Приложение. Инструкция по делопроизводству в Саратовской городской Думе

Приложение
к постановлению председателя
Саратовской городской Думы
от 2 мая 2023 года N 04-02-01-01

Инструкция
по делопроизводству в Саратовской городской Думе

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве и архивном деле Саратовской городской Думы

Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа;

архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

архив - организация или структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;

архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения;

гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;

дата документа - реквизит, обозначающий дату подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ постоянного срока хранения - документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение;

документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;

индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

место составления (издания) документа - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации с указанием сроков их хранения;

обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;

обращения граждан - направленные в Саратовскую городскую Думу гражданами в письменной, устной форме или в электронной форме предложения, заявления или жалобы, в том числе поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Саратовскую городскую Думу и созданных ею за определенный период;

оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив (или архивохранилище) или уничтожения;

опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;

отметка о наличии приложения - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);

отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;

отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса;

официальный документ - документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;

перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;

подпись - реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;

постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;

резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

регистрационный номер документа, регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

согласование документа, визирование - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

текст документа - основная содержательная часть документа;

типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

утверждение документа - способ придания документу правового статуса;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Иные понятия и термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, соответствуют понятиям и терминам, определенным в законодательстве Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Саратовской городской Думе (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и порядок работы с документами в Саратовской городской Думе (далее - городская Дума). Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, формирования дел, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, Регламентом городской Думы.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Положения настоящей Инструкции также распространяются на оформление электронных документов, создаваемых в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

1.5. Рассмотрение обращений граждан, поступивших в городскую Думу, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.

1.6. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

Ведение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической и другой специализированной документации осуществляется по установленным формам и в соответствии с правилами и требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

1.7. Действие настоящей Инструкции распространяется на порядок оформления решений городской Думы в части, не противоречащей Регламенту городской Думы.

1.8. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, сведения ограниченного распространения, персональные данные.

1.9. Ответственность за организацию, контроль качества и своевременность ведения делопроизводства в структурных подразделениях аппарата городской Думы несут их руководители.

Ответственность за содержание, правильность оформления документа несут исполнитель, подготовивший соответствующий документ, и его непосредственный руководитель.

1.10. Работники городской Думы, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.11. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при нахождении работника в командировке, отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

В случае увольнения работник городской Думы обязан передать все служебные документы руководителю структурного подразделения городской Думы по акту.

1.12. Передача информации и материалов о деятельности городской Думы в средства массовой информации осуществляется информационно-аналитическим отделом управления по обеспечению работы городской Думы.

2. Общие требования к созданию, составлению и оформлению документов

2.1. Нормативные, организационно-распорядительные, информационные и иные документы: постановления, распоряжения, протоколы, акты, письма и другие, которые регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений городской Думы должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными стандартами по оформлению документов и настоящей Инструкцией.

2.2. Служебные документы создаются и оформляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" при использовании реквизитов документов, указанных в приложении 1 к настоящей Инструкции.

2.3. Схемы расположения реквизитов на титульном листе документа указаны в приложении 2 к настоящей Инструкции.

2.4. Бланки документов.

Документы оформляются на бланках на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги формата А4.

Документ печатается на бланке только после прохождения согласований и получения необходимых виз.

В городской Думе используются бланки:

- Постановление председателя Саратовской городской Думы в черно-белом исполнении (Приложение 3);

- Распоряжение председателя Саратовской городской Думы в черно-белом исполнении (Приложение 4);

- Саратовская городская Дума - в черно-белом исполнении (Приложение 5);

- Постоянная комиссия городской Думы (согласно утвержденной структуре) - в черно-белом исполнении (Приложение 6);

- Отдел правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы - в черно-белом исполнении (Приложение 7);

- Депутат Саратовской городской Думы - в черно-белом исполнении (Приложение 8);

- Молодежный Парламент при Саратовской городской Думе - в черно-белом исполнении (Приложение 9).

Для оформления документов председателя городской Думы, городской Думы используются номерные бланки с гербом города Саратова, которым присваиваются порядковые номера.

Постоянные комиссии городской Думы (далее - постоянные комиссии), отдел правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы, депутаты городской Думы, Молодежный Парламент при Саратовской городской Думе используют собственные бланки с гербом города Саратова.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа.

При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам правого и левого полей). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор с использованием шрифта "Times New Roman" размером N 14 - через 1 или 1,5 межстрочных интервала на бланке формата А4.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Реквизит "отметка об исполнителе" допускается печатать с использованием шрифта "Times New Roman" размером 8/10.

Текст оформляется полными словами, исключая переносы.

При оформлении документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.

Номера страниц проставляются на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, арабскими цифрами по центру верхнего поля листа документа без знака точки.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Допускается выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле исполнителя. Копия последнего экземпляра документа хранится в деле отправителя.

Изготовление, учет, хранение и выдачу структурным подразделениям городской Думы гербовых номерных бланков обеспечивает отдел по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы. Бланки структурных подразделений (постоянных комиссий, отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы) изготавливаются и хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений городской Думы несут ответственность за сохранность бланков и правильность их использования.

Учет гербовых номерных бланков ведется раздельно по видам бланков в соответствующих реестрах.

2.5. Справочные данные об организации.

Справочные данные указываются на бланках писем и включают: почтовый адрес организации, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем: постановлениях, распоряжениях, протоколах, справках, заключениях и так далее, и печатается прописными буквами.

2.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения (согласования), для протокола - дата заседания, для акта - дата зафиксированного события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 июля 2022 года следует оформлять 07.07.2022 (в конце точка не ставится).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 7 июля 2022 года или 7 июля 2022 г. (Приложение 10).

2.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, состоящее из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с номенклатурой дел городской Думы. При регистрации используется сквозная нумерация порядковых номеров (в порядке возрастания) в течение календарного года с 1 января по 31 декабря.

Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален. Это значит, что два входящих документа с разными исходящими номерами не могут иметь один и тот же входящий регистрационный номер.

2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

2.10. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

2.11. Адресат.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

В качестве адресата могут быть указаны органы государственной власти, их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане.

Адресат выделяется полужирным шрифтом.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, например:

Главе администрации

муниципального образования

Сидорову С.С.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Министерство образования

Саратовской области

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

ОАО "Внешторгбанк"

Отдел кадров

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

Министерство экономического развития

Саратовской области

Начальнику управления координации

федеральных и областных программ

Кузнецову О.П.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям

управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

(по списку)

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат отделяется чертой.

