Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение администрации муниципального образования город Краснодар от 19 мая 2023 г. N 192-р "О внесении изменения в распоряжение главы муниципального образования город Краснодар от 11.07.2008 N 177-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар"
- Приложение
Приложение
Приложение
к распоряжению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от 19.05.2023 г. N 192-р
"
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением главы
муниципального образования
город Краснодар
от 11.07.2008 г. N 177-р
Инструкция
по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
Раздел I
Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (далее - Инструкция) разработана в соответствии с приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утверждённым приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 09.01.2019 N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края", законодательством Российской Федерации и Краснодарского края и иными правовыми актами в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также в соответствии с Уставом муниципального образования город Краснодар, принятым решением городской Думы Краснодара от 21.04.2011 N 11 п. 6.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности администрации муниципального образования город Краснодар (далее - администрация города) и повышения её эффективности.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в администрации города применяется единая межведомственная система электронного документооборота (далее - СЭД).
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в администрации города, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Регистрация, обработка, хранение и использование документов для служебного пользования осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации муниципального образования город Краснодар, утверждённого распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 03.03.2022 N 290-р.
Особенности работы с документами в СЭД содержатся в Регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации города (далее - Регламент работы в СЭД), утверждённом распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 02.12.2020 N 1431-р, и иных положениях муниципальных правовых актов, которые разрабатываются управлением информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города на основании Инструкции и утверждаются распоряжением администрации города.
1.4. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются муниципальными правовыми актами администрации города (далее - муниципальные правовые акты).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с указанными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утверждённой постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1 и типовыми нормами и правилами.
Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской и другой специальной документацией, а также документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные, с пометкой "Для служебного пользования" и иную конфиденциальную информацию) распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), и ведение делопроизводства по обращениям граждан устанавливается в администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.02.2015 N 915 "О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Краснодар".
Организация работы с запросами юридических и физических лиц в администрацию города о представлении информации о деятельности органов местного самоуправления муниципального образования город Краснодар осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.5. Виды документов, порядок подготовки которых не предусмотрен Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами, утверждёнными правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края и муниципальными правовыми актами для данного типа документов.
По отдельным видам документов, правила подготовки, оформления и работы с которыми утверждены муниципальными правовыми актами, положения настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной такими муниципальными правовыми актами.
1.6. Обеспечение единой системы делопроизводства в администрации города, совершенствование форм и методов работы с документами, осуществление контроля за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на управление контроля администрации города (далее - управление контроля).
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальном образовании город Краснодар осуществляет администрация города, являющаяся уполномоченным органом в сфере формирования и содержания муниципального архива, в пределах компетенции, определённой законодательством Российской Федерации и Краснодарского края, правовыми актами администрации города. От имени администрации города данную функцию осуществляет архивный отдел управления делами администрации города (далее - архивный отдел).
Методическую помощь по вопросам порядка подготовки и передачи документов на архивное хранение, согласования бланков, порядка предоставления на регистрацию муниципальных правовых актов оказывает управление делами администрации города (далее - управление делами).
Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах администрации города возлагается на руководителя органа администрации, службу делопроизводства, муниципального служащего при её отсутствии в соответствующем органе администрации города, а также на работников, ответственных за организацию делопроизводства в приёмных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей.
1.7. Работники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только в служебных целях с разрешения (устного, письменного) непосредственного руководителя органа администрации города.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю соответствующего органа администрации города или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.
При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приёма-передачи документов и дел при смене ответственного исполнителя за ведение делопроизводства (приложение N 1).
Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их подготовке, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.
1.8. Соблюдение требований Инструкции является обязательным для всех работников администрации города при исполнении ими возложенных на них обязанностей.
Работники органов администрации города несут дисциплинарную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, включая нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.9. При утрате служебного документа работник органа администрации города информирует руководителя органа администрации города, после чего руководителем органа администрации города либо (по его поручению) заместителем руководителя назначается разбирательство, организуется розыск документа.
Если розыск документа не даёт результата, составляется акт об утрате документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.10. Муниципальным предприятиям, учреждениям (далее - организациям) в своей деятельности рекомендуется соблюдать требования положений настоящей Инструкции.
Раздел II
Основные понятия
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - организация, орган администрации города, должностное лицо или гражданин, подготовивший документ;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - принадлежность документа к определённой группе документов по признаку общности функционального назначения;
виза - реквизит, фиксирующий согласие (несогласие) должностного лица с содержанием документа;
включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;
внутренний документ - документ, не выходящий за пределы администрации города и направленный на решение различных текущих вопросов;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности администрации города, в том числе и органа администрации города, помещённый в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, использование и оперативное хранение документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности администрации города, в том числе и органа администрации города;
документооборот - движение документов с момента их подготовки или получения до завершения исполнения или отправки;
документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;
доступ (к документу) - возможность и условия получения и использования документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в установленном порядке проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость;
индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел администрации города, органа администрации города;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств;
исполнитель - работник администрации города, в зоне ответственности которого находится подготовка проекта документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководству;
контейнер электронного документа - электронная папка в виде ZIP-архива, включающая электронный документ, в том числе его метаданные, и обеспечивающая целостность электронного документа при его передаче на хранение;
контрольная сумма (файла/папки) - значение, рассчитанное по набору данных путём применения определённого алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
корреспонденция - документы, составляющие переписку между органами государственной власти, государственными и негосударственными организациями, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;
маршрут документа - последовательность операций, совершаемых с документом в процессе его подготовки и исполнения;
муниципальный правовой акт - решение, принятое непосредственно населением муниципального образования город Краснодар по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Краснодарского края, а также по иным вопросам, отнесённым Уставом муниципального образования город Краснодар в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования город Краснодар, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации города, органе администрации города, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в администрацию города или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию города;
объём документооборота - количество документов, поступивших в администрацию города, орган администрации города и созданных им за определённый период;
оперативное хранение документов - хранение документов в администрации города, органе администрации города до их передачи в архивный отдел или уничтожения;
оператор СЭД - управление информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города;
опись дел - учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в администрации города, органе администрации города и подлежащих передаче на архивное хранение;
организационно-распорядительная документация - комплекс документов (положения, уставы, решения, правила, постановления, распоряжения, приказы и др.), обеспечивающих реализацию функций управления органами администрации города, подведомственными организациями;
оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
первичная обработка документа (экспедиционная обработка документа) - комплекс работ, выполняемых с документом при его поступлении в администрацию города, орган администрации города (проверка правильности адресования, целостности, комплектности, сортировка и др.);
печать - устройство, содержащее клише, как правило, круглой формы, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица на документе путём нанесения оттиска клише на бумагу;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
подписание (документа) - заверение документа собственноручной либо электронной подписью должностного лица, физического лица;
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму;
резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;
система электронного документооборота (СЭД) - используемая в администрации города, подведомственных организациях автоматизированная информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, управление документами, оперативное хранение и доступ к ним;
срок хранения документов - период, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией);
утверждение документа - способ придания документу правового статуса;
файл электронного документа - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
штамп - устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учётного характера;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме (переведённая в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе);
электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Раздел III
Документирование управленческой деятельности
Подраздел III.I. Документы администрации города
3.1.1. В администрации города создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
В СЭД при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
При создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе, интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.1.2. В администрации города, отраслевых, функциональных и территориальных органах подготавливаются и издаются следующие виды муниципальных правовых актов:
постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар;
постановления и распоряжения администрации города;
распоряжения и приказы руководителей территориальных органов администрации города;
приказы руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, являющихся юридическими лицами.
В качестве отдельных документов или как приложения к правовым актам принимаются правила, инструкции, положения, регламенты, протоколы, акты.
3.1.3. Основу документооборота составляет деловая переписка (письма, служебные записки и т. д.).
3.1.4. Каждый документ в администрации города оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией и имеет определённый набор обязательных реквизитов, установленных подпунктом 3.4.2 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утверждённые) документы не допускается.
Документы, подготавливаемые в процессе осуществления деятельности администрации города, в том числе органов администрации города (кадровая, финансовая, бухгалтерская учётная и отчётная документация, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация и др.), должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией, в части оформления реквизитов, обеспечивающих юридическую значимость документов: наименование автора документа (администрации города, органа администрации города), дата документа, гриф утверждения, подпись, гриф согласования документа, виза, печать, отметка о заверении копии документа, а также реквизита, наносимого на документ, содержащий информацию, доступ к которой ограничен, - гриф ограничения доступа к документу.
Особенности оформления документов, создаваемых в процессе осуществления деятельности администрации города, в том числе органов администрации города, отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами, если они не определены настоящей Инструкцией, могут устанавливаться отдельными муниципальными правовыми актами.
Подраздел III.II. Бланки документов
3.2.1. Документы администрации города оформляются на бланках. Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.
3.2.2. Документы на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
При необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 x 420 мм).
Для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм).
Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.3. Для текстовых реквизитов бланков документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения (например, Times New Roman, PT Astra Serif) размером N 10, 12, 14, 16 пт. Не допускается использовать иные начертания (курсив, подчёркивание), кроме полужирного.
3.2.4. Бланки документов администрации города разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением N 2, при продольном - выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа.
3.2.5. Бланк письма администрации города включает реквизиты:
01 - герб (герб (геральдический знак) муниципального образования город Краснодар);
05 - наименование администрации города - автора документа;
13 - место составления (издания) документа.
Если бланк используется как бланк должностного лица, указывается реквизит:
07 - наименование должности лица - автора документа.
Кроме перечисленных реквизитов, на бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов:
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту.
В бланках писем органов администрации города дополнительно к перечисленным используется реквизит:
06 - наименование органа администрации города - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа (в бланках писем должностных лиц).
3.2.6. Бланк постановления, распоряжения администрации города, приказа органа администрации города включает реквизиты:
01 - герб (герб (геральдический знак) муниципального образования город Краснодар);
05 - наименование администрации города - автора документа;
09 - наименование вида документа;
13 - место составления (издания) документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту.
3.2.7. В администрации города может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
бланк постановления;
бланк распоряжения;
бланк приказа;
бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);
бланк письма администрации города;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя администрации города);
бланк письма органа администрации города;
бланк(и) резолюций (приложение N 3);
бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления).
3.2.8. В администрации города используются бланки документов с одноцветным воспроизведением герба муниципального образования город Краснодар:
бланк постановления главы муниципального образования город Краснодар (продольное расположение реквизитов);
бланк распоряжения главы муниципального образования город Краснодар (продольное расположение реквизитов);
бланк постановления администрации города (продольное расположение реквизитов);
бланк распоряжения администрации города (продольное расположение реквизитов);
бланк приказа руководителя органа администрации города (продольное расположение реквизитов);
бланк письма главы муниципального образования город Краснодар (угловое расположение реквизитов);
бланк письма первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар (угловое расположение реквизитов);
бланк письма администрации города (угловое расположение реквизитов);
бланк письма органа администрации города (угловое расположение реквизитов);
бланки писем коллегиальных органов, которым согласно положениям об этих коллегиальных органах предоставлено право переписки (угловое или продольное расположение реквизитов).
Образцы некоторых бланков документов приведены в приложениях N 4 - 6 к настоящей Инструкции.
3.2.9. Бланками строгого учёта являются:
бланк письма главы муниципального образования город Краснодар;
бланк письма первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
3.2.10. Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 - "Герб (герб (геральдический знак) муниципального образования город Краснодар)", который располагается над реквизитом 05 - "Наименование администрации города - автора документа", частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).
3.2.11. Для переписки с иностранными корреспондентами в администрации города можно использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на одном из иностранных языков - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - реквизиты бланка на одном из иностранных языков).
3.2.12. Общий отдел управления делами ведёт учёт использования бланков. Номерные бланки выдаются под подпись. Испорченные бланки подлежат возврату в общий отдел управления делами. Порядок изготовления, использования и хранения бланков документов установлен в разделе VIII.I настоящей Инструкции.
3.2.13. В администрации города используются бланки документов, изготовленные только типографским способом.
Изготовление бланков документов, используемых в администрации города, на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий писем, остающихся в делах.
3.2.14. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков.
Макеты бланков документов разрабатываются с соблюдением требований настоящей Инструкции, согласовываются с управлением делами и подлежат применению после осуществления указанного согласования.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.
3.2.15. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.
3.2.16. Организация изготовления (типографским способом) бланков писем главы муниципального образования город Краснодар, первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар, администрации города, постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар, постановлений и распоряжений администрации города, в том числе бланков строгого учёта, бланков органов администрации города, не являющихся юридическими лицами, осуществляется отделом материально-технического снабжения управления делами.
Подраздел III.III. Общие требования к изготовлению документов
3.3.1. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных настоящей Инструкцией требований правил оформления документов.
3.3.2. Документы, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь следующие поля:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
При альбомной ориентации страницы устанавливаются следующие поля:
левое - 20 мм;
правое - 20 мм;
верхнее - 30 мм;
нижнее - 10 мм.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа (за исключением документов, оформленных на бланке, и документов постоянного срока хранения). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При двусторонней печати оборотная сторона листа документа должна иметь поля:
левое - 10 мм;
правое - 30 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
3.3.3. При подготовке документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков и слова "страница".
Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.
Если документ имеет альбомную ориентацию, то номер страницы проставляется по центру с применением вертикального направления текста.
3.3.4. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения (например, Times New Roman, PT Astra Serif), чёрного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа - N 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 12 пт.
Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.
Заголовки разделов печатаются по центру текстового поля полужирным шрифтом.
Заголовки подразделов печатаются с абзацным отступом и выравниваются по ширине текстового поля.
Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.
При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации с использованием буквенного значения "ё".
При оформлении текста одного документа рекомендуется использовать одинаковые кавычки ("...").
Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей).
Используется автоматическая расстановка переносов.
Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
Строки реквизитов выравниваются по центру относительно самой длинной строки реквизита.
Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
3.3.5. Заголовки разделов центрируются по ширине текста, без абзацного отступа. Заголовки подразделов печатаются с абзацным отступом и выравниваются по ширине текстового поля.
3.3.6. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчёты и др.) может оформляться титульный лист (приложение N 7).
3.3.7. Отдельные документы (заявление, объяснительная записка и др.) допускается писать от руки по установленной форме.
3.3.8. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.
Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:
создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);
создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).
Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством межведомственного электронного документооборота, с внедрёнными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.
Электронные документы состоят из контента (содержания) и метаданных.
Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа.
3.3.9. Таблица размещается сразу за первым упоминанием её в тексте, но не далее следующей страницы либо оформляется в виде отдельного приложения.
В зависимости от ширины и объёма таблицы она размещается на листе книжной или альбомной ориентации. Слово "Таблица" располагают справа над таблицей. Таблицы нумеруют арабскими цифрами без указания знака "N" сквозной нумерацией в пределах текста документа, за исключением таблиц приложений. Таблицы каждого приложения имеют отдельную нумерацию, точка после номера не ставится.
При необходимости уточнения содержания таблицы приводят её заголовок, размещаемый ниже слова "Таблица", точка после заголовка не ставится.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Заголовки и подзаголовки граф - головка таблицы, графа для заголовков строк - боковик таблицы.
Заголовки граф печатаются в именительном падеже, в единственном числе (например, "Наименование муниципального образования", "Единица измерения"). В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается (за исключением единиц измерения).
Заголовки граф, как правило, располагаются параллельно, при необходимости - перпендикулярно строкам таблицы. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Заголовки граф и строк выравниваются по центру.
Например:
Таблица N 1
Наименование таблицы
|
Головка таблицы | ||||
|
Заголовок строк |
Заголовок граф |
Заголовок граф |
||
|
подзаголовок графы |
подзаголовок графы |
подзаголовок графы |
подзаголовок графы |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Подзаголовки строк |
строка |
строка |
строка |
строка |
|
Боковик |
Прографка |
|||
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Например:
|
Вид предпринимательской деятельности |
Базовая доходность |
|
|
2018 год, всего |
в том числе в месяц (средняя) |
|
Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
|
Наименование мероприятия |
Исполнитель и срок выполнения работ |
|
|
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
|
В заголовках и подзаголовках граф единицы измерения имеют форму родительного падежа множественного числа и печатаются в скобках.
Например:
|
N |
Наименование имущества |
Количество (шт.) |
Сумма (тыс. рублей) |
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри текста. Слова "Итого", "Всего" выделяются полужирным шрифтом, двоеточие после них не ставится, соответствующая им величина также выделяется полужирным шрифтом.
В прографке текст следует начинать со строчной буквы, за исключением имён собственных.
Графы таблицы должны быть пронумерованы.
Например:
|
N |
Наименование должности |
Размер должностного оклада (руб.) |
|
1 |
2 |
3 |
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то начиная со второй страницы печатаются только номера граф.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (2,4; 6,3).
Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и так далее.
Если в графах указываются пределы величин, то числа в графах выравниваются по тире или иному знаку.
Например:
|
Группа предприятий |
Общее количество рабочих |
Производительность труда (процентов) |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
6-8 |
66,8 |
|
5 |
10-15 |
76,3 |
Неоднородные величины располагаются в графах посередине.
Числовые значения показателя проставляются, как правило, по первой строке боковика. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк с использованием тире.
Например:
|
Наименование показателя |
2015 год |
2016 год |
2017 год |
2018 год |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
ЖК монитор (тыс. рублей) |
35,2 |
- |
- |
59,4 |
Если значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя.
Если все показатели, приведённые в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то её обозначение необходимо помещать над таблицей справа со строчной буквы в скобках.
Например:
Таблица 2
|
(тыс. рублей) | |||||
|
N |
Наименование муниципального образования |
Сумма |
|||
|
всего |
2016 год |
2017 год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
1. |
Город-курорт Геленджик |
157,0 |
- |
157,0 |
|
|
2. |
Город-герой Новороссийск |
101,8 |
67,7 |
34,1 |
|
В таблицах с видимыми границами, без видимых границ после номера пункта (подпункта), указанного в графе "N п/п", ставится точка.
В таблицах без видимых границ допускается между строками вставлять одну разделительную строку.
К тексту приложения (или таблице) могут относиться сноски и примечания.
Если таблица видимая, сноски и примечания располагают в конце таблицы (внутри) над линией, обозначающей окончание таблицы. Если таблица невидимая, то сноски и примечания отделяют от данных таблицы сплошной линией (длина - 5 см).
Сноска состоит из знака сноски и текста сноски.
Знак сноски ставится без пробела после того слова, предложения, числа, символа, к которому даётся пояснение, а также перед поясняющим текстом. Знак сноски печатается надстрочно и оформляется арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой либо в виде звёздочки "*".
Арабские цифры в качестве знака сноски используются в тех случаях, когда нумерация сносок постраничная или сквозная (через весь текст). Если в тексте документа встречается несколько сносок, их обозначают цифрами в возрастающем порядке.
Знак сноски ставится с абзацным отступом 1,25 см. После знака сноски без пробела печатается её текст с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал, в конце текста ставится точка. Знаки сносок должны быть оформлены единообразно по всему тексту.
Примечание начинается с абзацного отступа, печатается с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал. В конце текста примечания ставится точка.
Если примечание одно, то после слова "Примечание" (без кавычек) ставится точка. Если примечаний несколько, слово "Примечание" употребляется во множественном числе, после него ставится двоеточие. Пункты примечания нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Примечание даётся в конце текста. Если есть сноски, то примечания размещаются после них.
Например:
Таблица N 3
|
(тыс. штук) | |||
|
N |
Наименование трактора |
2017 год |
2018 год |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1. |
Тракторы - всего, из них: гусеничные тракторы Т-74 тракторы Т-150 - всего, в том числе колесные тракторы: Т-150К Т-150 |
60 |
65* |
|
42 |
35 |
||
|
18 |
30 |
||
|
17 |
20 |
||
|
1 |
2 |
||
|
|
----------------------------- * Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объём поставок тракторов при необходимости может быть уточнён заводом-изготовителем. 2. Срок поставки тракторов может быть уточнён ведомством. |
||
При графическом оформлении структуры органа администрации города, указываются полные наименования должностей руководителей, их заместителей, наименования структурных подразделений и организационные связи между ними, обозначаемые линиями или стрелками.
Состав коллегиальных органов (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т. п.) может утверждаться по должностям или персонально.
Оформление состава коллегиального органа начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.
Первыми в составе коллегиального органа указываются руководитель (председатель, сопредседатели) этого органа, его заместитель (заместители), секретарь.
Фамилию, имя, отчество и (или) наименование должности каждого члена коллегиального органа отделяют от следующего за ним двумя одинарными межстрочными интервалами.
Включение в состав коллегиального органа лиц (должностей), не являющихся работниками (должностями) органов администрации города, отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации города (за исключением работников (должностей) муниципальных казённых учреждений муниципального образования город Краснодар), осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают: "(по согласованию)".
При формировании коллегиального органа по должностям состав коллегиального органа оформляется в виде перечня, в котором указываются полное наименование замещаемой должности и, при наличии, должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, сопредседатель, ответственный секретарь и др.).
При формировании персонального состава коллегиального органа состав коллегиального органа оформляется в виде скрытой таблицы (без обрамления), в первой графе которой указываются фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа (в случае необходимости), во второй - полное наименование замещаемой должности и, при наличии, должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, сопредседатель, секретарь и др.).
Имя и отчество располагают под фамилией и печатают с одинарным межстрочным интервалом. Первые буквы фамилии и имени располагают от левой границы текстового поля без абзацного отступа. Наименование должности ограничивается правой границей текстового поля.
Персональный состав членов коллегиального органа формируют в алфавитном порядке.
Образцы оформления состава коллегиального органа приведены в приложении N 8 к Инструкции.
Подраздел III.IV. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) документа.
3.4.2. При подготовке документов администрации города, органов администрации города используются следующие реквизиты:
01 - герб (геральдический знак) муниципального образования город Краснодар;
02 - эмблема (при наличии);
04 - код формы документа;
05 - наименование администрации города - автора документа;
06 - наименование органа администрации города - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об администрации города, в том числе органе администрации города;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.
Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
3.4.3. Бланк постановления (распоряжения) главы муниципального образования город Краснодар должен включать реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование должности лица - автора документа;
наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
место составления (издания) документа;
отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".
3.4.4. Бланк постановления (распоряжения) администрации города должен включать реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование администрации города - автора документа;
наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
место составления (издания) документа;
отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".
3.4.5. Бланк распоряжения главы администрации территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар должен включать реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование должности лица органа администрации города - автора документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".
3.4.6. Бланк приказа главы администрации территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар должен включать реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование должности лица органа администрации города - автора документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".
3.4.7. Бланк приказа органа администрации города, являющегося юридическим лицом, должен включать реквизиты:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование органа администрации города - автора документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
отметки для размещения реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа".
3.4.8. Бланк письма администрации города должен включать реквизиты, предусмотренные пунктом 3.2.6 подраздела III.II раздела III настоящей Инструкции.
В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит "наименование должности лица - автора документа", а в бланк письма органа администрации города - реквизит "наименование органа администрации города - автора документа".
3.4.9. Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и др.), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
3.4.10. Изображение герба муниципального образования город Краснодар.
Воспроизводится на бланках документов в соответствии с законодательными и иными муниципальными нормативными правовыми актами.
На бланках с резолюцией главы муниципального образования город Краснодар изображение герба муниципального образования город Краснодар воспроизводится в многоцветном варианте, на остальных бланках - в одноцветном варианте.
Изображение герба муниципального образования город Краснодар помещается на бланке документа над реквизитами администрации города - автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки.
Описание герба муниципального образования город Краснодар установлено решением городской Думы Краснодара от 07.07.2005 N 70 п. 7 "О Гербе муниципального образования город Краснодар".
3.4.11. Код формы документа.
Проставляется на унифицированных формах документов, включённых в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по (наименование классификатора)" и цифрового кода.
Например: форма по ОКУД 0211151
3.4.12. Наименование автора документа.
