства, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений Агентства, чьи полномочия затронуты в документе;

исполнителем (создателем) документа;

Лица, не согласные с текстом документа, не имеют права отказаться от визирования.

Согласование может проводиться посредством Енисей-СЭД.

Если документ, согласованный посредством Енисей-СЭД, имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, то лист согласования распечатывается из Енисей-СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью государственного гражданского служащего Отдела с указанием даты его формирования.

3.3.1.17. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна Наименование должности Подпись И.О. Фамилия Дата

Если копия документа (выписка из документа) состоит из нескольких листов, то она сшивается. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Для заверения копии (выписки из документа), изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

3.3.1.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева шрифтом размером 10 пт. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул, например:

Фамилия Имя Отчество 268-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и электронным адресом, например:

Фамилия Имя Отчество, ведущий специалист 268-00-00, N ame@apmk24.ru

3.3.1.20. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа.

Резолюция вносится непосредственно в систему автоматизированного делопроизводства или, в случае поступления документа на бумажном носителе, оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (Приложение N 7).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Резолюция включает: фамилию, инициалы имени и отчества исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Петрову Н.В., Сидорову Н.А. Прошу подготовить проект ответа к 25.03.2021.
Дата		Подпись

3.3.1.21. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют ответственные за делопроизводство государственные гражданские служащие Отдела на документах, поставленных на контроль, на бланке резолюции или в карточке резолюции в системе Енисей-СЭД.

3.3.1.22. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируются в электронной регистрационной карточке.

3.3.1.23. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает ограничительную надпись, например "Для служебного пользования", и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.24. Отметка "Срочно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется государственными гражданскими служащими Отдела, ответственными за делопроизводство в Агентстве, на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа на бумажном носителе.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов

4.1. Подготовка проектов правовых актов

4.1.1. Агентство осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативно-правовыми актами края.

4.1.2. Агентство издает нормативные правовые акты и правовые акты индивидуального характера.

4.1.3. Агентство издает правовые акты на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава края, законов края, правовых актов Губернатора края и Правительства края.

4.1.4. Приказы Агентства могут издаваться по поручению Руководителя, заместителя Руководителя или по инициативе руководителей структурных подразделений Агентства в соответствии с их компетенцией.

В разработке проекта приказа принимают участие заинтересованные должностные лица Агентства.

4.1.5. Подготовка и согласование проектов приказов Агентства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края".

4.2. Оформление правовых актов

4.2.1. Проект приказа Агентства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4 согласно Приложению N 5 к Инструкции.

4.2.2. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование Агентства;

вид документа (приказ);

дата;

место издания;

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются Руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Весьма срочно" - в течение 1 рабочего дня со дня поступления документа;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Проекты служебных писем, подготовленные по поручению руководителя, за исключением документов, имеющих пометку "Весьма срочно", "Срочно", "Незамедлительно", представляются руководителю на подписание за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края не возражает...", "Агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края предлагает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.7. Представляемые на подпись Руководителю проекты писем должны иметь визы, установленные пунктом 3.3.1.16 Инструкции.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе либо на оборотной стороне последней страницы визового экземпляра письма, либо в электронной карточке листа согласования документа.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2 рабочих дней со дня их поступления, а проектов писем об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации - не более 1 рабочего дня со дня их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на согласование.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта служебного (делового) письма, обеспечивает согласование проекта документа с руководителями, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте служебного (делового) письма.

Согласование с иными должностными лицами, государственными органами, учреждениями, органами местного самоуправления, организациями осуществляется в форме служебных (деловых) писем, протоколов совещательных органов.

5.1.8. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.9. Письма, оформленные на бланках писем Агентства, подписываются Руководителем.

5.1.10. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются Руководителем Агентства, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

5.1.11. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

два экземпляра письма (на втором экземпляре проставляются визы);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.12. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

пять экземпляров письма на бланке (на пятом экземпляре проставляются визы);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки, в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса (в которых в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее) на подпись представляются:

два экземпляра письма (на втором экземпляре проставляются визы);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.14. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса, за исключением постоянных адресатов, определенных в пункте 3.3.1.5. Инструкции. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в Приложении N 8.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1.23. При подготовке служебных писем в форме электронного документа в реквизиты письма необходимо включать метки для размещения элементов визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи).

Метка для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) оформляется в месте расположения реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Метка для размещения элемента визуализации электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи), оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14.1 Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В Инструкции отсутствует пункт 3.3.1.14.1

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.1.15 Оформление служебных писем осуществляется в соответствии с п. 3 Инструкции.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Агентстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает Руководитель Агентства или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.5. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.6. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Подписанный протокол заседания подлежит регистрации путем присваивания порядкового номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы заседаний совещательных органов регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.