В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Вступительное обращение в случае направления письма нескольким адресатам можно не указывать. Если письмо требует ответа от первого адресата, необходимо обратиться только к первому адресату (которому направлен подлинник). Остальным адресатам письмо направляется для сведения.

В случае если ответ требуется от каждого адресата, необходимо оформить каждому адресату отдельный экземпляр документа, который направляется только в его адрес.

В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес, и прилагает список рассылки.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д. 82,

г. Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Сидорову С.С.

ул. Саратовская, д. 77, кв. 7,

г. Саратов, 412680

Сидорову С.С.

ул. Саратовская, д. 77, кв. 7,

г. Вольск, Саратовская обл., 412680

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

2.12. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"), например:

- распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- постановление (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В распоряжениях, постановлениях заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

2.13. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке и оформляется в виде связного текста. Содержание и структура текста документа определяются видом документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатур наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Текст документа состоит, как правило, из двух частей: в первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть. Например, распоряжения - распорядительную часть без вводной; письма - просьбу без пояснения.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например:

В соответствии с решением Саратовской городской Думы от 27 марта 2006 года N 1-4 "О Регламенте Саратовской городской Думы" ...

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой, цифрами со скобкой, буквами с точкой, буквами со скобкой (Приложение 11).

В положениях, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисления внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются и могут отмечаться дефисом.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности (инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

- от третьего лица единственного числа ("Саратовская городская Дума направляет").

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

Текст телеграммы оформляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции согласно приложению 12 и подлежит отправке в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовый адрес.

Текст телефонограммы оформляется согласно установленному образцу (Приложение 13).

2.14. Приложение к документу.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу.

Отметка о наличии приложения, указанного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не упомянутое в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение о флаге города Саратова на 5 л. в 1 экз. 2. Положение о гербе города Саратова на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают, например:

Приложение:

Методические рекомендации 1 бр. Отчет о работе в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Заключение отдела правового обеспечения от 07.07.2022 N 7 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указывают наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Приложение к постановлению, распоряжению председателя городской Думы оформляют следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение

к распоряжению председателя

Саратовской городской Думы

от 7 июля 2022 года N 7

При наличии нескольких приложений к документу на их первом листе в правом верхнем углу проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к распоряжению председателя

Саратовской городской Думы

от 7 июля 2022 года N 7

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При указании приложения в тексте документа, при его первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (Приложение) или (Приложение 1); перед номером приложения знак номера не ставится.

Приложения нумеруются арабскими цифрами.

2.15. Утверждение документа.

Документ утверждается посредством грифа УТВЕРЖДАЮ или специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, распоряжением, решением).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Саратовской городской Думы _____________ И.О. Фамилия (личная подпись) 7 июля 2022 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительными документами (постановлением, распоряжением, протоколом, иными документами) гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, УтвержденО или Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН распоряжением председателя Саратовской городской Думы _____________ И.О. Фамилия 7 июля 2022 года N 82

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер решения.

УТВЕРЖДЕНО решением Саратовской городской Думы от 7 июля 2022 года N 7

2.16. Согласование документа.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (Приложение 14).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Председатель Саратовской городской Думы _____________ И.О. Фамилия (личная подпись) 7 июля 2022 года

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере решения о согласовании (дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании).

СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО "Профиль" (протокол от ____ N ____)

2.17. Виза.

Реквизит "виза" является внутренним согласованием документа, который свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа до представления его на подпись.

Виза включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов.

Проекты писем, подготовленные структурными подразделениями городской Думы и направляемые на подпись председателю городской Думы, визируются (Приложение 14):

- исполнителем;

- руководителем структурного подразделения городской Думы, подготовившего документ;

- начальником отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы (по усмотрению руководителя аппарата городской Думы, начальника управления по организации исполнения полномочий городской Думы, начальника управления по обеспечению работы городской Думы в случае необходимости осуществления проверки соответствия законодательству);

- начальником управления по организации исполнения полномочий городской Думы или начальником управления по обеспечению работы городской Думы (согласно структурному подчинению подразделения);

- руководителем аппарата городской Думы;

- при необходимости - председателем соответствующей постоянной комиссии.

Проекты ответов на обращения граждан, подготовленные структурными подразделениями городской Думы и направляемые на подпись председателю городской Думы, визируются:

- исполнителем;

- руководителем структурного подразделения городской Думы, подготовившего документ;

- начальником отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы;

- начальником отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы;

- руководителем аппарата городской Думы;

- при необходимости - председателем соответствующей постоянной комиссии.

Место расположения визы:

- на последнем листе первого экземпляра документа, если это внутренний документ;

- на обороте последнего листа второго экземпляра документа, если это исходящий документ (завизированный документ остается в городской Думе).

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и т.п.)

Начальник отдела правового обеспечения

______________ С.С.Сидоров (личная подпись) 07.07.2022

2.18. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее 20 мм под текстом документа. Подпись допускается выделять полужирным шрифтом. Наименование должности печатается от левого поля.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись, расшифровка подписи с инициалами.

Документы подписываются лишь тем лицом, чья должность и фамилия указаны на документе.

Подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не допускается.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности (полномочия) руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением, например:

Исполняющий полномочия председателя Саратовской городской Думы	подпись	Д.В.Моргунов
И.о. начальника общего отдела	подпись	А.В.Попов

или:

Исполняющий обязанности начальника общего отдела подпись

подпись

А.В.Попов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При оформлении договоров подписи оформляются на одном уровне.

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения. В исключительных случаях внесенные исправления и добавления могут быть заверены лицом, подписавшим документ.

Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Подписываются оба экземпляра документа: отсылаемый адресату и экземпляр документа, завизированный исполнителем, который остается в деле исполнителя.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле исполнителя, а адресатам рассылаются заверенные его копии.

При оформлении документа на бланке Саратовской городской Думы в реквизите "Подпись" указывается полное наименование должности этого лица, инициалы, фамилия, например:

Председатель Саратовской городской Думы

подпись

Д.В.Моргунов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается, например:

подпись

Д.В.Моргунов

В случае подписания документа на бланке должностного лица лицом, исполняющим обязанности (полномочия) руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением.

В документе, составленном комиссией (за исключением постоянных комиссий), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

Председатель комиссии	подпись	Е.Е.Егоров
Заместитель председателя комиссии	подпись	И.И.Иванов
Члены комиссии	подпись подпись	П.П. Петров
		С.С.Сидоров

Служебные телеграммы, телефонограммы и факсограммы оформляются за подписью председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, председателей постоянных комиссий (либо их заместителей), руководителей рабочих групп, руководителя аппарата городской Думы.