Наименование администрации города - на бланках документов должно соответствовать наименованию, установленному в Уставе муниципального образования город Краснодар.
На бланках документов указывается полное официальное наименование органа местного самоуправления.
Наименование органов администрации города указывается в бланках органов администрации города, если их использование установлено муниципальными правовыми актами, и указывается под наименованием администрации города.
Наименование должности лица - реквизит бланка должностного лица (руководителя, заместителя руководителя, иных должностных лиц администрации города, имеющих право использовать бланки должностных лиц).
3.4.13. Справочные данные об администрации города (органе администрации города).
Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес, основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учёт (ИНН/КПП).
Почтовый адрес в справочных данных указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи") (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
3.4.14. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол и др.).
Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием администрации города (органа администрации города, коллегиального органа, должности лица) - автора документа.
При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.
3.4.15. Дата документа.
Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделёнными точкой: 05.06.2018 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений);
словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.
Словесно-цифровой способ оформления даты используется при оформлении ссылки на правовой акт, а также в текстовой части правовых актов и документов финансового характера.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа, либо непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
При оформлении рукописных материалов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами "наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "справочные данные об администрации города (органе администрации города)" (в бланках писем).
Датой документа, изданного совместно двумя или более органами администрации города (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.
3.4.16. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.), автоматически формируется с использованием СЭД.
На документе, составленном совместно двумя и более органами администрации города, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них.
Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований органов администрации города - авторов документа в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд администрации города.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
В зависимости от содержания правового акта к номеру через дефис добавляются буквенные индексы "-р", "-рл", "-к", "-в", "-о", "-л".
Буквенные индексы печатаются без кавычек.
Регистрационный номер направляемого (исходящего) документа состоит из порядкового номера документа и утверждённого индекса автора направляемого документа (органа администрации города).
Перечень индексов, присвоенных органам местного самоуправления и используемых в администрации города, утверждается распоряжением администрации города.
Направляемые (исходящие) документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами и этикетными фразами регистрируются под одним номером и имеют единый экземпляр приложения(-й).
Все регистрационные отметки (регистрационный номер и дата документа) проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка рукописным способом с использованием чернил чёрного (синего) цвета чётко читаемыми цифрами и буквами. При необходимости подготовки второго экземпляра документа, остающегося в деле, регистрационные отметки проставляются слева, над заголовком к тексту, рукописным способом или с помощью штрихкода (штампа).
3.4.17. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Состоит из регистрационного номера и даты входящего документа, на который даётся ответ, проставляется в виде отметки "На N ________ от___________" в бланке письма.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа".
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
В СЭД в регистрационной карточке (далее - РК) документа должна быть указана связка с документом, на который даётся ответ.
3.4.18. Место составления (издания) документа.
Указывается в бланках документов (кроме бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите "справочные данные об организации"), внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и других), а также если входит в официальное наименование органа местного самоуправления.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением (г. Краснодар).
3.4.19. Гриф ограничения доступа к документу.
Проставляется в правом верхнем углу над реквизитами бланка, от границы верхнего поля первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.
Гриф ограничения доступа к документу (пометка "Для служебного пользования", гриф "Коммерческая тайна") может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, который располагается ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравнивается по отношению к ней по центру.
Например:
|
|
Для служебного пользования |
3.4.20. Адресат.
Реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и др.).
Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, общественное объединение, иная организация, её структурное подразделение, должностное лицо, гражданин, группа государственных органов, организаций или граждан.
Реквизит "Адресат" оформляется в верхней правой части первого листа документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Длина строки реквизита не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем.
Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.
При адресовании документа в исполнительные органы государственной власти Краснодарского края, иные государственные органы, орган местного самоуправления или организацию указывается полное или сокращённое наименование соответствующего органа власти (организации) в именительном падеже. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Например:
|
|
Муниципальное казённое учреждение |
|
Северная ул., д. 279, г. Краснодар, 350020 |
При адресовании документа в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, иного государственного органа (организации), органы местного самоуправления наименование организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделения.
Например:
|
|
Министерство природных ресурсов |
При адресовании документа должностному лицу администрации города, органа администрации города, иного государственного органа (организации) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа администрации города, иного государственного органа (организации), и инициалы, фамилия, должностного лица.
Например:
|
|
Заместителю главы муниципального |
|
И.О. Фамилия |
или:
|
|
Руководителю |
|
И.О. Фамилия |
Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.
При адресовании письма руководителю органа администрации города наименование должности руководителя, включающее наименование органа администрации города, инициалы и фамилия указываются в дательном падеже.
Например:
|
|
Начальнику управления цен и тарифов |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.
Например:
|
|
г-ну И.О. Фамилия |
|
|
г-же И.О. Фамилия |
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание.
Например:
|
|
Ректору ФГБОУ ВО |
|
И.О. Фамилия |
или:
|
|
Командиру войсковой части 1234, генерал-майору внутренних войск |
|
И.О. Фамилия |
При рассылке документа группе адресатов адресат указывается обобщённо.
Например:
|
|
Отраслевым, функциональным органам |
или должностным лицам:
|
|
Главам администраций |
или:
|
|
Главам муниципальных образований |
|
|
Руководителям муниципальных казённых |
При рассылке документа не всем органам администрации города под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Например:
|
|
Руководителям отраслевых,
(по списку) |
Список рассылки составляется исполнителем, содержит информацию об адресате, при необходимости - адреса и номера бланков и включается в РК документа в СЭД вместе с текстом рассылаемого письма. Если документ направляется адресатам не через СЭД, то список рассылки подписывается исполнителем, прилагается к тексту рассылаемого документа и помещается в дело со вторым экземпляром.
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения ещё нескольким органам администрации города, иным государственным органам (организациям) или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырёх, за исключением документов, подготовленных с учётом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово "копия" перед вторым - четвёртым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчёркнуто.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщённо. Если при этом необходимо направить письмо с одинаковым текстом, указав конкретного адресата и сохранив обращение к нему, следует подготовить первые экземпляры таких писем (на бланке), а второй экземпляр сделать общим, указав обобщённого адресата и обезличив обращение.
Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
для юридического лица - полное или сокращённое наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населённого пункта;
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы в дательном падеже, затем почтовый адрес.
Например:
|
|
Обуховой В.П. |
|
Уральская ул., д. 18, кв. 2, пос. Ясный, Красноармейский район, Краснодарский край, 353660 |
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, федеральные органы исполнительной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы государственной власти Краснодарского края, подведомственные организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
|
|
Иванову М.И. |
|
mivanov@yandex.ru |
Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя - в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):
|
адрес отправителя |
|
|
|
Администрация муниципального |
|
|
Красная ул., 55, ст-ца Динская, 353204 |
|
исх. 07-07-189/18 |
|
Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке.
На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.
На международных почтовых отправлениях адрес оформляется согласно пункту 3.18.6 (деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам) подраздела III.XVIII раздела III настоящей Инструкции.
3.4.21. Гриф утверждения.
Проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).
При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование государственного органа или органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения.
Например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
Дата |
|
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЁН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
|
(Регламент) |
УТВЕРЖДЁН |
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ |
|
|
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утверждён документ, дата и номер протокола (в скобках).
Например:
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.
Гриф утверждения, входящий в состав отметки о приложении к муниципальному правовому акту, оформляется согласно пункту 3.8.17 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции.
3.4.22. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - это краткое содержание документа, составляется ко всем документам (кроме телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках формата A5).
Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчёркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "о чем?", он начинается с предлога "о" ("об"). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о выделении средств;
акт (чего?) приёма-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
Заголовок к тексту документа, кроме муниципального правового акта, оформляется под реквизитами бланка, отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце, шрифтом Times New Roman либо PT Astra Serif N 14 пт. Длина строки заголовка к тексту письма должна составлять не более 7,5 см. Заголовок к муниципальным правовым актам, протоколам, заключениям, положениям, правилам, инструкциям (должностным инструкциям), справкам, актам, а также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру текстового поля документа и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к муниципальному правовому акту отделяется от реквизита бланка тремя одинарными межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, выравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом, не заключается в кавычки, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать 15 см.
3.4.23. Текст документа.
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.
Текст документа излагается современным русским литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения.
В тексте документа не допускается употребление:
просторечной и экспрессивной лексики;
иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;
обобщённых рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
Текст документа отделяется от заголовка к тексту тремя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по ширине текстового поля.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование вида правового акта, наименование государственного органа (организации, должностного лица), издавшего документ, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту;
наименование государственного органа (организации или должностного лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.
Например:
В соответствии с постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 06.06.2012 N 4527 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации муниципального образования город Краснодар"...
Текст документа излагается:
в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет: ...");
в постановлениях, распоряжениях, приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... постановляю:", "приказываю:");
в приказах, изданных совместно двумя или более органами администрации города, - от первого лица множественного числа ("... приказываем");
в протоколах заседаний - от третьего лица с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");
в деловых письмах, оформленных на бланках органа администрации города, - от первого лица множественного числа ("просим", "направляем", "предлагаем" и др.) или от третьего лица единственного числа ("администрация муниципального образования город Краснодар берёт на себя расходы...", "управление считает возможным ...");
в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ..." и др.);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность органов администрации и (или) их структурных подразделений администрации города, работников (положение, должностной регламент, инструкция) или содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "в состав управления входят ...", "комиссия провела проверку ...").
При оформлении текста документа не допускается:
разбивать по строкам сокращения, обозначающие единицы измерения, к примеру "тыс. рублей", составные части дат, инициалы и фамилию, а также отделять цифры от связанных с ними слов или сокращений;
использовать курсив и подчёркивание для выделения текста и его элементов;
отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;
заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);
начинать строку со знака "тире".
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх. Структура документа обусловлена его видом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (пункт 3.3.9 подраздела III.III раздела III настоящей Инструкции).
Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований (приложение N 9), числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения (приложение N 10).
Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение, предприятие или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращённый вариант: "(далее - ...)", который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: "(далее также - ...)", то в последующем тексте употребляется как сокращённое, так и полное наименование.
При упоминании в тексте фамилий должностных лиц инициалы указываются перед фамилией.
В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.
Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом.
Например:
1 марта 2017 г. (с указанием конкретной даты);
в марте 2018 года (без указания конкретной даты);
в первом полугодии 2016 года;
в четвёртом квартале 2018 года;
с 1998 года по 2003 год;
в 2015 - 2017 годах;
с 15 августа по 29 августа 2019 года.
Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением.
Например:
8-й ряд; 1-го класса; 90-е годы; в 20-х числах ноября. Но: до 20 мая 2019 г., с 1 января 2018 г.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, III квартал.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется.
Например:
Оплатить расходы в сумме 36 597 (тридцати шести тысяч пятисот девяноста семи) рублей 25 копеек.
Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 53,8 процента; 72,3 метра.
Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своём составе числительные, пишутся следующим образом: 225-летие, 9-дневный, пятинедельный.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами.
Например: 50%, но пятьдесят процентов.
Знаки "N", "%" при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30-40%, N 5-9.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.
3.4.24. Отметка о приложении.
Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.
В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:
если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения):
|
Приложения: |
1. Положение об управлении делами администрации муниципального образования город Краснодар на 10 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе управления делами администрации муниципального образования город Краснодар на 5 л. в 2 экз. |
если приложение (приложения) сброшюровано(ы) или прошито(ы), то количество листов не указывается:
Приложение: отчёт о проведении приёма иностранной делегации в 3 экз.
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
муниципальный контракт от 10 июля 2019 г. N 55/36 и приложения к нему, всего на 8 л. |
если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
если приложение (копии правовых актов, личные дела, трудовые книжки, брошюры и книги) направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 7 л. в 1 экз. только в адрес.
если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:
|
Приложение: |
на 15 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес nut@krasnodar.ru. |
если приложением к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:
|
Приложение: |
докладная записка N 2-ДСП экз. N 3, на 5 л., для служебного пользования. |
если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: DVD-R в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объём в байтах.
При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):
Приложение: аналитическая справка о ... на 20 л., справка_195.pdf, 55 Kb.
Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещённых в архив, и их объёма в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объёма файла в формате zip).
Например:
Приложение: 5 приложений в Архив.zip, 100 Кб.
В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, решениях, приказах), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: приложение N 1, перед номером приложения ставится знак номера;
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к постановлению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от 15.08.2020 N 112
В отметке о приложении может указываться сокращённое наименование органа местного самоуправления. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Ширина зоны расположения реквизита не должна превышать 7,5 см.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Например:
|
|
УТВЕРЖДЕНО |
Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.
В правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах) отметка о приложении оформляется согласно пункту 3.8.16 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции.
3.4.25. Гриф согласования.
Проставляется на документе в случае его внешнего согласования (с иными органами администрации города, государственными органами, организациями, должностными лицами).
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита "Подпись";
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких сторон.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа администрации города, органа государственной власти Краснодарского края, иного государственного органа, организации), его подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО | |
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
23.06.2019 | |
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращённое наименование органа администрации города, иного государственного органа (организации) - автора документа, дата и номер письма.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.
3.4.26. Виза.
Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Например:
|
Начальник бюджетного отдела | |
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Дата | |
или:
|
Заместитель главы |
Подпись (дата) |
И.О. Фамилия |
В документах, подлинники которых хранятся в администрации города, органе администрации города, визы проставляют на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю, или на обороте последнего листа подлинника документа, или на листе согласования, прилагаемом к документу.
В направляемых (исходящих) документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело, на лицевой стороне ниже подписи. Возможно полистное визирование документа и его приложений на оборотной стороне листа.
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами органов администрации города, первым заместителем главы, заместителем главы муниципального образования город Краснодар, координирующим данный вопрос.
Если документ визируется лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, допускается вносить от руки исправления в наименование должности и расшифровку фамилии в листах согласования подготовленного проекта документа.
Согласование документов может проводиться в электронной форме с использованием СЭД в РК за исключением случаев, если иной порядок установлен настоящей Инструкцией.
При наличии замечаний визу оформляют следующим образом:
|
С замечаниями. Заместитель директора | |
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
или (в листе согласования):
|
Директор правового |
С замечаниями Подпись (дата) |
И.О. Фамилия |
Замечания подписываются и прилагаются к документу.
Организация процедуры согласования проектов отдельных видов документов представлена в подразделе III.X раздела III настоящей Инструкции.
3.4.27. Подпись.
Является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписывающего документ, его подпись, инициалы, фамилию (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и её расшифровку (инициалы и фамилию).
Например:
Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия
Реквизит "Подпись" оформляется от левой границы текстового поля на три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование администрации города, органа администрации города.
Например:
|
Начальник управления контроля |
Подпись |
И.О. Фамилия |
на бланке управления:
|
Начальник управления |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить её на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.
При оформлении подписи главы муниципального образования город Краснодар слова "Глава муниципального образования" и "город Краснодар" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля:
|
Глава муниципального образования |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.
Например:
|
Первый заместитель главы |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель главы |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
|
Директор правового департамента |
|
Директор департамента финансов |
||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
В документах, подготовленных коллегиальным органом, в подписи указывается статус лица в составе этого органа. Подписи членов коллегиального органа (кроме председателя и секретаря) располагаются в алфавитном порядке их фамилий.
Например:
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
Подпись
Подпись |
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия |
При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с правовым актом о возложении исполнения обязанностей.
Например:
|
Исполняющий обязанности |
Подпись |
И.О. Фамилия |
на бланках письма главы муниципального образования города Краснодар и правовых актов главы муниципального образования город Краснодар, администрации города:
|
Исполняющий обязанности |
Подпись |
И.О. Фамилия |
На бланке письма администрации города наименование должности заместителя главы муниципального образования город Краснодар печатается полностью.
Например:
|
Заместитель главы |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Управляющий делами администрации |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. При этом необходимо оформлять (печатать) наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, фактически подписывающего документ.
Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица (вместо личной подписи) на документах служебного характера не допускается. При подготовке поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов допускается использование факсимильного воспроизведения подписи должностного лица.
Документ, оформленный на бланке постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар, постановления и распоряжения администрации города подписывается исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица. Должность исполняющего обязанности главы муниципального образования город Краснодар (заместителя главы муниципального образования город Краснодар) печатается полностью.
Например:
|
Исполняющий обязанности |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Управляющий делами |
Подпись |
И.О. Фамилия |
3.4.28. Отметка об электронной подписи (ЭП).
Используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.
Отметка об ЭП формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями законодательства Российской Федерации.
Например:
|
Директор департамента |
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а222ррр000000000011 Действителен с 01.06.2019 по 01.06.2022 |
И.О. Фамилия |
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.
3.4.29. Печать.
Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (приложение N 11).
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
3.4.30. Отметка об исполнителе.
Включает имя, отчество (при наличии) и фамилию исполнителя и номер его телефона.
Например:
|
И.О. Фамилия 2624146 |
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки ("Исп.:" или "Тел.:", "Телефон:") не ставятся.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места - на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом N 12, 14 пт.
Например:
|
И.О. Фамилия, главный специалист отдела учёта и отчётности 2624146, i.o.familiya@krd.ru |
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (N 10, 11 пт).
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя.
Например:
|
Отп. - 2 экз. Экз. N 1 - в адрес. Экз. N 2 - в дело. Исп. и отп. И.О. Фамилия 12.06.2019 2689326 |
3.4.31. Отметка о заверении копии.
Оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита "Подпись", или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа - на обороте документа и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Например:
|
Верно Начальник общего отдела |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Дата |
Печать |
|
|
Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.
Например:
|
Верно Прошито и пронумеровано ____________________ листа(ов) |
|
|
|
|
Заместитель управляющего делами |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Дата |
Печать |
|
|
Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист копии документа.
Если копия документа выдаётся для представления в государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью администрации города, органа администрации города. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Например:
Подлинник документа находится в архивном отделе управления делами администрации муниципального образования город Краснодар в деле N 10.01-03 за 2019 год.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
В случаях, установленных настоящей Инструкцией, допускается заверять копии документов печатью без отметки о заверении копии (например, при рассылке копий правовых актов администрации города согласно заявке на рассылку). Копии приложений к правовым актам печатью не заверяются.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП должностного лица, руководителя органа администрации города или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объёма каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
Отметка о заверении архивных копий архивных документов, хранящихся в архивном отделе, регламентируется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24.
3.4.32. Отметка о поступлении документа.
Служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию города, орган администрации города и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа или штрихкода.
3.4.33. Резолюция.
Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа (на первой странице справа, между реквизитом "Адресат" и текстом документа), или на бланке резолюции (приложение N 3), или вносится в РК документа в СЭД.
Резолюция включает фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения; подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции:
|
|
Фамилия И.О., Фамилия И.О. |
|
Прошу подготовить предложения к 10.09.2019 Подпись Дата |
Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
В СЭД резолюция оформляется в РК документа, может дополняться отметками "Срочно", "Оперативно".
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчёркивается, либо обозначается словом "Отв." ("Ответственный"). В СЭД ответственный исполнитель отмечается знаком "!" красного цвета либо словом "отв.".
Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
3.4.34. Отметка о контроле.
Свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа "Контроль" (красная буква "К" в круге) справа на верхнем поле первой страницы документа.
Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в РК документа.
Отметка о контроле в СЭД в РК документа обозначается буквой "К".
3.4.35. Отметка о направлении документа в дело.
Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка о направлении документа "В дело" располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.
Например:
|
|
В дело N 01-18 за 2018 г. |
|
Ведущий специалист Подпись Дата |
Возможно проставление отметки о направлении документа в дело в виде штампа: "В дело N ______".
Отметка о направлении документа "В дело" может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа и подтверждаться дополнительными документами.
Например:
|
|
Проведено совещание 28.05.2017 В дело N_____ за 2018 год |
|
|
Ведущий специалист общего отдела | ||
|
Подпись |
Дата |
|
При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывают также его номер, дату.
Например:
|
|
Издан приказ от 1 июня 2019 г. N 84 В дело N _____ за 2017 г. |
|
|
Ведущий специалист общего отдела | ||
|
Подпись |
Дата |
|
или:
|
|
Исполнено. Исх. от _____ N ____ В дело N ____ за 2017 год |
|
|
Ведущий специалист общего отдела | ||
|
Подпись |
Дата |
|
Электронные документы подлежат списанию "В дело" в СЭД согласно утверждённой номенклатуре дел.
Подраздел III.V. Процедура подготовки документа
3.5.1. Проекты документов, подготовленные администрацией города, подлежат согласованию.
Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется органом администрации города - исполнителем.
Согласование проекта документа в администрации города оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
Гриф согласования оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.25 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции, а виза - в соответствии с подпунктом 3.4.26 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Решение о согласовании проекта документа, созданного в администрации города, с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.
Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД (за исключением случаев предусмотренных настоящей Инструкцией). По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью составителя проекта, с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.27 настоящей Инструкции.
Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения.
Утверждению подлежат муниципальные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), а также документы длительного действия (планы, программы, отчёты о их выполнении и некоторые другие документы).
Документы утверждаются правовым актом (приказом, распоряжением, постановлением) или непосредственно руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.21 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Примерный перечень утверждаемых документов приведён в приложении N 12 к настоящей Инструкции.
Подраздел III.VI. Состав документов, образующихся в деятельности администрации города
3.6.1. В целях регулирования деятельности администрации города, организации выполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг, управления муниципальным имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами, законами Краснодарского края и иными нормативными правовыми актами, определяющими полномочия администрации города, администрация города в пределах своей компетенции издаёт:
муниципальные правовые акты;
протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);
информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и другое.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации города создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчёты и другое.
В установленных законодательством случаях администрация города может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и другое).
Подраздел III.VII. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов
3.7.1. В систему муниципальных правовых актов входят:
Устав муниципального образования город Краснодар, правовые акты, принятые на местном референдуме;
решения городской Думы Краснодара;
постановления и распоряжения председателя городской Думы Краснодара;
постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар;
постановления и распоряжения администрации города;
распоряжения и приказы руководителей территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар;
приказы руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, являющихся юридическими лицами;
распоряжения и приказы председателя Контрольно-счётной палаты муниципального образования город Краснодар.
Устав муниципального образования город Краснодар и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов, имеют прямое действие и применяются на всей территории муниципального образования город Краснодар.
Иные муниципальные правовые акты не должны противоречить Уставу муниципального образования город Краснодар и правовым актам, принятым на местном референдуме.
Муниципальные нормативные правовые акты, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в целях выявления положений, необоснованно затрудняющих осуществление предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат экспертизе, проводимой органами местного самоуправления муниципального образования город Краснодар в порядке, установленном муниципальными нормативными правовыми актами в соответствии с законодательством Краснодарского края.
Глава муниципального образования город Краснодар в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Краснодарского края, Уставом муниципального образования город Краснодар, решениями городской Думы Краснодара, издаёт постановления администрации города по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления муниципального образования город Краснодар федеральными законами и законами Краснодарского края, а также распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.
Глава муниципального образования город Краснодар издаёт постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар по иным вопросам, отнесённым к его компетенции Уставом муниципального образования город Краснодар в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", другими федеральными законами.
Постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар, постановления и распоряжения администрации города обязательны для исполнения на территории муниципального образования город Краснодар.
Руководители территориальных органов администрации города издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесённым к их компетенции муниципальными правовыми актами.
Руководители органов администрации города, являющихся юридическими лицами, издают приказы по вопросам, отнесённым к их компетенции муниципальными правовыми актами.
3.7.2. При подготовке проектов муниципальных правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:
законности;
научной обоснованности;
системности;
своевременности принятия, изменения либо отмены правовых актов.
Проекты муниципальных правовых актов подлежат обязательному оформлению в соответствии с настоящей Инструкцией.
В муниципальных правовых актах не допускается:
применение произвольных сокращений или искажение наименований органов власти, их структурных подразделений, подведомственных организаций, - исполнителей;
применение произвольных технических и других терминов, сокращённых слов и наименований.
