Приложение 1. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы

Приложение 1
к приказу Главархива Москвы от
01.12.2022 N 140

Правительство Москвы

Главное архивное управление города Москвы

Положение
о Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы

1. Общие положения

1.1. Центральная экспертно-проверочная комиссия Главного архивного также - управления города Москвы (далее ЦЭПК Главархива Москвы, Комиссия) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение и решение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, комплектованием государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы документами, отнесенными к их профилю, определением в составе Архивного фонда Москвы, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов, в том числе уникальных, а также рассмотрение вопросов, связанных с проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу; документов, хранящихся в подведомственных государственных архивах Главархива Москвы (далее - Архивы).

1.2. ЦЭПК Главархива Москвы работает во взаимодействии с центральными экспертными и экспертными комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, включенных в Списки организаций - источников комплектования государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, а также с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).

1.3. Комиссия в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях; законами города Москвы, указами и распоряжениями Мэра Москвы, постановлениями и распоряжениями Правительства Москвы, регулирующими работу с архивными документами; приказами Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Главархива Москвы, решениями ЦЭПК при Росархиве, а также настоящим Положением.

1.4. Решения Комиссии вступают в силу после подписания Председателем Комиссии протокола заседания и являются обязательными для исполнения организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов города Москвы, государственными органами, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами города Москвы и другими организациями города Москвы.

1.5. Предложения ЦЭПК Главархива Москвы, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями; разработкой (переработкой) нормативных правовых актов и методических рекомендаций отраслевого и межотраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций; включением документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.6. В составе ЦЭПК Главархива Москвы действуют Суженный состав ¹ и Бюро ЦЭПК.

1.7. Составы ЦЭПК Главархива Москвы, Суженного состава, Бюро ЦЭПК утверждаются приказами Главархива Москвы.

В состав ЦЭПК Главархива Москвы входят: председатель, секретарь, члены ЦЭПК из числа работников Главархива Москвы, государственных и муниципальных архивов города Москвы.

В состав Бюро ЦЭПК входят: председатель, секретарь и члены Бюро ЦЭПК из числа специалистов Главархива Москвы и подведомственных учреждений Главархива Москвы (по согласованию).

Председателем ЦЭПК Главархива Москвы, Суженного состава и Бюро ЦЭПК является начальник Главархива Москвы.

2. Функции Комиссии

Комиссия осуществляет следующие функции:

2.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:

а) описей и годовых разделов описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования Государственного бюджетного учреждения города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы" (далее - ГБУ "ЦГА Москвы") и муниципальных архивов города Москвы;

б) описей дел постоянного хранения, подготовленных ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальными архивами города Москвы в результате переработки описей;

в) описей дел постоянного хранения, подготовленных в результате упорядочения документов, поступивших на хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальные архивы города Москвы в неописанном виде, или созданные в результате инициативного документирования событий современности;

г) описей/перечней номеров особо ценных дел, документов, находящихся на хранении в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы и предложенных к отнесению к категории особо ценных;

д) актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, из фондов, находящихся на хранении в Архивах;

е) перечней проектов (объектов, проблем) тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в ГБУ "ЦТА Москвы";

ж) плана мероприятий (основных направлений), по инициативному документированию;

2.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

а) списков организаций - источников комплектования Архивов и муниципальных архивов города Москвы, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы, изменений и дополнений к ним;

в) методических документов (положений, правил, инструкций, рекомендаций) по вопросам экспертизы ценности и описания документов, подготовленных государственными архивами города Москвы, муниципальными архивами города Москвы и организациями - источниками комплектования Архивов;

г) положений о муниципальных архивах города Москвы, положений об объединенных архивах, положений об архивах, экспертных комиссиях организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы;

д) примерных и типовых номенклатур дел, разработанных органами государственной власти города Москвы для организаций подведомственной сети;

е) индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы;

ж) описей и годовых разделов описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организаций - источников комплектования Архивов и муниципальных архивов города Москвы;

з) описей и годовых разделов описей дел по личному составу, составленных ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальными архивами города Москвы по результатам упорядочения документов, поступивших в указанные архивы в неупорядоченном виде или переработки описей;

и) актов об утрате документов в организациях - источниках комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы;

к) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы, в организациях - источниках комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы;

л) актов описания архивных документов/переработки описей в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы;

м) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

н) описей дел временного хранения, в том числе специальной документации;

о) описей дел по личному составу, подготовленных в результате описания архивных документов, поступивших в Архивы в неописанном виде;

п) описей дел по личному составу, подготовленных в результате переработки описей, находящихся на хранении в Архивах;

р) актов описания архивных документов, переработки описей, составленных в результате описания документов, переработки описей, по фондам, находящихся на хранении в Архивах;

с) актов о неисправимых повреждениях архивных документов, находящихся на хранении в Архивах и организациях - источниках комплектования Архивов.