Электронный документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписывается посредством применения электронно-цифровой подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба города Саратова.

2.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа, составлявшего текст документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например:

Забелин Иван Андреевич, контрольное управление, ведущий специалист, +7(845-2) 26-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (если документ состоит из одного листа - на оборотной стороне документа) в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом размером 8/10.

2.20. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах в случаях, предусмотренных действующим законодательством, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "М.П.".

Оттиск печати должен быть синего цвета и хорошо читаемым. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска печати должны быть равномерными.

Документы заверяются следующими печатями городской Думы:

- гербовая печать ставится:

- на подпись председателя городской Думы (исполняющего полномочия председателя городской Думы): на финансовых документах, актах, извещениях о закупках, договорах (контрактах), трудовых договорах, дополнительных соглашениях, соглашениях, доверенностях, Почетных грамотах и др.;

- на подпись руководителя аппарата на муниципальные контракты, договоры, планы-графики закупок, извещения об осуществлении закупок, изменения к ним, извещения об отмене закупок, документы о приемке;

- гербовая печать (малая) ставится на удостоверениях городской Думы;

- круглая (негербовая) печать с надписью "Саратовская городская Дума. Для документов": ставится на копиях документов (решений городской Думы, распоряжений, постановлений председателя городской Думы и др.), на подпись руководителя аппарата городской Думы, начальника отдела по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, а также работников городской Думы, ответственных за подготовку документов, требующих заверения печатью;

- круглая (негербовая) печать с надписью "Саратовская городская Дума. Отдел кадрового обеспечения": ставится на копиях документов (распоряжений председателя городской Думы по личному составу, трудовых книжках и др.), а также после записей в трудовой книжке.

Печати подлежат хранению в сейфах.

В случае утери печатей незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата городской Думы.

2.21. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (ксерокопии, выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (ксерокопии, выписки из документа) на свободном месте под реквизитом "Подпись", включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати (при представлении копии документа (выписки из документа) в другую организацию), например:

Верно:

Заведующий сектором кадрового обеспечения

подпись

С.С.Сидоров 07.07.2022

При оформлении многостраничной копии документа может использоваться прошивка всех листов и опечатывание прошивки бумажной наклейкой с соответствующей надписью: "Прошито и опечатано ____ листа(ов)" (количество листов указывается цифрами и в скобках прописью); с указанием должности лица, заверившего прошивку; проставлением личной подписи; расшифровкой подписи (инициалы, фамилия); указанием даты заверения.

При опечатывании узел прошивки должен быть закрыт бумажной наклейкой. Надпись, заверяющая прошивку, удостоверяется печатью, причем оттиск печати должен захватывать часть бумажной наклейки.

Начальник отдела по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы заверяет копии документов городской Думы, постановлений и распоряжений председателя городской Думы и другие документы, подписанные председателем городской Думы, остальные документы заверяют руководители структурных подразделений аппарата городской Думы.

Документы по кадровым вопросам заверяет начальник отдела кадрового обеспечения.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в Саратовской городской Думе в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Копия документа заверяется печатью с надписью "Саратовская городская Дума. Для документов".

2.22. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.23. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа между реквизитами "Адресат" и "Текст документа".

Резолюция, оформленная должностным лицом, включает в себя:

- указание лица (лиц), ответственного за исполнение поручений (фамилия и инициалы), либо структурного подразделения городской Думы;

- содержание поручения (письменное указание по существу исполнения или использования документа "подготовить ответ", "внести предложения", "принять участие", "включить в план", "согласовать с..." и прочее (при необходимости);

- срок исполнения поручения (при необходимости);

- подпись;

- дата оформления резолюции (при необходимости).

3. Особенности составления и оформления постановлений, распоряжений председателя городской Думы

3.1. По оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности городской Думы и ее аппарата в пределах своей компетенции председатель городской Думы издает постановления и распоряжения (далее - правовой акт председателя). Текст проекта правового акта председателя (Приложение 15) содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части.

В преамбуле приводятся факты, послужившие основанием для издания правового акта. Если основанием для издания постановления, распоряжения является законодательный или иной нормативный правовой акт или ранее изданный распорядительный документ, то в преамбуле указываются его название, дата, номер, заголовок. Если содержание текста не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.

Распорядительная часть текста может содержать пункты, предусматривающие:

- конкретные задания исполнителям;

- указание об отмене, изменении действующих правовых актов председателя, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается изменение действующего акта;

- указание о сроке вступления в силу правового акта председателя, если такое указание необходимо;

- поручения по контролю исполнения правового акта председателя или его отдельных пунктов с указанием должности лица, на которое возложен контроль.

Пункты правовых актов председателя нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

3.2. Тексты правовых актов председателя как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагаются от первого лица единственного числа.

Каждый пункт должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, указать, считать и т.д.).

Содержание издаваемых правовых актов председателя не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

Пункт об отмене действующих правовых актов председателя начинается со слов: "Отменить...". Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта председателя излагается по схеме:

"Пункт 3 распоряжения председателя Саратовской городской Думы от... N... "О..." изложить в новой редакции:

"3...(текст новой редакции пункта).".

Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта председателя излагается по схеме:

"Пункт 4 распоряжения председателя Саратовской городской Думы от... N... "О..." после слов "..." дополнить словами "...".

При существенных и многочисленных изменениях или дополнениях действующий правовой акт председателя, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

В случае, когда к правовому акту председателя приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение. Приложениями могут быть положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, схемы, графические объекты, образцы документов и т.д.

Если правовым актом председателя утверждается документ (положение, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом:

"Утвердить Положение о... (Приложение)".

3.3. Проекты правовых актов председателя (далее - проекты) оформляются согласно Приложению 15 без использования реквизита "Герб города Саратова". В правом верхнем углу указывается слово "Проект", на оборотной стороне последнего листа проекта оформляется лист согласования, на котором проставляются визы. На листе согласования делается запись о лице, подготовившем проект.

Проекты должны пройти согласование. Оно оформляется визой, которая включает дату получения, дату согласования и визирования документа, должность, личную подпись визирующего с расшифровкой (Приложение 16).

Лица, осуществляющие согласование проекта, несут персональную ответственность согласно направлениям деятельности, указанным в их должностных инструкциях по замещаемой должности, за соблюдение сроков согласования проекта, обоснованность, содержание и правильность его оформления.