С точки зрения юридического содержания муниципальный правовой акт должен отвечать следующим основным требованиям:
соответствовать нормативным правовым актам высшей юридической силы;
разрабатываться с учётом ранее изданных нормативных правовых актов, с учётом последних изменений в действующем законодательстве;
приниматься только уполномоченным на то органом (должностным лицом) местного самоуправления (в пределах его компетенции);
содержать эффективную регламентацию общественных отношений;
обеспечивать взаимосвязь данного акта с другими правовыми актами и обеспечивать его действительную реализацию;
быть направленным на упорядочение однородных общественных отношений, соблюдение чёткого разграничения между отраслевыми нормами;
соблюдать принцип полноты правового регулирования (отсутствие пробелов и упущений в правовом регулировании);
отвечать реальным интересам гражданина, общества, государства;
быть принятым с учётом анализа существующей потребности в принятии акта и прогноза последствий принимаемых решений;
содержащиеся в акте правовые предписания должны соответствовать времени издания акта, быть необходимыми именно на данном этапе общественного развития.
Правовые акты органов местного самоуправления издаются в форме муниципальных нормативных правовых актов и муниципальных правовых актов.
Муниципальные нормативные правовые акты обладают следующими признаками:
устанавливают правила поведения, обязательные для исполнения неопределённым кругом лиц на всей территории муниципального образования город Краснодар, и рассчитаны на неоднократное применение;
муниципальные акты носят подзаконный характер;
муниципальные правовые акты имеют официальный характер, выражают волю граждан муниципального образования город Краснодар или волю органа местного самоуправления, должностного лица и влекут юридические последствия.
Волеизъявление становится правовым актом при условии соблюдения процедуры его надлежащего оформления, принятия и официального опубликования.
Правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями, обладают равной с ним юридической силой.
Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены муниципальных нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами Краснодарского края; Уставом муниципального образования город Краснодар и иными муниципальными нормативными актами.
3.7.3. Проект муниципального правового акта может быть разработан как:
новый муниципальный правовой акт;
внесение изменений в муниципальный правовой акт.
Муниципальный правовой акт должен содержать:
указание на форму (вид) акта;
наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;
подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий правовой акт;
дату, место принятия (издания) и номер акта.
В муниципальный правовой акт как правило включается преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.
Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.
Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.
Основная часть текста проекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.
Ссылки в структурных единицах муниципального правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.
Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.
Ссылки в муниципальных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.
Внесение изменений в муниципальный правовой акт, признание муниципального правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого муниципального правового акта.
При внесении изменений в муниципальный правовой акт необходимо прилагать таблицу поправок, обосновывающую внесение соответствующих изменений (приложение N 13).
Проект муниципального правового акта и муниципальный правовой акт создаются на бумажном носителе, за исключением проектов муниципальных правовых актов и муниципальных правовых актов по вопросам реализации бережливого проекта "Сквозной инвестиционный поток", создаваемых и согласовываемых в электронном виде с использованием СЭД.
Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и соответствующих Правил, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации.
При подготовке проектов муниципальных правовых актов также необходимо соблюдать логическое и чёткое языковое изложение информации, использовать устоявшиеся технические средства и приёмы построения и оценки содержания правовых норм. Норма права должна быть формально определённой, точной, чёткой и ясной, не допускающей расширительного толкования установленных ограничений и, следовательно, произвольного их применения.
Под соблюдением логических правил при построении правовых норм понимается следующее:
изложение материала должно быть структурированным и последовательным, точным, исключающим вероятность двусмысленного толкования норм (поставленные задачи следует закреплять в виде чётких и конкретных формулировок);
муниципальные правовые акты должны быть содержательными. Не следует допускать противоречия одного положения муниципального правового акта другому положению (внутренние противоречия), необоснованное повторение одних и тех же положений в различных структурных единицах муниципального правового акта, наличия дублирования правовых предписаний.
Необходимо осуществлять правильное толкование содержания разрабатываемого муниципального правового акта в целях анализа содержания текста, уяснения смысла правовой нормы, определения её места и роли в правовом акте, обеспечения единства понимания правовых норм, выявления сущностных признаков юридических понятий, содержащихся в тексте.
Текст муниципального правового акта должен иметь официальный характер, поэтому при подготовке проекта муниципального правового акта необходимо соблюдать языковые правила изложения правового материала. Муниципальный правовой акт должен быть точным, ясным и достоверным, в нём должны отсутствовать грамматические, орфографические, пунктуационные ошибки.
Официальность стиля характеризуется нейтральностью, беспристрастностью, сдержанностью, отсутствием образных сравнений, повелительностью.
Муниципальный правовой акт должен соответствовать лексическим, синтаксическим и стилистическим правилам современного русского языка.
При подготовке муниципального правового акта необходимо использовать общепринятые слова и словосочетания, языковые обороты, не допускать использования слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке.
Термины и понятия, используемые в муниципальном правовом акте, должны употребляться в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией; не рекомендуется использовать устаревшие термины и понятия; рекомендуется давать определения используемых в муниципальном правовом акте юридических, технических и других специальных терминов, если без этого затруднено его применение.
Рекомендуется использовать понятия и термины, которые применены в Конституции Российской Федерации, в федеральных конституционных законах, федеральных законах, в других нормативных правовых актах Российской Федерации, Уставе Краснодарского края, законах и иных нормативных правовых актах Краснодарского края.
В тексте муниципального правового акта не допускается использование не применимых и не выполнимых на практике норм. В нормативный муниципальный правовой акт включаются нормативные предписания, содержание которых позволяет субъектам права с достаточной точностью уяснить их должное поведение (соблюдение принципа правовой определённости).
Муниципальный нормативный правовой акт должен иметь властный характер предписаний (подлежать обязательному исполнению на территории муниципального образования).
При построении предложений в тексте муниципального правового акта необходимо соблюдать синтаксические и стилистические правила.
Предложение должно отвечать следующим требованиям:
точно выражать мысль;
быть грамотно составленным с учётом правил склонения и спряжения, правил употребления служебных частей речи - предлогов, союзов, частиц;
быть юридически нейтральным (использовать обезличенную форму при изложении норм; использовать неопределённые формы глаголов или глаголы в третьем лице; использовать официально-деловой стиль текста, не отвлекающий от сути муниципального правового акта);
быть доступным для восприятия (не должно быть очень сложным, перегруженным грамматическими конструкциями);
не использовать обобщённо отвлечённые грамматические формы (предложения не должны быть длинными, не должны использоваться однотипные грамматические формы);
в предложении должна соблюдаться строгая последовательность изложения текста;
предложения должны употребляться в утвердительной и повествовательной форме (следует избегать использования условных предложений, а также не использовать вопросительных предложений).
При использовании в тексте муниципальных правовых актов аббревиатур (сокращений словосочетаний, образованных из первых букв слов), рекомендуется придерживаться нескольких правил. Аббревиатуры должны:
точно воспроизводить начальные буквы словосочетаний;
не иметь двусмысленного характера;
не быть труднопроизносимыми;
расшифровываться в тексте.
При использовании аббревиатуры следует учитывать, что:
аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами; читаемые по звукам, не склоняются, если они оканчиваются на гласную и склоняются, если они оканчиваются на согласную букву и пишутся:
прописными буквами, если образованы от имён собственных - УК РФ;
строчными буквами, если образованы от имен нарицательных - вуз, загс (за исключением случаев закрепившегося написания прописными буквами аббревиатур - СМИ, МФЦ и некоторых других).
По общему правилу в муниципальных правовых актах указываются полные официальные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностей.
Если в тексте необходимо указать наименование органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций неоднократно, то наименование этих органов и организаций даётся в нормативном положении, где оно использовано впервые, при этом в скобках указывается сокращение, которым оно обозначается в последующем.
Например:
Контрольно-счётная палата (далее - КСП).
Употребление сокращённых наименований допускается, когда сокращённые наименования являются официальными.
Для более удобного изложения последующего текста муниципального правового акта могут применяться сокращения, об этом указывается непосредственно после первого упоминания сокращаемого словосочетания.
Если в тексте неоднократно употребляется понятие, выражаемое группой слов, то это понятие полностью даётся в нормативном положении, где оно использовано впервые, при этом в скобках указывается сокращение, которым оно обозначается в последующем.
Обозначения частей, пунктов, абзацев и других структурных единиц печатаются полностью, сокращения не допускаются.
В тексте муниципального правового акта рекомендуется использовать общепринятые графические сокращения (город - г., исполняющий обязанности - и.о.).
3.7.4. Проект муниципального правового акта подлежит согласованию.
Согласование проекта муниципального правового акта проводится одним из следующих способов:
путём визирования в листе согласования лицами, осуществлявшими рассмотрение (экспертизу) проекта;
путем визирования проекта муниципального правового акта в листе согласования руководителем органа (при наличии оформленных в письменном виде замечаний).
Согласование проекта муниципального правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами. Порядок и сроки согласования, подписания (утверждения) проектов муниципальных правовых актов установлены в подразделе III.X раздела III настоящей Инструкции.
Подраздел III.VIII Особенности подготовки муниципальных правовых актов
3.8.1. Правом вносить проект муниципального правового акта обладают:
первый заместитель главы муниципального образования город Краснодар;
заместители главы муниципального образования город Краснодар;
органы администрации города.
3.8.2. Составитель при подготовке проекта муниципального правового акта должен:
оценить целесообразность и необходимость принятия муниципального акта, провести анализ и оценку текущего состояния правового регулирования в той сфере общественных отношений, которая подлежит регламентации муниципальным правовым актом;
провести работу по выявлению и анализу социальных, финансово-экономических, коррупционных и других рисков и негативных последствий, которые могут возникнуть после принятия муниципального правового акта, определить меры по их минимизации;
с целью недопущения противоречий, несогласованности муниципальных правовых актов между собой подготовить к проекту муниципального правового акта справку об уже действующем правовом регулировании по соответствующему вопросу;
в зависимости от состояния нормативного регулирования правоотношений, относящимся к теме проекта муниципального правового акта, необходимо выявить, можно ли ограничиться внесением изменений и дополнений в ранее принятые муниципальные правовые акты или необходимо подготовить новый муниципальный правовой акт;
сформировать концепцию муниципального правового акта, которая определяет:
форму акта, его наименование;
круг должностных лиц и других привлекаемых специалистов, непосредственно ответственных за подготовку текста проекта;
предмет правового регулирования;
круг лиц, подпадающих под действие муниципального правового акта;
примерное содержание проекта, его структуру;
перечень муниципальных правовых актов, которые необходимо принять, изменить или признать утратившими силу (отменить) в связи с принятием данного муниципального акта;
подготовить предложения, в виде пояснительной записки о необходимости изменения, признания утратившими силу или об отмене соответствующих ранее изданных муниципальных правовых актов в целом или их частей.
При подготовке концепции и обоснований проекта муниципального правового акта могут создаваться рабочие группы, комиссии, в состав которых включаются представители общественности, депутаты (по согласованию), должностные лица органов местного самоуправления, специалисты.
Положения об изменении, о признании утратившими силу или об отмене ранее изданных муниципальных правовых актов или их частей как правило включаются в текст проекта муниципального правового акта.
В случае невозможности включения в проект муниципального правового акта положений об изменении ранее изданных муниципальных правовых актов или их частей в нём должно быть предусмотрено поручение соответствующим органам подготовить и представить на рассмотрение главы муниципального образования город Краснодар соответствующие проекты муниципальных правовых актов.
В случае необходимости внесения однотипных изменений в несколько муниципальных правовых актов подготавливаются единый проект муниципального правового акта или несколько проектов муниципальных правовых актов по отдельным направлениям деятельности (отраслям), которые вносятся первым заместителем (заместителями) главы муниципального образования город Краснодар либо органами администрации города, находящимися в непосредственном подчинении главы муниципального образования город Краснодар, если иное не установлено законодательством.
3.8.3. Ответственными за правильность оформления, качество, законность, своевременность подготовки, согласование и визирование проекта муниципального правового акта являются лица, внёсшие (подготовившие) проект муниципального правового акта, а также составитель проекта.
3.8.4. В случае поступления протестов, представлений, предостережений, предписаний, требований, писем органов Прокуратуры Российской Федерации, а также писем территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации по Краснодарскому краю, и иных органов исполнительной власти о необходимости принятия муниципальных правовых актов в соответствии с федеральным и краевым законодательством органы администрации города, на которые возложены соответствующие содержанию муниципального правового акта функции, обязаны при наличии правовых оснований незамедлительно организовать работу по подготовке соответствующих проектов муниципальных правовых актов.
3.8.5. Проекты муниципальных правовых актов печатаются шрифтом N 14 пт (в приложениях к ним возможно использование шрифтов меньшего размера в соответствии с подразделом III.III раздела III настоящей Инструкции) через одинарный межстрочный интервал.
Текст муниципального правового акта подготавливается с использованием односторонней печати, первая страница - на специальном бланке, вторая и последующие - на стандартных листах бумаги формата A4. Выдачу бланков муниципальных правовых актов осуществляет общий отдел управления делами.
3.8.6. Правовые акты имеют следующие реквизиты, которые оформляются в соответствии с подразделом III.IV раздела III настоящей Инструкции:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование должности лица - автора документа;
наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок (наименование) к тексту;
текст документа;
подпись.
Первые четыре реквизита включены в бланк муниципального правового акта. Дата документа и регистрационный номер документа проставляются на документе в общем отделе управления делами после подписания главой муниципального образования город Краснодар проекта муниципального правового акта и его регистрации в СЭД.
3.8.7. К наименованию муниципального правового акта предъявляются определённые требования. Оно должно быть:
чётким (правильно отражать содержание муниципального правового акта и основной предмет правового регулирования);
кратким (в сжатой форме передавать суть правового акта);
формализованным (изложенным в официальном стиле).
Следует избегать сложных и неоправданно длинных наименований, а также наименований, которые могут быть истолкованы неоднозначно.
Цель наименования муниципального правового акта - передать его содержание, обозначить предмет правового регулирования, облегчить его поиск, а также обеспечить проставление ссылок на него при подготовке других муниципальных правовых актов.
Наименование муниципального правового акта должно отвечать на вопрос "О чём правовой акт?" и начинаться с предлогов "О..." или "Об...".
Если муниципальным правовым актом утверждается документ (положение, правила, инструкции, список), это рекомендуется отражать в его наименовании.
Наименование муниципального правового акта кавычками не выделяется, выравнивается по центру, печатается строчными буквами с прописной буквы полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится.
Если в наименовании муниципального правового акта возникает необходимость добавить текст в кавычках, начинающийся или заканчивающийся на границе внешних кавычек, то соответственно вторые открывающие или закрывающие кавычки опускаются.
Например:
Об утверждении Положения об управлении делами...
О создании экспертной комиссии администрации...
3.8.8. Текст муниципального правового акта отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.8.9. Структура муниципального правового акта составляет внутреннюю форму муниципального правового акта, которая обеспечивает последовательное развитие темы правового регулирования, подразумевающее переход от общих положений к более конкретным (частным).
Структура муниципального правового акта и необходимость включения в него определённых структурных единиц зависит от его содержания и объёма. В небольших по объёму муниципальных правовых актах нет необходимости использовать все виды структурной организации текста.
Деление муниципального правового акта на определённые составляющие обеспечивает его удобное использование и эффективное усвоение правовой информации, помогает быстрее ориентироваться в его тексте, позволяет давать более точные ссылки, обеспечивает полное изложение необходимой правовой информации.
Структура муниципального правового акта содержит, как правило, три части:
вступительную (преамбулу);
основную (содержательную);
заключительную (резолютивную).
3.8.10. Преамбула - вступительная часть муниципального правового акта, она отражает фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для принятия акта, в ней могут быть указаны ссылки на иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми или на основании которых принят данный акт.
Для преамбулы характерно использование таких устойчивых формулировок, как: "в соответствии", "на основании", "в целях", "руководствуясь", "в связи", "во исполнение".
Например:
Руководствуясь статьёй 9 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", законами Краснодарского края от 08.06.2007 N 1244-КЗ "О муниципальной службе в Краснодарском крае", от 08.06.2007 N 1243-КЗ "О Реестре муниципальных должностей и Реестре должностей муниципальной службы в Краснодарском крае", от 03.05.2012 N 2490-КЗ "О типовых квалификационных требованиях для замещения должностей муниципальной службы в Краснодарском крае", Положением о муниципальной службе в муниципальном образовании город Краснодар, утверждённым решением городской Думы Краснодара от 29.10.2009 N 63 п. 6 "О муниципальной службе в муниципальном образовании город Краснодар":.
Преамбула не содержит положений нормативного или распорядительного характера, понятий, определений, терминов, ссылок на другие нормативные правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием муниципального правового акта. Преамбула не формулирует предмет правового регулирования, не делится на части и статьи, не нумеруется и располагается непосредственно после заголовка. Преамбула может подразделяться на абзацы.
В преамбуле нормативных правовых актов обязательно указывается правовое основание принимаемого нормативного правового акта (ссылки на федеральные законы, правовые акты Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, законы Краснодарского края, Устав муниципального образования город Краснодар).
Преамбула в постановлениях завершается словом "постановляю:", которое печатается строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса и после которого ставится двоеточие.
При необходимости сделать ссылку в проекте муниципального правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид документа, наименование органа (должности лица), издавшего документ, дата документа, его регистрационный номер и заголовок документа.
Например:
В соответствии с Федеральным законом от 07.03.2013 N 78-ФЗ "Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации" и в связи с принятием Закона Краснодарского края 02.10.2013 N 2801-КЗ "Об Уполномоченном по защите прав предпринимателей в Краснодарском крае" постановляю:".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "от 07.03.2013 N 78-ФЗ" имеется в виду "от 7 мая 2013 г. N 78-ФЗ"
При ссылке на Конституцию Российской Федерации, кодексы Российской Федерации дата подписания и регистрационный номер не указываются.
Например:
В порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, ....
При необходимости сделать ссылку не на весь правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается конкретная единица, начиная с наименьшей. При этом слова "статья", "часть", "пункт", "подпункт" и другие пишутся полностью, без сокращений. Абзацы при ссылках на них обозначаются словами.
Например:
В соответствии с абзацем восьмым пункта 4 части второй статьи 11 Закона Краснодарского края от ... N ... "(наименование)".
При упоминании в тексте муниципального правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделённых точками, точка в конце цифрового обозначения пункта не ставится.
Например:
В соответствии с пунктом 1.2 раздела I "Общие положения" приложения к постановлению ... от ... N ... "Об утверждении ..." .....
Структурные единицы муниципального правового акта не имеют преамбулу.
3.8.11. Основная (содержательная) часть муниципального правового акта может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.
Основная (содержательная) часть муниципального правового акта в зависимости от вида, объёма и содержания муниципального правового акта может содержать следующие структурные элементы: раздел, подраздел, главу, параграф, статью, часть статьи, пункт, пункт статьи, подпункт, абзац.
При разработке значительных по объёму муниципальных правовых актов применяется деление их текста на разделы.
Как и преамбула, раздел не является обязательным элементом в структуре муниципального правового акта.
При делении текста муниципального правового акта на разделы предполагается, что раздел должен иметь порядковый номер, обозначаемый римской цифрой, а также наименование (заголовок).
Обозначение и наименование раздела печатаются с прописной буквы по центру страницы, одно под другим, без точки в конце.
Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Раздел I
Общие положение
В случае если раздел имеет более длинное наименование или наименование, состоящее из нескольких предложений, то обозначение и наименование раздела выравниваются по центру и оформляются следующим образом:
Раздел III
Порядок подготовки и проведения публичных слушаний
В случае деления муниципального правового акта на разделы, он может быть разделен на подразделы. Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование.
Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа, а наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка.
Например:
Раздел I
Общие положение
Подраздел I. Основания принятия.
В случаях если подраздел имеет более длинное наименование или наименование, состоящее из нескольких предложений, то обозначение и наименование подраздела оформляются следующим образом:
Подраздел I. Источники внутреннего финансирования дефицита бюджета.
Наименования глав муниципального правового акта нумеруются арабскими цифрами.
Слово "Глава" печатается с прописной буквы и абзацного отступа, а наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.
В случае если глава имеет длинное наименование или наименование, состоящее из нескольких предложений, то обозначение и наименование главы обозначается следующим образом:
Глава 3. Форма проведения публичных слушаний и голосования на публичных слушаниях
В случаях, когда текст муниципального правового акта небольшой, его можно делить на главы. В этом случае возможно деление муниципального правового акта на статьи.
Основной структурной единицей муниципального правового акта является статья или пункт, в которых содержатся юридические нормы.
Статья имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами.
Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа, а наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка.
Например:
Статья 4. Право на участие в публичных слушаниях
1. Право на участие в публичных слушаниях - право жителей муниципального образования участвовать в обсуждении вопроса публичных слушаний, голосовать по нему, высказывать предложения и замечания по вопросу публичных слушаний, а также участвовать в действиях, связанных с назначением публичных слушаний, их подготовкой и проведением.
2. В публичных слушаниях имеют право участвовать жители муниципального образования, обладающие избирательным правом.
Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.
Например:
Статья 8. Учреждение создано для решения вопросов местного значения и достижения социальных, культурных и образовательных целей.
В случае если статья имеет длинное наименование или наименование, состоящее из нескольких предложений, то обозначение и наименование статьи оформляются следующим образом:
Например:
Статья 3. Межбюджетные трансферты, получаемые из других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации
Необходимо учитывать, что объём статьи муниципального правового акта не должен затруднять восприятие её содержания.
Структурными единицами статьи являются части, пункты, подпункты, абзацы.
Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой, имеют единую нумерацию для данной статьи, наименований не имеют.
Для унификации структуры статьи и исключения наличия разных вариантов обозначения статей в муниципальном правовом акте рекомендуется части статьи нумеровать.
Часть, являющаяся единственной в данной статье, не нумеруется.
Части статьи подразделяются на пункты, которые следуют после двоеточия и нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой (при этом структурная единица, начинающаяся арабской цифрой с точкой и заканчивающаяся двоеточием, именуется абзацем части, например, "абзац первый части второй").
Пункт не имеет наименования и содержит одно или несколько предписаний нормативного характера. Пункты следует начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой.
Если муниципальный правовой акт содержит всего один пункт, он не нумеруется.
При необходимости пункт может подразделяться на подпункты.
Подпункт обозначается строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпункты следует отделять друг от друга точкой с запятой.
Части, пункты, подпункты статьи и пункты и подпункты (если отсутствует статья) муниципального правового акта могут подразделяться на абзацы.
Статья, пункт, часть статьи, пункт статьи, подпункт и абзац печатаются с красной строки.
Если текст муниципального правового акта, предшествующий абзацу, завершается точкой, текст абзаца начинается с прописной буквы и завершается точкой.
Если текст муниципального правового акта, предшествующий абзацу, завершается двоеточием, текст абзаца начинается со строчной буквы и завершается точкой с запятой (последнего абзаца - точкой).
Не допускается в тексте муниципального правового акта основной структурной единицей которого является статья:
деление частей в статье либо частей в разных статьях одного правового акта на пункты и на абзацы, которые в тексте частей будут следовать после двоеточия;
деление пунктов в частях статьи либо в разных статьях одного правового акта и на подпункты и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия.
В случае если статья состоит из одной части и содержит абзацы, идущие после двоеточия через точку с запятой, то их следует нумеровать арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой и считать пунктами.
Например:
Статья 8. Вопросы местного значения
В ведении муниципального образования город Краснодар находятся следующие вопросы местного значения:
1) составление и рассмотрение проекта местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар), утверждение и исполнение местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар), осуществление контроля за его исполнением, составление и утверждение отчёта об исполнении местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар);
2) установление, изменение и отмена местных налогов и сборов муниципального образования город Краснодар;
3) владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности муниципального образования город Краснодар;
...
