Приложение N 2. Инструкция для руководителя ППЭ

Приложение N 2
к приказу Департамента
Смоленской области по
образованию и науке
от 28 февраля 2023 г. N 175-ОД

Инструкция для руководителя ППЭ

Руководитель ППЭ должен заблаговременно пройти инструктаж по порядку и процедуре проведения ЕГЭ и ознакомиться с:

- нормативными правовыми документами, регламентирующими проведение ГИА;

- инструкцией, определяющей порядок работы руководителя ППЭ, а также инструкциями, определяющими порядок работы лиц, привлекаемых к проведению ЕГЭ (организаторов в аудитории, организаторов вне аудитории и т.д.);

- правилами заполнения бланков ЕГЭ;

- правилами оформления ведомостей, протоколов и актов, заполняемых при проведении ЕГЭ в аудиториях, ППЭ.

Подготовка к проведению ЕГЭ

Руководитель ППЭ совместно с руководителем ОО обязаны обеспечить готовность ППЭ к проведению ЕГЭ в соответствии с требованиями к ППЭ, изложенными в Методических рекомендациях, в том числе техническое оснащение и хранение основного и резервного флеш-накопителя для хранения интернет-пакетов в сейфе штаба ППЭ с осуществлением мер информационной безопасности.

Также необходимо подготовить не менее 1 флеш-накопителя для переноса данных между станциями в ППЭ (рекомендуемое количество - по числу технических специалистов ППЭ).

Руководитель ППЭ обязан контролировать своевременность загрузки ЭМ для экзаменов, проводимых в данном ППЭ. В случае выявления проблем с загрузкой ЭМ необходимо принимать меры для устранения этих проблем. Интернет-пакеты становятся доступны за 5 рабочих дней до даты экзамена - для основных дней экзаменационного периода, за 3 рабочих дня - для резервных дней экзаменационного периода и формируются на основе сведений о распределенных по ППЭ участниках и аудиторном фонде ППЭ.

В случае распределения в ППЭ участников экзамена с ОВЗ, детей-инвалидов и инвалидов готовятся аудитории, учитывающие состояние их здоровья, особенности психофизического развития и индивидуальные возможности.

При этом Департамент (по согласованию с ГЭК) направляет не позднее двух рабочих дней до проведения экзамена по соответствующему учебному предмету информацию о количестве таких участников экзамена, распределенных в ППЭ, и о необходимости организации проведения ЕГЭ в ППЭ, в том числе аудиториях ППЭ, в условиях, учитывающих состояние их здоровья, особенности психофизического развития.

Не позднее чем за один календарный день до проведения экзамена руководитель ППЭ и руководитель ОО обязаны обеспечить и проверить наличие:

- аудиторий, необходимых для проведения ЕГЭ, в том числе аудиторий, необходимых для проведения ЕГЭ для участников экзамена с ОВЗ, детей-инвалидов и инвалидов;

- рабочих мест (столы, стулья) для организаторов вне аудитории, сотрудников, осуществляющих охрану правопорядка, и (или) сотрудников органов внутренних дел (полиции);

- отдельного места для хранения личных вещей участников экзамена до входа в ППЭ ²;

- отдельного места для хранения личных вещей организаторов ППЭ, медицинского работника, технических специалистов, ассистентов для участников экзамена с ОВЗ, детей-инвалидов и инвалидов, которое расположено до входа в ППЭ;

- аппаратно-программного комплекса для печати и сканирования ЭМ, расположенного в зоне видимости камер в каждой аудитории;

- специально выделенного места в каждой аудитории ППЭ (стола), находящегося в зоне видимости камер видеонаблюдения, для оформления соответствующих форм ППЭ, осуществления раскладки напечатанных ЭМ и последующей упаковки организаторами в аудитории ЭМ, собранных у участников экзамена;

- рабочих мест организаторов в аудитории и общественных наблюдателей;

- Штаба ППЭ, соответствующего установленным требованиям, изложенным в разделе "Требования к ППЭ" в методических рекомендациях;

- помещения для медицинского работника;

- журнала учета участников экзамена, обратившихся к медицинскому работнику (приложение 10 методических рекомендаций);

- помещения для сопровождающих, которое организуется до входа в ППЭ;

- помещения для представителей СМИ, которое организуется до входа в ППЭ;

- помещения, изолированного от аудиторий для проведения экзамена, для общественных наблюдателей;

- заметных обозначений номеров аудитории для проведения ЕГЭ и наименований помещений, используемых для проведения экзамена;

- заметных информационных плакатов о ведении видеонаблюдения в аудиториях и коридорах ППЭ;

- не более 25 рабочих мест для участников экзамена в аудиториях;

- обозначения каждого рабочего места участника экзамена в аудитории заметным номером;

- часов, находящихся в поле зрения участников экзамена, в каждой аудитории с проведением проверки их работоспособности.