Срок согласования проектов не должен превышать двух рабочих дней с момента его получения и до момента его согласования.

Проекты должны вноситься на согласование заблаговременно для своевременного представления на подпись председателю городской Думы и соблюдения сроков реализации подписанных правовых актов.

К проекту прилагается реестр рассылки, составленный исполнителем.

3.4. Проекты согласовываются:

- исполнителем;

- руководителем структурного подразделения городской Думы, работник которого исполняет документ;

- руководителями структурных подразделений городской Думы, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте;

- начальником информационно-аналитического отдела управления по обеспечению работы городской Думы;

- начальником отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы (по усмотрению руководителя аппарата городской Думы, начальника управления по организации исполнения полномочий городской Думы, начальника управления по обеспечению работы городской Думы в случае необходимости осуществления проверки соответствия законодательству);

- начальником управления по организации исполнения полномочий городской Думы или начальником управления по обеспечению работы городской Думы (согласно структурному подчинению исполнителя);

- руководителем аппарата городской Думы.

Проекты по кадровым вопросам (о назначении на должность, об освобождении от должности, о командировании, о предоставлении отпусков и др.) согласовываются:

- начальником отдела кадрового обеспечения;

- начальником финансово-экономического отдела (кроме проектов о наложении/снятии дисциплинарных взысканий);

- начальником отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы (в случае необходимости осуществления проверки соответствия законодательству);

- руководителем аппарата городской Думы.

Начальник отдела кадрового обеспечения осуществляет ознакомление с распоряжением по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков) руководителей структурных подразделений, в подчинение которых входит работник, в отношении которого издано распоряжение.

Проекты о выплате материальной помощи согласовываются:

- начальником отдела кадрового обеспечения;

- начальником финансово-экономического отдела.

Проекты о премировании и выплате дополнительной материальной помощи согласовываются:

- начальником отдела кадрового обеспечения;

- начальником финансово-экономического отдела;

- руководителем аппарата городской Думы (согласно структурному подчинению).

3.5. Имеющиеся у лица, согласующего проект, замечания по тексту излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту. В тексте проекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок.

3.6. Подготовленные и согласованные в установленном порядке проекты и приложения к ним (за исключением проектов по кадровым вопросам) поступают в бумажном и электронном виде в окончательном варианте в отдел по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы. Электронный вариант документа должен соответствовать проекту на бумажном носителе и быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Затем электронные варианты проектов переносятся на номерные гербовые бланки и передаются на подпись председателю городской Думы.

Проекты по кадровым вопросам переносятся на номерные гербовые бланки и передаются на подпись председателю городской Думы начальником отдела кадрового обеспечения.

3.7. Правовые акты председателя оформляются на бланке постановления (распоряжения) председателя городской Думы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.8. Подписанные правовые акты председателя регистрируются в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, правовые акты председателя по кадровым вопросам регистрируются в отделе кадрового обеспечения.

Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждого вида документов.

Все подписанные правовые акты председателя тиражируются в соответствии с реестром рассылки, который составляется исполнителем при подготовке проекта этого правового акта, и рассылаются отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы (за исключением правовых актов председателя по кадровым вопросам).

Допускается корректировка реестра рассылки лицами, осуществившими согласование проекта правового акта председателя.

К подписанному правовому акту прилагается список ознакомившихся работников, составленный исполнителем.

Список ознакомившихся работников на правовых актах председателя оформляется на оборотной стороне последнего листа оригинала, например:

С постановлением (распоряжением) ознакомлен(ы):

Фамилия, инициалы работника подпись, дата

Иванов С.В. подпись 07.07.2022

Петров И.Н. подпись 07.07.2022

Список работников, ознакомившихся с правовыми актами председателя по кадровым вопросам, располагается на первом листе оригинала, ниже подписи председателя городской Думы, в случае если недостаточно места - на оборотной стороне первого листа.

Ознакомление с подписанными правовыми актами председателя всех заинтересованных лиц осуществляет лицо, определяемое руководителем структурного подразделения городской Думы, внесшего вышеуказанный правовой акт.

3.9. Правовые акты председателя вместе с документами, послужившими основанием для их издания, хранятся в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

Правовые акты председателя по кадровым вопросам хранятся в отделе кадрового обеспечения.

4. Составление и оформление протоколов заседаний (совещаний)

4.1. На заседаниях (совещаниях) городской Думы, постоянных комиссий, подкомиссий городской Думы, совещательных органов городской Думы, депутатских слушаний, рабочих групп, иных комиссий городской Думы осуществляется протоколирование.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений.

Для обеспечения точности ведения протокола может осуществляться аудиозапись.

Протоколы заседаний городской Думы могут оформляться как в полной форме изложения (Приложение 17), так и в краткой (Приложение 18).

Полная форма протокола, кроме вопросов и решений, содержит краткую запись выступлений докладчиков и участников.

В краткой форме записывают перечень обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалы докладчиков и выступавших, принятые решения.

4.2. Тексты протоколов заседаний городской Думы, постоянных комиссий, подкомиссий городской Думы, совещательных органов городской Думы, депутатских слушаний, рабочих групп, как правило, состоят из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются:

Председательствующий - указывается фамилия, инициалы.

Присутствовали - перечисляются фамилии, инициалы, замещаемые и занимаемые должности (для протоколов заседаний постоянных комиссий, заседаний городской Думы - фамилии, инициалы депутатов) лиц, присутствующих на заседании в алфавитном порядке.

Приглашенные - перечисляются фамилии, инициалы, должности приглашенных лиц.

Слова "Председательствующий", "Присутствовали", "Приглашенные" печатают от левой границы текстового поля, отделяя одним междустрочным интервалом друг от друга.

Перечисление присутствующих оформляют в полную ширину строки.

При оформлении протокола заседания с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "ПОВЕСТКА ДНЯ", расположенными центрованно через два междустрочных интервала от списка участников, полужирным шрифтом.

Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их рассмотрения на заседании. Пункты повестки печатаются каждый отдельным абзацем. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия, имя и отчество докладчика (содокладчика при его наличии). Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Основная часть полного протокола фиксирует ход заседания и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается по схеме согласно приложению 17.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер вопроса в соответствии с повесткой дня.

Основная часть краткого протокола содержит вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется, наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Далее указываются фамилии должностных лиц, выступающих на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

4.3. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим. Подпись отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

4.4. Протоколы заседаний Саратовской городской Думы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием реквизита "Герб города Саратова".

