Приложение N 9. Правила хранения документов реестра муниципального имущества

Приложение N 9
к Положению об учете муниципального имущества
и ведении реестра муниципального имущества
муниципального образования "Город Волгодонск"

Правила
хранения документов реестра муниципального имущества

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единые требования по хранению специалистами КУИ города Волгодонска (далее - должностное лицо) документов реестра муниципального имущества (далее - документ реестра):

- карт сведений об объектах учета, карт сведений о лицах, обладающих правами на муниципальное имущество и сведениями о нем, записей об изменениях сведений об объектах учета или о прекращении права муниципальной собственности на имущество;

- реестра муниципального имущества (далее - реестр) на электронном носителе;

- резервной копии реестра на электронном носителе;

- журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре (далее - журнал учета документов);

- резервных копий журнала учета документов на электронном носителе;

- дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета муниципального имущества в реестре, распоряжения, письма, выписки из реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - дело документов).

1.2. В конце каждого рабочего дня структурным подразделением КУИ города Волгодонска, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия реестра на электронном носителе, которая хранится в течение одного рабочего дня до изготовления новой резервной копии.

На 1 января каждого года, первое число каждого квартала структурным подразделением КУИ города Волгодонска, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия реестра на электронном носителе, которая подлежит постоянному хранению.

2. Обеспечение сохранности документов реестра

2.1. Хранение документов реестра для обеспечения их сохранности должно осуществляться в отдельных специально оборудованных помещениях.

При небольшом количестве документов реестра допускается их хранение в рабочих помещениях структурных подразделений КУИ города Волгодонска, на которые возложена функция по учету муниципального имущества и ведению реестра (далее - структурное подразделение), в специально отведенных для этих целей местах, исключающих свободный доступ к ним.

2.2. Помещения для хранения документов реестра (далее - хранилище) должно отвечать санитарно-гигиеническим требованиям, быть недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении.

2.3. Хранилище должно быть оборудовано средствами порошкового пожаротушения.

2.4. В хранилище должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов реестра и нормальные условия для работы с ними.

2.5. В хранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться влажные уборки.

2.6. Хранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих деревянных стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться деревянные (металлические) шкафы, сейфы.

2.7. От замков хранилища должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в приемной КУИ города Волгодонска.

Хранилище в рабочее время, если в нем не работает должностное лицо, должно быть закрыто на ключ. Ключ от хранилища в рабочее время находится у должностного лица или лица, его замещающего.

2.8. В хранилище запрещается курение, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

3. Организация хранения документов реестра

3.1. Документы реестра на бумажных носителях размещаются на металлических стеллажах (в шкафах), реестр на электронном носителе размещается на сервере, а резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе - в коробке (специальном футляре) на металлическом стеллаже (в сейфе) либо в деревянном шкафу.

Металлическое оборудование для хранения резервных копий реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе может использоваться только при условии защиты от размагничивания и заземления корпусов оборудования (соединение металлических частей электропроводом и их эффективное заземление).

3.2. Документы реестра в хранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск.

3.3. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, затопления) принимаются меры по спасению документов реестра. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, технического надзора).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов реестра и проверки их наличия в установленном порядке проводится служебная проверка.

3.4. В случае утраты или порчи документов реестра КУИ города Волгодонска обеспечивает их восстановление путем направления запросов для получения необходимых документов вновь.

3.5. Дела документов после их закрытия, резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе по окончании календарного года в установленном порядке передаются на постоянное хранение в архив КУИ города Волгодонска.

4. Порядок выдачи документов реестра из хранилища

4.1. Дела документов из хранилища могут выдаваться для использования в работе сотрудникам КУИ города Волгодонска с разрешения начальника структурного подразделения.

4.2. Дела документов из хранилища могут выдаваться в иных случаях, предусмотренных законодательством, с разрешения председателя или заместителя председателя КУИ города Волгодонска. В этом случае выдача дел документов оформляется актом.

4.3. Карты сведений об объектах учета, карты сведений о лицах, обладающих правами на муниципальное имущество и сведениями о нем, записи об изменениях сведений об объектах учета, а также записи о прекращении права муниципальной собственности на имущество, отдельные документы (надлежащим образом заверенные копии документов) из дел документов не выдаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе не выдаются.

4.4. Выдача и возврат дела документов оформляются по форме:

Дата выдачи дела	N дела	Кем выдано дело (Ф.И.О., должность)	Кому выдано дело (Ф.И.О., должность)	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Кем принято дело (Ф.И.О., должность)	Расписка в возвращении дела	Примечание

Форма выдачи и возврата дела подлежит хранению в структурном подразделении КУИ города Волгодонска, выдавшем дело.