Не позднее чем за один календарный день до начала проведения экзамена также необходимо:

- убрать (закрыть) в аудиториях стенды, плакаты и иные материалы со справочно-познавательной информацией по соответствующим учебным предметам;

- предусмотреть место для проведения инструктажа работников ППЭ внутри ППЭ, например, это может быть одна из аудиторий, холл, Штаб ППЭ;

- подготовить черновики на каждого участника экзамена (минимальное количество - два листа), а также дополнительные черновики;

- подготовить достаточное количество бумаги для печати полного комплекта ЭМ в аудиториях;

- подготовить достаточное количество бумаги для печати ДБО N 2 в Штабе ППЭ;

- подготовить конверты для упаковки использованных черновиков (по одному конверту на аудиторию);

- подготовить в необходимом количестве инструкции для участников экзамена, зачитываемые организаторами в аудитории перед началом экзамена (одна инструкция на одну аудиторию);

- проверить пожарные выходы, наличие средств первичного пожаротушения;

- запереть и опечатать помещения, не использующиеся для проведения экзамена;

- провести проверку работоспособности средств видеонаблюдения в ППЭ совместно с техническим специалистом;

- подготовить упаковку для сбора и помещения на хранение материалов экзамена после его завершения, если это предусмотрено схемой, разработанной Департаментом.

- не ранее чем за 5 календарных дней, но не позднее 17:00 календарного дня, предшествующего дню экзамена, и до проведения контроля технической готовности, обеспечить проведение техническим специалистом технической подготовки ППЭ;

- не ранее чем за 2 рабочих дня, но не позднее 17:00 календарного дня, предшествующего дню экзамена, совместно с членом ГЭК и техническим специалистом провести контроль технической готовности ППЭ (подробнее сроки подготовки и проведения экзамена в приложении 11 методических рекомендаций), в том числе:

- обеспечить распечатку ДБО N 2 (за исключением проведения ЕГЭ по математике базового уровня) в Штабе ППЭ в соответствии с разделом 2.2. Методических рекомендаций;

- получить от технического специалиста калибровочные листы станций организатора для передачи организаторам в аудитории;

- проконтролировать передачу в систему мониторинга готовности ППЭ в личном кабинете ППЭ электронных актов технической готовности со всех основных и резервных станций организатора и станций сканирования в ППЭ;

- проконтролировать передачу в систему мониторинга готовности ППЭ статуса "Контроль технической готовности завершен".

Важно! Акты основных станций могут быть переданы при участии члена ГЭК с использованием токена члена ГЭК только при условии наличия на специализированном федеральном портале сведений о рассадке. Статус "Контроль технической готовности завершен" может быть передан при участии члена ГЭК с использованием токена члена ГЭК при условии наличия на специализированном федеральном портале сведений рассадке, а также при наличии переданных электронных актов технической готовности станций организатора для каждой аудитории.

Заполнить форму ППЭ-01 совместно с руководителем ОО (В случае проведения ЕГЭ не на базе образовательной организации поле "ФИО руководителя организации" заполняется вручную).

Заблаговременно провести инструктаж под подпись со всеми работниками ППЭ по порядку и процедуре проведения ЕГЭ и ознакомить:

- с нормативными правовыми документами, регламентирующими проведение ГИА;

- с инструкциями, определяющими порядок работы организаторов и других лиц, привлекаемых к проведению ЕГЭ в ППЭ;

- с правилами заполнения бланков ЕГЭ;

- с правилами оформления ведомостей, протоколов и актов, заполняемых при проведении ЕГЭ.

Руководитель ППЭ должен назначить одного из технических специалистов (в случае наличия в ППЭ нескольких технических специалистов) ответственным за включение видеонаблюдения в день проведения экзамена.