2.3. Рассматривает и выносит решения об одобрении или отклонении:

а) концепции, инструкции, памятки по вопросам комплектования архивными документами государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, архивов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы";

б) предложения государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, органов исполнительной власти города Москвы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

в) о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Москвы,

г) заключения о целесообразности включения в списки источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы организаций и граждан, в деятельности которых образуются документы, подлежащие отнесению к Архивному фонду Москвы; выносит решение об одобрении или отказе включения указанных организаций и граждан в списки источников комплектования;

д) сдаточные описи и заключения о целесообразности включения в состав Архивного фонда Москвы документов личного происхождения, в том числе вещественных источников; выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов в ГБУ "ЦГА Москвы";

е) сдаточные описи и заключения о целесообразности включения в состав Архивного фонда Москвы документов от организаций, не отнесенных к источникам комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" (разовый прием документов); выносит решение о приеме в установленном порядке или отказе в приеме указанных документов в ГБУ "ЦГА Москвы";

ж) предложения ГБУ "ЦГА Москвы" о внесении изменений в существующие названия фондов личного происхождения; выносит решение об одобрении или отклонении указанных предложений;

з) предложения организаций - источников комплектования государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.4. К компетенции ЦЭПК Главархива Москвы относится принятие решений по вопросам, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, комплектованием государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы документами, отнесенными к их профилю, определением в составе Архивного фонда Москвы, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов, в том числе уникальных, а также рассмотрение вопросов, связанных

с проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу; документов, хранящихся в подведомственных государственных архивах Главархива Москвы.

2.5. К компетенции Бюро ЦЭПК относится принятие решении по практическим вопросам, связанным с проведением экспертизы ценности документов временного хранения в организациях, в том числе по личному составу; документов, хранящихся в архивах.

3. Права Комиссии

Комиссии предоставляется право:

а) определять состав документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Москвы, по итогам экспертизы ценности документов;

б) давать рекомендации государственным архивам города Москвы и муниципальным архивам города Москвы, организациям - источникам комплектования государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы по вопросам экспертизы ценности документов и их упорядочения, соблюдения действующих норм и правил по архивному делу, сроков и порядка передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, организации документов в делопроизводстве;

в) требовать от государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы и принимать соответствующие меры по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу; запрашивать справки о розыске и причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

г) запрашивать предложения и заключения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, а также архивов организаций - источников комплектования государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, протоколы заседаний и документы к ним ЭПК государственных архивов города Москвы, центральных экспертных и экспертных комиссий органов государственной власти и местного самоуправления Москвы, организаций города Москвы по обсуждению указанных вопросов;

д) информировать руководителей государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы, руководителей органов государственной власти и местного самоуправления Москвы, других организаций по вопросам, относящимся к деятельности ЦЭПК Главархива Москвы;

е) приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов; представителей организаций - источников комплектования государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы;

ж) не принимать к рассмотрению, снимать с рассмотрения Комиссии и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением нормативных требований по архивному делу.

4. Организация работы Комиссии

4.1. Работа Комиссии организуется в соответствии с Регламентом работы ЦЗПК Главархива Москвы.

4.2. Заседания ЦЭПК Главархива Москвы и Бюро ЦЭПК Главархива Москвы проводятся в соответствии графиком заседания Комиссии. Заседания Бюро ЦЭПК могут проводиться в форме заочных заседаний.

График заседаний Комиссии формируется секретарем ежеквартально по согласованию с председателем Комиссии.

4.3. Заседание Комиссии и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

4.4. Председатель Комиссии осуществляет общее руководство деятельностью Комиссии, председательствует на заседаниях, несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

Председатель Комиссии имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на Комиссии специалистов сторонних архивных и других организаций.

Секретарь ЦЭПК Главархива Москвы обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК Главархива Москвы; контролирует своевременность представления и полноту документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЗПК Главархива Москвы, осуществляет их регистрацию и учет; информирует членов ЦЭПК Главархива Москвы о материалах, представленных к рассмотрению на комиссии; организует проведение заседаний; по указанию председателя ЦЭПК Главархива Москвы приглашает на заседания лиц, не входящих в состав ЦЭПК Главархива Москвы; оформляет протоколы заседаний ЦЭПК Главархива Москвы, готовит и направляет выписки из протоколов заседаний ЦЭПК Главархива Москвы заинтересованным лицам; выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК Главархива Москвы.

Секретарь Бюро ЦЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний Бюро ЦЭПК; контролирует своевременность представления и полноту состава документов, подлежащих рассмотрению на заседании Бюро ЦЭПК, осуществляет их регистрацию и учет; организует проведение заседаний Бюро ЦЭПК; оформляет протоколы заседаний Бюро ЦЭПК, готовит и направляет выписки из протоколов заседаний Бюро ЦЭПК заинтересованным лицам.

4.5. Решение Комиссии принимается по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю Комиссии.

4.6. Особые мнения членов Комиссии и других присутствующих на заседании Комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.7. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭПК Главархива Москвы и Бюро ЦЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

4.8. Заседания Комиссии и принятые на заседаниях решения протоколируются. Протоколы Комиссии подписываются председателем и секретарем, всеми членами Комиссии.

4.9. По результатам рассмотрения на заседаниях Комиссии вопросов (документов) заинтересованным организациям и лицам направляются решения комиссии (выписки из протоколов).

4.10. Ведение делопроизводства ЦЭПК Главархива Москвы возлагается на секретаря ЦЭПК Главархива Москвы, Бюро ЦЭПК - на секретаря Бюро ЦЭПК.

4.11. ЦЭПК Главархива Москвы имеет печать (не гербовую), штампы об утверждении, согласовании и одобрении документов, рассмотренных на ее заседаниях.

Бюро ЦЭПК имеет штампы об утверждении и согласовании документов, рассмотренных на ее заседаниях.

----------------------

¹ - Полномочия и организация работы Суженного состава устанавливаются приказом Главархива Москвы. Вопросы, относящиеся к компетенции Суженного состава, в настоящем Положении не приводятся.