Приложение

Приложение
к постановлению Губернатора
Краснодарского края
от 24.04.2023 N 212

"Приложение

УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации (губернатора)
Краснодарского края
от 5 июля 2010 г. N 530
(в редакции
постановления Губернатора
Краснодарского края
от 24.04.2023 N 212)

Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в исполнительных органах Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок обращения со служебной информацией ограниченного доступа, представленной в виде бумажных документов, фото-, кино-, видео- и аудиопленок, машинных (магнитных, лазерных, оптических, аналоговых, квантовых и других) носителей информации в исполнительных органах Краснодарского края.

1.2. Не может быть ограничен доступ к:

нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информации о состоянии окружающей среды (экологической информации);

информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

информации, содержащейся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации);

иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

1.3. Ответственность за организацию работы по защите служебной информации ограниченного доступа возлагается на руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края.

Должностные лица, ответственные за учет и хранение документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в органах исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделениях администрации Краснодарского края назначаются решением соответствующего руководителя. Обязанности по учету и хранению документов, содержащих информацию ограниченного доступа, должны быть указаны в должностных регламентах государственных гражданских служащих.

1.4. Руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края в пределах своей компетенции определяет:

категорию должностных лиц, уполномоченных на работу со служебной информацией ограниченного доступа;

категорию должностных лиц, уполномоченных принимать решение о проставлении пометки "Для служебного пользования";

порядок передачи служебной информации ограниченного доступа другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного доступа;

организацию защиты служебной информации ограниченного доступа.

1.5. Должностное лицо, принявшее решение об отнесении сведений к информации ограниченного доступа, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.2 настоящего раздела.

1.6. Доступ должностных лиц к сведениям, указанным в документе с пометкой "Для служебного пользования", осуществляется с разрешения должностного лица, определенного в соответствии с пунктом 1.4 настоящего раздела.

1.7. В случае ликвидации исполнительного органа Краснодарского края решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного доступа принимает ликвидационная комиссия.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах Краснодарского края, утвержденной постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 9 января 2019 г. N 1 (далее - Инструкция по делопроизводству).

2.2. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются, как правило, отдельно от остальных документов. В таком случае к регистрационному номеру документа добавляется буквенный индекс "-ДСП". При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами.

Подлежат регистрации все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы), фото-, кино-, видео-, аудиопленки, и машинные носители информации - поэкземплярно и по номерам.

Учет машинных носителей информации (флэш-накопителей, внешних накопителей и иных устройств), на которых ведется обработка документов с пометкой "Для служебного пользования", ведется в отдельном журнале, в котором указываются вид носителя, его номер, номер экземпляра, дата выдачи, должность, фамилия и инициалы должностного лица, которому носитель выдан, а также при необходимости делается отметка об уничтожении и о номере акта.

2.3. Допускается ведение регистрации документов с пометкой "Для служебного пользования" с использованием автоматизированных систем при соблюдении соответствующих требований по защите служебной информации ограниченного доступа.

Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в государственной информационной системе Краснодарского края "Единая межведомственная система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Краснодарского края" (далее - ЕМСЭД) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. При заполнении регистрационной карточки документа в грифе "доступ" из списка выбирается "ДСП".

2.4. Документы, машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного доступа, хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), электронные копии документов с пометкой "Для служебного пользования" - в автоматизированных системах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Выданные для работы документы с пометкой "Для служебного пользования" находятся у должностного лица в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в шкафы (ящики, хранилища), а сами шкафы (ящики, хранилища) и входные двери помещений, где они расположены, закрываются на замок.

2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за сохранность документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, при разработке, рассмотрении и подписании до их полной передачи работнику, осуществляющему учет документов.

2.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" для работы исполнителям осуществляется ответственным работником под расписку.

2.7. Размножать (тиражировать) документы с пометкой "Для служебного пользования" разрешается в администрации Краснодарского края только с письменного разрешения управляющего делами администрации Краснодарского края, первого заместителя, заместителя управляющего делами администрации Краснодарского края - в отделе документационного обеспечения управления делами администрации Краснодарского края, в органах исполнительной власти Краснодарского края - с разрешения руководителя в помещении, исключающем несанкционированный доступ к копируемым документам. Количество копий таких документов должно быть ограничено и указываться в письменном разрешении на размножение документа. Размножение (тиражирование) производится в присутствии лица, ответственного за исполнение документа. Бракованные копии подлежат немедленному уничтожению. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

После размножения (тиражирования) документа с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа оригинала документа делается отметка о количестве изготовленных копий с указанием фамилии и инициалов работника, которому выданы копии.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.