Протоколы заседаний постоянных комиссий, рабочих групп, других заседаний (совещаний) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

4.5. Протоколам присваиваются порядковые номера.

Протоколы аппаратных совещаний, заседаний Совета городской Думы, других совещаний (заседаний) нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

Протоколы заседаний Саратовской городской Думы нумеруются с первого номера в пределах созыва городской Думы.

Протоколы заседаний постоянных комиссий нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах созыва городской Думы.

Протоколы заседаний рабочих групп нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока деятельности рабочей группы.

4.6. Протоколы заседаний (совещаний) вместе с иными материалами хранятся в структурных подразделениях аппарата городской Думы, ответственных за проведение заседаний (совещаний).

4.7. При необходимости делаются выписки из протоколов заседаний (совещаний).

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят дату, место заседания, перечисление присутствующих, повестку дня, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

В правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА".

Выписка из протокола заверяется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Выписка оформляется и направляется исполнителю в течение одного дня после подписания протокола с сопроводительным письмом.

На основании письменного запроса выписка из протокола оформляется и предоставляется в течение трех дней после подписания протокола.

5. Особенности работы с отдельными видами документов

5.1. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные).

Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками городской Думы используются следующие виды записок:

- аналитические (дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации);

- докладные (обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства. Докладные записки могут оформляться рукописным способом);

- служебные (оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий структурных подразделений и должностных лиц);

- объяснительные (объяснение причины какого-либо действия, факта, события).

Аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (автора документа); вид документа; дата документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись.

Записки могут составляться как по инициативе работника, так и по указанию председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, руководителя аппарата городской Думы, руководителей структурных подразделений городской Думы.

5.2. Акты, отчеты, справки.

Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий. Акты составляются коллегиально работниками структурных подразделений городской Думы (не менее двух составителей). Датой акта является дата зафиксированного события.

Акт (в случаях, для которых не предусмотрена специальная форма акта) содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (при необходимости); вид документа - АКТ; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи; ознакомительные визы (в необходимых случаях).

Текст акта включает основание его составления, список лиц, составивших акт, с указанием должности, сущность, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. При необходимости акт может содержать выводы или заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их хранения.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения мероприятий за определенный период.

Отчет содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения городской Думы (при составлении отчета об итогах деятельности структурного подразделения); вид документа - ОТЧЕТ; заголовок к тексту; текст документа; подпись должностного лица.

Справка - документ, содержащий информацию по какому-либо определенному вопросу, подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справка имеет следующие реквизиты: наименование организации (в случае представления справки за пределы городской Думы); наименование структурного подразделения (в случае представления справки в пределах городской Думы); вид документа - СПРАВКА; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; подпись, печать (при необходимости).

Акты, отчеты и справки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Справка может быть оформлена на бланке письма городской Думы.

Реквизиты актов, отчетов и справок оформляются в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией.

5.3. Договоры (муниципальные контракты), извещения об осуществлении закупок, документация о закупках (в случае если действующим законодательством предусмотрена документация о закупках).

Порядок подготовки, согласования и подписания договоров (муниципальных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд городской Думы осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, решениями городской Думы, правовыми актами председателя.

Договоры (муниципальные контракты) оформляются отделом контрактной службы на стандартных листах бумаги формата А4 либо в форме электронного документа, подписанного электронно-цифровой подписью уполномоченного лица, в соответствии с действующим законодательством, распоряжениями председателя городской Думы и требованиями настоящей Инструкции.

Присвоение порядкового номера и даты заключения договоров (муниципальных контрактов) осуществляется отделом контрактной службы в пределах календарного года.

5.4. Документы по финансовым вопросам.

Порядок подготовки, согласования и подписания документов по финансовым вопросам осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, решениями городской Думы, распоряжениями председателя городской Думы.

5.5. Доверенности.

Доверенности оформляются в соответствии с требованиями действующего законодательства, правилами, установленными настоящей Инструкцией.

Доверенности подписываются председателем городской Думы и заверяются оттиском гербовой печати.

5.6. Иные документы городской Думы.

В городской Думе могут применяться иные виды документов (список приглашенных на заседание городской Думы, реестр на рассылку, поручения председателя городской Думы, поручения руководителя аппарата городской Думы и др.), в т.ч. определенные правовыми актами председателя городской Думы.

Иные документы должны оформляться в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией.

6. Организация документооборота. Прием, обработка и регистрация входящей документации

6.1. В документообороте городской Думы выделяются следующие документопотоки:

- входящая документация - поступающая документация (документы, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, запросы депутатов, обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и др.);

- исходящая документация - отправляемая документация (документы по выполнению поручений; копии правовых актов; письма городской Думы; телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма; ответы на обращения граждан; письма структурных подразделений);

- внутренняя документация (постановления, распоряжения председателя городской Думы; протоколы заседаний (совещаний); выписки из протоколов; отчеты; записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные); договоры (муниципальные контракты); справки, акты; документы по кадровым вопросам (по учету кадров и учету рабочего времени и др.); документы по финансовым вопросам (первичные учетные документы, подтверждающие хозяйственные операции, учетные регистры, ведомости, бухгалтерские отчеты и т.п.).

6.2. Поступающие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 19). Нерегистрируемые документы передаются по принадлежности в структурные подразделения городской Думы.

Документы, поступающие в городскую Думу от органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц, организаций независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат регистрации.

Документы, поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц, организаций в городскую Думу на имя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, председателей постоянных комиссий, руководителя аппарата городской Думы, принимаются к регистрации и дальнейшей обработке в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

Обращения граждан, поступившие непосредственно от граждан, а также из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций непосредственно председателю городской Думы, заместителю председателя городской Думы, председателям постоянных комиссий, принимаются к регистрации и дальнейшей обработке в отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

6.3. Документы поступают заказной и обычной почтой, нарочно, а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой и регистрируются единым установленным порядком как входящие документы независимо от вида поступления.

Конверты сохраняются и прилагаются к жалобам, заявлениям и обращениям граждан, решениям, определениям и постановлениям судов, а также в случаях, когда можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов только по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны.

6.4. При приеме документов проверяется правильность адресации и доставки, целостность конвертов (упаковки) и, после вскрытия, наличие вложенных документов, правильность оформления (наличие регистрационного номера, подписи, печати, приложений).

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Вскрываются пакеты, конверты, посылки, адресованные в городскую Думу, за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично", грифами ограничения доступа к документу и адресованные депутату городской Думы.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по краям, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления сообщается руководителю аппарата городской Думы, работнику, ответственному за организацию и обеспечение мероприятий антитеррористической защищенности в городской Думе.

