Приложение. Изменения, вносимые в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.12.2017 N 1290

Приложение
к постановлению
Администрации города Лабытнанги
от 02 мая 2023 г. N 650

Изменения,
вносимые в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.12.2017 N 1290

1. В разделе I:

1.1. в абзаце седьмом слова "органом государственной власти" заменить словами "исполнительным органом";

1.2. в абзаце одиннадцатом слова "органами государственной власти автономного округа" заменить словами "исполнительными органами автономного округа".

2. В абзаце втором пункта 2.1.4 слова "Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Лабытнанги, утверждённая муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги" заменить словами "Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа, утверждённая муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги (далее - Инструкция ДСП)".

3. Пункт 2.2.4 изложить в новой редакции:

"2.2.4. Сотрудники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, полученных на бумажном носителе. При работе с оригиналами документов не допускается вносить в них исправления.

При обнаружении утраты оригинала документа постоянного хранения или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.".

4. Абзац второй пункта 2.3.2 изложить в новой редакции:

"На этих же принципах осуществляется документационное взаимодействие с государственными органами, исполнительными органами автономного округа, органами местного самоуправления в автономном округе, организациями и предприятиями, являющимися участниками РСЭД.".

5. В пункте 3.3.8:

5.1. абзац второй изложить в новой редакции:

"Регистрационный номер формируется в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденного муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги, и является уникальным в пределах каждого года.";

5.2. абзац четвертый дополнить предложением "Регистрационные номера могут проставляться рядом с подписями должностных лиц, подписавших документ, если иное не предусмотрено правовыми актами Российской Федерации и автономного округа и/или не регламентировано (установлено) иными документами (инструкциями).".

6. В абзаце третьем пункта 3.3.11 слова "о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города Лабытнанги, утверждённой муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги" заменить словом "ДСП".

7. В пункте 3.3.12:

7.1. подпункт 3.3.12.8 после слов "государственной власти" дополнить словами ", исполнительных органов автономного округа";

7.2. подпункт 3.3.12.10 изложить в новой редакции:

"3.3.12.10. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, исполнительные органы автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно:

Руководителям некоммерческих организаций Ямало-Ненецкого автономного округа

В данном случае готовится один комплект документов, электронные образы которых размещаются в РКК документа, направление адресатам осуществляется средствами РСЭД или в копиях.";

7.3. в абзаце первом подпункта 3.3.12.11 слова "Главам муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе" заменить словами "Руководителям некоммерческих организаций Ямало-Ненецкого автономного округа".

8. В пункте 3.3.15:

8.1. подпункт 3.3.15.6 дополнить абзацем следующего содержания:

"Если в тексте документа несколько раз употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов, информаций, региона, субъекта и т.п.), то после первого употребления в тексте формируемого документа полного наименования может вводится сокращенное наименование, обозначенного словом (словами) или аббревиатурой (например: "муниципальное учреждение "Управление жилищно-коммунального хозяйства и транспорта Администрации города Лабытнанги" (далее - УЖКХиТ)..."; "Положение о формировании и финансовом обеспечении выполнения муниципального задания (далее - Положение) определяет порядок...".";

8.2. подпункт 3.3.15.7 изложить в новой редакции:

"3.3.15.7. При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.";

8.3. подпункт 3.3.15.10 изложить в новой редакции:

"3.3.15.10. При оформлении писем средствами РСЭД текст документа вносится в поле "Содержание" в РКК исполнителем письма участника РСЭД в виде непосредственно текстовой части документа.".

9. Абзац третий пункта 3.3.21 после слов "применения" дополнить словами ", учета, хранения и уничтожения".

10. В пункте 3.3.22:

10.1. подпункт 3.3.22.1 изложить в новой редакции:

"3.3.22.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при его наличии), замещаемую должность исполнителя документа, наименование основного структурного подразделения и органа (сведения об основном структурном подразделении и (или) органе не указываются в случае их указания на бланке), номер его служебного телефона (с указанием кода), адрес электронной почты исполнителя в едином домене органов:

Петров Петр Петрович, ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля Администрации города Лабытнанги, (8 34992) 5 70 70 (1041), pppetrov@yanao.ru";";

10.2. абзац первый подпункта 3.3.22.2 после слов "от границы левого поля" дополнить словами "с выравниванием информации об исполнителе по ширине".

11. Подпункт 3.3.23.6 пункта 3.3.23 изложить в новой редакции:

"3.3.23.6. Копии электронных документов РСЭД, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе оформляются средствами РСЭД с выводом отметки об электронной подписи при визуализации. При предоставлении такой копии участникам РСЭД дополнительные средства заверения не требуются.

При направлении в иные организации, отметка о заверении копии дополняется надписью "Подлинник электронного документа, подписанного ЭП, формируется и хранится в электронном виде, аналогов на бумажном носителе не имеет" и заверяется печатью уполномоченного основного структурного подразделения или органа.

Подлинник электронного документа,

подписанного ЭП формируется и хранится

в электронном виде, аналогов на бумажном носителе не имеет.

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия Дата печать

Копии иных электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или ответственным делопроизводителем, осуществившим его получение средствами РСЭД или на закрепленный адрес электронной почты.".

12. Пункт 3.3.24 изложить в новой редакции:

"3.3.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган и может проставляться в виде оттиска штампа или оформляться штрих-кодом.".

13. Пункт 4.1.5 изложить в новой редакции:

"4.1.5. Процедуры подготовки и принятия проектов правовых актов, в том числе проектов правовых актов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, порядок работы с которыми осуществляется с учетом требований Инструкции ДСП (далее - проект ДСП), осуществляются в электронном виде средствами РСЭД, за исключением проектов правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, работа с которыми осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством.".

14. В абзаце первом пункта 4.2.8 слова "сканированные образы" заменить словами "текстовые файлы".

15. В абзаце первом пункта 4.2.9 слова "с необходимым пакетом документов" заменить словами "с учетом требований, установленных пунктом 4.4.3,".

16. В подразделе 4.4:

16.1. пункт 4.4.3 изложить в новой редакции:

"4.4.3. Согласование проекта муниципального правового акта проводится в электронном виде средствами РСЭД, для чего исполнитель проекта осуществляет подготовку проекта РКК в соответствии с Порядком действий при проведении электронного согласования проектов муниципальных правовых актов в государственной информационной системе "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Порядок), утвержденным муниципальным правовым актом Администрации.

Проект РКК правового акта создается по виду "Досье правового акта", канцелярский вид "Организационно-распорядительные документы" (далее - ОРД), с обязательным заполнением следующих полей:

1) на вкладке "Реквизиты":

а) "Уровень" - муниципальный;

б) "Статус документа" - статус ОРД;

в) "Организация" - Администрация города Лабытнанги;

г) "Подразделение" - отдел делопроизводства и контроля;

д) "Заголовок" - полностью указывается наименование проекта правового акта;

е) "Подписант" - указывается должностное лицо, подписывающее проект правового акта;

ж) "Исполнитель" - указываются автор и исполнитель проекта правового акта;

з) "Гриф доступа" - общий для проектов, не содержащих служебную информацию ограниченного доступа; для проектов ДСП "гриф доступа" - ДСП;

2) на вкладке "Вложения" в поле "Файл" размещаются файлы с определенными типами вложения:

а) "Проект" - проект МПА, помечается соответствующей отметкой "красный флажок". При вложении файла с учтенными замечаниями согласующих лиц отметка "красный флажок" переносится с начальной версии на итоговую;

б) "Пояснительная записка" - текстовые документы, послужившие основанием для подготовки проекта МПА (файл пояснительной записки);

в) "Вложение" - текстовые документы (антикоррупционное заключение и т.д.), которые могут быть востребованы при согласовании и проведении экспертизы.

Не вкладывать в РКК РСЭД скан образы документов, послуживших основанием для разработки проекта МПА (муниципальные правовые акты, письма и т.д.), с которыми возможно проставить связи в РКК. Вкладывать файлы только в текстовом формате с расширением "DOCX".

Наименование файла, содержащего проект МПА в текстовом формате, должно включать слово "ИТОГОВЫЙ" и дату создания, например: "проект ИТОГОВЫЙ 22.01.22".

Подготовленная РКК проекта правового акта направляется на согласование с использованием кнопки "На согласование".

Инициатором согласования является исполнитель проекта.";

16.2. пункт 4.4.7 изложить в новой редакции:

"4.4.7. По завершении согласования проекта муниципального правового акта исполнитель:

а) распечатывает лист согласования из регистрационно-контрольной карточки Досье правового акта (далее - РКК Досье правового акта), визирует его с лицевой стороны и указывает дату передачи в отдел делопроизводства и контроля Администрации;

б) проверяет визы в листе согласования на наличие замечаний и комментариев, внесенных в ходе согласования;

в) учитывает замечания согласующих лиц и вкладывает в РКК Досье правового акта итоговую версию проекта во вкладке "Вложения" с именем файла "проект ИТОГОВЫЙ 22.01.22". Вложенные файлы, которые были использованы в процессе согласования, исполнителем (инициатором) проекта МПА не удаляются;

г) распечатывает проект постановления Главы города Лабытнанги, постановления Администрации города Лабытнанги, распоряжения Администрации города Лабытнанги нормативного характера и визирует каждый лист проекта;

д) на бумажном носителе проект распоряжения Главы города Лабытнанги, распоряжения заместителя главы Администрации, распоряжения Администрации города Лабытнанги) исполнитель не направляет;

е) прилагает к проекту МПА при необходимости пояснительную записку (в обязательном порядке пояснительная записка на бумажном носителе прикладывается к проектам нормативного и финансового характера), а также необходимые дополнительные материалы (антикоррупционное заключение, схемы земельных участков и др.);

ж) предоставляет сформированный пакет документов на регистрацию специалисту сектора по работе с МПА отдела делопроизводства и контроля Администрации.

Проекты муниципальных правовых актов, оформленные с нарушением положений настоящей Инструкции, или не прошедшие предписанную процедуру согласования, на регистрацию не принимаются.";

16.3. дополнить пунктом 4.4.11 следующего содержания:

"4.4.11. Проект правового акта может быть снят (отозван, приостановлен) с рассмотрения на любой стадии организации рассмотрения до его принятия на основании соответствующей резолюции автора (исполнителя) проекта, сформированной в РКК "Досье правового акта" и направленной в адрес начальника отдела делопроизводства и контроля Администрации, содержащей обоснование для снятия (отзыва, приостановления) с рассмотрения проекта правового акта.

Возобновление процесса рассмотрения проекта правового акта, работа с которым была приостановлена (прекращена), осуществляется в порядке, аналогичном порядку снятия (отзыва, приостановления), который предусмотрен абзацем первым настоящего пункта.".

17. В абзаце первом пункта 4.5.3 слова "Соглашения о взаимодействии Прокуратуры города Лабытнанги и Администрации города Лабытнанги" заменить словами "Соглашения о порядке взаимодействия органов местного самоуправления муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа и прокуратуры города Лабытнанги".

18. В пункте 4.6.4 слова "порядковый номер" заменить словами "уникальный порядковый номер".

19. В абзаце третьем пункта 4.6.6 слова "и в исключительных случаях факсимильной связью" исключить.

20. Пункт 4.6.7 изложить в новой редакции:

"4.6.7. Копии муниципальных нормативных правовых актов направляются в установленном порядке:

в прокуратуру города Лабытнанги;

в департамент внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа;

в справочно-правовую систему "Консультант-плюс";

в муниципальное автономное учреждение культуры "Централизованная библиотечная система" в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".".

21. Раздел V признать утратившим силу.

22. В подразделе 7.2:

22.1. пункт 7.2.1 изложить в новой редакции:

"7.2.1. Документационное взаимодействие с исполнительными органами автономного округа, иными государственными органами автономного округа, органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе, между должностными лицами Администрации и должностными лицами органов Администрации, а также иными участниками РСЭД, определенными постановлением Губернатора автономного округа от 19 февраля 2021 года N 18-ПГ, осуществляется с использованием внутренней переписки.

Документационное взаимодействие с исполнительными органами автономного округа осуществляется с учетом требований, установленных постановлением Губернатора от 13 мая 2019 года N 61-ПГ.";

22.2. дополнить пунктом 7.2.2-1 следующего содержания:

"7.2.2-1. Исполнение документов внутренней переписки, содержащих запрос, осуществляется посредством формирования на вкладке "Резолюции" РКК документа-запроса информации в одном из следующих видов:

отчета средствами РСЭД об исполнении документа с вложением в указанный отчет при необходимости запрашиваемой информации в виде комментария и/или прилагаемого файла;

ответа (информации), адресованного автору запроса, посредством создания средствами РСЭД ответной резолюции адресантом, с вложением информации об исполнении в виде комментария и/или прилагаемого файла.

Исполнение документов внутренней переписки, содержащих запрос, путем направления регистрируемых в РСЭД писем-ответов допустимо только в случае прямого указания на такую необходимость в письме (документе) - запросе.";

22.3. в пункте 7.2.5 предложение "Регистрационный штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего." исключить.

23. Подраздел 7.3 изложить в новой редакции:

"7.3. Телеграмма

7.3.1. Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

Работа с телеграммами осуществляется в соответствии с общими принципами работы с документами.

7.3.2. Телеграмма должна содержать реквизиты, изложенные в следующей последовательности:

1) категория телеграммы (правительственная, срочная);

2) телеграфный (почтовый) адрес получателя;

3) текст (содержание телеграммы);

4) подпись отправителя.

7.3.3. Телеграммы категории "срочная" могут быть подписаны руководителем органа исполнительной власти и его заместителем.

7.3.4. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату, может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно ("стр", "корп" и "кв"). Слова "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д"). Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

При адресовании телеграммы по нескольким адресам исполнителем составляется и подписывается в двух экземплярах список рассылки, один из которых возвращается в подразделение делопроизводства (канцелярию) с отметкой работника почтового отделения, обеспечивающего отправку телеграмм. Если в списке больше 20 адресов, он должен быть разделен на несколько частей с не более чем 20 адресами на одном листе.

7.3.5. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

Числа в телеграмме могут быть написаны либо цифрами, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "кв ч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" и "двоеточие" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр" и "вскл" соответственно).

буква Ё заменяется буквой Е;

буква Ъ заменяется буквой Ь;

буква Ч заменяется цифрой 4;

знак "\" заменяется знаком "/" или словами "ДРОБНАЯ ЧЕРТА";

знак "#" заменяется словами "НЕ РАВНО";

знак "$" заменяется словом "ДОЛЛАР";

знак "_" заменяется словом "ЕВРО";

знак "%" заменяется словом "ПРОЦЕНТЫ";

знак "&" заменяется словом "AND";

знак "*" заменяется словом "ЗВЕЗДОЧКА";

знак ";" заменяется словами "ТОЧКА С ЗАПЯТОЙ";

знак "@" заменяется латинской буквой "A" в скобках - (A);

знак "_" заменяется словами "НИЖНЕЕ ПОДЧЕРКИВАНИЕ"

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.

Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словами и считаться отдельным словом.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

Каждое слово, имеющее самостоятельный смысл, должно быть написано с интервалом между предшествующим и последующим словами в соответствии с правилами орфографии.

7.3.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы, при необходимости возможно указать номер телефона.

7.3.7. Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на ответственных делопроизводителей.".

24. Пункт 8.2.1 изложить в новой редакции:

"8.2.1. Поступающая корреспонденция на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, а также в адрес Администрации, за исключением внутренних документов, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием РСЭД в централизованном порядке специалистами отдела делопроизводства и контроля Администрации.

Проверка РСЭД на предмет поступления документов на предварительную обработку осуществляется не реже двух раз в день.".

25. Пункт 8.2.3 дополнить абзацем следующего содержания:

"письма-приглашения для участия в обучающих программах на коммерческой основе.";

26. Пункт 8.2.5 признать утратившим силу.

27. Пункт 8.2.6 изложить в новой редакции:

"8.2.6. Обслуживание официального почтового ящика электронной почты Администрации осуществляется специалистами отдела делопроизводства.

Адреса официальных почтовых и именных служебных ящиков электронной почты создаются в едином почтовом домене автономного округа.

Документы, поступившие в электронном виде, на бумажный носитель не переносятся. В РКК документа делается отметка о способе его получения.".