Нумерация структурных единиц (разделов, подразделов, глав, статей, частей и пунктов статьи, пунктов и подпунктов (в составе пункта) муниципального правового акта должна быть сквозной в пределах всего акта. Недопустимо осуществлять отдельную нумерацию статей внутри каждой главы.
Не рекомендуется деление последнего пункта в статье (или подпункта) на абзацы, начинающиеся с прописной буквы, так как будет неясно, к какой структурной единице муниципального правового акта он будет относиться.
Не рекомендуется также использовать в структуре одного муниципального правового акта большое количество элементов, в том числе большое количество абзацев в одном структурном элементе, так как это будет создавать трудности как в правоприменении, так и в последующем внесении изменений в муниципальный правовой акт.
Каждый пункт (подпункт) муниципального правового акта должен содержать законченную мысль и включать одно предписание. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
Если поручение даётся конкретному органу администрации города, его наименование пишется полностью, в скобках указывается фамилия руководителя в именительном падеже.
Например:
1. Управлению цен и тарифов администрации муниципального образования город Краснодар (Фамилия)....
Если поручение даётся конкретному исполнителю, его должность и инициалы с фамилией указываются без скобок в дательном падеже.
Например:
1. Заместителю главы муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия...
2. Начальнику управления кадровой политики и муниципальной службы администрации муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия...
В случае необходимости привлечения к участию организаций, не входящих в структуру органов администрации города, постановляющую часть следует начинать словами "Рекомендовать (кому?)" или "Предложить (кому?)".
Например:
3. Рекомендовать Управлению МВД России по городу Краснодару (Фамилия) обеспечить ... .
Если муниципальный правовой акт содержит другие предписания, обращённые к этому же органу администрации города, организациям, фамилия и инициалы руководителя повторно не указываются.
Если исполнителей несколько, их можно указывать обобщённо.
Например:
Отраслевым, функциональным и территориальным органам администрации муниципального образования город Краснодар...
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме ("утвердить", "назначить" и др.). Не допускается употребление неконкретных выражений "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок выполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки выполнения, они указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.
Срок выполнения поручений должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до исполнителей.
Срок выполнения в пунктах распорядительной части муниципального правового акта не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия муниципального правового акта. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
3.8.12. Заключительная (резолютивная) часть муниципального правового акта содержит заключительные и переходные положения.
В заключительную часть обычно включаются положения о вступлении в силу муниципального правового акта, о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты, о признании муниципальных правовых актов утратившими силу (об отмене, приостановлении их действия), а также приложения.
Если предполагается официальное опубликование муниципального правового акта в официальном печатном средстве массовой информации и (или) размещение (опубликование) на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара, то в проекте документа должен быть пункт об опубликовании и (или) размещении (опубликовании) на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара.
Например:
4. Департаменту информационной политики администрации муниципального образования город Краснодар (Фамилия) разместить настоящее постановление на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара.
Если исполнение муниципального правового акта предполагает контроль, то в тексте муниципального правового акта обязательно наличие пункта о возложении контроля.
Контроль не следует возлагать на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах в качестве исполнителя (соисполнителя) поручения.
Контроль за выполнением муниципальных правовых актов возлагается, как правило, на первого заместителя (заместителя) главы муниципального образования город Краснодар, координирующего соответствующее направление деятельности или орган администрации города в соответствии с реализуемыми полномочиями. При этом указываются полное наименование должности руководителя и его инициалы и фамилия.
Например:
"5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия.".
В случае если глава муниципального образования город Краснодар контролирует выполнение муниципального правового акта лично, пункт о возложении контроля формулируется следующим образом:
"5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.".
При внесении изменений не следует вновь включать пункт о возложении контроля, если в ранее принятом муниципальном правовом акте контроль был возложен. Если контролирующее лицо или наименование его должности изменились, следует вносить изменения в соответствующий пункт ранее принятого муниципального правового акта.
Пункт о вступлении муниципального правового акта в силу может отсутствовать в муниципальных правовых актах ненормативного характера по личному составу (назначение, перевод, увольнение, предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), в текстах которых указана дата.
Если иное не предусмотрено в тексте муниципального правового акта, то пункт о вступлении в силу может излагаться следующим образом:
"6. Постановление вступает в силу со дня его подписания.".
В случае необходимости официального опубликования текста муниципального правового акта, пункт о вступлении в силу может излагаться следующим образом:
"6. Постановление вступает в силу с момента его официального опубликования.".
3.8.13. До представления на подпись проект МПА согласовывается с должностными лицами администрации города, руководителями органов администрации города, иными органами и организациями в соответствии с порядком согласования проектов муниципальных правовых актов (подраздел III.X раздела III настоящей Инструкции).
Реквизит "Подпись" отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами, состоит из слов "Глава муниципального образования город Краснодар", подписи, инициалов и фамилии главы муниципального образования город Краснодар и оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.4.27 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.8.14. Муниципальный правовой акт может иметь приложения.
Приложения являются составной частью муниципального правового акта и оформляются на отдельных листах бумаги формата A4 (при подготовке объёмных таблиц, схем, карт возможно оформление приложений на листах бумаги форматов A3, A2) с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных в подразделе III.III раздела III настоящей Инструкции.
В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков и позиций "Итого" и "Всего". Подчёркивание слов, использование курсива в тексте не допускается.
Одно приложение не нумеруется. Если муниципальный правовой акт содержит несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте муниципального правового акта.
При подготовке приложений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Каждое приложение имеет отдельную нумерацию листов.
3.8.15. По форме изложения текста приложения подразделяются на:
текстовые (положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, правила, изменения и т. п.);
оформленные в виде схем, таблиц (план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, график (работы, поставки) и т. п.);
содержащие списочный состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы и т. п.).
3.8.16. При наличии приложений в тексте муниципального правового акта в соответствующих пунктах основной (содержательной) части даются отсылки: ... (Приложение); ... (Приложение N 2); "согласно приложению", а в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа приложения (или на титульном листе) оформляется отметка о приложении.
Например:
|
|
Приложение N 1 |
Все составные части реквизита "Отметка о приложении" выравниваются по центру относительно самой длинной строки реквизита и печатаются с одинарным межстрочным интервалом.
Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от левой границы реквизита до правого поля документа) не должна превышать 7,5 см.
3.8.17. Если муниципальный правовой акт утверждает прилагаемый к нему документ, то ставится гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЁН", согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования вида утверждающего муниципального правового акта в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО |
или:
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ |
3.8.18. Приложение должно иметь заголовок, который оформляется на два-три одинарных межстрочных интервала ниже отметки о приложении по центру текстового поля полужирным шрифтом N 14 пт. Ключевое слово ПОЛОЖЕНИЕ, Порядок и др.) печатается прописными буквами на отдельной строке без кавычек, полужирным шрифтом.
3.8.19. Текст приложения может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Разделы нумеруются римскими цифрами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделённых точкой (I.III.).
Пункты документов являются основными единицами, группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.
В случае если приложение имеет многоуровневую структуру, допускается применение сквозной порядковой нумерации пунктов в пределах приложения в целом.
3.8.20. Если утверждаемый муниципальным правовым актом документ необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма, рисунок и др.), то он, в свою очередь, может оформляться как приложение. В этом случае в тексте утверждаемого документа делается ссылка на приложение, а отметка о приложении оформляется следующим образом:
|
|
Приложение N 1 |
Если приложение к муниципальному правовому акту имеет приложение, то приложение муниципальному правовому акту и приложение к приложению оформляются на отдельных листах бумаги и имеют самостоятельную нумерацию страниц.
Приложение и приложение к приложению должны быть подписаны должностным лицом, руководителем органа администрации города, внёсшим (подготовившим) проект муниципального правового акта. Реквизит "Подпись" оформляется согласно пункту 3.4.27 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.8.21. Муниципальный правовой акт (или приложение к нему) может содержать информацию, представленную в виде таблицы. Требования к оформлению таблиц, сносок и примечаний изложены в подразделе III.III раздела III настоящей Инструкции.
Списочный состав коллегиального органа в качестве приложения к правовому акту оформляется в соответствии с подразделом III.III раздела III настоящей Инструкции.
Образцы оформления списочного состава коллегиального органа приведены в приложении N 8 к настоящей Инструкции.
3.8.22. К проекту постановления (распоряжения) исполнитель готовит заявку на рассылку в порядке, установленном пунктом 3.10.21 подраздела III.X раздела III настоящей Инструкции, и прикладывает её к проекту муниципального правового акта.
3.8.23. Признание муниципальных правовых актов утратившими силу, их отмена и внесение в них изменений осуществляются, как правило, муниципальным правовым актом аналогичного вида.
3.8.24. Внесением изменений считается:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
признание утратившими силу структурных единиц правового акта (пунктов, подпунктов, абзацев, таблиц и др.);
новая редакция структурной единицы правового акта;
дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;
дополнение структурными единицами правового акта.
Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов (цифр), исключение слов (цифр, предложений), новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами (цифрами, абзацами, предложениями), заголовок правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе.
Одним изменением следует считать изменение одной структурной единицы муниципального правового акта или приложения к нему.
Структурная единица муниципального правового акта (пункт, подпункт, абзац) излагается в новой редакции в случаях, если:
неоднократно вносились изменения в текст указанной структурной единицы правового акта;
необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу.
При внесении в муниципальный правовой акт незначительных изменений излагать в новой редакции весь муниципальный правовой акт или его отдельные части не допускается. В таком случае изменения оформляются в соответствии с пунктами 3.8.25-3.8.37 настоящего подраздела Инструкции.
3.8.25. В наименовании муниципального правового акта о внесении изменений в ранее принятый муниципальный правовой акт указываются его вид, наименование должности лица - автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:
О внесении изменения в постановление администрации муниципального образования город Краснодар
от ... N ... "О ..."
Если изменения вносятся в несколько муниципальных правовых актов, наименование следует формулировать следующим образом:
О внесении изменений в отдельные муниципальные правовые акты
Если муниципальный правовой акт признаётся утратившим силу, то наименование муниципального правового акта излагается следующим образом:
О признании утратившим силу...
Если в муниципальный правовой акт, который должен быть признан утратившим силу, ранее были внесены изменения, то необходимо признавать утратившими силу все муниципальные правовые акты, вносившие в него изменения. В этом случае наименование следует формулировать так:
О признании утратившими силу отдельных муниципальных правовых актов
Если действие муниципального правового акта отменяется, то заголовок муниципального правового акта излагается следующим образом:
Об отмене распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар ...
3.8.26. В преамбуле к муниципальному правовому акту о внесении изменения, признании утратившим силу или об отмене муниципального правового акта указываются правовое основание, цели, причины издания муниципального правового акта. Например:
В связи с изменением структуры администрации муниципального образования город Краснодар ... .
В соответствии со статьёй 179 Бюджетного кодекса Российской Федерации, постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от ... N ... "О ..." ... .
3.8.27. Пункт, содержащий указание о признании отдельных муниципальных правовых актов утратившими силу, следует начинать словами "Признать утратившим силу...", а пункт, содержащий указание об отмене муниципальных правовых актов, - словом "Отменить ...". Например, в случае признания утратившим силу одного муниципального правового акта:
Признать утратившим силу распоряжение администрации муниципального образования город Краснодар от ... N ... "О ...".
В случае признания утратившими силу (отмены) нескольких муниципальных правовых актов или отдельных пунктов одного муниципального правового акта следует формировать перечень муниципальных правовых актов, признаваемых утратившими силу (отменяемых), в хронологической последовательности (по дате их подписания). Перечень можно включать в текст муниципального правового акта или оформлять как приложение к муниципальному правовому акту.
Если перечень признаваемых утратившими силу (отменяемых) муниципальных правовых актов представлен в тексте муниципального правового акта, указание на каждый муниципальный правовой акт, признаваемый утратившим силу (отменяемый), оформляется в виде отдельного подпункта.
Если в муниципальном правовом акте, признаваемом утратившим силу, есть пункт (подпункт), которым ранее был признан утратившим силу (отмёнен) другой муниципальный правовой акт, утратившим силу признаётся весь муниципальный правовой акт. Действие ранее утратившего силу муниципального правового акта при этом не восстанавливается.
Признаваемые утратившими силу пункты (подпункты) муниципального правового акта должны быть в обязательном порядке указаны. Применение, например, формулировки "за исключением пункта 5" не допускается.
Например:
Признать утратившими силу:
1) постановление администрации муниципального образования город Краснодар от ... N ... "О ...";
2) пункты 1 - 3 постановления администрации муниципального образования город Краснодар от ... N ... "О ...".
Если подлежащий признанию утратившим силу (отмене) пункт (подпункт) содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу (быть отменено), то в перечень муниципальных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу (отмене), включается только этот пункт (подпункт), а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу (подлежит отмене).
3.8.28. Вносить изменения в основной муниципальный правовой акт путём внесения изменений в изменяющий его муниципальный правовой акт не допускается, за исключением случаев устранения технических ошибок.
3.8.29. При внесении изменений в муниципальный правовой акт обязательно указываются вид, дата, регистрационный номер, заголовок муниципального правового акта.
Например, при необходимости изложить одну структурную единицу муниципального правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в постановление администрации муниципального образования город Краснодар от... N ... "О..." следующее изменение:
пункт 4 изложить в следующей редакции:
"4. ... . ".
3.8.30. Если в муниципальном правовом акте (структурной единице муниципального правового акта) необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово (слова) употреблено(ы) в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в муниципальный правовой акт (его структурную единицу) не вносятся, то применяется следующая формулировка:
по тексту слово "..." (указывается в именительном падеже единственного числа) в соответствующих числах и падежах заменить словом "..." (указывается в именительном падеже единственного числа) в соответствующих числах и падежах;
в пункте 3 слова "..." заменить словами "..." в соответствующих падежах.
3.8.31. При внесении изменения в муниципальный правовой акт сначала указывается какая структурная единица муниципального правового акта изменяется, потом характер изменений.
Внесение изменений следует оформлять последовательно, начиная с наименьшей структурной единицы.
Например:
в подпункте 1 пункта 2 слова "..." заменить словами "...".
При необходимости, например, изложить одну структурную единицу приложения к муниципальному правовому акту в новой редакции применяется следующая формулировка:
Пункт 1.4 раздела I приложения изложить в следующей редакции:
"1.4. ... .".
Если необходимо внести несколько изменений в одну структурную единицу муниципального правового акта, изменения вносят следующим образом:
1. В пункте 2:
1.1. Абзац второй подпункта 3 исключить.
1.2. В подпункте 4 слова "..." заменить словами "...".
При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".
Например:
цифры "4, 25" заменить соответственно цифрами "15, 26".
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова" (в пункте 5 слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз").
3.8.32. Ссылки на структурные единицы одного и того же муниципального правового акта оформляются следующим образом:
согласно подпункту 3.1.1 пункта 1 настоящего постановления;
за исключением пункта 4 приложения 1 к настоящему постановлению;
согласно пункту 2 настоящего раздела;
в соответствии с пунктом 5.2 раздела 5 настоящего Положения.
3.8.33. В случае если необходимо внести изменение внутрь текста путём дополнения структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца) словами (предложением), указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Например:
пункт 11 после слов "использованных на животноводство" дополнить словами "и птицеводство".
Если дополнение производится в конец структурной единицы (пункта, подпункта, абзаца), то применяется следующая формулировка:
подпункт 3 пункта 5 дополнить словом "комитетом".
При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесённого дополнения.
3.8.34. В целях сохранения структуры текста муниципального правового акта дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы.
Например:
пункт 5 дополнить абзацем двенадцатым следующего содержания:
"справку о составе семьи.".
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац даётся новая редакция той структурной единицы муниципального правового акта, к которой относится абзац. Недопустимо включение нового абзаца путём замены действующего абзаца двумя или более абзацами.
При признании абзаца утратившим силу пересчёт последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчёте абзацев при последующем внесении изменений в эту структурную единицу.
3.8.35. Если дополнения вносятся в конец муниципального правового акта (приложения к нему), то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию разделов, подразделов, пунктов (например, если последним был раздел 5, дополнить разделом 6; если последним был пункт 6, дополнить пунктом 7).
Если дополнения вносятся в конец структурной единицы текста, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию.
Например:
пункт 3 дополнить подпунктом 4) следующего содержания:
"4) ... .".
Если муниципальный правовой акт дополняется новыми структурными единицами между старыми, имеющими нумерацию, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми через точку после основной цифры (пункт 2.1 или подпункт 5.2). Например:
дополнить подпунктом 3.1 следующего содержания:
"3.1) ... ;".
3.8.36. При дополнении или признании утратившими силу структурных единиц (пункта, подпункта) муниципального правового акта или приложения к нему пересчёт пунктов (подпунктов) не производится.
Утратившая силу структурная единица (пункт, подпункт) участвует в подсчёте пунктов (подпунктов) при последующем внесении изменений в данный муниципальный правовой акт.
3.8.37. При одновременном внесении изменений в муниципальный правовой акт и признании утратившими силу его структурных единиц положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной структурной единице муниципального правового акта. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно. Например:
1. Внести в постановление администрации муниципального образования город Краснодар от ... N ... "О ..." следующие изменения:
1.1. В преамбуле слова "..." заменить словами "...".
1.2. В пункте 3:
1.2.1. В подпункте 1 цифры "..." исключить.
1.2.2. Подпункт 2) изложить в следующей редакции:
"2) ...;".
1.3. Пункт 4 признать утратившим силу.
3.8.38. Внесение изменений в приложение к муниципальному правовому акту осуществляется аналогично внесению изменений в муниципальный правовой акт и оформляется согласно пунктам 3.8.24 - 3.8.37 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции.
Если необходимо внести изменение в приложение к муниципальному правовому акту, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения следует оформлять в виде самостоятельного приложения. При этом отметка о приложении может оформляться следующим образом:
|
|
Приложение |
|
(Порядок) |
"УТВЕРЖДЁН |
|
(текст) |
|
В конце текста приложения кавычки, выделяющие новую редакцию приложения, необходимо закрыть, проставив их от границы правого поля: ".
При необходимости внести изменение в раздел, таблицу или приложение к муниципальной программе, порядку, регламенту, изложив их в новой редакции, текст новой редакции следует оформлять в виде приложения к муниципальному правовому акту. В этом случае отметка о приложении оформляется следующим образом:
|
|
Приложение |
|
|
"Приложение N 1 |
В конце текста приложения кавычки, выделяющие новую редакцию приложения, необходимо закрыть, проставив их от границы правого поля: ".
Подраздел III.IX. Оформление проектов приказов
3.9.1. Приказы издаются в целях оформления решений:
нормативного характера (в том числе если приказом утверждаются положение, порядок или иной документ);
ненормативного характера (приказы по личному составу, оперативным, организационным, административным и другим вопросам).
В органах администрации города, как правило, издаётся 4 вида приказов:
приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно);
приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 5 лет);
приказы по личному составу (о приёме, увольнении, перемещении, аттестации работников, доплатах, об изменении фамилии и т. д.) (срок хранения - 50 лет (75 лет) в соответствии с федеральным законодательством);
приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях и т. д.) (срок хранения - 5 лет).
3.9.2. Ответственность за качественную подготовку, правильность оформления проектов приказов, их согласование и правильное оформление несут руководители органов администрации города, которые готовят и издают приказы.
3.9.3. Приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Краснодарского края;
в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач органа администрации города.
Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
3.9.4. Проекты приказов оформляются на бланках приказа установленной формы с использованием следующих реквизитов:
герб муниципального образования город Краснодар;
наименование органа администрации города - автора документа;
наименование вида документа (ПРИКАЗ);
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
3.9.5. Первые четыре реквизита включены в бланк приказа.
Дата и регистрационный номер приказа проставляются на документе после подписания приказа руководителем (уполномоченным должностным лицом) и его регистрации в СЭД, оформляются в соответствии с требованиями к соответствующим реквизитам (подраздел III.IV подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции). Дата оформляется цифровым способом (03.07.2018).
Датой приказа является дата его подписания.
3.9.6. Заголовок к тексту приказа печатается через два - три одинарных межстрочных интервала под реквизитами бланка полужирным шрифтом N 14 пт и выравнивается по центру текстового поля. Заголовок к тексту приказа формулируется с предлогом "О" ("Об"), кратко и точно отражая содержание приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
О командировании работников департамента образования администрации муниципального образования город Краснодар
или:
О создании экспертной комиссии департамента городского хозяйства и топливно-энергетического комплекса администрации муниципального образования город Краснодар
3.9.7. Текст приказа состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.
В преамбуле указываются основание, причина или цель издания приказа. Преамбула заканчивается словом или целиком состоит из слова "п р и к а з ы в а ю:", которое печатается строчными буквами вразрядку, перенос в нём не допускается.
Например:
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Краснодарского края от 6.12.2005 N 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае" и в целях обеспечения сохранности, учёта, комплектования и использования документов, образовавшихся в процессе деятельности департамента строительства администрации муниципального образования город Краснодар, п р и к а з ы в а ю:
Распорядительная часть может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу и др.);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.
3.9.8. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами.
Например:
1. Утвердить Порядок работы ... в департаменте ... (приложение).
Если поручение даётся конкретному структурному подразделению органа администрации города, его наименование пишется полностью, в скобках указывается фамилия руководителя подразделения в именительном падеже.
Например:
2. Общему отделу управления делами администрации муниципального образования город Краснодар (Фамилия) обеспечить исполнение финансовых обязательств в соответствии с заключёнными соглашениями.
Если поручение даётся конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже.
Например:
3. Начальнику организационного отдела Фамилия И.О. к 01.11.2018 подготовить и представить на утверждение план ... .
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок выполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки выполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.
Срок выполнения должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.
Срок выполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
3.9.9. Если в связи с принятием нового приказа полностью или частично прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми приказами, проект подготавливаемого приказа должен содержать соответствующий пункт, который следует начинать словами "Признать утратившим силу..." и оформлять аналогично соответствующим пунктам муниципальных правовых актов (подраздел III.VIII раздела III настоящей Инструкции).
Например:
4. Признать утратившим силу приказ директора департамента образования администрации муниципального образования город Краснодар от 01.04.2020 N 55 "Об утверждении...".
Или:
5. Признать утратившими силу:
приказ директора департамента ... от ... N ... "Об...";
приказ директора департамента ... от ... N ... "Об...";
приказ директора департамента ... от ... N ... "Об...".
3.9.10. В распорядительной части могут содержаться сведения о возложении контроля за выполнением приказа. Пункт о контроле в приказах оформляется аналогично соответствующему пункту в правовых актах (пункт 3.8.12 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции).
Например:
6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела ...департамента ... И.О. Фамилия.
В отдельных случаях руководитель органа администрации города может оставить контроль за собой.
Например:
6. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
3.9.11. В текст приказа не включается пункт "Приказ довести до сведения ... ".
Структурные подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в заявке на рассылку, которая готовится исполнителем и прилагается к приказу.
3.9.12. Последним в проекте приказа оформляется пункт о порядке вступления его в силу. Пункт о вступлении приказа в силу может быть сформулирован, например, следующим образом:
5. Приказ вступает в силу со дня его подписания.
Или:
5. Приказ вступает в силу со дня его подписания, за исключением пункта 3, вступающего в силу с 01.01.2024.
3.9.13. До представления на подпись проект приказа согласовывается с заинтересованными лицами.
Приказ подписывает руководитель органа администрации города в пределах своей компетенции.
Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с пунктом 3.4.27 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.9.14. При наличии приложений (утверждаемые приказом положения, регламенты, порядки, а также графики, схемы, таблицы, списки и др.) в соответствующих пунктах распорядительной части приказа даются отсылки: ... (приложение); ... (приложение N 2); ... "согласно приложению", а в самом приложении оформляется отметка о приложении:
|
|
Приложение |
или:
|
(Порядок) |
УТВЕРЖДЁН |
или:
|
(Инструкция) |
Приложение N 2 |
Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.
Приложения к приказу оформляются в соответствии с пунктом 3.8.14 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции.
