Приложение N 2. Положение об архиве Министерства промышленности и научно-технического развития Омской области

Приложение N 2
к приказу Министерства
промышленности и научно-технического
развития Омской области

Положение
об архиве Министерства промышленности и научно-технического развития Омской области

1. Основные положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архива Министерства промышленности и научно-технического развития Омской области (далее - Министерство).

1.2. Архив Министерства (далее - архив) создается с целью временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА).

1.3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

1.4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

1.5. Функции по ведению архивного дела Министерства осуществляются отделом материально-технического обеспечения и делопроизводства департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства (далее - Отдел).

1.6. Непосредственное исполнение обязанностей по ведению архивного дела в Министерстве осуществляется лицом, ответственным за ведение архива, назначенным распоряжением Министерства из числа работников Отдела (далее - лицо, ответственное за архив).

2. Состав документов архива

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

В архиве хранятся следующие документы:

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

2) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников;

3) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива (паспорт архива, книга учета и выбытия документов, топографические указатели и т.д.).

3. Задачи архива

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Основными задачами создания и ведения архива являются:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен настоящим Положением;

2) комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности;

3) учет документов, находящихся на хранении в архиве;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив.

4. Организация работы по ведению архива

В целях реализации задач создания и ведения архива лицо, ответственное за архив:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве;

3) представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

5) осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК Минкультуры) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Минкультуры описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Минкультуры акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Минкультуры;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве;

9) организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов архива;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

13) ведет учет использования документов архива;

14) создает фонд пользования архива и организует его использование;

15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива;

16) участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) организует работу по составлению номенклатуры дел Министерства;

18) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в архив.

5. Полномочия лица, ответственного за архив

Лицо, ответственное за архив, уполномочено:

1) представлять руководству Министерства предложения по совершенствованию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива;

4) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком;

5) принимать участие в заседаниях ЭПК Минкультуры.