Постановление Администрации города Хабаровска от 10 мая 2023 г. N 1848 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 14.07.2020 N 2207 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации города Хабаровска от 10 мая 2023 г. N 1848
"О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 14.07.2020 N 2207 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск"

В соответствии с Федеральным законом от 27.10.2004 N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации", а также в целях дальнейшего совершенствования архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату и номер названного Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" следует читать как "от 22.10.2004 N 125-ФЗ"

1. Утвердить:

1.1. Список структурных подразделений администрации города Хабаровска, являющихся самостоятельными источниками комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив), согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

1.2. Список структурных подразделений администрации города Хабаровска, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

2. Структурным подразделениям администрации города Хабаровска, указанным в приложениях N 1, 2 к настоящему постановлению:

2.1. Продолжить работу по своевременному упорядочению и передаче на хранение в государственный архив документов постоянного хранения, в т.ч. фото-, видеодокументов и документов по личному составу в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" (далее - МКУ "Центр хранения документов") и муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование").

2.2. Описи дел постоянного хранения, фото-, видеодокументов, документов по личному составу и акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения рассматривать на заседаниях центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) одновременно за один период.

2.3. В случае изменений в структуре, функциях структурных подразделений администрации города Хабаровска своевременно составлять дополнения к историческим справкам и представлять их в архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска (далее - архивный отдел).

2.4. Своевременно вносить необходимые изменения в связи с организационно-штатными мероприятиями в должностные инструкции работников и приказы о назначении ответственных за делопроизводство (архив), отбор и передачу фото- и видеодокументов, работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями, а также в составы экспертных (центральных экспертных) комиссий.

2.5. Включать в номенклатуры дел документы советов и комиссий администрации города Хабаровска и обеспечивать их своевременное упорядочение и передачу на хранения в государственный архив.

2.6. Своевременно создавать фото-, видеодокументы, отражающие проведение городских мероприятий, в соответствии с ежемесячными планами основных мероприятий, проводимых администрацией города Хабаровска и Хабаровской городской Думой.

3. Структурным подразделениям администрации города Хабаровска самостоятельным источникам комплектования государственного архива до 01.12.2023 устранить задолженность по упорядочению:

3.1. Документов постоянного хранения:

- управления экономического развития (2009-2020 годы);

- управления образования (2017 - 2020 годы);

- управления жилищного фонда и приватизации жилья (документы по приватизации жилых помещений за 2013 - 2015 годы).

3.2. Фото-, видеодокументов по 2020 год включительно:

- департамента архитектуры строительства и землепользования;

- финансового департамента;

- комитета администрации города Хабаровска по управлению Железнодорожным районом.

4. Общему отделу управления делами администрации города Хабаровска (Глинка М.А.):

4.1. Продолжить прием документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации города Хабаровска - несамостоятельных источников комплектования государственного архива для составления сводных описей дел и передачи вышеуказанных документов в государственный архив.

4.2. Осуществлять контроль за включением полного комплекса документов в описи дел постоянного хранения, фото- и видеодокументов структурных подразделений администрации города Хабаровска - несамостоятельных источников комплектования государственного архива, в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации города Хабаровска.

5. Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска (Шевцов А.И.) ежегодно до 01 марта информировать Мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации структурных подразделений администрации города Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий города, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.

6. Отраслевым центральным экспертным комиссиям структурных подразделений администрации города Хабаровска:

6.1. Взять под особый контроль работу по упорядочению документов по личному составу и документов со сроком хранения "До ликвидации организации" подведомственных муниципальных учреждений и предприятий.

6.2. Продолжить работу по оказанию методической помощи подведомственным муниципальным учреждениям и предприятиям города по вопросам делопроизводства и архивного дела.

7. Архивному отделу управления делами администрации города Хабаровска (Костромина М.В.):

7.1. Продолжить ежегодный сбор сведений о составе и объеме архивных документов постоянного хранения и по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города.

7.2. Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.

7.3. Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации города Хабаровска и муниципальным учреждениям и предприятиям города в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.

7.4. Организовать проведение на базе архивного отдела семинаров по вопросам делопроизводства и архивного дела.

8. МКУ "Центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.), МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Кравчук А.А.) предоставлять в архивный отдел планово-отчетную документацию на бумажном носителе и в электронном виде в следующие сроки:

- до 01 декабря года, предшествующего планируемому - годовой план работы с пояснительной запиской к нему;

- до 23 декабря отчетного года - годовой отчет о работе и паспорт архива по состоянию на 01 декабря с пояснительной запиской и приложениями к ним, в соответствии с рекомендациями комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края;

- до 01-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом - квартальные отчеты о выполнении плановых показателей с нарастающим итогом и пояснительными записками и приложениями к ним.

9. МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Кравчук А.А.):

9.1. Ежегодно проводить сбор сведений о составе и объеме архивных документов муниципальных образовательных учреждений города и до 10 ноября информировать архивный отдел о результатах проведенной работы.

9.2. На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приема на хранение в МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.

9.3. Продолжить работу в соответствии с планом по устранению задолженности по упорядочению документов по личному составу в муниципальных учреждениях отрасли "Образование" на 2024 - 2028 годы.

10. При ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей архивного отдела (Костромина М.В.), МКУ "Центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Кравчук А.А.).

11. Руководителям структурных подразделений администрации г. Хабаровска информацию о выполнении пунктов 2, 3, 6 данного постановления представлять в архивный отдел ежегодно до 25 ноября.

12. Признать утратившим силу постановление администрации города Хабаровска от 14.07.2020 N 2207 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" и признании утратившим силу постановления администрации города Хабаровска от 27.03.2017 N 941 "О совершенствовании архивного дела в городском округе "Город Хабаровск".

13. Пресс-службе администрации города (Нагорный Н.Э.) опубликовать настоящее постановление в газете "Хабаровские вести" и в сетевом издании "Интернет-портал "Хабаровские вести" (KHAB-VESTI.RU).

14. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра города - управляющего делами администрации города Хабаровска Шевцова А.И.

Мэр города

С.А. Кравчук