Приложения подписываются руководителем (заместителем руководителя) органа администрации города, подготовившего проект приказа.
3.9.15. Внесение изменений в приказы осуществляется аналогично внесению изменений в правовые акты (пункты 3.8.24-3.8.37 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции).
Подраздел III.X. Порядок и сроки согласования, подписания (утверждения) проектов муниципальных правовых актов
3.10.1. Согласование проектов муниципальных правовых актов проводится до его подписания главой муниципального образования город Краснодар либо его заместителем (в случае наделения полномочиями) в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, правовым актам Краснодарского края, муниципальным правовым актам, оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта муниципального правового акта организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя.
Согласование проектов муниципальных правовых актов с работниками органов администрации города и иными организациями осуществляет исполнитель в соответствии с настоящей Инструкций после согласования проекта документа со своим руководителем.
3.10.2. При согласовании к проекту муниципального правового акта должны быть приложены материалы, на основании которых он был разработан.
Допускается согласование проекта муниципального правового акта с использованием СЭД в порядке, предусмотренном муниципальным правовым актом.
Проекты муниципальных правовых актов по вопросам реализации бережливого проекта "Сквозной инвестиционный поток" согласовываются в электронном виде с использованием СЭД.
В ходе согласования проекта муниципального правового акта должностное лицо, согласующее проект муниципального правового акта, принимает одно из следующих решений:
проект муниципального правового акта согласовывается без замечаний;
проект муниципального правового акта согласовывается с замечаниями;
согласование проекта муниципального правового акта не относится к компетенции органа, в который он поступил.
При наличии у лица, визирующего проект муниципального правового акта, замечаний он делает соответствующую отметку об этом в листе согласования (рекомендации по оформлению замечаний изложены в пункте 3.4.26 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции).
Замечания по проекту муниципального правового акта, возникающие при согласовании, излагаются на бланке администрации (органа администрации), подписываются руководителем (заместителем руководителя), согласующим проект муниципального правового акта, и прилагаются к проекту документа.
Срок доработки проекта документа не должен превышать десяти рабочих дней.
Листы согласования проекта муниципального правового акта с визами заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей органов администрации города с отметками о согласовании, наличии замечаний, их снятии, дате визирования составляют его неотъемлемую часть.
К одному проекту может быть несколько листов согласования.
Если при доработке проекта муниципального правового акта замечания (часть замечаний) не устранены, то решение о возможности (невозможности) издания проекта муниципального правового акта принимается заместителем главы муниципального образования город Краснодар, курирующим соответствующий орган администрации.
3.10.3. Не допускается направлять на согласование проект муниципального правового акта одновременно двум или более работникам одного органа администрации города. В качестве лиц, согласующих проект муниципального правового акта, должны выступать преимущественно руководители органов администрации города.
3.10.4. Согласование проекта муниципального правового акта с государственными органами и организациями, не входящими в структуру администрации города (внешнее согласование), осуществляется посредством направления проекта документа с сопроводительным письмом.
Если органы администрации города и организации, согласующие проект документа, являются участниками СЭД (внутреннее согласование), то согласование осуществляется в СЭД без направления сопроводительного письма.
3.10.5. Все проекты муниципальных правовых актов перед согласованием должны быть завизированы составителем проекта и руководителем органа администрации города, внёсшим его, затем представлены в общий отдел управления делами (за исключением проектов правовых актов администрации города по кадровым и земельным вопросам, вопросам осуществления муниципального контроля).
Специалист общего отдела управления делами (далее - корректор) осуществляет проверку соответствия проектов муниципальных правовых актов нормам современного русского языка.
Правовым департаментом администрации муниципального образования город Краснодар (далее - правовой департамент) правовая экспертиза проводится на заключительном этапе согласования проекта муниципального правового акта после его согласования заместителями главы муниципального образования город Краснодар, руководителями органов администрации, согласованию с которыми он подлежит.
Направление проектов муниципальных правовых актов на согласование в правовой департамент посредством использования СЭД не допускается, за исключением проектов муниципальных правовых актов по вопросам реализации бережливого проекта "Сквозной инвестиционный поток".
Правовой департамент проводит правовую экспертизу проектов муниципальных правовых актов, за исключением проектов муниципальных правовых актов по вопросам:
об утверждении уставов автономных некоммерческих организаций и внесения в них изменений;
о предварительном согласовании предоставления земельных участков;
о предоставлении в собственность, постоянное (бессрочное) пользование земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, без проведения торгов, а также о постановке (снятии) граждан, имеющих трёх и более детей, на учёт в качестве лиц, имеющих право на предоставление им земельных участков в собственность бесплатно, в целях индивидуального жилищного строительства или ведения личного подсобного хозяйства;
о заключении договоров на размещение объектов на землях или земельных участках, находящихся в муниципальной собственности, и землях или земельных участках, государственная собственность на которые не разграничена, без предоставления земельных участков и установления сервитутов, публичных сервитутов;
об утверждении схемы расположения земельных участков на кадастровом плане территории (в целях проведения аукциона по продаже земельных участков, проведения аукциона на право заключения договора аренды земельных участков);
об утверждении схемы расположения земельных участков на кадастровом плане территории в целях последующего предоставления земельных участков гражданам, имеющим трёх и более детей, уполномоченным органом;
об утверждении схемы расположения земельных участков на кадастровом плане соответствующей территории в целях исполнения решений судов;
об исполнении решений судов по вопросам распоряжения земельными участками;
о прекращении юридическим и физическим лицам права постоянного (бессрочного) пользования, пожизненного наследуемого владения на земельные участки;
о признании утратившими силу, об отмене муниципальных правовых актов по вопросам распоряжения земельными участками, о внесении изменений в такие акты;
об осуществлении функций и полномочий учредителя муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий муниципального образования город Краснодар, право подписи которых передано заместителям главы муниципального образования город Краснодар, координирующим деятельность органов администрации города, в ведении которых находятся муниципальные учреждения, муниципальные унитарные предприятия муниципального образования город Краснодар, и руководителям органов администрации города, в ведении которых находятся муниципальные учреждения, муниципальные унитарные предприятия муниципального образования город Краснодар соответствующими муниципальными правовыми актами;
о признании (отказе в признании) граждан малоимущими в целях принятия на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях, о принятии (отказе в принятии) граждан на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях, о снятии граждан с учёта в качестве нуждающихся в жилых помещениях, о результатах рассмотрения жилищных вопросов граждан;
о назначении единовременного пособия на ремонт жилых помещений, принадлежащих детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, и лицам из их числа на праве собственности, по окончании пребывания в образовательных и иных учреждениях, в том числе в учреждениях социального обслуживания населения, приёмных семьях, семьях опекунов (попечителей), а также по окончании службы в Вооружённых Силах Российской Федерации или по возвращении из учреждений, исполняющих наказание в виде лишения свободы, при их возвращении в указанные жилые помещения;
о проведении аукциона на право заключения договоров аренды либо купли-продажи земельных участков, находящихся в муниципальной собственности или государственной собственности, собственность на которые не разграничена;
о даче согласия на совершение (об одобрении) крупной сделки, совершенной муниципальным унитарным предприятием (муниципальным учреждением) муниципального образования город Краснодар в соответствии с видами деятельности, утверждёнными учредительными документами указанных юридических лиц;
о присвоении, подтверждении, лишении и восстановлении спортивных разрядов;
о присвоении, лишении и восстановлении квалификационных категорий спортивных судей.
Проекты муниципальных правовых актов по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы, подготовленные органами администрации города, являющимися юридическими лицами, подлежат согласованию управлением кадровой политики и муниципальной службы администрации города, за исключением правовых актов, подготовленных органами администрации города, по вопросам привлечения муниципальных служащих к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
Проекты постановлений администрации города по земельным вопросам перед согласованием и визированием руководителем органа администрации города, внёсшим его, должны быть завизированы составителем проекта (специалистом и начальником отдела), затем представлены в общий отдел управления делами и отдел департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города, осуществляющий правовую экспертизу муниципальных правовых актов и договоров, соглашений в сфере земельных правоотношений.
Передача проектов постановлений администрации города по земельным вопросам, подготовленных департаментом муниципальной собственности и городских земель администрации города, осуществляется по реестру на всех этапах согласования, составляемому в двух экземплярах, с обязательным указанием даты и времени. Корректор, заведующий приёмной (специалист) проверяют соответствие и количество проектов с данными, указанными в реестре.
В случае соответствия представленного проекта постановления по земельным вопросам вышеуказанным требованиям корректор визирует проект (каждый лист), делает отметку в СЭД о прохождении данной процедуры согласования. При нахождении недочётов и ошибок корректором делается соответствующая отметка в СЭД, проект постановления подлежит передаче через курьера исполнителю на доработку.
После согласования проектов постановлений администрации города по земельным вопросам корректором, они визируются руководителем органа администрации города, внёсшим проект постановления.
Проверка правильности указанных составителем проекта фамилий, имён, отчеств заявителей, адресов и кадастровых номеров земельных участков, наименований юридических лиц, сумм оплаты, адресных справок и других документов корректором не осуществляется.
Заведующим приёмной (специалистом) делается отметка в СЭД о стадии прохождения процедуры согласования проекта постановления администрации города.
Проекты муниципальных правовых актов по вопросам осуществления функций и полномочий учредителя муниципального учреждения, муниципального унитарного предприятия муниципального образования город Краснодар, право подписи, которых предоставлено руководителям органов администрации города соответствующим муниципальным правовым актом, вносятся органом администрации города, в ведении которого находятся муниципальные учреждения муниципального образования город Краснодар. Данные проекты муниципальных правовых актов визируются от имени органа администрации города, их внёсшего, заместителем руководителя соответствующего органа администрации города.
В случае внесения проекта постановления администрации города по вопросу согласования распоряжения недвижимым имуществом муниципального учреждения муниципального образования город Краснодар проект визируется руководителем органа администрации города, внёсшим данный проект постановления администрации города.
3.10.6. Проекты муниципальных правовых актов администрации города, а также руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, по вопросам приёма и перемещения на должности, перечень которых определяется номенклатурой должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне, согласовываются с отделом по мобилизационной работе администрации города, за исключением проектов муниципальных правовых актов по вопросам приёма и перемещения на должности, перечень которых определяется номенклатурой должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне органов администрации города, имеющих в составе самостоятельные режимно-секретные подразделения, которые согласовываются с руководителями режимно-секретных подразделений таких органов администрации города.
3.10.7. При согласовании к проекту муниципального правового акта должны быть приложены материалы, на основании которых разработан проект.
При внесении изменений в муниципальный правовой акт необходимо прилагать таблицу поправок, обосновывающую внесение соответствующих изменений, согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции.
3.10.8. Проекты муниципальных правовых актов, предусматривающие расходование денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) либо поступление денежных средств в местный бюджет (бюджет муниципального образования город Краснодар), подлежат согласованию правовым департаментом только после согласования департаментом финансов администрации города (далее - департаментом финансов).
В случае отсутствия в листе согласования виз заместителя главы муниципального образования город Краснодар, координирующего работу департамента финансов, и директора департамента финансов проект муниципального правового акта не подлежит принятию заведующим приёмной правового департамента для последующего проведения правовой экспертизы работниками правового департамента.
Проекты постановлений администрации города по земельным вопросам подлежат согласованию с уполномоченным должностным лицом правового департамента (за исключением проектов правовых актов по вопросам, указанным в абзацах 11-20 пункта 3.10.5 подраздела III.X раздела III настоящей Инструкции).
3.10.9. После согласования проекта муниципального правового акта правовым департаментом, указанный проект подлежит окончательному визированию (каждого листа проекта) корректором.
Визирование корректором проектов постановлений администрации города по земельным вопросам осуществляется в правом нижнем углу оборотной стороны каждого листа проекта.
Визирование корректором проектов муниципальных правовых актов по остальным вопросам осуществляется в правом нижнем углу лицевой стороны каждого листа проекта.
3.10.10. После осуществления действий, указанных в подпунктах 3.10.5 - 3.10.9 подраздела III.X раздела III настоящей Инструкции, проект муниципального правового акта подлежит дальнейшему согласованию в установленном порядке в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции, за исключением:
проектов распоряжений по кадровым вопросам;
проектов распоряжений администрации города по вопросам осуществления муниципального контроля;
проектов постановлений об отнесении земельных участков к землям определённой категории в зависимости от цели использования, для которой земельные участки предоставлялись, в случаях если категория земель не указана в документах государственного кадастра недвижимости, правоустанавливающих документах на земельные участки или документах, удостоверяющих права на землю;
проектов муниципальных правовых актов по вопросам осуществления функций и полномочий учредителя муниципального учреждения, муниципального унитарного предприятия муниципального образования город Краснодар, право подписи которых предоставлено руководителям органов администрации города соответствующим муниципальным правовым актом;
проектов постановлений администрации города о признании (отказе в признании) граждан малоимущими в целях принятия на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях;
проектов постановлений администрации города о принятии (отказе в принятии) граждан на учёт в качестве нуждающихся в жилых помещениях;
проектов постановлений администрации города о снятии граждан с учёта в качестве нуждающихся в жилых помещениях;
проектов постановлений администрации города о результатах рассмотрения жилищных вопросов граждан;
проектов постановлений администрации города о включении (об отказе во включении) в список граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительного кооператива, созданного при содействии органов местного самоуправления;
проектов постановлений администрации города о включении (об отказе во включении) в список граждан, имеющих право на приобретение жилья экономического класса;
проектов постановлений администрации города об исключении из списка граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительного кооператива, созданного при содействии органов местного самоуправления;
проектов постановлений администрации города об исключении из списка граждан, имеющих право на приобретение жилья экономического класса;
проектов постановлений администрации города о включении (об отказе во включении) в список граждан, имеющих право на приобретение жилья экономического класса в рамках программы "Жильё для российской семьи";
проектов постановлений администрации города о назначении единовременного пособия на ремонт жилых помещений, принадлежащих детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, и лицам из их числа на праве собственности, по окончании пребывания в образовательных и иных организациях, в том числе в организациях социального обслуживания, приёмных семьях, семьях опекунов (попечителей), а также по окончании службы в Вооружённых Силах Российской Федерации или по возвращении из учреждений, исполняющих наказание в виде лишения свободы, при их возвращении в указанные жилые помещения;
проектов муниципальных правовых актов, издаваемых в рамках предоставления администрацией города муниципальных услуг, а также государственных услуг в случае наделения администрации города отдельными государственными полномочиями, согласование которых производится в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
Проекты распоряжений администрации города по вопросам осуществления муниципального контроля, а также проекты постановлений администрации города об отнесении земельных участков к землям определённой категории в зависимости от цели использования, для которой земельные участки предоставлялись, в случаях, если категория земель не указана в документах государственного кадастра недвижимости, правоустанавливающих документах на земельные участки или документах, удостоверяющих права на землю, визируются составителем проекта, а также начальником юридического отдела органа администрации города либо при его отсутствии работником органа администрации города, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города (при наличии такового в штате органа администрации города).
В случае отсутствия в органе администрации города юридического отдела или работника органа администрации города, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города, проекты распоряжений администрации города по вопросам осуществления муниципального контроля подлежат согласованию с правовым департаментом.
Проекты постановлений администрации города по земельным вопросам не подлежат согласованию с управляющим делами администрации города.
Проекты правовых актов администрации города по вопросам осуществления функций и полномочий учредителя муниципального учреждения, муниципального унитарного предприятия муниципального образования город Краснодар, право подписи которых предоставлено руководителям органов администрации города соответствующим муниципальным правовым актом, подлежат согласованию с:
руководителем органа администрации города, в компетенции которого находятся вопросы и положения, содержащиеся в данных проектах муниципальных правовых актов;
заместителем главы муниципального образования город Краснодар, координирующим финансовые вопросы (в случае внесения проекта, реализация которого требует финансовых, материальных или иных затрат);
управляющим делами администрации города в части удостоверения соответствия правового акта требованиям Инструкции.
Проекты постановлений администрации города о назначении единовременного пособия на ремонт жилых помещений, принадлежащих детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, и лицам из их числа на праве собственности, по окончании пребывания в образовательных и иных учреждениях, в том числе в учреждениях социального обслуживания, приёмных семьях, семьях опекунов (попечителей), а также по окончании службы в Вооружённых Силах Российской Федерации или по возвращении из учреждений, исполняющих наказание в виде лишения свободы, при их возвращении в указанные жилые помещения, вносимые управлением по вопросам семьи и детства администрации города, визируются составителем проекта, начальником юридического отдела управления по вопросам семьи и детства администрации города (при его отсутствии лицом, уполномоченным начальником управления по вопросам семьи и детства администрации города), корректором и подлежат согласованию с управляющим делами администрации города.
3.10.11. Рассмотрение и согласование проектов муниципальных правовых актов администрации города лицами, указанными в приложении N 14 к настоящей Инструкции, осуществляется не позже чем на следующий рабочий день со дня поступления, за следующими исключениями: рассмотрение и согласование проектов правовых актов администрации города директором департамента финансов, осуществляется не позже чем через два рабочих дня со дня поступления, директором правового департамента не позже чем через семь рабочих дней со дня поступления.
При наличии замечаний и в случае необходимости проведения антикоррупционной экспертизы срок согласования продлевается до пятнадцати рабочих дней по решению директора правового департамента.
При повторном согласовании (визировании) срок согласования исчисляется заново.
При поступлении проекта на согласование после 15:00 отсчёт срока согласования начинается со следующего рабочего дня.
Рассмотрение и согласование проектов муниципальных правовых актов администрации города, издаваемых в рамках предоставления администрацией города муниципальных услуг, а также государственных услуг в случае наделения администрации города отдельными государственными полномочиями, осуществляется в сроки, предусмотренные соответствующими административными регламентами.
3.10.12. Визирование проекта муниципального правового акта при согласовании осуществляется в листе согласования, представляющем собой отдельный лист проекта правового акта администрации города (приложение N 15).
Слова заголовка "ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами по центру листа у верхней границы текстового поля. Остальной текст заголовка листа согласования, содержащий полное наименование согласовываемого проекта муниципального правового акта, печатается через один одинарный межстрочный интервал и центрируется по отношению к первой строке заголовка.
Под заголовком листа согласования через два одинарных межстрочных интервала располагаются слова "Проект внесён:", которые печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы. Ниже пишется наименование органа администрации города или указывается должность заместителя главы муниципального образования город Краснодар, вносящего проект муниципального правового акта, в творительном падеже с прописной буквы. Наименование должности руководителя органа администрации города, от имени которого вносится проект, пишется от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.
Ниже через один одинарный межстрочный интервал указывается составитель проекта, наименование должности которого печатается от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.
В отдельных случаях лист согласования может начинаться со слов "Проект подготовлен и внесён:". При этом составитель проекта муниципального правового акта отдельно не указывается.
3.10.13. Согласование проектов муниципальных правовых актов оформляется визами, включающими наименование должностей лиц, визирующих проект муниципального правового акта, их личные подписи, инициалы, фамилии. Наименование должности визирующего лица печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы, фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела и ограничиваются правой границей текстового поля. Визы отделяются одна от другой двумя одинарными межстрочными интервалами.
Представляемые на согласование проекты муниципальных правовых актов должны быть завизированы начальником юридического отдела органа администрации города либо при его отсутствии работником органа администрации города, в должностные обязанности которого входит юридическое обеспечение деятельности данного органа администрации города (при наличии такового в штате).
Если должностное лицо, подпись которого указана в листе согласования проекта муниципального правового акта, отсутствует, проект муниципального правового акта подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае перед наименованием должности пишутся слова "Исполняющий обязанности" ("И.о.") либо "Заместитель" ("Зам."), над фамилией согласующего от руки указываются инициалы и фамилия лица, исполняющего обязанности. При наличии приложений в тексте муниципального правового акта указание должности согласующего лица от руки не допускается.
Лица, визирующие в листе согласования к проекту муниципального правового акта, должны указывать дату подписания.
3.10.14. В листе согласования к проекту муниципального правового акта слова "Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар" и наименование должности работника общего отдела управления делами (корректора) печатаются у нижней границы текстового поля. Если визирующие лица помещаются на одной странице, то данные слова печатаются на оборотной стороне листа согласования в зеркальном отображении, без нумерации оборотной стороны листа согласования, в верхней части листа согласования.
3.10.15. Обеспечение качества составления и оформления проектов муниципальных правовых актов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесённых изменений и дополнений требованиям действующего законодательства, контроль за соблюдением сроков согласования, оформление рассылки муниципальных правовых актов возлагается на руководителя органа администрации города, непосредственного исполнителя (составителя проекта), представившего проект правового акта.
3.10.16. Имеющиеся у согласующих лиц замечания по проекту муниципального правового акта или по отдельным его положениям оформляются в письменной форме и прилагаются к проекту муниципального правового акта с обоснованием замечаний, а виза руководителя органа администрации города, внёсшего замечания на проект муниципального правового акта, в листе согласования оформляется следующим образом:
|
Директор правового департамента |
______________________ И.О. Фамилия (личная подпись, дата) С замечаниями |
Если в ходе доработки или согласования проекта муниципального правового акта в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сути (определяется лицом, вносящим проект муниципального правового акта). На листе согласования проекта, доработанного с учётом замечаний и предложений, лицо, изложившее замечания или предложения, указывает рядом со ссылкой на прилагаемые замечания: "Замечания устранены" или "Предложения учтены" и расписывается с указанием даты повторного визирования.
Процедура согласования проекта муниципального правового акта приостанавливается до устранения составителем такого проекта коррупциогенных факторов, выявленных в проекте муниципального правового акта, отражённых в заключении правового департамента, составляемом им при проведении антикоррупционной экспертизы, а также до получения заключения, составленного прокуратурой города Краснодара при проведении антикоррупционной экспертизы, в том числе до устранения выявленных коррупциогенных факторов (в случае их обнаружения прокуратурой города Краснодара) и повторного согласования в прокуратуре города Краснодара.
Наличие коррупциогенных факторов в проекте муниципального правового акта, отражённых в заключениях правового департамента, прокуратуры города Краснодара, составляемых при проведении антикоррупционной экспертизы, является основанием для рассмотрения вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности составителя такого проекта.
3.10.17. В случае несогласия руководителя органа администрации города, внёсшего проект муниципального правового акта, с имеющимися замечаниями, руководителем прилагается заключение с изложением разногласий и обоснованием причин невнесения изменений в текст проекта муниципального правового акта.
3.10.18. При согласовании проектов муниципальных правовых актов правовой департамент, департамент финансов, управление цен и тарифов администрации города, а в случаях, предусмотренных абзацами одиннадцатым - двадцатым подпункта 3.10.5 подраздела III.X раздела III настоящей Инструкции, департамент муниципальной собственности и городских земель администрации города, в целях обеспечения идентичности текстов рассмотренного проекта и изданного муниципального правового акта обязаны проставлять в оригинале проекта муниципального правового акта специальную отметку в виде штампа в левом нижнем углу оборотной стороны каждого листа документа.
3.10.19. При согласовании проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих внесение изменений в генеральный план муниципального образования город Краснодар (постановления администрации города "О разрешении подготовки внесения изменений в генеральный план муниципального образования город Краснодар", "О назначении публичных слушаний по проекту внесения изменений в генеральный план муниципального образования город Краснодар", "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в генеральный план муниципального образования город Краснодар на рассмотрение городской Думы Краснодара"), правовой департамент осуществляет правовую экспертизу данных проектов муниципальных правовых актов в целях их соответствия требованиям Градостроительного кодекса Российской Федерации в части установления наличия текстовых и картографических материалов, предусматривающих внесение изменений в Генеральный план муниципального образования город Краснодар; соблюдения процедуры публичных слушаний в соответствии со статьёй 5.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации, решением городской Думы Краснодара от 22.03.2007 N 21 п. 1 "Об утверждении Положения о порядке организации и проведения публичных слушаний в муниципальном образовании город Краснодар" (далее - решение городской Думы Краснодара N 21 п. 1) в установленном порядке.