Проведение ЕГЭ в ППЭ

Руководителю ППЭ необходимо помнить, что экзамен проводится в спокойной и доброжелательной обстановке. В день проведения экзамена (в период с момента входа в ППЭ и до окончания экзамена) в ППЭ руководителю ППЭ запрещается: а) пользоваться средствами связи за пределами Штаба ППЭ; б) оказывать содействие участникам экзамена, в том числе передавать им средства связи, электронно-вычислительную технику, фото-, аудио- и видеоаппаратуру, справочные материалы, письменные заметки и иные средства хранения и передачи информации.

В день проведения ЕГЭ руководитель ППЭ должен явиться в ППЭ не позднее 07:30.

Руководитель ППЭ несет персональную ответственность за соблюдение мер информационной безопасности и исполнение порядка проведения ГИА в ППЭ на всех этапах проведения ЕГЭ в ППЭ.

До начала экзамена руководитель ППЭ должен:

- Не позднее 7:30, но до получения ЭМ от члена ГЭК обеспечить включение в Штабе ППЭ режима видеонаблюдения, записи, трансляции.

- Не позднее 07:30 получить от членов ГЭК материалы:

- пакет руководителя ППЭ с формами ППЭ (в случае использования бумажного варианта руководителя ППЭ);

- ВДП;

- другими упаковочными материалами в соответствии со схемой упаковки ЭМ, утвержденной Департаментом.

В ППЭ должны быть выданы ВДП в количестве, равном числу аудиторий, умноженному на 3:

- ВДП для упаковки бланков ЕГЭ с ответами участников экзамена в аудитории (на каждом ВДП напечатан "Сопроводительный бланк к материалам ЕГЭ", обязательная к заполнению);

- ВДП для упаковки использованных КИМ в аудитории;

- ВДП для упаковки испорченных и (или) бракованных комплектов ЭМ.

Заполнить форму ППЭ-14-01.

- Не позднее 07:50 назначить ответственного за регистрацию лиц, привлекаемых к проведению ЕГЭ в ППЭ, в соответствии с формой ППЭ-07 из числа организаторов вне аудитории;

- обеспечить контроль за регистрацией работников ППЭ в день экзамена (в случае неявки распределенных в данный ППЭ работников ППЭ, произвести замену работников ППЭ по форме ППЭ-19);

- проверить готовность аудиторий к проведению ЕГЭ;

- дать распоряжение техническим специалистам, отвечающим за организацию видеонаблюдения в ППЭ, о начале видеонаблюдения (в Штабе ППЭ до получения материалов для проведения экзамена, в аудиториях ППЭ не позднее 08:00), о сверке часов во всех аудиториях ППЭ, сверке времени на ПАК (при наличии).

- Не ранее 8:15:

- начать проведение инструктажа по процедуре проведения экзамена для работников ППЭ;

- выдать ответственному организатору вне аудитории формы ППЭ-06-01 и ППЭ-06-02 для размещения на информационном стенде при входе в ППЭ.

Назначить ответственного организатора в каждой аудитории и направить организаторов всех категорий на рабочие места в соответствии с формой ППЭ-07.

Выдать ответственным организаторам в аудитории:

- формы: ППЭ-05-01 (2 экземпляра), ППЭ-05-02, ППЭ-12-02, ППЭ-12-03, ППЭ-12-04-МАШ, ППЭ-16;

- инструкцию для участников экзамена, зачитываемую организатором в аудитории перед началом экзамена (одна инструкция на аудиторию);

- таблички с номерами аудиторий;

- калибровочный лист станции организатора соответствующей аудитории;

- черновики (минимальное количество черновиков - два на одного участника экзамена);

- конверт для упаковки использованных черновиков (один конверт на аудиторию);

- 3 ВДП для упаковки ЭМ после проведения экзамена.

Руководитель ППЭ должен запланировать необходимое количество листов формы ППЭ-12-04-МАШ на аудиторию и продумать схему передачи в аудитории дополнительных листов формы ППЭ-12-04-МАШ (например, организовать выдачу по 2 листа указанной формы ППЭ либо выдавать дополнительный лист по запросу организаторов в аудитории при необходимости через организатора вне аудитории). Общее количество листов формы ППЭ-12-04-МАШ на ППЭ определяется в РЦОИ при формировании пакета руководителя ППЭ.