6.1.7. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

6.1.8. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.9. Информация о принятых решениях может предоставляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает ответственный за подготовку протокола.

6.1.10. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист Отдела или иное должностное лицо, на которое Руководитель Агентства возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в Приложении N 9).

6.2.2. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.3. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование органа исполнительной власти края" - полное официальное наименование Агентства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("ПРОТОКОЛ") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1 - 2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается по центру;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом Агентства, регистрирующим (оформляющим) протокол.

6.2.4. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1 - 2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1 - 2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.5. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1 - 2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "РЕШИЛИ" оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.6. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2 - 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

Образцы оформления протоколов заседаний приведены в приложении N 9 к Инструкции.

7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация договоров и соглашений

7.1.1. Договоры и соглашения, заключаемые Агентством оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

7.1.2. Обязательными реквизитами договора и соглашения, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются:

вид документа;

наименование документа;

дата документа;

место составления (издания) документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации.

7.1.6. Для подписания договоры, соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников).

7.1.7. Регистрацию договоров, соглашений осуществляет Отдел.

Регистрации подлежат все договоры и соглашения, заключенные Агентством печати.

Подписанные всеми участвующими сторонами и заверенные печатями договоры и соглашения передаются на регистрацию вместе с листом согласования, замечаниями (предложениями), протоколом (таблицей) разногласий, а также визовым экземпляром в случае его наличия.

7.1.9. Договор, соглашение имеет одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания одной из сторон.

7.1.10. Регистрационным номером договора, соглашения является порядковый номер в пределах календарного года, проставляемый в Отделе, и номер, проставляемый иными сторонами договора, соглашения.

Регистрация договоров, соглашений происходит с использованием порядковой нумерации отдельно по видам документов (договор или соглашение) в пределах календарного года.

7.1.11. Подлинный экземпляр договора, соглашения хранится в Отделе. Порядок и сроки хранения договоров, соглашений устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с учетом сроков действия договоров, соглашений, предусмотренных соответствующими пунктами договоров, соглашений.

7.1.12. Изменения и дополнения к договору, соглашению оформляются, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров и соглашений.

7.2. Оформление и регистрация доверенности

7.2.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени Агентства, руководителей, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, антимонопольном органе, взаимодействием с федеральными органами исполнительной власти.

7.2.2. Доверенность оформляется на бланке писем Агентства.

7.2.3. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.

7.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

7.2.6. Доверенность оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с пунктами 5.1, 5.2 Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В Инструкции отсутствует пункт 5.2

7.2.7. Доверенности регистрируются как исходящее письмо и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.2.9. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

Визовый экземпляр хранится в Отделе.

7.2.10. В случае расторжения служебного контракта с государственным гражданским служащим края, указанным в доверенности в качестве представителя Агентства до истечения срока действия доверенности, оригинал доверенности подлежит возврату в Отдел.

7.3. Оформление и регистрация справок

7.2.1. Справки оформляются для

7.2.2. Справку оформляет руководитель того структурного подразделения Агентства, в ведение которого входит запрашиваемая информация.

Справки оформляются на бланке писем Агентства.

7.2.3. Вид документа "СПРАВКА" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.

7.2.4. Обязательными реквизитами справки являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

7.2.6. Справка оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с пунктами 5.1, 5.2 Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В Инструкции отсутствует пункт 5.2

7.2.7. Справки регистрируются как исходящее письмо и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование Руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, первого заместителя председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний и перечнях поручений;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам Роскомнадзора;

поручений, данных по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.1.4. Контроль за исполнением поручений осуществляет должностное лицо Отдела в соответствии с должностным регламентом или (и) резолюцией Руководителя.

При осуществлении контроля исполнения документа должностное лицо:

своевременно запрашивает информацию о ходе исполнения поручений с целью представления данных Руководителю;

обеспечивает доступ к информации должностным лицам, ответственным за исполнение поручений;

информирует Руководителя о ходе исполнения поручений (по требованию).

Вопросы, касающиеся исполнения поручений и состояния исполнительской дисциплины, еженедельно рассматриваются на рабочих совещаниях у Руководителя, заместителей Руководителя, руководителей структурных подразделений Агентства.

В случае нарушения сроков исполнения поручения, а также неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения Руководителем может быть принято решение о привлечении к дисциплинарной ответственности государственных гражданских служащих, допустивших соответствующее нарушение.

8.1.5. Контроль за исполнением поручений, данных руководителям подведомственных Агентству учреждений в приказах Агентства, а также контроль за своевременным предоставлением запрашиваемой Агентством информации осуществляется структурным подразделением, координирующим деятельность учреждения, или структурным подразделением, инициировавшим запрос.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов Руководителем осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются не позднее одного рабочего дня со дня их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, поступают на рассмотрение Руководителю и в структурное подразделение (исполнителю) в первоочередном порядке.