При согласовании проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих внесение изменений в Правила землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар (постановления администрации города "О разрешении подготовки внесения изменений в Правила землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар", "О назначении публичных слушаний по проекту внесения изменений в Правила землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар", "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара "О внесении изменений в Правила землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар" на рассмотрение городской Думы Краснодара"), правовой департамент осуществляет правовую экспертизу данных муниципальных правовых актов в целях их соответствия требованиям Градостроительного кодекса Российской Федерации в части установления наличия текстовых и картографических материалов, предусматривающих внесение изменений в Правила землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар, соблюдения процедуры публичных слушаний в соответствии со статьёй 5.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации, решением городской Думы Краснодара N 21 п. 1.
При согласовании проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих утверждение проектов планировок территории, а также проектов, предусматривающих внесение изменений в проекты планировок территории, правовой департамент осуществляет правовую экспертизу данных муниципальных правовых актов исключительно в части проверки наличия документов, предусмотренных статьёй 42 Градостроительного кодекса Российской Федерации, соблюдения процедуры публичных слушаний в соответствии со статьёй 5.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации, решением городской Думы Краснодара N 21 п. 1.
При согласовании проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих утверждение проектов межевания территории, а также проектов, предусматривающих внесение изменений в проекты межевания территории, правовой департамент осуществляет правовую экспертизу данных муниципальных правовых актов исключительно в части проверки наличия документов, предусмотренных статьёй 43 Градостроительного кодекса Российской Федерации, соблюдения процедуры публичных слушаний в соответствии со статьёй 5.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации, решением городской Думы Краснодара N 21 п. 1.
При согласовании проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих предоставление разрешения на отклонение от предельных параметров разрешённого строительства, реконструкции объекта капитального строительства, предоставление разрешения на условно разрешённый вид использования земельного участка или объекта капитального строительства, правовой департамент осуществляет правовую экспертизу данных муниципальных правовых актов исключительно в части проверки наличия документов, предусмотренных соответствующими административными регламентами, соблюдения процедуры публичных слушаний в соответствии со статьёй 5.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации, решением городской Думы Краснодара N 21 п. 1.
Анализ содержания текстовых и картографических материалов, предусматривающих издание вышеуказанных муниципальных правовых актов, осуществляется департаментом архитектуры и градостроительства администрации города как органом, уполномоченным на внесение соответствующих муниципальных правовых актов.
3.10.20. После согласования проекта муниципального правового акта со всеми заинтересованными лицами, проект передаётся в приёмную управляющего делами администрации города.
К проекту муниципального правового акта должны быть приложены:
заполненный лист согласования проекта муниципального правового акта;
заявка на рассылку муниципального правового акта.
Кроме того, составитель проекта муниципального правового акта обязан представить в общий отдел управления делами электронную версию окончательной редакции проекта муниципального правового акта. Порядок представления электронной версии проекта муниципального правового акта в общий отдел управления делами изложен в приложении N 16 к настоящей Инструкции.
3.10.21. Заявка на рассылку муниципального правового акта (далее - заявка на рассылку) оформляется на листе бумаги формата A4 с помощью компьютерной техники.
В заявке на рассылку указываются:
наименование проекта муниципального правового акта;
наименование органа администрации города, подготовившего проект муниципального правового акта;
органы администрации города, справочно-информационные системы города Краснодара, организации, должностные лица и другие адресаты, которым должна быть направлена заверенная копия правового акта, и количество экземпляров;
фамилия, имя, отчество, телефон составителя проекта муниципального правового акта.
В зависимости от вида муниципального правового акта и присвоенной ему категории доступа в обязательном порядке в заявке на рассылку муниципального правового акта (за исключением распоряжений по личному составу) следует указывать:
прокуратуру города Краснодара;
городскую Думу Краснодара;
информационно-правовые системы (ООО "ФакторПлюс", ООО "Компания АПИ "Гарант", "Централизованная библиотечная система города Краснодара";
департамент информационной политики администрации города (если муниципальный правовой акт подлежит размещению (опубликованию) на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара или (и) опубликованию в официальном печатном средстве массовой информации).
Выбор остальных адресатов зависит от содержания муниципального правового акта и определяется составителями проекта муниципального правового акта
Ответственность за правильность составления заявки на рассылку и тиража рассылки муниципального правового акта несут составитель проекта муниципального правового акта и должностное лицо администрации города, руководитель органа администрации города, внёсшие (подготовившие) проект муниципального правового акта.
Образец заявки на рассылку муниципального правового акта приведён в приложении N 17 к настоящей Инструкции. Перечень обязательных адресатов для рассылки муниципального правового акта в зависимости от присвоенной ему категории доступа приведён в приложении N 18 к настоящей Инструкции.
3.10.22. После завершения процедуры согласования проект муниципального правового акта передаётся на подпись главе муниципального образования город Краснодар либо лицу, в полномочия которого входит право подписания данного вида муниципальных правовых актов.
Несогласованные проекты муниципальных правовых актов на подпись главе муниципального образования город Краснодар не представляются.
В нижнем левом углу оборотной стороны листа муниципального правового акта, подписанного главой муниципального образования город Краснодар, работником общего отдела управления делами проставляется специальная отметка в виде штампа: "Подписано главой муниципального образования город Краснодар " ___" _________ 20___ г.".
3.10.23. Порядок подготовки и оформления муниципальных правовых актов руководителей органов администрации города, являющихся юридическими лицами, устанавливается этими органами с условием выполнения требований настоящей Инструкции.
Приказы оформляются в соответствии с требованиями подраздела III.IX раздела III настоящей Инструкции.
Образец оформления приказа руководителя органа администрации города, являющегося юридическим лицом, представлен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
Подраздел III.XI. Порядок регистрации муниципальных правовых актов и доведения их копий до адресатов
3.11.1. Подписанные главой муниципального образования город Краснодар либо уполномоченным лицом муниципальные правовые акты поступают в общий отдел управления делами для регистрации, тиражирования, рассылки и хранения.
Муниципальные правовые акты регистрируются в общем отделе управления делами в электронном виде с использованием СЭД.
При регистрации муниципального правового акта проверяются оформление и комплектность (наличие всех приложений), указываются дата регистрации (число, месяц, год) и регистрационный номер в порядке возрастания номеров в пределах календарного года отдельно для каждого вида муниципального правового акта.
3.11.2. Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер с индексом "-гл".
Распоряжениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер с индексом "-рг".
Постановлениям администрации города присваиваются номера без индекса.
Распоряжениям администрации города присваиваются номера с индексом "-р", распоряжениям администрации города по личному составу, имеющим срок хранения 50 лет (75 лет) в соответствии с федеральным законодательством, - номера с индексом "-рл", срок хранения 5 лет - номера с индексом "-о" (отпуск), "-к" (командировка), "-в" (взыскание).
3.11.3. Копии муниципальных правовых актов (при необходимости) с целью их рассылки адресатам изготавливаются в общем отделе. Текст копии муниципального правового акта должен быть чётким, хорошо читаемым.
Копии муниципальных правовых актов тиражируются путём копирования подписанных муниципальных правовых актов, при этом собственноручная подпись главы муниципального образования город Краснодар или лица, его замещающего, не воспроизводится.
Каждый экземпляр копии рассылаемого документа заверяется печатью управления делами администрации города.
Оттиск печати ставится в соответствии с пунктом 3.4.29 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции. Отметка "Верно" на копиях муниципальных правовых актов, выдаваемых согласно заявке на рассылку, не проставляется.
Копии приложений к муниципальным правовым актам печатью не заверяются.
3.11.4. Копии муниципальных правовых актов направляются адресатам согласно заявке на рассылку на бумажном носителе через сектор по работе с корреспонденцией отдела контроля управления контроля, а электронные копии муниципальных правовых актов - общим отделом управления делами посредством СЭД.
В соответствии с постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 26.08.2013 N 6419 "Об утверждении Правил присвоения категорий правовым актам администрации муниципального образования город Краснодар" копии муниципальных правовых актов, имеющие категорию доступа 9, общим отделом управления делами направляются в прокуратуру города Краснодара; городскую Думу Краснодара; информационно-правовые системы города Краснодара, с которыми в установленном законодательством порядке заключены договоры по обмену либо в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
3.11.5. Тиражирование и рассылка бумажных и электронных копий подписанных муниципальных правовых актов, как правило, осуществляется в течение не более трёх рабочих дней со дня поступления их в общий отдел управления делами.
3.11.6. Копии муниципальных правовых актов, подлежащих официальному опубликованию, направляются общим отделом управления делами согласно заявке на рассылку проекта муниципального правового акта в департамент информационной политики администрации города для размещения (опубликования) на официальном Интернет-портале администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара или (и) опубликования в официальном печатном средстве массовой информации.
Контроль за своевременностью и правильностью официального опубликования муниципальных правовых актов осуществляет департамент информационной политики администрации города.
3.11.7. В администрации города подлинные экземпляры муниципальных правовых актов (вместе с прилагаемыми к ним материалами), оформленные в дела, в течение пяти лет хранятся в архивных помещениях общего отдела управления делами, а затем передаются в архивный отдел.
В органах администрации города, являющихся юридическими лицами подлинные экземпляры муниципальных правовых актов (вместе с прилагаемыми к ним материалами), оформленные в дела, хранятся в течение пяти лет, а затем передаются в архивный отдел.
3.11.8. Выдача подлинных экземпляров правовых актов не осуществляется. Ознакомление с подлинными экземплярами муниципального правового акта осуществляется на основании запроса в адрес управляющего делами администрации города в присутствии работников управления делами администрации города.
3.11.9. Выдача дополнительных экземпляров копий принятых муниципальных правовых актов осуществляется по письменному запросу, направляемому в адрес управляющего делами администрации города, в котором указывается количество экземпляров и обосновывается необходимость выдачи копий в указанном количестве.
Подраздел III.XII. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных администрацией города
3.12.1. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных администрацией города, установлен настоящим разделом в соответствии с Регламентом городской Думы Краснодара.
3.12.2. Право внесения проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных администрацией города (далее - решения), в городскую Думу Краснодара осуществляется главой муниципального образования город Краснодар на основании предложений его заместителей и руководителей органов администрации города в форме издания постановления администрации города.
3.12.3. Предложения заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей органов администрации города представляются в письменной форме и содержат наименование проекта решения, наименование органа администрации города, ответственного за подготовку проекта решения, обоснование (концепцию) проекта решения, срок представления его в городскую Думу Краснодара.
Предложения обобщаются и в установленном порядке передаются в городскую Думу Краснодара для включения в план работы городской Думы Краснодара на очередное полугодие. Проекты решений, не включённые в план работы, вносятся в городскую Думу Краснодара по мере их готовности в установленном порядке.
3.12.4. Глава муниципального образования город Краснодар из числа своих заместителей или руководителей органов администрации города назначает своих представителей, которые будут участвовать в рассмотрении представленных проектов решений в городской Думе Краснодара.
Представитель главы муниципального образования город Краснодар при рассмотрении проекта решения в городской Думе Краснодара указывается в постановлении о внесении проекта решения отдельным пунктом.
3.12.5. В пакет документов, направляемых администрацией города в городскую Думу Краснодара, включаются:
постановление администрации города о внесении проекта решения;
текст проекта решения (в том числе на электронном носителе);
инициативное письмо главы муниципального образования город Краснодар в адрес председателя городской Думы Краснодара.
Образцы указанных документов приведены в приложении N 19 к настоящей Инструкции.
3.12.6. Проект постановления администрации города о внесении проекта решения готовят, как правило, заместители главы муниципального образования город Краснодар или руководители органов администрации города.
Подготовленный проект постановления администрации города согласовывается в соответствии с подразделом III.X раздела III настоящей Инструкции. Срок согласования проекта постановления администрации города для правового департамента - десять рабочих дней.
К проекту постановления администрации города о внесении проекта решения городской Думы Краснодара прилагается копия листа согласования.
3.12.7. К тексту проекта решения прилагаются:
пояснительная записка;
перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию (изданию) в связи с принятием данного решения;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта решения, реализация которого требует материальных или финансовых затрат);
экспертное заключение (в необходимых случаях);
справочно-информационные и иные материалы.
Проект решения и документы, прилагаемые к нему, готовятся в двух подлинных экземплярах.
В случае внесения проекта решения о внесении изменений в решение, носящее нормативный характер, представляется сформированная актуальная редакция текста основного акта с учётом вносимых изменений в электронном виде.
3.12.8. Пояснительная записка должна содержать:
обоснование потребности урегулирования тех или иных отношений на муниципальном уровне;
чёткое определение существа предполагаемого правового регулирования и целей, которые преследуются принятием подготовленного решения;
обоснование принятия решения действующим федеральным законодательством, законодательством Краснодарского края и правовыми актами муниципального образования город Краснодар;
определение возможных последствий принятия подготовленного решения (экономических, политических, социальных, правовых, экологических, демографических и др.);
определение и обоснование затрат материальных, финансовых и других ресурсов, необходимых для реализации положений подготовленного решения, а также оценку целесообразности таких затрат с точки зрения ожидаемых результатов.
3.12.9. Проект решения, подготовленный администрацией города, и материалы к нему вносятся в городскую Думу Краснодара на имя председателя городской Думы Краснодара не менее чем за 14 рабочих дней до дня пленарного заседания городской Думы Краснодара.
Подраздел III.XIII. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки
3.13.1. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки (далее - локальные акты) могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определённого события).
Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции администрации города.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
3.13.2. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, применяются как акты, утверждаемые муниципальным правовым актом либо руководителем и подписываются руководителем соответствующего органа администрации города, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.
Порядок оформления грифа утверждения приведён в пункте 3.4.21 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции. В случае утверждения локального акта муниципальным правовым актом, порядок его подготовки и оформления соответствует общему порядку, утверждённому настоящей Инструкцией.
3.13.3. Локальный акт может содержать:
титульный лист (если необходимо);
содержание (если необходимо);
перечень терминов и определений (если необходимо);
перечень сокращений (если необходимо);
отметку о приложении (если утверждается правовым актом);
гриф утверждения;
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
приложения.
Текст проекта локального акта печатается на листах бумаги формата А4.
3.13.4. Наименование локального акта печатается полужирным шрифтом размером N 14 пт, располагается по центру текстового поля и включает:
наименование вида документа (положение, правила, регламент и др.);
заголовок к документу, раскрывающий его содержание, составляющий одно целое с наименованием вида документа.
Первое слово (наименование вида документа) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, Порядок).
Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "о чём?" (Положение об Экспертной комиссии...). Заголовок к должностной инструкции (регламенту) отвечает на вопрос "чей? (чья?)" (должностная инструкция главного специалиста...). Заголовок к тексту правил (порядка) отвечает на вопрос "чего?" (Правила внутреннего распорядка ..., Порядок выдачи задания на осуществление мероприятия по контролю за состоянием ...).
3.13.5. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Констатирующей частью локального акта является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил. В составе текста также выделяются разделы, раскрывающие основное содержание локального акта, заключительные положения.
Основной текст локального акта может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов осуществляется арабскими цифрами, разделёнными точками.
3.13.6. Локальные акты могут иметь приложения. В виде приложений оформляется информация справочного характера, поясняющая, конкретизирующая положения основного текста документа: графики, схемы, таблицы, формы документов, списки.
На приложениях к локальным актам оформляется реквизит "Отметка о приложении" в порядке, установленном для правовых актов пунктом 3.4.24 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.13.7. Локальные акты вступают в силу со дня издания (подписания) муниципального правового акта, которым они утверждаются, или в иной срок, указанный в муниципальном правовом акте, или со дня утверждения положения (правил, инструкции, регламента, правил) подписью (или ЭП) руководителя или иного уполномоченного им лица.
3.13.8. Локальные акты разрабатываются в случае, если:
имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый локальный акт;
выявлено несколько локальных актов, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых локальных актов осуществляется через внесение в них изменений.
Подраздел III.XIV. Протокол заседания (совещания). Выписка из протокола
3.14.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях или деловых мероприятиях.
3.14.2. Протокол составляется на основании фонограммы, рукописных записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Документы к обсуждению (справки, проекты решений и др.) представляются ответственными исполнителями, которым поручена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты планового мероприятия.
Подготовка материалов и организация проведения мероприятия возлагается на орган администрации города, выступающий инициатором.
Подготовка текста протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или секретаря совещания.
Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать трёх - пяти дней. Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель органа администрации города, который вёл совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в положении о коллегиальном органе или регламенте его работы.
Протокол утверждается председательствующим. В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.
3.14.3. Протокол оформляется без бланка на стандартных листах бумаги, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, регламентом его работы.
Реквизитами протокола являются:
гриф утверждения;
отметка о конфиденциальности (при необходимости);
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место заседания;
заголовок к тексту;
текст;
подписи.
Гриф утверждения располагается в правой верхней части листа и оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.4.21 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Наименование вида документа "ПРОТОКОЛ" и регистрационный номер документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 пт, ниже грифа утверждения на два одинарных межстрочных интервала и выравнивается по центру текстового поля.
Заголовок к тексту печатается полужирным шрифтом размером N 14, располагается ниже реквизита "Наименование вида документа" по центру. Заголовок к тексту отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание на подразделение или коллегиальный орган, деятельность которого протоколируется.
Например:
ПРОТОКОЛ N ____
совещания при главе муниципального образования город Краснодар по вопросу ...
Дата документа располагается слева от границы левого поля ниже реквизита "Заголовок к тексту" на два одинарных межстрочных интервала.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире - дата окончания (12 - 13 мая 2018 года). Ниже на один одинарный межстрочный интервал указывается время проведения мероприятия.
Место заседания указывается справа на уровне даты протокола, выравнивается по границе правого поля.
Реквизиты протокола оформляются в соответствии с правилами, установленными в подразделе III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.14.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указывается следующая информация:
председатель или председательствующий (фамилия и инициалы);
секретарь (фамилия и инициалы);
присутствовали (фамилии и инициалы участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашённых на заседание).
Фамилии приглашённых записываются в протокол только в алфавитном порядке с указанием должности.
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный междустрочный интервал.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Например:
Список присутствующих прилагается.
Вводная часть протокола может содержать повестку дня, включающую в себя перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием фамилии и инициалов докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются по центру текстового поля полужирным шрифтом прописными буквами на два одинарных межстрочных интервала ниже списка участников. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля с абзацного отступа и нумеруются арабскими цифрами.
В основной части протокола фиксируется ход заседания.
3.14.5. Различаются протоколы полные и краткие.
Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу, принятые решения (приложение N 20).
Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В основной части краткого протокола фиксируются принятые решения и данные поручения (приложение N 20).
3.14.6. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвящённых вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.
В разделе "СЛУШАЛИ" указываются инициалы и фамилии докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информация, отчёты). Если докладчиком представлен текст доклада, на это делается ссылка, а текст доклада прилагается к протоколу.
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы и фамилии выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашённому на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "Вопрос", "Ответ" указываются фамилии и инициалы.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола (в форме прямой речи или от 3-го лица) или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается"). Текст основной части протокола должен быть кратким, точным и содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.
Формулировки решений, поручений должны быть конкретными и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
В качестве исполнителя могут быть указаны одно или несколько должностных лиц либо орган администрации города, организация. Срок может быть указан в виде календарной даты или как период выполнения поручения.
3.14.7. Протокол оформляет секретарь заседания (совещания).
3.14.8. Протокол подписывается председателем (председательствующим) и секретарём заседания, если иное не установлено в положении о коллегиальном органе или регламенте его работы.
3.14.9. При регистрации протоколов в СЭД протоколам присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных и экспертных советов и других органов.
К номерам протоколов могут прибавляться буквенные и цифровые коды в соответствии с поисковой системой, принятой в администрации города, органе администрации города.
3.14.10. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам на бумажном носителе или по СЭД.
3.14.11. В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.
В этом случае наименование вида документа формулируется как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".
Для подтверждения подлинности на копии протокола или на выписке из протокола может оформляться реквизит "Отметка о заверении копии" в соответствии с пунктом 3.4.31 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Протоколы коллегиальных органов вместе с подлинниками принятых решений сшиваются и хранятся в органах администрации города в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
Порядок подготовки и проведения совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар установлен Регламентом администрации муниципального образования город Краснодар, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 03.07.2017 N 240-р.
Подраздел III.XV. Акт
3.15.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события (приложение N 21).
При подготовке актов используются утверждённые в установленном порядке унифицированные формы актов (при их наличии), в противном случае акт составляется в свободной форме.
Для составления отдельных разновидностей актов (акта приёма-передачи дел, проверки, ревизии и др.) могут использоваться электронные шаблоны актов.
3.15.2. При составлении актов используются реквизиты:
наименование органа администрации города - автора документа (если необходимо);
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления (издания) документа;
гриф утверждения (если необходимо);
заголовок к тексту;
подпись.
Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.
Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы "о чём?" (акт технической комиссии о приёме работ...) или "чего?" (акт приёма-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита "место составления (издания) документа" слева от границы левого поля.
Реквизиты акта оформляются в соответствии с правилами, установленными в подразделе III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.15.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований органов администрации города и организаций, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части текста акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, её результаты.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила ...", "проверка показала ...").
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными документами, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.
3.15.4. Акт может иметь приложения. При наличии приложений в тексте акта в соответствующем месте в скобках даётся ссылка на приложение (например: приложение N 1), на самом приложении в верхнем правом углу печатается слово "Приложение", номер приложения (если приложений несколько), заголовок к тексту акта, его дата. Приложения к акту оформляются аналогично приложениям к правовому акту (пункты 3.8.14 - 3.8.21 подраздела III.VIII раздела III настоящей Инструкции).
3.15.5. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и при необходимости присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
3.15.6. Утверждение акта может осуществляться руководителем, иным уполномоченным лицом органа администрации города или правовым актом в соответствии с законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.
3.15.7. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
3.15.8. Порядок составления отдельных видов актов может быть регламентирован законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.
Подраздел III.XVI. Служебная записка
3.16.1. Служебная записка - документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.
По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и другие.
3.16.2. Служебные записки составляются, регистрируются, рассматриваются и хранятся в течение установленного срока в электронном виде с использованием СЭД.
При внутренней переписке служебные записки оформляются без использования бланка.
3.16.3. Основными реквизитами служебной записки являются:
наименование органа администрации города;
наименование вида документа (служебная записка);
дата документа;
регистрационный номер (если документ подготовлен на бланке);
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись.
Реквизиты служебной записки оформляются в соответствии с подразделом III.IV раздела III настоящей Инструкции.
3.16.4. При адресовании служебных записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:
|
|
Начальнику управления контроля |
3.16.5. Текст служебной записки в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации состоит из одной, двух или трёх частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
во второй части излагается основное содержание вопроса, даются точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка, анализ сложившейся ситуации, возможные варианты её решения;
в третьей части излагаются выводы, рекомендации.
Текст служебной записки излагается от 1-го лица единственного числа.
3.16.6. Служебная записка, как правило, подписывается исполнителем.
3.16.7. Должностное лицо, которому адресована служебная записка, оформляет решение по её рассмотрению в виде резолюции.
3.16.8. Образец оформления служебной записки представлен в приложении N 22 к настоящей Инструкции.
Подраздел III.XVII. Служебная переписка
3.17.1. Деловое (служебное) письмо - документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между органами местного самоуправления, органами администрации города, исполнительными органами государственной власти Краснодарского края, иными государственными органами, организациями, должностными лицами, гражданами.
3.17.2. Деловое (служебное) письмо готовится в администрации города, органах администрации города как:
ответ на запрос государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов, должностных лиц;
ответ (отчёт) об исполнении поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей;
ответ на обращение (запрос) гражданина или юридического лица, общественной организации;
сопроводительное письмо к проектам правовых актов и другим направляемым документам;
запрос о представлении информации;
инициативное письмо.
