Приложение 1. Положение об архиве комитета по внешним связям Ленинградской области

УТВЕРЖДЕНО
приказом комитета
по внешним связям
Ленинградской области
от 12 мая 2023 года N 1
(приложение 1)

Положение
об архиве комитета по внешним связям Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве комитета по внешним связям Ленинградской области разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.

1.2. Архив комитета по внешним связям Ленинградской области (далее - комитет) создан для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности комитета.

1.3. Документы комитета, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ). До передачи на государственное хранение документы временно в течение 10 лет хранятся в комитете.

1.4. Архив комитета в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, правовыми актами комитета.

1.5. Ответственным за архив комитета является главный специалист комитета, исполняющий в соответствии с должностным регламентом обязанности работника приемной, ответственного за делопроизводство в комитете.

1.6. Комитет обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности комитета.

1.7. За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица комитета несут ответственность в соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.8. Контроль за деятельностью архива комитета осуществляет председатель комитета.

2. Состав документов архива комитета

2.1. Архив комитета хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности комитета;

б) фонд пользования архива (при наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива комитета;

г) служебные и ведомственные издания.

3. Задачи архива комитета

3.1. К задачам архива комитета относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2. Комплектование архива комитета документами, образовавшимися в деятельности комитета.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве комитета.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве комитета.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях комитета и своевременной передачей их в архив комитета.

4. Функции архива комитета

4.1. Архив комитета осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности комитета, в соответствии с утвержденным графиком.

4.1.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве комитета.

4.1.3. Представляет в Архивное управление Ленинградской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве комитета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив комитета, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности комитета.

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование постоянно действующей экспертной комиссии комитета (далее - ЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты об обнаружении документов;

б) на согласование Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Ленинградской области (далее - ЦЭПМК) описи дел по личному составу;

в) на утверждение ЦЭПМК описи дел постоянного хранения;

г) на согласование ЦЭПМК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты об обнаружении документов;

д) на утверждение председателю комитета описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты об обнаружении документов, утвержденные (согласованные) ЦЭПМК.

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве комитета, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве комитета.

4.1.9. Организует информирование руководства и работников комитета о составе и содержании документов архива комитета.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. Организует выдачу документов во временное пользование.

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.1.13. Ведет учет использования документов архива комитета.

4.1.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива комитета.

4.1.15. Участвует в разработке документов комитета по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.16. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям комитета и работникам комитета в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел; в подготовке документов к передаче в архив комитета.

5. Права архива комитета

5.1. Архив комитета имеет право:

5.1.1. Представлять руководству комитета предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве комитета.

5.1.2. Запрашивать в структурных подразделениях комитета сведения, необходимые для работы архива комитета.

5.1.3. Давать рекомендации структурным подразделениям комитета по вопросам, относящимся к компетенции архива комитета.

5.1.4. Информировать структурные подразделения комитета о необходимости передачи документов в архив комитета в соответствии с утвержденным графиком.

5.1.5. Принимать участие в заседаниях ЦЭПМК.