8.2.2. Рассмотренные Руководителем документы поступают через систему Енисей-СЭД в структурное подразделение (исполнителю) в день их рассмотрения Руководителем, но не позднее следующего рабочего дня.

Руководитель структурного подразделения Агентства, в которое направлен документ, определяет исполнителя и передает документ на исполнение в системе Енисей-СЭД.

8.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель структурного подразделения Агентства либо исполнитель обязаны передать все находящиеся на исполнении документы другому исполнителю.

8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение документа в целом, для чего проводит совещания, осуществляет сбор предложений и материалов от соисполнителей.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

8.2.5. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению Руководителя.

8.2.6. В случае если исполнение поручения завершается представлением Руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение (при наличии).

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, а также законодательством Российской Федерации и края, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные сроки исполнения.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 декабря 2020 года N 5 (прилагается). В дело.

Подпись	И.О. Фамилия
Дата

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

О ситуации доложено 10.10.2022 Руководителю И.О. Фамилия устно. В дело.

Подпись	И.О. Фамилия
Дата

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 232-30-40 с начальником отдела по организационным вопросам Ивановым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

Подпись	И.О. Фамилия
Дата

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме. Прошу документ направить в дело.

Подпись	И.О. Фамилия
Дата

8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в Агентство и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год, - не реже одного раза в год;

поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года, - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока.

8.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6 - 8.2.9 Инструкции;

слова "В дело";

подпись Руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.

8.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

Исполнитель в электронной регистрационной карточке заполняет отчет об исполнении документа, отражающий результаты исполнения документа.

8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля Руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля Руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам Руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.2.15. Заместители руководителя Агентства, руководители структурных подразделений Агентства несут персональную ответственность за организацию работы по исполнению поручений, за своевременное и полное исполнение поручений.

Исполнитель, непосредственно осуществляющий работу по исполнению поручения в соответствии с указаниями по исполнению (резолюцией) руководителя структурного подразделения, несет персональную ответственность за своевременность и качество исполнения поручения, своевременность подготовки, согласования и направления информации по исполнению поручения или отчета об исполнении поручения.

8.2.16. При поступлении документа, содержащего поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края, руководитель структурного подразделения Агентства назначает исполнителя, ответственного за исполнение поручения.

Ответственный исполнитель и соисполнители:

организуют работу по исполнению поручений, осуществляют подготовку предложений по обеспечению своевременного и полного исполнения поручений, информации о результатах проводимой во исполнение поручений работы, обеспечивают подготовку, согласование и представление отчетов об исполнении и (или) о снятии поручений с контроля соответствующему должностному лицу.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения об исполнении поручений в течение первой половины срока.

Ответственный исполнитель представляет актуальную информацию о ходе исполнения поручения должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением поручения.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции Руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

Срок исполнения по документам, содержащим поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, устанавливается с учетом необходимости представления Руководителю проекта документа (доклада, отчета об исполнении) не менее чем за 3 дня до срока исполнения, установленного для Руководителя резолюцией вышестоящего руководителя.

Срок исполнения по документам, содержащим поручения Губернатора края, устанавливается с учетом необходимости представления Руководителю проекта документа (доклада, отчета об исполнении) не менее чем за 5 дней до срока исполнения, установленного для Руководителя резолюцией вышестоящего руководителя.

По поручениям, по которым Агентство является соисполнителем, устанавливается половина срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения, устанавливаемые заместителями руководителя Агентства, руководителями структурных подразделений должны учитывать сроки, установленные резолюцией Руководителя и время, необходимое на согласование проектов документов (ответов, докладов, отчетов об исполнении).

8.3.3. Поручения, исполнение которых подлежит контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, должны быть исполнены в установленный срок.

Поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения, если не установлен иной срок.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения, если не установлен иной срок.

При отсутствии конкретного срока исполнения в поручении оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

8.3.4. В случае если исполнение поручения по объективным причинам невозможно, головной исполнитель в течение 5 дней с даты подписания поручения представляет Руководителю предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения (за исключением срочных и оперативных поручений, а также поручений, срок исполнения которых установлен вышестоящими органами).

8.3.5. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Агентства (структурного подразделения), руководители структурных подразделений Агентства (исполнители) обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и представляют Руководителю предложения о привлечении соисполнителей.