28. Пункт 8.3.1 изложить в новой редакции:

"8.3.1. Регистрация писем осуществляется в РСЭД.

Письма, поступившие на имя Главы города Лабытнанги, заместителей главы Администрации, управляющего делами Администрации, а также в адрес Администрации от организаций, не являющихся участниками РСЭД, вне зависимости от вида и способа доставки, регистрируются и поступают в обработку в день поступления.

Документ на бумажном носителе или электронный образ документа проверяется на наличие полного комплекта приложений, в противном случае осуществляется отказ в регистрации с указанием его причины.

29. Пункт 8.3.3 изложить в новой редакции:

"8.3.3. Регистрационный номер формируется автоматически средствами РСЭД и включает в себя (слева направо) код участника РСЭД согласно перечню участников муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа, использующих РСЭД, утвержденному муниципальным правовым актом Администрации города Лабытнанги (далее - Перечень).

При регистрации ответов на ранее направленные запросы, повторных документов необходимо убедиться в наличии в проекте РКК регистрируемого ответа связи с исходным (первичным) документом.".

30. В пункте 8.3.4:

30.1. в абзаце первом:

30.1.1. слова "регистрационный штамп" заменить словами "оттиск регистрационного штампа";

30.1.2. слово "штампа" заменить словами "оттиска штампа";

30.2. в абзаце втором слово "штампу" заменить словами "оттиску штампа".

31. Пункт 8.4.4 изложить в новой редакции:

"8.4.4. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более 1 рабочего дня. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, предварительному определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.".

32. В абзаце четвертом пункта 8.4.6 предложение "Возможно дополнительное направление копии резолюции должностного лица на бумажном носителе." исключить.

33. Абзац второй пункта 8.5.8 изложить в новой редакции:

"При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте (содержании) проекта документа оформление документа не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю (отказывается в согласовании документа).".

34. Подраздел 8.6 изложить в новой редакции:

"8.6. Регистрация отправляемых документов

8.6.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма.

Наличие второго экземпляра с визами согласования (листом согласования, сформированным средствами РСЭД) проекта и полного комплекта приложений в случае их указания для документов постоянного хранения является обязательным. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи, визами согласования (листом согласования, сформированным средствами РСЭД), приложениями и листом рассылки (при наличии) помещается в дело в соответствии утвержденной номенклатурой дел Администрации.

Для документов РСЭД временного хранения наличие второго экземпляра является обязательным только в случае наличия на нем дополнительных отметок о ходе его движения (например, самостоятельной отправки исполнителем).

8.6.2. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа доставки, в том числе в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты, осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в РСЭД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные образы письма и при наличии приложений к нему и указания взаимосвязи с ранее зарегистрированным документами. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем.

8.6.3. Регистрационный номер инициативных писем формируется средствами РСЭД в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя (слева направо) код участника РСЭД согласно Перечню индекс дела, порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

8.6.4. После присвоения средствами РСЭД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа" и при необходимости "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа".".

35. Пункт 8.7.5 изложить в новой редакции:

"8.7.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связь, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 года N 968.".

36. В пункте 8.7.6 слова "средствами факсимильной связи или" исключить.

37. Пункт 8.8.2 признать утратившим силу.

38. Раздел IX изложить в новой редакции:

"IX. Документальный фонд Администрации города Лабытнанги

Документы Администрации являются муниципальной собственностью муниципального образования городской округ город Лабытнанги

Ямало-Ненецкого автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила, утвержденные приказом Минкультуры России N 526).

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Основой формирования документального фонда Администрации является номенклатура дел Администрации (далее - номенклатура дел).

9.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации.

9.2. Формирование дел и их текущее хранение

9.2.1. Формирование дел в Администрации и их текущее хранение осуществляется ответственными делопроизводителями органов Администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ на бумажном носителе, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел. Электронные документы формируются и хранятся в РСЭД.

9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело только исполненные, правильно и полностью оформленные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать приложения вместе с основными документами;

3) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения;

5) включать в дело только по одному экземпляру каждого документа;

6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики;

7) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.;

8) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании;

9) правовые акты, протоколы, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам;

10) уставы, положения, инструкции, номенклатуры дел, иные документы, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

11) правовые акты группируются по видам документов. Например, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

9.2.3. Дела размещают в служебных комнатах (кабинетах) или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов до передачи в архив Администрации.