При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт (Приложение 20):

- при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении - в двух экземплярах: первый - с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом помещается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения городской Думы, второй - с копией конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

- при отсутствии приложения к документу - в трех экземплярах: первый - с копией документа помещается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения городской Думы, второй - вместе с некомплектным документом направляется адресату для сведения, третий - с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.

Учет поступающих и отправляемых документов ведется отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

Учет поступающих и отправляемых документов по обращениям граждан ведется отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

6.5. В зависимости от вида документы принимаются под подпись работником отдела по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы с проставлением даты и времени на экземпляре отправителя документа.

При приеме документов нарочно в журнале (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ, по просьбе заявителя ставится штамп о поступлении документа.

6.6. Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрация осуществляется путем проставления в нижнем правом углу страницы документа регистрационного штампа (Приложение 21) с указанием даты и времени поступления, присваиваемого индекса (порядкового номера поступления в пределах календарного года, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел), количества листов в документе, приложений к нему.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Информация о поступивших документах вносится в электронную базу данных.

6.7. Поступившие телефонограммы передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Документы, поступившие средствами электросвязи, распечатываются на бумажном носителе и подлежат регистрации (обработке) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Приглашения на имя председателя городской Думы регистрируются отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы в отдельном журнале приглашений и передаются председателю городской Думы.

7. Порядок рассмотрения и исполнения документов

7.1. Зарегистрированные документы, адресованные председателю городской Думы, заместителю председателя городской Думы, руководителю аппарата городской Думы, направляются адресатам на рассмотрение и оформление резолюции.

Документы, адресованные постоянным комиссиям, направляются в соответствующие структурные подразделения аппарата городской Думы по направлениям их деятельности.

7.2. После рассмотрения документа руководителем оформляется резолюция, содержащая указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на основании анализа содержательной части документа, подлежащего исполнению.

В резолюции в качестве исполнителей определяют лиц, в обязанности которых входит решение поставленных в документе вопросов. Руководители структурных подразделений городской Думы в обязательном порядке указывают в резолюции содержание поручений и дату оформления резолюции.

Документы информационного характера (ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие подготовку ответа) направляются без указания сроков исполнения.

7.3. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей.

Ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым, определяет ответственного исполнителя (исполнителей) в подчиненном ему структурном подразделении городской Думы, организует работу по его исполнению и при необходимости взаимодействует с другими структурными подразделениями городской Думы, в том числе не указанными в резолюции, для полного исполнения документа.

7.4. Подлинник документа с резолюцией передается отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы ответственному исполнителю под подпись с проставлением даты и времени получения документа. В случае наличия нескольких исполнителей остальные исполнители получают копию документа.

Копии входящих документов, адресованные председателю городской Думы, заместителю председателя городской Думы, председателям постоянных комиссий, руководителю аппарата городской Думы, хранятся в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

7.5. Срок исполнения документов исчисляется со дня регистрации документа в городской Думе. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюции руководителя. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не позднее чем в тридцатидневный срок со дня его регистрации в городской Думе (за исключением иных сроков, установленных законодательством).

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- по запросам депутатов Саратовской областной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

- по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации.

В случае, если окончание срока приходится на нерабочий день, то окончанием срока для исполнения документа является первый следующий за ним рабочий день.

При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует отдел по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы либо отдел по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения).

8. Контроль исполнения документов

8.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов осуществляется руководителями структурных подразделений городской Думы, в которые был направлен документ с резолюцией.

Общий контроль сроков исполнения документов осуществляется работником отдела по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в зависимости от вида документов.

8.2. Документ считается исполненным после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения, если не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку, после сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. Исполненный документ направляется в дело.

8.3. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N 01-18 за 2022 г.

Должность

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

9. Регистрация и отправка исходящей документации

9.1. Исходящие документы, изготовленные на бланке городской Думы, постоянных комиссий, завизированные всеми ответственными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, подлежат регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы или отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в зависимости от вида документов.

9.2. Работа с исходящей документацией включает проверку правильности оформления, регистрацию и отправку.

Перед передачей на подпись исполнитель документа обязан проверить комплектность документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), правильность написания адресов, оформления документа, наличие отметки об исполнителе, наличие входящего документа, послужившего основанием для подготовки ответа, а также при необходимости составить и приложить реестр рассылки документа.

9.3. Исходящие документы, подписанные уполномоченным должностным лицом, регистрируются в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы или отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в день подписания и заносятся в базу данных.

Электронный документ имеет статус документа, если он подписан электронной цифровой подписью должностного лица либо является электронной копией документа, подписанного должностным лицом собственноручно на бумажном носителе, полученный в результате сканирования. Электронное письмо может иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого документа.

Исходящие номера инициативных документов состоят из регистрационного индекса: порядкового номера в пределах календарного года, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел.

Исходящие номера ответных документов состоят из регистрационного индекса: номера входящего документа, ответом на который он является, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел.

Исходящим номером ответа на обращение граждан или направления его в другие организации является индекс отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы, регистрационный номер обращения и первая буква фамилии заявителя. Регистрация осуществляется отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

9.4. Исходящий документ составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр подлежит направлению адресату, второй экземпляр остается у ответственного исполнителя для подтверждения исполнения документа. На втором экземпляре проставляются необходимые визы, а также номер бланка.

9.5. Копия зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в зависимости от вида документа. Первичные материалы к документу (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у ответственного исполнителя.

9.6. После регистрации документы отправляются адресату отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы или отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в зависимости от вида документа.

Способ отправки документа адресату определяется по согласованию с исполнителем либо заявителем.

При получении документов для отправки работники отдела по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы или отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы, в зависимости от вида документов, проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

Документы, отправляемые посредством почтовой связи, запечатываются в конверты с последующим составлением реестра почтовых отправлений (Приложение 22).

Документы личного характера, не связанные с деятельностью городской Думы, к отправке не принимаются.

Отправку заказных писем осуществляет общий отдел управления по обеспечению работы городской Думы.

9.7. Возможность передачи документов по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также необходимость отправки адресату дополнительно оригинала на бумажном носителе определяет руководитель структурного подразделения городской Думы, подготовившего документ.

9.8. Документы, подготовленные для отправления нарочно, передаются получателю под подпись с проставлением отметки о получении на экземпляре городской Думы.

9.9. Документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например: таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами.