8.3.6. В случае если поручение не входит в компетенцию Агентства (структурного подразделения), руководители структурных подразделений Агентства (исполнители) представляют Руководителю проект соответствующего письма (служебную записку) с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

Указанные предложения представляются Руководителю в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

8.3.7. В случае если Агентство является головным исполнителем поручения, при необходимости руководитель структурного подразделения Агентства (головной исполнитель) вносит предложения Руководителю о создании рабочих групп в составе соисполнителей поручения, проведении необходимых совещаний, запросе у соисполнителей информации, необходимой для исполнения поручения, с указанием срока ее предоставления.

8.3.8. В случае если Агентство является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения Агентства подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные Руководителем.

Структурное подразделение Агентства, которое является соисполнителем поручения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляет предложения головному исполнителю Агентства.

8.3.9. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения Агентства (головной исполнитель) в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, по требованию Руководителя представляет объяснение о ходе исполнения поручения с указанием гражданских служащих, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения гражданских служащих.

8.3.10. Изменение срока исполнения производится по решению Руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Основанием для продления срока исполнения документа является в том числе направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись Руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Запрещается разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. Лица, получившие доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, обязаны исключить возможность доступа к нему посторонних лиц и хранить документы с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к документу", включающий ограничительную надпись "Для служебного пользования" и номер экземпляра документа (далее - гриф "Для служебного пользования").

Решение о проставлении на документе грифа "Для служебного пользования" и о снятии с документа грифа "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с грифом "Для служебного пользования", оформляется с грифом "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии грифа "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанного грифа на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

Гриф "Для служебного пользования" проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, флаговым способом, например:

Для служебного пользования Экз. N 1

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с грифом "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются:

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона.

9.4. Прием, регистрация и отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются Отделом.

9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом "Для служебного пользования".

Регистрация документов с грифом "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".

9.6. Движение документов и проектов документов с грифом "Для служебного пользования" должно быть отражено в системе автоматизированного делопроизводства и в журнале учета движения документов с грифом "Для служебного пользования" (далее в настоящем разделе - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в Приложении N 11 к Инструкции. Журнал учета ведется в приемных руководителей и Отделе.

Руководитель определяет государственного гражданского служащего, ответственного за получение и передачу документов с грифом "Для служебного пользования" и ведение журнала учета. Государственный гражданский служащий, ответственный за получение документов, лично передает документ Руководителю.

9.7. Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской службой, заказным письмом через почтовое отделение связи, нарочным.

Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки, подписанного исполнителем, ответственным за подготовку этого документа, либо руководителем, подписавшим или утвердившим этот документ, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра

9.8. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, ограничительная надпись "Для служебного пользования".

9.9. Ознакомление с документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Агентстве, осуществляется с разрешения Руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

9.10. Снятие грифа "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанного грифа с проставлением подписи руководителя и даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах или делах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Работа с документами ограниченного доступа, не содержащие сведения составляющие государственную тайну - служебная тайна в области обороны, осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

10. Документальный фонд агентства

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Агентства, образуют документальный фонд Агентства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в КГКУ "ГАКК".

10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности Агентства.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Агентства постоянно и временно действующих совещательных органов (рабочих групп, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме, согласно Приложению N 12 к Инструкции.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Агентства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобных.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Графа 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

10.1.4. Согласованная экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Агентства номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается ЭПК Агентства не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры Агентства.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется Отделом и (или) структурными подразделениями Агентства в соответствии с номенклатурой дел.

10.2.2. При формировании дел должны соблюдаться следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела), при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

10.2.4. Правовые акты Агентства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по командировкам.

Формирование протоколов заседаний и документов к ним постоянно действующих совещательных органов Агентства в дела осуществляется секретарями этих совещательных органов.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам.

Формирование личных дел гражданских служащих и иных работников Агентства осуществляется профильным структурным подразделением Агентства. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Формирование лицевых счетов по заработной плате, документов по финансово-экономической деятельности, бухгалтерскому учёту и отчетности в дела осуществляется профильным структурным подразделением Агентства. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного срока хранения должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК".

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе Енисей-СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктом 10.4 Инструкции.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. Дела, образовавшиеся в деятельности Агентства и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Агентства по месту формирования документов в дела.

10.3.2. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 02.03.2020 N 24.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2 - 2,5 мм.

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

11.2. Агентство в своей деятельности применяет печати с изображением герба края.

Кроме печати с изображением герба края в Агентстве могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

11.3. Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведется с проставлением их оттисков (листы журнала учета нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

11.4. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется в журнале учета под роспись. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

11.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений Агентства не допускается.

11.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

11.7. Текущий контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителя Отдела кадров и государственной службы.

11.8. Перечень печатей и штампов Агентства, а также порядок их изготовления, использования, хранения и уничтожения утверждаются приказом Агентства.

<1> Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

<2> Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

<3> Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.