9.2.4. Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дата дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (торце стеллажа).

9.2.5. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем органа Администрации в случаях:

1) перед передачей документов в архив Администрации;

2) при перемещении дел;

3) при смене руководителя органа Администрации (делопроизводителя органа Администрации), реорганизации или ликвидации органа Администрации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

9.2.6. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителями органов Администрации принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа Администрации и представляется в архив Администрации.

9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

9.3.1. Оформление документов и дел к передаче на архивное хранение проводится в органах Администрации по месту формирования документов в дела до передачи в архив Администрации. Формирование и временное хранение электронных документов до момента их уничтожения осуществляется в РСЭД.

Документы, формирующиеся в электронном виде (в том числе электронные документы), в иных информационных системах хранятся в указанных информационных системах без перевода на бумажный носитель. Документы, формирующиеся в электронном виде на автоматизированных рабочих местах, хранятся в указанных автоматизированных рабочих местах без перевода на бумажный носитель.

9.3.2. Подготовка документов и дел на бумажном носителе к передаче на архивное хранение предусматривает:

1) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя дела (по форме приложения N 8 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

4) составление внутренней описи документов дела (по форме приложения N 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

5) оформление обложки дела (по форме приложения N 28 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

9.3.3. Подготовка электронных дел для передачи в архив Администрации предусматривает составление описи электронных дел, документов (по форме приложений N N 17, 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

9.3.4. Допускается частичное оформление дел в органах Администрации в случаях, если муниципальным правовым актом Администрации предусмотрено централизованное оформление дел с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление).

9.4. Экспертиза ценности документов

9.4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципальным правовым актом создается экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК).

9.4.2. Цели, функции, права, организация работы ЭК определяются пунктом 4.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и положением о ней, которое разрабатывается на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43 и утверждается муниципальным правовым актом Администрации. Положение об ЭК подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа.

9.4.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

9.4.3.1. законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов;

9.4.3.2. типовых перечней документов с указанием сроков их хранения:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 года N 142;

9.4.3.3. ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения.

9.4.4. По результатам экспертизы ценности документов органов Администрации, оформления и передачи дел в архив Администрации составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в соответствии с пунктами 3.6, 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, (по форме приложений N 14 - 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526), а также сводный акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

9.4.5. Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

9.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

9.5.1. На дела с истекшими сроками хранения в органах Администрации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в соответствии с пунктами 4.11, 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры N 526 (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

В ходе экспертизы ценности дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

Выявленные в таких делах документ постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Результаты экспертизы ценности фиксируются протоколом экспертной комиссии.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

9.5.2. По результатам экспертизы ценности документов органов Администрации, предложений органов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, архивом Администрации составляется сводный акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2020 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2024 года).

9.5.3. Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются управляющим делами Администрации только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа (далее - ЭПК), после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

9.6. Передача дел на хранение в архив Администрации

9.6.1. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности муниципального образования, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив Администрации.

9.6.2. Деятельность архива Администрации осуществляется на основании пункта 1.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и Положения об архиве Администрации города Лабытнанги, разрабатываемого, согласуемого и утверждаемого в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 и в порядке, утвержденном приказом службы по делам архивов автономного округа. После согласования службой по делам архивов автономного округа, утвержденного муниципальным правовым актом Администрации.

В архиве Администрации предусматривается архивохранилище в соответствии с пунктами 2.16 - 2.37 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.