3.17.3. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются следующие реквизиты:
дата письма (в бланке);
регистрационный номер письма (в бланке);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (в бланке ответного письма);
гриф ограничения доступа (если необходимо);
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о приложении (если необходимо);
подпись;
отметка об исполнителе;
печать (если необходимо).
При оформлении письма необходимо учитывать, что количество его реквизитов определяется целями создания, требованиями к содержанию и форме.
Для служебных писем-ответов реквизит, содержащий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. Ссылка в тексте документа на этот реквизит не делается.
Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма ("просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание" и др.) не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.
Письма финансового характера и письма, содержащие обязательства, заверяются печатью администрации города, органа администрации города, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа.
Реквизиты письма оформляются в соответствии с правилами, изложенными в подразделе III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Образец письма приведён в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
3.17.4. Деловые (служебные) письма между участниками СЭД могут передаваться в виде электронного документа с использованием СЭД.
Датой такого письма является дата его регистрации в СЭД. Регистрационный номер формируется автоматически. В письмах-ответах в РК документа необходимо указать связку на основной документ, на который готовится ответ.
3.17.5. Если письмо направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на стандартном листе бумаги.
3.17.6. Бланк письма не применяется:
при ведении внутренней деловой переписки по вопросам информационного, материально-технического, хозяйственного и иного обеспечения деятельности администрации города или органа администрации города;
при подписании совместного документа несколькими лицами в равных должностях;
при оформлении проекта письма на стадии его подготовки.
3.17.7. Текст делового (служебного) письма располагается только на лицевой стороне листа. Текст печатается обычным шрифтом размером N 14 пт.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
(Деловые) служебные письма, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.
В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
Уважаемые руководители!
Уважаемый Руководитель!
заключительная этикетная фраза: "С уважением, ... ".
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщённое обращение, если это возможно (например: "Уважаемые коллеги!").
После обращения "господин" не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
В случае если имя и отчество физического лица неизвестны, обращение в письме не применяется.
Текст письма располагается ниже вступительного обращения на два-три одинарных межстрочных интервала.
Заключительные этикетные фразы могут оформляться в конце текста письма, перед подписью, рукописным способом или по согласованию с руководителем печататься составителями при подготовке проекта письма с абзацным отступом от левой границы текстового поля документа. После них ставится запятая.
3.17.8. Содержание делового (служебного) письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.
Текст делового (служебного) письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления делового (служебного) письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки.
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания, требования.
Заключительная часть начинается словами "прошу" (письмо-просьба или запрос), "высылаю", "направляю", "представляю" (сопроводительное письмо), "сообщаю" (информационное письмо).
Кроме того, в заключительной части текста письма могут использоваться фразы, выражающие надежду на дальнейшее развитие отношений или длительное плодотворное сотрудничество.
Текст делового (служебного) письма излагается:
от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...");
от 3-го лица единственного числа ("департамент считает возможным ...", "комиссия не располагает возможностью ...");
от 1-го лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ..." и др.), если письмо оформляется на должностном бланке.
3.17.9. Если деловое (служебное) письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 3.4.24 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Приложения объёмом 30 страниц и более (таблицы, схемы, другие материалы) могут быть прошиты, пронумерованы и заверены подписью уполномоченного лица. При этом отметка о заверении содержит указание на количество листов в приложении и оформляется согласно пункту 3.4.31 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Все подготовленные и направляемые с сопроводительным письмом документы-приложения должны быть подписаны. Реквизит "Подпись" оформляется согласно пункту 3.4.27 настоящей Инструкции.
3.17.10. Проекты деловых (служебных) писем перед подписанием должны быть согласованы (завизированы) всеми заинтересованными лицами.
В случае если деловое (служебное) письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки.
3.17.11. Деловые (служебные) письма, как правило, подписываются руководителем администрации города или органа администрации города либо его заместителем.
Ответное письмо, как правило, должно быть подписано тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. В отдельных случаях допускается подписание ответного письма в соответствии с резолюцией руководителя.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюции руководителя (заместителя руководителя).
В случае неподписания второго экземпляра делового (служебного) письма руководителем допускается заверять его отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и подписью работника, ответственного за отправку отправляемой (исходящей) корреспонденции, с указанием его должности, инициалов и фамилии.
3.17.12. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
3.17.13. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.
Подраздел III.XVIII. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам
3.18.1. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе государств - бывших республик в составе СССР), оформляются (на русском языке) на бланке письма главы муниципального образования город Краснодар с реквизитами и дополняются экземпляром на одном из иностранных языков (переводом).
3.18.2. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами, после чего первый экземпляр письма оформляется на бланке письма и переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык).
Экземпляр письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.18.3. На подпись руководителю представляются экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный (на русском языке) на бланке, второй экземпляр данного письма на стандартном листе бумаги с визами исполнителя и заинтересованных лиц.
3.18.4. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:
первый экземпляр письма, оформленный (на русском языке) на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в СЭД, и экземпляр письма на иностранном языке (перевод) направляется адресату;
второй экземпляр письма с визами исполнителя и заинтересованных лиц и копия письма, составленного на иностранном языке (перевода), помещаются в дело.
3.18.5. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь следующие реквизиты:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
При необходимости может оформляться реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
3.18.6. Реквизит "Адресат" оформляется справа под реквизитами бланка (если бланк письма продольный). Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.
Если письмо адресовано организации, сначала даётся её наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы, города; страна.
Адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами.
Например:
|
|
Brook & Son Toymakers |
Слова Avenue, Street, Place и др. в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США - название штата).
Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W.Edward & Со., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).
Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность. Например:
|
|
Mr. Andrew Roach |
3.18.7. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.
Например:
24 января 2017 г.
При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (2017, January 24).
3.18.8. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата.
Например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Бруевич!
Заканчивается текст письма этикетной фразой "С уважением, ...".
Подраздел III.XIX. Доверенность
3.19.1. Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
Доверенности выдаются главой муниципального образования город Краснодар, администрацией города, органом администрации города своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени администрации города, органа администрации города.
Текст доверенности должен содержать:
наименование доверителя, представителя (наименование органа администрации города, должность, фамилию, имя, отчество и, при необходимости, паспортные данные доверителя);
содержание и объём полномочий;
срок действия доверенности;
дату совершения доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность оформляется на бланке администрации города, органа администрации города и заверяется гербовой печатью.
В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:
фамилия, имя, отчество доверителя;
фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;
объём полномочий представителя;
дата совершения доверенности.
Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью органа администрации города, в котором работает доверитель.
Не подлежат передаче на согласование в правовой департамент доверенности, подготовленные органами администрации города, являющимися юридическими лицами, и согласованные работниками, осуществляющими юридическое обеспечение деятельности соответствующего органа, за исключением доверенностей на представление интересов главы муниципального образования город Краснодар и администрации города в судах и правоохранительных органах.
Подраздел III.XX. Заключение
3.20.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органа администрации города, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа (заключение);
заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату;
номер (если оно оформлено на бланке);
подпись руководителя (составителя).
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".
Заключение оформляется на бланке органа администрации города, комиссии либо на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
Подраздел III.XXI. Заявление
3.21.1. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определённую просьбу или предложение.
Заявление содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);
данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников администрации города указывается должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;
наименование вида документа (заявление);
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату.
Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть..., прошу перевести..., прошу проверить состояние...). Форма изложения заявления свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передаётся (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и др.).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.
Подраздел III.XXII. Телеграмма
3.22.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.
3.22.2. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:
отметка о категории телеграммы: "срочная", "правительственная" (для тех, кто имеет право подачи таких телеграмм), "люкс", "обыкновенная";
вид (отметка о дополнительной услуге): "уведомление телеграфом простое (срочное)" и др.;
телеграфный (почтовый) адрес получателя (указывается в верхнем правом углу);
текст телеграммы;
регистрационный номер (при его наличии);
подпись.
Ниже текста телеграммы, под чертой, помещается информация, не подлежащая передаче, которая печатается шрифтом размером N 14 пт и включает почтовый адрес, наименование отправителя, расчётный счёт, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, и дату.
Отметка о категории и дополнительной услуге проставляется её составителем и указываются перед адресом получателя. На телеграмме категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.
Текст телеграммы оформляется на листе бумаги формата А4, печатается на одной стороне листа шрифтом размером N 16 пт прописными буквами без переносов и исправлений, без разделения на абзацы. Текст не должен превышать одной страницы.
3.22.3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается её содержание: в частности, отрицание "НЕ" опускать нельзя). Можно использовать символьные обозначения или полные (сокращённые) наименования знаков препинания. Например:
восклицательный знак - ВСКЛ;
точка - ТЧК;
запятая - ЗПТ;
двоеточие - ДВТЧ;
кавычки - КВЧ;
скобки - СКБ;
номер - НР.
Цифры в телеграмме могут быть написаны знаками цифр или словами. Числовые значение, точность передачи которых важна отправителю, пишутся полными словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Лексические особенности телеграмм:
не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;
выбор делается в пользу более коротких слов;
предпочтение отдаётся нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных её толкований;
не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.
3.22.4. Копия отправляемой телеграммы визируется составителем на лицевой стороне последнего листа в нижней части текстового поля.
3.22.5. В администрации города текст телеграммы подписывается главой муниципального образования город Краснодар либо его заместителями, либо руководителем органа администрации города. Подписанные телеграммы регистрируются в СЭД в порядке, установленном подразделом IV.VI раздела IV настоящей Инструкции.
Подраздел III.XXIII. Факсограмма
3.23.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации города, установлены в секторе по работе с корреспонденцией отдела контроля управления контроля и в органах администрации города.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в чёрном или тёмно-синем цвете с чётким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Чертежи и штриховые изображения оформляются чётко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Объём передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.
Поступившие факсограммы, в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приёма, срочные - незамедлительно.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего органа администрации города.
Подраздел III.XXIV. Электронный документ (электронное сообщение)
3.24.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения СЭД, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений устанавливается Регламентом работы в СЭД, Регламентом эксплуатации электронной почты в администрации города, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 13.01.2017 N 7-р, иными муниципальными правовыми актами.
3.24.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации города.
Документы, поступающие в адрес главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, руководителей органов администрации города, на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов.
3.24.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
3.24.4. Направляемый в СЭД или посредством электронной почты электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
3.24.5. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединёнными файлами, содержащими электронную копию документа.
3.24.6. Техническую поддержку и функционирование электронной почты обеспечивает управление информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города.
Каждому пользователю (структурному подразделению администрации города, единице структурного подразделения, работнику) электронной почты выделяется адрес электронной почты, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.
3.24.7. Электронные сообщения, поступившие в администрацию города и органы администрации города и имеющие регистрационный номер, дату, подпись, распечатываются без приложений и регистрируются в СЭД. При этом на бумажной копии проставляется штамп "ПОЛУЧЕНО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ", а приложения размещаются в РК документа в СЭД после файла поступившего документа.
Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с правилами работы с поступающими (входящими) документами.
3.24.8. Электронное сообщение, не имеющее реквизитов письма, не регистрируется.
3.24.9. Единицей учёта электронного документа является документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
3.24.10. Ответы на обращения граждан и юридических лиц направляются заявителю в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в администрацию города, орган администрации города в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в администрацию города, орган администрации города в письменной форме.
Раздел IV
Организация документооборота
Подраздел IV.I. Принципы организации документооборота
4.1.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе создания и исполнения.
В процессе документооборота обеспечиваются:
приём и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение поступающих документов;
регистрация документов;
рассмотрение документов главой муниципального образования город Краснодар, заместителями главы муниципального образования город Краснодар, руководителями органов администрации города (далее - руководители);
подготовка резолюций и доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
обработка и отправка отправляемых (исходящих) документов;
контроль за исполнением;
формирование документов в дела, учёт и хранение дел.
4.1.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения.
Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота - обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.
4.1.3. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и электронных документов и операции, производимые с ними в администрации города, органах администрации города, определяются настоящей Инструкцией и принимаемыми на основе Инструкции правовыми актами, маршрутными схемами прохождения документов.
4.1.4. В администрации города, органах администрации города используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
Электронный документооборот в администрации города, органах администрации города осуществляется с использованием СЭД. Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, согласование, подписание, постановка на контроль и снятие с контроля, рассылка, ознакомление, списание в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в СЭД в РК документа. При этом к РК документа должен быть прикреплён файл электронного документа в формате, определённом Регламентом работы в СЭД.
Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Документы, имеющие временный срок хранения, с отметкой "ЭПК", после проведения экспертизы ценности дел и в случае внесения их в состав Архивного фонда Российской Федерации распечатываются, подписываются и хранятся на бумажном носителе.
Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых рекомендуется осуществлять исключительно в форме электронных документов, приведён в приложении N 24 к настоящей Инструкции.
4.1.5. Организация движения документов в условиях электронного документооборота должна быть оптимальна по затратам времени, не должна допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
4.1.6. Организация документооборота в администрации города, органах администрации города основывается на принципах:
централизации операций по приёму и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения поступающих (входящих) документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;
однократности регистрации документов (регистрация документов, направляемых по СЭД, осуществляется один раз);
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.7. В документообороте администрации города, органов администрации города выделяются следующие документопотоки:
поступающие (входящие) документы;
отправляемые (исходящие) документы;
внутренние документы;
обращения граждан.
4.1.8. Доставка и отправка документов в администрацию города, органы администрации города осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, нарочными и посредством различных видов электронной связи (факсимильная, телеграфная, электронная почта, система электронного взаимодействия (далее - СЭВ) и СЭД), а также через официальный Интернет-портал администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара (www.krd.ru), посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru), государственной информационной системы Краснодарского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Краснодарского края" (pgu.krasnodar.ru), федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершённого при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
Подраздел IV.II. Приём, первичная обработка поступающих документов
4.2.1. В администрацию города, органы администрации города доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, электронных документов и электронных копий документов, электронных сообщений.
4.2.2. Приём, первичная обработка, распределение и регистрация документов (если корреспонденты не являются участниками СЭД) на бумажном носителе или в форме электронного документа, поступающих в адрес главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, за исключением письменных обращений граждан, осуществляются в секторе по работе с корреспонденцией отдела контроля управления контроля (далее - сектор по работе с корреспонденцией).
Приём, первичная обработка, распределение и регистрация письменных обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации города.
Письменные обращения граждан, полученные сектором по работе с корреспонденцией по почте, передаются для регистрации и исполнения в отдел по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации города.
При приёме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя либо на втором экземпляре документа проставляются дата получения корреспонденции, подпись работника, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости, штамп администрации города.
Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации города, принимается и регистрируется в этих органах самостоятельно.
4.2.3. Все поступившие на бумажном носителе документы подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу);
проверку целостности поступающих (входящих) документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (кроме случаев, указанных в пункте 4.2.7 подраздела IV.II раздела IV настоящей Инструкции);
проставление отметки о поступлении документа.
4.2.4. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в повреждённой упаковке, проверяются на целостность.
Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, в секторе по работе с корреспонденцией не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику управления контроля (в органе администрации города - руководителю органа администрации города).
4.2.5. При поступлении входящего документа в повреждённой упаковке, повреждении документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в трёх экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя работниками сектора по работе с корреспонденцией (либо органа администрации города, в который поступил документ).
Один экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр вместе с входящим документом передаётся на регистрацию (если регистрация возможна), а третий остаётся в секторе по работе с корреспонденцией (либо органе администрации города).
Допускается составлять акт в двух экземплярах. Тогда в секторе по работе с корреспонденцией (либо органе администрации города) хранится электронная копия акта.
4.2.6. При предварительном рассмотрении из поступивших (входящих) документов в секторе по работе с корреспонденцией выделяются документы:
требующие рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями;
направляемые непосредственно в органы администрации города.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению входящие документы, адресованные органам администрации города или работникам администрации города.
4.2.7. Конверты (пакеты, упаковка) сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если в них находятся документы по судебным делам (исковые заявления, судебные постановления (акты) и др.);
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия);
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.
4.2.8. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), не вскрываются и передаются непосредственно адресату.
4.2.9. Электронные документы, поступившие электронной почтой и (или) посредством системы электронного взаимодействия (далее - СЭВ), принимаются сектором по работе с корреспонденцией и включаются в работу как входящие документы.
Электронные документы могут распечатываться и включаться в работу как документы на бумажном носителе, если на документе есть отметка об ЭП или документ поступил в форме электронной копии документа.
4.2.10. Первичная обработка поступивших в администрацию города, органы администрации города документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые.
Примерный перечень нерегистрируемых поступающих (входящих) документов приведён в приложении N 25 к настоящей Инструкции.
Подраздел IV.III. Регистрация поступивших (входящих) документов
4.3.1. Регистрация поступивших (входящих) документов осуществляется в СЭД независимо от способа их доставки один раз в пределах выделенных документопотоков.
4.3.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документов после 16:00 или в нерабочее время).
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно.
Исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, частные жалобы, возражения, отзывы, ходатайства, судебные повестки, определения суда, решения суда, заявления, жалобы, уведомления, постановления, протоколы судебных заседаний, в том числе, полученные по электронной почте на официальные электронные адреса администрации города и через почтамт АО "Почта России", где в реквизите "Адресат" не указана администрация города, исполнительные документы, в том числе постановления судебных приставов-исполнителей, поступающие в администрацию города, подлежат регистрации в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с учётом особенностей, предусмотренных Порядком обеспечения учёта и контроля исполнительных производств в администрации муниципального образования город Краснодар, утверждённым постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 12.12.2007 N 5854. В РК документа в соответствующем поле выбирается соответствующая рубрика из категории "Судебное".
4.3.3. При регистрации входящего документа в СЭД в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);
дата поступления документа (проставляется автоматически);
корреспондент (организация - автор документа);
регистрационный номер поступившего документа;
дата поступившего документа;
доступ (гриф ограничения доступа к документу);
фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений, например: 2/2+0);
файл документа (электронная копия документа);
вид доставки;
адресат;
содержание (заголовок к тексту);
рубрика (выбрать из справочника).
При регистрации документа, являющегося ответом на отправляемый (исходящий) документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК документа делается соответствующая ссылка (связка).
4.3.4. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК документа со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего обращения.
4.3.5. Вся поступающая не через СЭД корреспонденция должна регистрироваться в СЭД в секторе по работе с корреспонденцией либо в органе администрации города централизованно работником, на которого возложены соответствующие функции.
4.3.6. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа имеет следующую структуру:
индекс, присвоенный органам администрации города (далее - индекс);
проставляемый через косую черту порядковый номер документа в пределах календарного года.
Документ, поступивший в администрацию города, имеет только порядковый номер документа.
Например, поступивший (входящий) документ, зарегистрированный в управлении контроля имеет вид 14/111, где 14 - индекс управления контроля, 111 - порядковый номер документа.
Поступивший (входящий) документ, зарегистрированный в администрации города сектором по работе с корреспонденцией, имеет вид: 11222. При этом в РК документа в поле "Примечание" проставляется индекс руководителя администрации города, которому документ направлен на рассмотрение.
Перечень индексов, присвоенных органам местного самоуправления и используемых в администрации города, утверждается соответствующим распоряжением администрации города.
4.3.7. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, в нижней правой части первого листа или на ином свободном месте проставляется отметка о поступлении документа (в виде штампа или штрихкода), в которой в соответствии с пунктом 3.4.32 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.
4.3.8. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями.
4.3.9. Документы, поступающие от представителей средств массовой информации, направляются для исполнения в орган администрации города в соответствии с компетенцией и департамент информационной политики администрации города. При подготовке ответов на указанные документы орган администрации города согласовывает их с департаментом информационной политики администрации города.
4.3.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, после присвоения им регистрационного номера сканируются, за исключением документов, не подлежащих сканированию и отправке в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации (приложение N 27). Электронная копия документа с приложениями (при их наличии) прикрепляется к РК документа и направляется по СЭД на рассмотрение адресату.
4.3.11. Не регистрируемые в СЭД служебные документы при необходимости могут учитываться в журналах.
4.3.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с отметкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - незамедлительно.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные в СЭД, передаются по назначению под подпись или остаются в приёмной руководителя.
4.3.13. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в приёмных заместителей главы муниципального образования город Краснодар (далее - приёмные заместителей главы), органах администрации города, обязаны забирать документы в секторе по работе с корреспонденцией ежедневно два раза в день: в 11:00 и в 16:00.
4.3.14. Корреспонденция на иностранном языке, адресованная главе муниципального образования город Краснодар, передаётся для перевода на русский язык в отдел зарубежных связей и межмуниципального сотрудничества администрации города. После перевода текст на русском языке визируется исполнителем и с подлинником письма передаётся в сектор по работе с корреспонденцией для организации дальнейшей работы с документами в соответствии с настоящей Инструкцией.
Подраздел IV.IV. Порядок рассмотрения документов в администрации города и доведения их до исполнителей
4.4.1. Документы передаются на рассмотрение главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям, руководителю органа администрации города после регистрации.
4.4.2. Главе муниципального образования город Краснодар в обязательном порядке направляется следующая корреспонденция:
правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
законы Краснодарского края и постановления Законодательного Собрания Краснодарского края;
правовые акты главы администрации Краснодарского края;
иная корреспонденция, поступившая от Президента Российской Федерации, из Федерального Собрания Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации и руководителей органов местного самоуправления.
Делать какие-либо пометки на правительственных документах не допускается.
4.4.3. Корреспонденция, передаваемая из одного органа администрации города в другой, повторно не регистрируется.
4.4.4. Документы, направляемые главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям, передаются посредством СЭД. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в приёмных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, рассматривают документы, готовят свои предложения руководителям для ознакомления и подписания резолюций. Затем документы с резолюциями обрабатываются в отделе контроля управления контроля (далее - отдел контроля) либо в приёмных заместителей главы и направляются исполнителям для работы.
В случае обоснованности изменения исполнителя, указанного в резолюции главы муниципального образования город Краснодар, необходимые предложения должны быть представлены помощнику главы муниципального образования не позднее трёх рабочих дней с момента поступления документа исполнителю.
Предложения, поступившие по истечении вышеуказанного срока, рассмотрению не подлежат, в этом случае исполнение поручений обеспечивается ответственным исполнителем, указанным в резолюции главы муниципального образования город Краснодар.
Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день их передачи или на следующий рабочий день, если документы переданы после 16:00.
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы передаются руководителю на рассмотрение незамедлительно.
4.4.5. Отметки о прохождении и исполнении служебных документов выполняются в СЭД работниками отдела контроля и работниками, ответственными за организацию делопроизводства в приёмных заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
Информация о прохождении и исполнении документов еженедельно докладывается начальнику управления контроля.
4.4.6. Телефонограммы, адресованные главе муниципального образования город Краснодар и его заместителям, руководителям органов администрации города, принимаются и регистрируются работниками соответствующих приёмных и незамедлительно докладываются руководителю после их приёма.
4.4.7. Результаты рассмотрения документа руководителем оформляются в виде резолюций (поручений) (пункт 3.4.33 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции).
Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в СЭД в РК документа, после чего исполнители получают доступ к документу.
На этапе внесения сведений о резолюции организуется контроль за исполнением документа в соответствии с разделом V настоящей Инструкции.
В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно".
4.4.8. Документы, поступившие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие органы администрации города на исполнение или помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Для фиксации факта передачи входящих документов на бумажном носителе в органы администрации города могут использоваться журналы передачи документов.
4.4.9. Служебные документы, зарегистрированные в СЭД в органах администрации города, направляются исполнителям работниками, ответственными за ведение делопроизводство в этих органах.
При передаче на исполнение документа на бумажном носителе подлинник передаётся ответственному исполнителю, а соисполнителям направляются электронные копии документа по СЭД.
4.4.10. Служебные документы подлежат исполнению в сроки, указанные в пункте 5.2.12 подраздела V.II раздела V настоящей Инструкции.
4.4.11. Информация о прохождении и исполнении документа фиксируется работниками отдела контроля, приёмной руководителя в СЭД в РК документа.
