Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области

Приложение N 1
Утверждены
приказом министерства
природных ресурсов и экологии
Магаданской области
от 24 апреля 2023 N 64/23

Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в министерстве природных ресурсов и экологии Магаданской области (далее - Министерство, Правила соответственно) определяют политику Министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

2. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

II. Цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются

4. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:

1) обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, кадрового делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции;

2) осуществления и выполнения возложенных на Министерство полномочий.

5. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве:

1) государственные гражданские служащие Министерства (далее - гражданские служащие) и работники, замещающие в Министерстве должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - работники, гражданская служба соответственно) и члены их семей;

2) граждане, претендующие на замещение должностей гражданской службы в Министерстве, а также члены их семей;

3) лица, замещающие должности руководителей подведомственных Министерству учреждений и члены их семей;

4) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству учреждений и члены их семей;

5) физические лица и представители организаций, обратившиеся в Министерство:

в связи с предоставлением государственной услуги;

в связи с исполнением государственной функции;

6) граждане, состоящие в договорных отношениях с Министерством;

7) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

8) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Министерство.

6. В целях, указанных в подпункте 1 пункта 4 Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии), в том числе прежние фамилии, имена и отчества (при наличии) в случае их изменения, дата, место и причины изменения);

2) число, месяц и год рождения;

3) место рождения;

4) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

5) фотография;

6) сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);

7) адрес и дата регистрации по месту жительства (места пребывания);

8) адрес фактического проживания;

9) сведения о семейном положении;

10) реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

11) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании, ученая степень, ученое звание (дата присвоения, реквизиты диплома, аттестата), в том числе о послевузовском профессиональном образовании, а также о профессиональной переподготовке, повышении квалификации (наименование образовательной и (или) научной организации, год окончания, реквизиты документа о переподготовке (повышении квалификации), квалификация и специальность по документу о переподготовке (повышении квалификации), наименование программы обучения, количество часов обучения);

12) сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

13) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;

14) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы и (или) гражданской службы субъекта Российской Федерации и (или) муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, квалификационном разряде государственной службы, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;

15) сведения составе семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших мужьях (женах) (степень родства, Ф.И.О., дата рождения, место рождения, адрес регистрации (фактического проживания), гражданство, место работы (наименование и адрес организации), должность);

16) сведения о форме и дате оформления допуска к государственной тайне, ранее имевшегося и (или) имеющегося;

17) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

18) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

19) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

20) идентификационный номер налогоплательщика;

21) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

22) сведения о воинском учете, реквизиты документов воинского учета;

23) сведения о наличии (отсутствии) судимости;

24) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

25) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты или сведения о других способах связи;

26) сведения, содержащиеся в заключении о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации или ее прохождению, по учетной форме N 001-ГС/у "Заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению", утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. N 984н;

27) сведения об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

28) сведения об инвалидности, сроке действия установленной инвалидности;

29) информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

30) сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений Министерства, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

31) номер расчетного счета, номер банковской карты;

32) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе, а также обработка которых соответствует целям обработки.

7. В целях, указанных в подпункте 2 пункта 4 Правил, в Министерстве обрабатываются следующие категории персональных данных:

7.1. Персональные данные субъектов персональных данных, обратившихся в Министерство в связи с предоставлением государственной услуги, в связи с исполнением государственной функции, а также в отношении граждан, состоящих в договорных отношениях с Министерством:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии);

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

3) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

4) адрес и дата регистрации по месту жительства (места пребывания);

5) адрес фактического проживания;

6) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

7) идентификационный номер налогоплательщика;

8) номер счета.

7.2. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываемые в связи с рассмотрением поступивших в Министерство обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации":

1) фамилия, имя и отчество (при наличии);

2) адрес по месту жительства (места пребывания);

3) адрес фактического проживания;

4) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

7.3. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываемые в связи с рассмотрением поступивших в Министерство материалов в отношении лиц, представляемых к награждению:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) число, месяц, год и место рождения;

3) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании);

4) должность и место работы;

5) сведения о наличии (отсутствии) судимости;

6) информация о трудовой (служебной) деятельности;

7) адрес по месту жительства (места пребывания), адрес фактического проживания;

8) номера телефонов (домашнего, служебного, мобильного), адреса электронной почты;

9) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) иные персональные данные, содержащиеся в материалах представляемых к награждению.

8. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников Министерства и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы Министерства, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Министерству учреждений, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству организаций, а также персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия указанных лиц, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

8.1. Обработка специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных гражданских служащих, работников Министерства и членов их семей, граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы Министерства, и членов их семей, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Министерству учреждений, и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству учреждений, и членов их семей осуществляется без согласия указанных субъектов персональных данных в случаях, предусмотренных подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и пунктом 4 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных гражданского служащего, работника у третьей стороны.

8.2. Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных необходимо получить в следующих случаях:

8.2.1. при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о гражданской службе и о противодействии коррупции;

8.2.2. при трансграничной передаче персональных данных.

8.3. В случаях, предусмотренных пунктом 6 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется по форме согласно приложению N 8, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

8.4. Обработка персональных данных включает в себя любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

8.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 4 Правил, осуществляется путем:

8.5.1. получения оригиналов необходимых документов гражданским служащим, уполномоченным на обработку персональных данных;

8.5.2. копирования оригиналов документов;

8.5.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

8.5.4. формирования персональных данных;

8.5.5. внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Министерство (далее - автоматизированные информационные системы), используемые в целях кадровой работы.

8.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональн