Приложение N 1. Положение об архиве Администрации Седельниковского муниципального района Омской области

Приложение N 1
к постановлению Администрации
Седельниковского муниципального района
от 18.04.2023 N 57

Положение
об архиве Администрации Седельниковского муниципального района Омской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве (далее - Положение) Администрации Седельниковского муниципального района Омской области (далее - Администрация) разработано на основании приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации".

2. Положение распространяется на архив Администрации (в т.ч. ее структурных подразделений), выступающий источником комплектования муниципального архива Администрации Седельниковского муниципального района Омской области (далее - муниципальный архив).

3. Архив Администрации (далее - архив) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает Администрация.

4. Администрация разрабатывает Положение, которое подлежит согласованию с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) Министерства культуры Омской области на предмет его соответствия Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Администрации.

После согласования Положение утверждается Главой Седельниковского муниципального района.

5. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации;

Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры Российской Федерации 31 марта 2015 года N 526;

нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела;

локальными правовыми актами Администрации Седельниковского муниципального района;

настоящим Положением.

II. Состав документов архива

6. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;

б) документы постоянного хранения и по личному составу фонда организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) справочно - поисковые средства к документам (историческая справка, предисловия, и др.), учетные документы архива Администрации (паспорт архива, дело фонда, лист фонда, описи дел постоянного хранения и по личному составу, реестр описей).

III. Задачи архива

7. К задачам архива Администрации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2. Комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделения Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива

8. Архив осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации.

8.2. Ведет учет документов находящихся на хранении в архиве Администрации.

8.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и паспорт архива в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы Седельниковского муниципального района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

8.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов архива Администрации.

8.14. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и специалистам Администрации в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

V. Права архива

9. Архив Администрации имеет право:

а) представлять Главе муниципального района предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях и у специалистов Администрации сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям и специалистам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать структурные подразделения и специалистов Администрации о необходимости передаче документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.