9.10. Телеграммы за подписью председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, иных должностных лиц отправляются в случае, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения информации.

При направлении телеграмм нескольким адресатам к тексту прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилий, имен и отчеств получателей.

Отправку телеграмм осуществляет общий отдел управления по обеспечению работы городской Думы.

9.11. Телефонограммы за подписью должностных лиц отправляются в случаях необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции. Телефонограммы одного содержания, отправляемые в несколько адресов, сопровождаются реестром рассылки, содержащим точные сведения об адресатах (адрес, телефон, адрес электронной почты, наименование организации или должности).

10. Особенности внутреннего документооборота

10.1. Отдельные внутренние документы (заявления) пишутся от руки или печатаются на компьютере.

Заявления, объяснительные записки работников городской Думы по кадровым вопросам, завизированные в установленном настоящей Инструкцией порядке, принимаются в отделе кадрового обеспечения для дальнейшего исполнения.

10.2. Заявления работников городской Думы по кадровым вопросам (за исключением заявлений о выплате материальной помощи) визируются:

- депутатом городской Думы (для работников отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы);

- начальником отдела, в подчинении которого находится работник;

- начальником отдела кадрового обеспечения городской Думы;

- начальником финансово-экономического отдела.

- руководителем аппарата городской Думы (согласно структурному подчинению).

10.3. Документы по финансовым вопросам визируются начальником финансово-экономического отдела.

10.4. Документы по вопросам исполнения муниципальных контрактов (счета, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные, счета-фактуры) визируются:

- работником городской Думы, ответственным за исполнение муниципального контракта;

- руководителем структурного подразделения городской Думы, работник которого исполняет контракт;

- начальником управления по обеспечению работы городской Думы;

- начальником финансово-экономического отдела.

10.5. Документы консультанта по внутреннему финансовому аудиту визируются исполнителем (консультантом по внутреннему финансовому аудиту); начальником отдела правового обеспечения управления по организации исполнения полномочий городской Думы (в случае необходимости осуществления проверки соответствия законодательству) и утверждаются председателем городской Думы.

10.6. Хранение подлинников внутренних документов осуществляется в структурных подразделениях городской Думы в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений аппарата городской Думы.

11. Порядок работы с обращениями граждан

11.1. Настоящий раздел Инструкции определяет особенности порядка приема, первичной обработки, регистрации и рассмотрения обращений граждан, поступивших в городскую Думу (далее - обращения).

Прием обращений граждан, поступивших в городскую Думу, осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Информация о персональных данных граждан, направивших обращение, хранится и обрабатывается в городской Думе с соблюдением требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Письменные и электронные обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.

С целью получения консультаций по интересующим вопросам граждане имеют право обратиться лично (в том числе по телефону), ежедневно в рабочие дни в порядке очередности в отдел по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

11.2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений осуществляется работником отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы ежедневно в рабочие дни в порядке поступления по адресу: г. Саратов, ул. Первомайская, д. 76 в часы работы городской Думы.

Конверты (бандероли) с письменными обращениями подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру работником отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

В случае выявления подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководителем аппарата городской Думы.

Все обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или автор обращения не согласен с ответом.

11.3. Обращения регистрируются по картотеке учета письменных обращений граждан и в электронном виде.

Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который проставляется в регистрационном штампе (Приложение 21) в нижнем правом углу первой страницы документа.

В индекс документа должна входить первая буква фамилии заявителя, например: А-123. В случае обращения двух и более лиц индекс документа обозначается как "Кл", например Кл-123. Повторным обращениям присваивается индекс первого обращения. Например: А-123 в случае обращения в первый раз, А-123/1 - в случае повторного обращения и т.д. Картотека обращений оформляется по алфавиту.

Для формирования дела по письменному обращению с оригинала обращения снимается копия. При необходимости с приложенных к обращению документов также снимаются копии.

11.4. Зарегистрированные обращения поступают председателю городской Думы или передаются лицу, которому адресовано обращение, для рассмотрения и принятия решения.

11.5. Резолюции к письменным обращениям оформляются в учетных карточках с указанием регистрационного номера и даты. Учетная карточка должна содержать: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то работу по рассмотрению обращения координирует первый исполнитель.

11.6. Письменные ответы на обращения граждан оформляются на бланке городской Думы и подписываются председателем городской Думы или его заместителем.

Ответы на обращения граждан, поступившие председателям постоянных комиссий, оформляются на бланках постоянных комиссий и подписываются председателями соответствующих постоянных комиссий.

Ответ на обращение готовится в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляется заявителю, второй экземпляр (с визой исполнителя) остается у ответственного исполнителя.

11.7. Работа с исходящей документацией по обращениям включает проверку правильности оформления, регистрацию и отправку.

Письменные ответы на обращения регистрируются в журнале отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы в день подписания.

Копия ответа на обращение представляется в отдел по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы и хранится в сформированном деле.

11.8. Ответ отправляется работником отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы на почтовый адрес, указанный гражданином в обращении. Ответ на электронное обращение направляется по электронному адресу автора обращения либо по почтовому адресу, указанному в электронном обращении.

Ответ на обращение двух и более лиц (коллективное обращение) направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не оговорено конкретное лицо).

Ответ на обращение двух и более лиц (коллективное обращение), в почтовом адресе которого указан номер многоквартирного дома, но не указана квартира, отправляется в квартиру N 1.

11.9. Все обращения, о результатах рассмотрения которых требуется дать ответ автору обращения, подлежат контролю исполнения.

Контроль исполнения обращений включает в себя: контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, в т.ч. сроков рассмотрения; анализ содержания поступающих обращений, принятия возможных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан путем представления еженедельной отчетности начальнику отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы работниками указанного отдела.

Контроль за качественным и своевременным рассмотрением обращений осуществляют руководители структурных подразделений городской Думы, в которые непосредственно были направлены обращения в соответствии с резолюцией.

11.10. Устные обращения регистрируются в журнале по учету устных обращений, а также вносятся в электронную базу работниками отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

Ответы на устные обращения (консультации) даются в день обращения, о чем делается отметка в электронной базе в отделе по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

Работники отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы могут уточнять мотивы и суть вопроса, а также знакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.

При личном общении работниками отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы гражданам могут даваться устные консультации о подведомственности рассмотрения интересующих их вопросов, порядке письменных и устных обращений в городскую Думу, к председателю городской Думы, о полномочиях городской Думы, председателя городской Думы, порядке получения информации, итогах рассмотрения письменных и устных обращений в городскую Думу.