Передать медицинскому работнику инструкцию, определяющую порядок его работы во время проведения ЕГЭ в ППЭ, журнал учета участников экзамена, обратившихся к медицинскому работнику.

- Не ранее 09:00 обеспечить допуск:

- участников экзамена согласно спискам распределения;

- сопровождающих (присутствуют в день экзамена в помещении, которое организуется до входа в ППЭ).

Если участник экзамена опоздал на экзамен, он допускается к сдаче ЕГЭ в установленном порядке, при этом время окончания экзамена не продлевается, о чем сообщается участнику экзамена. Рекомендуется составить акт в свободной форме. Указанный акт подписывает участник экзамена, руководитель ППЭ и член ГЭК.

В случае проведения ЕГЭ по иностранным языкам (письменная часть, раздел "Аудирование") допуск опоздавших участников в аудиторию после включения аудиозаписи не осуществляется (за исключением, если в аудитории нет других участников или если участники в аудитории завершили прослушивание аудиозаписи). Персональное аудирование для опоздавших участников не проводится (за исключением, если в аудитории нет других участников экзамена).

В случае отсутствия по объективным причинам у участника ГИА документа, удостоверяющего личность, он допускается в ППЭ после письменного подтверждения его личности сопровождающим (форма ППЭ-20). Акт об идентификации личности участника ГИА передается участнику ГИА, который сдает его организатору на входе в аудиторию. По окончании экзамена организатор в аудитории сдает данную форму руководителю ППЭ вместе с остальными материалами.

В случае отсутствия документа, удостоверяющего личность, у участника ЕГЭ (выпускника прошлых лет) он не допускается в ППЭ. Руководитель ППЭ в присутствии члена ГЭК составляет акт о недопуске указанного участника ЕГЭ в ППЭ. Указанный акт подписывается членом ГЭК, руководителем ППЭ и участником ЕГЭ. Акт составляется в двух экземплярах в свободной форме. Первый экземпляр член ГЭК оставляет у себя для передачи председателю ГЭК, второй передает участнику ЕГЭ. Повторно к участию в ЕГЭ по данному учебному предмету в резервные сроки указанный участник ЕГЭ может быть допущены только по решению председателя ГЭК.

При отсутствии участника экзамена в списках распределения в данный ППЭ участник экзамена в ППЭ не допускается, член ГЭК фиксирует данный факт для дальнейшего принятия решения.

В случае отказа участника экзамена от сдачи запрещенного средства (средства связи, электронно-вычислительной техники, фото-, аудио- и видеоаппаратуры, справочных материалов, письменных заметок и иных средств хранения и передачи информации) составляет акт о недопуске указанного участника ЕГЭ в ППЭ. Указанный акт подписывают член ГЭК и участник экзамена, отказавшийся от сдачи запрещенного средства. Акт составляется в двух экземплярах в свободной форме. Первый экземпляр член ГЭК оставляет у себя для передачи председателю ГЭК, второй передает участнику экзамена.

Не позднее 09:45 выдать в Штабе ППЭ ответственным организаторам в аудиториях ДБО N 2 по форме ППЭ-14-02.

До начала экзамена руководитель ППЭ должен выдать общественным наблюдателям форму ППЭ-18-МАШ по мере их прибытия в ППЭ.

В случае выявления организатором в аудитории расхождения персональных данных участника экзамена в документе, удостоверяющем личность, и в форме ППЭ-05-02, и данное расхождение не является опечаткой (т.е. произошла смена фамилии, имени, документа, удостоверяющего личность), к форме ППЭ-12-02 необходимо приложить копии подтверждающих документов. При смене паспорта необходимо приложить копию страницы с данными ранее выданных паспортов. Для копирования подтверждающих документов можно направить участника экзамена в Штаб ППЭ (в сопровождении организатора вне аудитории) либо по желанию участника передать документы организатору вне аудитории для копирования их в Штабе ППЭ.

Во время экзамена руководитель ППЭ совместно с членами ГЭК должен осуществлять контроль за ходом проведения экзамена, проверять помещения ППЭ на предмет присутствия посторонних лиц, решать вопросы, не предусмотренные настоящей инструкцией, содействовать членам ГЭК в проведении проверки изложенных в поданной апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА сведений и в оформлении формы заключения комиссии.

После получения информации от орг