2.8. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования".

Выписка относится к служебным документам ограниченного доступа в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного доступа, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

2.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. При этом на конверте проставляется пометка "Для служебного пользования" и указывается наименование адресата. Для проставления пометки не допускается использование штампов. Передача таких документов электронной почтой запрещается.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" между администрацией Краснодарского края и органами исполнительной власти Краснодарского края, а также между структурными подразделениями администрации Краснодарского края осуществляется через отдел служебной переписки управления делами администрации Краснодарского края в конвертах с пометкой "Для служебного пользования".

Работник отдела служебной переписки управления делами администрации Краснодарского при приеме документов с пометкой "Для служебного пользования" на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника администрации Краснодарского края или иного органа исполнительной власти Краснодарского края, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

2.10. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором по адресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего документ.

2.11. Допускается передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, через ЕМСЭД на автоматизированных рабочих местах, имеющих подтверждение соответствия требованиям по защите информации в соответствии с частью 5 статьи 16 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Перед отправкой документа проверяются правильность оформления реквизитов "адресат", "доступ", наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, наличие электронного образа документа, прикрепленного к РК.

2.12. При необходимости передачи информации, содержащей сведения, составляющие служебную информацию ограниченного доступа, в электронном виде (в виде файлов), а также информации, сформированной на машинных носителях, передача осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, ведущемуся по форме: номер по порядку, учетный номер документа или информации (при наличии), наименование (краткое содержание) документа (информации), объем и формат файла, фамилия, дата и подпись лица, разрешившего передачу, учетный номер машинного носителя информации, с которого она скопирована, фамилия, дата и подпись лица, передавшего ее, учетный номер машинного носителя информации, на который информация скопирована, фамилия, дата и подпись лица, получившего информацию.

Передача информации, содержащей сведения, составляющие служебную информацию ограниченного доступа, на машинных носителях информации осуществляется в исполнительных органах Краснодарского края по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, который ведется в структурных подразделениях или работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Передача информации, содержащей сведения, составляющие служебную информацию ограниченного доступа, на машинных носителях информации между исполнительными органами Краснодарского края осуществляется по сопроводительным документам, в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых машинных носителей информации и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации.

2.13. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства в приемной руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края либо структурного подразделения администрации Краснодарского края. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". Допускается также группировка указанных документов в отдельные дела.

2.14. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по отдельному акту или отражается в общем акте вместе с другими отобранными к уничтожению документами, о чем в учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.15. Уничтожение электронных копий документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения производится программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов. Бумажные документы уничтожаются путем измельчения на бумагорезательной машине либо сжигания.

2.16. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя.

2.17. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем.

2.18. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края, в администрации Краснодарского края - управляющим делами администрации Краснодарского края. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение указанных документов.

2.19. Проверка наличия и состояния документов с пометкой "Для служебного пользования" на бумажных носителях проводится в архивах исполнительных органов Краснодарского края комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

2.20. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов с пометкой "Для служебного пользования". При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах.

2.21. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, организуется их розыск.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который рассматривается экспертной комиссией и утверждается руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края, в администрации Краснодарского края - управляющим делами администрации Краснодарского края. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

3. Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного доступа

3.1. Снятие пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного доступа осуществляется:

по решению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного доступа, подписавшего или утвердившего документ, либо уполномоченного должностного лица;

по решению экспертной комиссии по оценке важности документов исполнительных органов Краснодарского края, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов.

3.2. При снятии пометки ограничения доступа "Для служебного пользования" на документах, делах с такими документами, а также в системе электронного документооборота производятся соответствующие записи и отметки.

3.3. Снятие с документов ограниченного доступа пометки "Для служебного пользования" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

3.4. О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного доступа уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

3.5. Снятие пометки "Для служебного пользования" распространяется на все экземпляры документа.

Заместитель управляющего делами администрации Краснодарского края

В.В. Острижный