11.11. Если дать консультацию в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, гражданину предлагается письменно изложить суть своего вопроса (заявления, предложения, жалобы) и передать письменное обращение в отдел по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы для регистрации либо предлагается запись на личный прием.

11.12. Личный прием граждан.

Личный прием граждан осуществляется должностными лицами и руководителями структурных подразделений городской Думы по адресу: г. Саратов, ул. Первомайская, д. 76.

Личный прием граждан осуществляется на основании предварительной записи, которая осуществляется отделом по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы с учетом содержания обращений граждан и подведомственности разрешения поставленных вопросов.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (о порядке направления письменного ответа гражданин уведомляется устно во время личного приема).

12. Документы депутатов городской Думы

12.1. Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов городской Думы, и непосредственное ведение делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на работников отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

12.2. Работники отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы осуществляют:

- получение, первичную обработку, регистрацию, учет и представление депутату городской Думы поступающей на его имя корреспонденции;

- рассмотрение обращений граждан, поступивших на имя депутатов городской Думы;

- прием приглашений на имя депутатов городской Думы и доведение информации до депутатов городской Думы;

- исполнение поручений депутата городской Думы;

- правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата городской Думы, их учет, подготовку к отправке, отправку документов;

- контроль за поступлением ответов на запросы депутатов городской Думы;

- изготовление, учет и сохранность бланков писем депутатов городской Думы.

12.3. Обращения граждан, поступившие на имя депутатов городской Думы, подлежат учету и анализу. Работники отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы ежемесячно представляют информацию о результатах рассмотрения обращений граждан начальнику отдела по организации работы с избирателями управления по обеспечению работы городской Думы.

12.4. Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата городской Думы используется бланк письма депутата городской Думы.

13. Копировально-множительные работы

13.1. Копировально-множительные работы (тиражирование документов) выполняет отдел по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

13.2. Для тиражирования принимаются только служебные документы и материалы, связанные с деятельностью городской Думы. Материалы личного характера тиражированию не подлежат.

13.3. Тиражирование производится в порядке поступления. Первоочередному тиражированию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний городской Думы, постоянных комиссий.

13.4. Документы, передаваемые для тиражирования, должны быть тщательно подготовлены (отсутствие скрепок, скоб, испорченных, замятых, рваных листов, листов без текста).

14. Номенклатура дел

14.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующиеся в результате деятельности городской Думы.

Номенклатура дел составляется на один календарный год и вступает в силу с 1 января нового года.

Номенклатура дел городской Думы (сводная) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений городской Думы, доработанных и согласованных руководителями структурных подразделений городской Думы.

14.2. Дела в номенклатуре дел располагаются по степени значимости включенных в них документов. Сначала перечисляются дела с организационно-распорядительными документами, затем следует переписка. Дела по кадровым вопросам располагаются в конце номенклатуры. Для включения дополнительных дел в конце номенклатуры дел оставляется несколько резервных номеров.

14.3. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где:

01 - код структурного подразделения;

05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Под одним и тем же индексом вносятся в номенклатуру дел переходящие дела.

14.4. Наименование дела может включать несколько элементов:

1 - род дела (например: переписка, дело, документы) или вид документа (протоколы, распоряжения, договоры, отчеты); 2 - автор; 3 - вопрос; 4 - корреспондент; 5 период, за который поступили документы.

Номенклатура дел согласовывается с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области и утверждается председателем городской Думы.

Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах.

Один экземпляр хранится постоянно в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы, два - в архивном отделе администрации муниципального образования "Город Саратов".

14.5. В конце календарного года отделом по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы составляется итоговая запись, в которой подсчитываются дела постоянного, долговременного и временного хранения и учитываются переходящие дела.

15. Формирование дел

15.1. Дела формируются из исполненных документов каждым структурным подразделением городской Думы к началу календарного года в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел.

15.2. В случае образования документов, не предусмотренных сводной номенклатурой дел, для них формируются самостоятельные дела и их названия включаются в номенклатуру дел под резервными номерами.

15.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в деле должны находиться документы только за один календарный год. Исключение составляют переходящие или личные дела, протоколы заседаний и решения городской Думы, протоколы заседаний постоянных комиссий, которые формируются за период созыва городской Думы;

- исполненные документы должны включаться в дело только с отметкой об их исполнении;

- документы включаются в дело только в одном экземпляре. Копии подшиваются лишь в том случае, если на них есть визы, резолюции, дополняющие первый экземпляр;

- в дело включается от 200 до 250 листов, если документов образуется больше, то оформляется новый том данного дела;

- внутри дела документы располагают в хронологической последовательности.

15.4. Правовые акты председателя городской Думы и внутренние документы (согласно номенклатуре дел отдела) формируются в дела и хранятся в отделе по организации деятельности городской Думы управления по организации исполнения полномочий городской Думы.

15.5. Остальные документы (согласно номенклатуре дел структурных подразделений городской Думы) формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях городской Думы.

15.6. Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы, решения, распоряжения, личные дела и т.п.), составляется внутренняя опись, помещаемая в начале дела (Приложение 23). В нее включается каждый подшиваемый документ, его индекс, дата, краткое содержание и номер листа в деле.

15.7. Документ, помещенный в дело, с разрешения руководителя структурного подразделения городской Думы, сформировавшего дело, может быть временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, кому и когда документ выдан (Приложение 24).

16. Экспертиза ценности документов

16.1. Экспертиза ценности документов проводится под руководством экспертной комиссии (далее - ЭК), действующей постоянно. Состав ЭК утверждается распоряжением председателя городской Думы.

В функции ЭК входит:

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел городской Думы;

- рассмотрение и согласование описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный отдел администрации муниципального образования "Город Саратов", описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- осуществление инструктажа, консультаций и контроля формирования дел в структурных подразделениях городской Думы.

16.2. Подготовка документов к сдаче в архив производится через год после их завершения делопроизводством.

16.3. На постоянное хранение оставляется только подлинник. Дублетная документация (изготовленная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению.

16.4. ЭК проводит экспертизу ценности документов и разделяет их на документы временного, временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, то есть наибольший.

16.5. На дела, отобранные к уничтожению, составляют акт (Приложение 25). Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК и затем утверждается председателем городской Думы.

16.6. В конец дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (Приложение 26) для заверительной надписи и затем дело переплетают (сшивают).

16.7. На дела, подготовленные к сдаче в архив, составляются описи (Приложение 27). На дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и дела по личному составу описи составляются раздельно (Приложение 28).

16.8. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.