9.6.3. Архив Администрации обеспечивает формирование и ведение дела фонда Администрации в соответствии с пунктами 3.15, 5.6 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, в том числе обеспечивает ведение учетных документов архива Администрации, входящих в состав дела фонда:

1) основного (обязательного) учетного документа - книги учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.7, 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 11 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

2) списка фондов в соответствии с пунктами 3.6, 3.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 12 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

3) листа фонда в соответствии с пунктами 3.6, 3.9 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 13 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

4) описей дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.10 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по формам приложений N N 14 - 18 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

5) реестра описей дел, документов в соответствии с пунктами 3.6, 3.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 19 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

6) паспорта архива органа в случаях предусмотренных пунктом 3.12 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (в порядке и по форме, предусмотренной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11);

7) акта о технических ошибках в учетных документах в соответствии с пунктом 3.15 Правил (по форме приложения N 4 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

8) акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 5 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

9) акта об утрате документов в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 6 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

10) акта приема-передачи архивных документов на хранение в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 20 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

11) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

12) акта о неисправимых повреждениях архивных документов в соответствии с пунктом 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 22 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526);

13) акта приема-передачи документов на хранение в соответствии с пунктом 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526 (по форме приложения N 30 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526).

9.6.4. При смене лица, определенного муниципальным правовым актом Администрации (ответственного за архив Администрации), прием-передача документов архива Администрации, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

9.6.5. Архив Администрации принимает участие в разработке плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов в соответствии с пунктом 2.49 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.

9.6.6. В соответствии с пунктами 2.39 - 2.44 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, архив Администрации осуществляет проведение проверки наличия и состояния документов, по результатам которой составляет акт по форме приложения N 3 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России N 526.

9.6.7. Ежегодная передача дел от органов Администрации в архив Администрации осуществляется на основании описей дел, которые составляются в органах Администрации после проведения экспертизы ценности документов, по форме, установленной приложениями N N 23, 24 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, в порядке, установленном пунктами 4.1 - 4.3, 4.11, 4.31 - 4.34 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, а также в сроки (график), установленные муниципальным правовым актом Администрации.

9.6.8. Прием дел в архив Администрации осуществляется после их надлежащего оформления в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации, и пунктами 4.19 - 4.34 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.

Прием дел производится ответственным за архив Администрации в присутствии делопроизводителя, ответственного за архив в органе Администрации, с проставлением в двух экземплярах описей дел органа Администрации отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" рабочего экземпляра номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от... N...".

9.6.9. Архив Администрации обеспечивает в соответствии со сроками, установленными ежегодными планами-графиками, утверждаемыми муниципальным правовым актом Администрации:

предоставление согласованных ЭК Администрации описей дел постоянного хранения, в том числе описей фотодокументов, и описей дел по личному составу на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов автономного округа в порядке, установленном пунктами 4.4, 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526;

передачу архивных дел, документов в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги.

9.6.10. Планирование передачи архивных дел, документов в архив Администрации осуществляется в соответствии со сроками, установленными статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ.

9.7. Организация доступа к архивным документам и их использования

9.7.1. Доступ к архивным документам в Администрации осуществляется в соответствии с разделом V Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526, и Положением об архиве Администрации.

9.7.2. Архив Администрации ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выписок, копий документов в соответствии с пунктом 5.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.

9.7.3. Архивные документы из архива Администрации выдаются в порядке и сроки в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.".

39. В абзаце втором пункта 10.3.2 слова "формата RTF" исключить.

40. В пункте 11.2.9 слова "органов государственной власти" заменить словами "исполнительных органов".

41. Абзац второй подпункта 11.2.13 изложить в новой редакции:

"Проект ответа c листом согласования головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с обязательным проставлением связи с РКК контролируемого документа-запроса, в РСЭД направляется на подпись.".

42. Пункт 12.1 изложить в новой редакции:

"12.1. Порядки применения, учета, хранения и уничтожения печатей в Администрации и изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждаются муниципальными правовыми актами Администрации.".

43. Приложение N 1 изложить в новой редакции:

"Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Лабытнанги

                       Список рассылки документа

Наименование адресата (в дательном падеже)	Ф.И.О. (в дательном падеже)	Обращение
1	2	3
Генеральному директору автономной некоммерческой организации "Ямал Медиа"	Иванову И.И.	Иван Иванович!
Директору некоммерческой организации "Фонд жилищного строительства Ямало-Ненецкого автономного округа"	Васильеву В.В.	Василий Васильевич!
Директору автономной некоммерческой организации "Центр организации детского и молодёжного отдыха"	Петрову П.П.	Петр Петрович!

".

44. В абзаце шестом графы 1 приложения N 3 после слова

"Санкт-Петербург" дополнить словом ", Севастополь".