Приложение

Приложение
к распоряжению Правительства
Тюменской области
от 27 апреля 2023 г. N 307-рп

Приложение N 14
к Порядку

Порядок
подготовки и проведения организационных мероприятий посредством онлайн-сервисов видео-конференц-связи (заседаний, совещаний, заседаний координационных и консультативных (совещательных) органов, организационно-протокольных и иных мероприятий)

1. 1 этап: Определение и подготовка списка участников планируемого мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи

Организатор мероприятия:

1.1. определяет состав участников мероприятия, приглашает на мероприятие, уточняя возможность участия в мероприятии посредством онлайн-сервисов видео-конференц-связи;

1.2. формирует список участников (дополняя его адресами электронной почты участников мероприятия, а также Ф.И.О. и мобильным телефоном технического специалиста, ответственного за подключение);

1.3. направляет проект списка участников в Аппарат Губернатора области.

2. 2 этап: Тестирование возможности подключения участников планируемого мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи, а также настройки оборудования

Сотрудник организационного отдела Аппарата Губернатора Тюменской области совместно с Организатором:

2.1. заблаговременно до начала мероприятия определяют техническую информацию (параметры) подключения;

Организатор мероприятия:

2.2. проводит технический сеанс в ранее согласованное время (за 1 - 2 дня до проведения мероприятия), обеспечивая тестирование каналов связи, настройку оборудования участников мероприятия, а также проверку качества звука и видеосигнала всех участников;

2.3. обращается (в случае необходимости) за поддержкой к оператору сервиса онлайн видео-конференц-связи (ГКУ ТО "ЦИТТО");

2.4. привлекает отдел инженерного обеспечения Управления делами Правительства Тюменской области в случае проведения мероприятия в зале Правительства Тюменской области (и иных залах), при проведении технического и основного сеансов связи;

2.5. обеспечивает техническую проверку возможности демонстрации презентационных материалов, планируемых для показа на мероприятии, а также инструктирует выступающих с презентационными материалами о порядке их демонстрации;

2.6. информирует участников мероприятия о порядке подключения и проведения мероприятия;

2.7. перед окончанием тестового технического сеанса приглашает сотрудников Аппарата Губернатора Тюменской области для проведения проверки готовности к проведению мероприятия (по согласованию).

3. 3 этап: Подключение участников мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи

Организатор мероприятия:

3.1. обладает правами модератора и за час до начала мероприятия направляет в адрес участников техническую информацию для подключения;

3.2. проводит контроль подключения участников согласно утвержденному списку;

3.3. проводит проверку качества звука и видеосигнала участников (докладчиков, выступающих);

3.4. обеспечивает оперативное оповещение участников мероприятия, заблаговременно не подключившихся к сеансу, о необходимости подключения, в случае необходимости оперативно оповещает оператора сервиса онлайн видео-конференц-связи (ГКУ ТО "ЦИТТО") о возможных технических неполадках для их оперативного устранения;

3.5. обеспечивает размещение в системе необходимых для демонстрации презентационных материалов и обеспечивает проверку корректности их воспроизведения;

3.6. обеспечивает корректность отображения имен участников мероприятия (в формате: "Фамилия Имя Отчество (краткое наименование организации)").

4 этап: Проведение мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи

Организатор мероприятия:

4.1. обеспечивает демонстрацию необходимых документов, презентаций и иных материалов;

4.2. при проведении заседания координационного и консультативного (совещательного) органа (совета, комиссии, штаба) обеспечивает подготовку протокола мероприятия в соответствии с п. 2.4.3 Порядка подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Тюменской области;

4.3. по окончании мероприятия обеспечивает удаление загруженных ранее документов, презентаций и иных материалов.

Сотрудник организационного отдела Аппарата Губернатора Тюменской области:

4.4. обеспечивает (техническое) модерирование сопровождения мероприятия;

4.5. обращается (в случае необходимости) за поддержкой к оператору сервиса онлайн видео-конференц-связи (ГКУ ТО "ЦИТТО"), который принимает меры по оперативному устранению возникающих технических проблем.

Сотрудник оператора сервиса онлайн видео-конференц-связи (ГКУ ТО "ЦИТТО"):

4.6. при поступлении устного запроса от Организатора мероприятия либо сотрудника организационного отдела Аппарата Губернатора Тюменской области обеспечивает оперативное устранение возникающих технических проблем, а также контроль параметров подключений участников мероприятия.

_____________________________

* - технический сеанс может не проводиться для членов Правительства Тюменской области, а также руководителей и сотрудников исполнительных органов государственной власти Тюменской области.

Приложение N 15
к Порядку

                                                                (образец)

                          СПИСОК УЧАСТНИКОВ

          мероприятия, проводимого посредством онлайн-сервисов

     видео-конференц-связи (совещаний, заседаний советов, комиссий,

     штабов, рабочих групп, церемоний открытия и иных мероприятий)

Дата

Время (начала - окончания)

			Адрес электронной почты	Ф.И.О./ моб. телефон тех. специалиста
1.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
2.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
Члены совета, комиссии, штаба, рабочей группы:
3.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
4.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
От территориальных федеральных исполнительных органов государственной власти Тюменской области
5.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
6.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
От органов местного самоуправления муниципальных образований Тюменской области
7.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
8.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
От организаций и предприятий
9.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности
10.	Фамилия Имя Отчество	- полное наименование должности