Подраздел IV.V. Организация работы с поступившими документами в органах администрации города
4.5.1. Порядок работы с корреспонденцией в органах администрации города устанавливается ими с учётом требований настоящей Инструкции.
4.5.2. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями, посредством СЭД направляются для исполнения в органы администрации города через отдел контроля и приёмные заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
4.5.3. Организация работы с документами в органах администрации города обеспечивается посредством СЭД заведующим приёмной органа администрации города либо работником, ответственным за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:
получение и учёт поступающих документов;
своевременная передача полученных документов руководителю органа администрации города, а затем непосредственному исполнителю;
систематическое информирование руководителя отраслевого органа администрации города о состоянии исполнения документов и поручений в органе администрации города;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
оформление отправляемых (исходящих) документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города;
подготовка и сдача дел на архивное хранение;
хранение и учёт бланков документов, подготовка заявок на получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей, обеспечение их сохранности и правильного использования.
4.5.4. Органы администрации города ведут учёт поступления, прохождения и исполнения переданных им служебных документов в СЭД.
4.5.5. Документы, поступившие в орган администрации города, после их учёта в СЭД передаются руководителю органа администрации города и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления.
Руководители органов администрации города несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.
4.5.6. При работе с документами в органах администрации города необходимо соблюдать следующие требования:
непосредственные исполнители, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать отметки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
передача документов или их копий работникам других органов администрации города может производиться только с разрешения руководителя органа администрации города;
передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется через департамент информационной политики администрации города;
документ, помещённый в дело, может быть с разрешения руководителя органа администрации города временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, когда, кому и кем документ выдан;
при уходе в отпуск работники органа администрации города обязаны отчитаться по всем находящимся на исполнении документам и обращениям граждан, при переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности - сдать все числящиеся за ними документы работнику, ответственному за организацию делопроизводства в органе администрации города.
4.5.7. После завершения работы с документом непосредственный исполнитель должен сделать в СЭД в РК документа соответствующий отчёт об исполнении, который включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; при отсутствии такого документа в отчёт об исполнении вносится соответствующая информация, например: "Учтено при подготовке замечаний к проекту распоряжения (название)", "Дан устный ответ (о чём, кому, дата)".
После этого сам документ и все материалы к нему, свидетельствующие о ходе его исполнения, передаются руководителю органа администрации города для снятия с контроля.
На исполненном документе руководитель органа администрации города делает отметку "В дело". Отметка "В дело", дата и подпись руководителя органа администрации города проставляются на первом листе самого документа либо на лицевой стороне первого листа информации об исполнении документа.
После этого исполненные документы формируются согласно номенклатуре дел органа администрации города.
4.5.8. На документах, предназначенных для ознакомления, лица, ознакомившиеся с ними, проставляют свою подпись и дату на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.
4.5.9. Регистрация и отправление отправляемых (исходящих) документов, подготовленных и оформленных в органе администрации города, осуществляется в соответствии с порядком, определённым в подразделе IV.VI раздела IV настоящей Инструкции.
Подраздел IV.VI. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами, их регистрация и отправка
4.6.1. Работа с отправляемыми (исходящими) документами организуется с использованием СЭД.
Ответственность за составление и оформление, согласование документа возлагается на ответственного исполнителя документа.
До представления документа на подпись руководителю работник, ответственный за организацию делопроизводства, проверяет правильность оформления, адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, заявки на рассылку, а также правильность оформления в СЭД РК проекта документа.
4.6.2. Отправляемые (исходящие) документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, передаются на регистрацию.
Отправляемые (исходящие) документы, подписанные главой муниципального образования город Краснодар, регистрируются в секторе по работе с корреспонденцией.
Отправляемые (исходящие) документы, подписанные заместителями главы муниципального образования город Краснодар, регистрируются в приёмных заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
Документы руководителей органов администрации города регистрируются и отправляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в этих органах.
Экземпляр документа на бланке направляется адресату в день регистрации, экземпляр документа с визой исполнителя - помещается в соответствующее дело.
Документы постоянного срока хранения и приложения к ним вне зависимости от объёма распечатываются и хранятся на бумажном носителе в соответствующем деле.
Передача внутренних документов осуществляется посредством СЭД в электронном виде.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется, как правило, в день подписания (утверждения). Если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время, то они регистрируются на следующий рабочий день.
4.6.3. Датой документа является дата подписания (утверждения) документа.
4.6.4. При регистрации отправляемого (исходящего) документа в СЭД в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер документа (проставляется автоматически);
дата документа;
доступ (гриф ограничения доступа к документу);
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
содержание (заголовок к тексту);
состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений, например: 4/1+3);
файлы документа (электронная версия, электронная копия отправляемого документа прикрепляется к РК документа);
ответственный исполнитель;
связки (сведения о связанных документах - наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
адресат;
электронный адрес;
сведения об электронной подписи (ЭП);
результат проверки ЭП (если документ подписан усиленной ЭП).
Дополнительно к указанным сведениям в РК документа могут вноситься иные сведения (номер бланка и другое).
4.6.5. Регистрационный номер и дата регистрации отправляемого (исходящего) документа, направляемого на бумажном носителе, проставляются на подлиннике отправляемого (исходящего) документа, а также на втором экземпляре, остающемся в деле, в соответствии с подразделом III.IV раздела III настоящей Инструкции.
4.6.6. Экземпляр отправляемого (исходящего) документа, предназначенный (при необходимости) для отправки на бумажном носителе, подписанный руководителем или иным уполномоченным им лицом, передаётся на отправку, второй экземпляр документа со вторыми экземплярами приложений, указанными в тексте документа (если есть) и визами исполнителя и согласующих лиц, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел (поступивший (входящий) документ передаётся на хранение в дело вместе с письмом-ответом).
Электронный документ после его подписания ЭП и отправки адресату хранится в базе данных СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
4.6.7. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий правовых актов, направляемых по заявке на рассылку).
Почтовый адрес на конверте оформляется согласно пункту 3.4.20 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
4.6.8. Отправляемые (исходящие) документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами и этикетными фразами регистрируются под одним номером.
4.6.9. Документ после регистрации не может быть полностью или частично заменён.
При получении ответа на отправляемые (исходящие) документы главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей регистрация ответа осуществляется в СЭД в связке с соответствующим отправляемым (исходящим) документом администрации города.
4.6.10. Документы, подписываемые главой муниципального образования город Краснодар, оформляются на его должностных бланках.
Документы, подписываемые первым заместителем главы муниципального образования город Краснодар, оформляются на его должностных бланках.
Документы, подписываемые заместителями главы муниципального образования город Краснодар, оформляются на бланках администрации города.
4.6.11. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, подписываются главой муниципального образования город Краснодар, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
Приглашения для участия в совещаниях руководителей правоохранительных и судебных органов власти, а также руководителей органов исполнительной власти подписываются главой муниципального образования город Краснодар или заместителем главы муниципального образования город Краснодар, координирующим соответствующее направление деятельности.
4.6.12. Документы, направляемые в другие организации, органы администрации города, подписываются: главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями, руководителями органов администрации города в зависимости от содержания письма.
4.6.13. Документы, подготовленные в администрации города и подлежащие отправке по почте, поступают в сектор по работе с корреспонденцией.
Документы, подготовленные органами администрации города и подлежащие отправке по почте, поступают работнику органа администрации города, ответственному за организацию делопроизводства.
Реестры с отметкой почтового отделения связи остаются в секторе по работе с корреспонденцией (у работника, ответственного за организацию делопроизводства в органе администрации города) для финансового отчёта.
Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.6.14. Отправка корреспонденции в администрации города осуществляется посредством СЭВ, электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской, заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
4.6.15. Корреспонденция за подписью главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется через почтамт в течение одного-двух дней.
Исполнитель определяет вид отправки документа и представляет список его рассылки в СЭД в РК документа.
Корреспонденция, направляемая простой и заказной почтой, передаётся в сектор по работе с корреспонденцией (в органах администрации города - работнику, ответственному за организацию делопроизводства) готовой к отправке: с указанием адресата, при наличии подписи и всех приложений (указанных в тексте документа).
4.6.16. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.
Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой о её отправке.
Контроль за работой и использованием факсимильной техники и средств компьютерной техники осуществляют назначенные в органах администрации города ответственные лица.
4.6.17. Телеграммы, направляемые от имени администрации города, подписываются главой муниципального образования город Краснодар или его заместителями.
Для рассылки телеграммы составителем представляется список рассылки, подписанный руководителем органа администрации города.
4.6.18. В целях своевременного отправления отправляемой (исходящей) корреспонденции через сектор по работе с корреспонденцией её необходимо сдавать для обработки не позднее 13:00 с понедельника по четверг и до 12:00 в пятницу и предпраздничные дни. Документы, поступившие после установленного времени, отправляются на следующий рабочий день.
Срочные документы подлежат отправке в первую очередь.
4.6.19. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
4.6.20. Служебная переписка между органами администрации города осуществляется посредством СЭД (внутренняя переписка). В этом случае документ создаётся на бумажном носителе в единственном экземпляре, который со всеми приложениями и визами исполнителя и согласующих лиц остаётся на хранении в органе администрации города в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
Средства факсимильной связи, электронной почты предназначаются для оперативной передачи документов и служебных материалов.
Документ на бумажном носителе адресату досылается в исключительных случаях, необходимость и порядок досылки определяется исполнителем. Если документ направляется по электронной почте в виде электронной копии, на бумажном подлиннике делается отметка о дате направления документа.
Запрещается направлять посредством электронной почты и факсимильной связи документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также в иных случаях, установленных федеральным законодательством.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на работника, подготовившего документ к передаче, и должностное лицо, подписавшее документ.
4.6.21. Передача текста документа, оформленного на бланке письма и содержащего необходимые реквизиты, по каналам факсимильной связи осуществляется после его регистрации.
Требования к отправке документов посредством электронной почты изложены в подразделе III.ХXIV раздела III настоящей Инструкции.
4.6.22. Подлинники документов после передачи посредством электронной почты или факсимильной связи возвращаются составителям с отметкой о времени, дате отправки.
4.6.23. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации должно соответствовать прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приёма, исполнения, контроля, направления в дело - поступающих (входящих) документов.
Подраздел IV.VII. Организация работы с устными запросами пользователей информации
4.7.1. Запрос-обращение о представлении информации о деятельности органа может быть направлен в администрацию города, орган администрации города пользователем информации в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа.
4.7.2. Работа с запросом, полученным в устной форме, осуществляется аналогично работе с поступившей (входящей) корреспонденцией (подраздел IV.V раздела III настоящей Инструкции).
4.7.3. Устный запрос регистрируется в администрации города, органе администрации города в СЭД в день получения. При введении содержания запроса в СЭД следует использовать рубрику "Устный запрос".
4.7.4. Контроль за исполнением устных запросов пользователей информации в администрации города, органах администрации города осуществляется с использованием СЭД.
4.7.5. Ответ на запрос пользователей информации направляется адресату после регистрации в СЭД.
Подраздел IV.VIII. Печатные и копировально-множительные работы
4.8.1. Печатные и копировально-множительные работы в администрации города осуществляются управлением делами, приёмными заместителей главы муниципального образования город Краснодар, а также органами администрации города, имеющими приёмные, с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.
4.8.2. Для печати и копирования принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации города, органа администрации города.
Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся к деятельности администрации города, органа администрации города печатанию и копированию не подлежат.
4.8.3. Копирование муниципальных нормативных правовых актов осуществляется в общем отделе управления делами.
Копирование документов, связанных с обеспечением деятельности главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, объём которых превышает 10 страниц, может осуществляться в общем отделе управления делами.
Основанием для выполнения копировально-множительных работ в общем отделе управления делами является заявка, подготовленная на имя управляющего делами администрации города.
4.8.4. Не допускается копирование бланков документов, используемых в администрации города, органах администрации города.
4.8.5. Не допускается неэкономное расходование бумаги и расходных материалов при осуществлении печатных и копировально-множительных работ.
4.8.6. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учёт выполняемых работ несут работники органов администрации города, ответственные за делопроизводство, а также специалисты приёмных заместителей главы и руководителей органов администрации города.
Подраздел IV.IX. Учёт и анализ объёма документооборота
4.9.1. Учёт количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определённый период, может проводиться по администрации города в целом, по органам администрации города, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведённым с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами, в целях её совершенствования.
4.9.2. При учёте объёма документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учёт количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учётных форм.
4.9.3. За единицу учёта количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учёта копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
При учёте отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4.9.4. Данные о количестве документов обобщаются представляются руководителю в виде справок (сводок, отчётов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
Раздел V
Организация контроля за прохождением и исполнением документов
Подраздел V.I. Общие положения
5.1.1. Система делопроизводственного контроля регламентирует организацию и порядок контроля за прохождением и исполнением документов в администрации города, а также исполнением заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, руководителей органов администрации города.
5.1.2. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе организации проверок соблюдения сроков исполнения правовых актов, служебных документов с резолюциями руководителей, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей (далее - контрольные документы) и принятия своевременных мер, обеспечивающих их надлежащее исполнение.
5.1.3. В систему контролирующих органов администрации города входят:
глава муниципального образования город Краснодар;
заместители главы муниципального образования город Краснодар;
руководители органов администрации города;
управление контроля;
управление делами.
5.1.4. В рамках организации контроля выполняются следующие функции:
постановка на контроль и снятие с контроля правовых актов, служебных документов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, руководителей органов администрации города;
принятие мер по привлечению исполнителей к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение контрольных документов;
организация сбора, анализа и обобщение информации о сроках и качестве исполнения контрольных документов;
подготовка предложений по совершенствованию порядка и координации своих действий, укреплению исполнительской дисциплины;
подготовка предложений о рассмотрении неисполненных контрольных документов или снятии этих документов с контроля;
подготовка предложений о привлечении должностных лиц к материальной и дисциплинарной ответственности по фактам низкой исполнительской дисциплины, а также об их поощрении за систематическую качественную работу;
проведение иных контрольных мероприятий.
5.1.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители органов администрации города, на которых возложен контроль, организуют работу по контролю за своевременным исполнением контрольных документов и несут персональную ответственность за полное, качественное и своевременное их исполнение.
5.1.6. Контроль осуществляется с использованием СЭД. Функционирование СЭД осуществляется на базе электронного банка регистрационных данных, который систематизирован по видам и срокам исполнения документов, исполнителям и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения контрольных документов. Это позволяет проводить мероприятия по организации предупредительного контроля, анализ исполнительской дисциплины, принимать меры по стимулированию труда исполнителей.
Подраздел V.II. Организация контроля в администрации города
5.2.1. В администрации города контролю подлежат:
правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;
обращения депутатов всех уровней;
правовые акты главы муниципального образования город Краснодар;
муниципальные правовые акты;
задания и поручения главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, руководителей органов администрации города;
письма и другая служебная корреспонденция;
устные и письменные обращения граждан;
критические материалы в адрес администрации города, опубликованные в средствах массовой информации;
запросы информации о деятельности администрации города.
5.2.2. Необходимость постановки правового акта, служебного документа, задания или поручения главы муниципального образования город Краснодар на контроль определяет глава муниципального образования город Краснодар. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители органов администрации города самостоятельно определяют необходимость контроля за документами, поступившими в их адрес, и за собственными документами, заданиями или поручениями.
Документы, поставленные на контроль главой муниципального образования город Краснодар, подлежат общему контролю.
Документы, поставленные на контроль заместителем главы муниципального образования город Краснодар либо руководителем органа администрации города, подлежат внутреннему контролю.
Документы, поставленные на контроль главой муниципального образования город Краснодар (общий контроль), ставятся на контроль его заместителями и руководителями органов администрации города в обязательном порядке.
5.2.3. Служебные документы ставятся на контроль, если:
главой муниципального образования город Краснодар поручено осуществлять контроль исполнения постановления или распоряжения;
в содержании определены конкретные задания органу администрации города;
необходимость контроля исполнения служебного документа определена резолюциями главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей;
предусмотрено представление информации в вышестоящие органы о ходе исполнения служебного документа;
в тексте документа указаны конкретные сроки исполнения.
Если документ содержит несколько поручений, каждое из них ставится на контроль отдельно.
Постановке на контроль подлежат только служебные документы, зарегистрированные в СЭД.
5.2.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет глава муниципального образования город Краснодар. Организационное руководство системой контроля возлагается на начальника управления контроля.
5.2.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар осуществляют контрольные функции в соответствии с распределением обязанностей, утверждённым главой муниципального образования город Краснодар.
Контроль за соблюдением сроков исполнения, содержащихся в контрольных документах, осуществляют работники, ответственные за организацию делопроизводства в приёмных заместителей главы.
5.2.6. Руководители органов администрации города обязаны:
рассматривать контрольные документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день поступления;
лично (не реже одного раза в неделю) осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;
в установленный срок представлять информацию в управление контроля о ходе выполнения требований, содержащихся в контрольных документах, исполнение которых возложено на данный орган администрации города;
систематически подводить итоги исполнения контрольных документов, принимать соответствующие меры дисциплинарного воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
5.2.7. Организация и координация работы по контролю за исполнением муниципальных правовых актов, его резолюций к служебным документам, заданий и поручений (общий контроль) возлагается на отдел контроля. Контроль осуществляется с использованием СЭД.
5.2.8. Контроль за исполнением в установленный срок контрольных документов заместителей главы муниципального образования город Краснодар (внутренний контроль) осуществляют работники приёмных заместителей главы, в органах администрации города - работники, ответственные за организацию делопроизводства. Контроль осуществляется с использованием СЭД.
5.2.9. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан и организаций управления делами администрации города. Организация этого контроля осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством в сфере работы с обращениями граждан.
5.2.10. Контроль за качеством рассмотрения критических материалов в адрес администрации города, опубликованных в средствах массовой информации, возлагается на департамент информационной политики администрации города.
5.2.11. Осуществление контроля за исполнением контрольных документов предполагает:
учёт и постановку их на контроль;
доведение их до исполнителей;
организацию контроля за своевременным их исполнением;
формирование контрольных дел на контрольные документы и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их исполнении;
учёт и регулярное информирование руководителей муниципального образования город Краснодар о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких контрольных документов исполнено, сколько не исполнено или исполнено с нарушением срока, кем, по каким причинам);
информирование исполнителей о приближении сроков их исполнения;
учёт и анализ результатов исполнения;
выдачу информации о контролируемых документах по запросу;
снятие их с контроля.
5.2.12. Срок исполнения служебного документа устанавливается в резолюции либо исходя из срока, определённого законодательством Российской Федерации, либо на основании срока, указанного в служебном документе.
Срок исполнения служебного документа исчисляется в календарных днях.
Если последний день срока исполнения служебного документа приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то документ подлежит исполнению в последний предшествующий ему рабочий день.
В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня, следующего за днём поступления запроса, обращения в администрацию города, орган администрации города.
Если срок исполнения документа обозначен фразой "не позднее..." или "до ..." с указанием конкретной даты, то последним днём исполнения документа считается указанная дата.
Даты исполнения служебного документа, резолюции руководителя фиксируются в СЭД в РК документа с целью отслеживания срока его исполнения.
Служебный документ подлежит исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
согласно резолюции руководителя ("весьма срочно" - в течение одного - двух дней, "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно", "внесите предложение", "доложите" - в 10-дневный срок; без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней);
по парламентским запросам, а также по депутатскому запросу, направленному Законодательным Собранием Краснодарского края, - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан и организаций - не позднее 30 дней со дня регистрации.
5.2.13. На контрольных документах в СЭД в РК документа ставится отметка о контроле в виде буквы К.
Если документ подлежит общему контролю, то в СЭД в РК документа в поле "Контролёр" выбирается глава муниципального образования город Краснодар.
Если документ подлежит внутреннему контролю (ставится на контроль заместителем главы муниципального образования город Краснодар либо руководителем органа администрации города), то в СЭД в РК документа в поле "Контролёр" выбирается соответственно тот заместитель главы муниципального образования город Краснодар либо руководитель органа администрации города, который поставил документ на контроль.
5.2.14. Контрольные документы с резолюциями на них, поступившие исполнителям, рассматриваются ими в течение одного дня и исполняются в указанные сроки.
5.2.15. Осуществление контроля за исполнением документов, имеющих длительный срок исполнения, предполагает, как правило, представление исполнителями промежуточной информации о ходе исполнения с периодичностью: один раз в месяц - по документам (программным заданиям) со сроком исполнения до одного года; один раз в три месяца - по документам (программным заданиям) со сроком исполнения более одного года.
5.2.16. Должностное лицо, указанное в резолюциях первым, либо напротив которого проставлена надпись "Свод", является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями. Документы, поставленные на контроль, направляются ответственному исполнителю и каждому соисполнителю посредством СЭД. Ответственный исполнитель в СЭД отмечается знаком "!" красного цвета или словом "отв.".
Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления отчётов о выполнении ими заданий или поручений, содержащихся в контрольном документе. Соисполнители направляют свою информацию ответственному исполнителю для дальнейшего их обобщения в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.
В случае отсутствия ответственного исполнителя, соисполнители в равной степени несут ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольного документа.
5.2.17. Информация ответственного исполнителя, оформленная в виде отчёта (заключения), должна содержать сведения о ходе и качестве исполнения каждого требования, содержащегося в контрольном документе. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение контрольного документа (копии платёжных поручений, акты выполненных работ и т. д.).
5.2.18. Если исполнение требования, содержащегося в муниципальном правовом акте, возложено на организацию, не являющуюся органом администрации города, то ответственным исполнителем является руководитель органа, подготовившего проект этого муниципального правового акта.
5.2.19. Ответственные исполнители передают свои отчёты (заключения) об исполнении контрольных документов руководителям муниципального образования город Краснодар или в отдел контроля для последующего снятия их с контроля. Отсутствие информации является нарушением сроков исполнения.
5.2.20. При необходимости продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель должен представить в отдел контроля либо руководителю муниципального образования город Краснодар, давшему поручение, документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока исполнения не позднее трёх дней до истечения установленного срока.
5.2.21. Срок исполнения контрольного документа считается продлённым при наличии соответствующей резолюции начальника управления контроля либо главы муниципального образования город Краснодар, первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар, заместителя главы муниципального образования город Краснодар, руководителя органа администрации города, давшего поручение.
5.2.22. Продление срока исполнения контрольных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа с даты написания поручения, а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение одного месяца срока, отведённого на исполнение поручения. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются.
5.2.23. Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, готовят информацию об исполнении, которая должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.
5.2.24. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех требований, содержащихся в поручении, резолюции руководителя.
Промежуточный ответ не является основанием для снятия документа с контроля.
Решение об исполнении контрольного документа и снятии с контроля принимает начальник управления контроля либо автор первой резолюции, поставивший этот документ на контроль (глава муниципального образования город Краснодар, первый заместитель главы муниципального образования город Краснодар, заместитель главы муниципального образования город Краснодар, руководитель органа администрации города).
Ответственность за внесение информации о ходе и результатах исполнения служебного документа в СЭД в РК документа возлагается на отдел контроля, работников приёмных заместителей главы муниципального образования город Краснодар, а также работников, ответственных за ведение делопроизводства в органе администрации города.
На исполненном документе (если он на бумажном носителе) проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 3.4.35 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции, сведения об исполнении служебного документа вносятся в СЭД в РК документа.
Служебные документы, не снятые с контроля и не продлённые в установленном порядке, считаются неисполненными и остаются на контроле. Обязанность по их исполнению сохраняется за исполнителями.
Подраздел V.III. Выполнение функций контроля управлением контроля
5.3.1. Управление контроля обеспечивает реализацию своих контрольных функций в целях укрепления исполнительской дисциплины, повышения ответственности исполнителей.
5.3.2. В управлении контроля контролю подлежат:
правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;
муниципальные правовые акты;
поручения, даваемые на совещаниях и иных организационных мероприятиях с участием главы муниципального образования город Краснодар;
служебные документы, поступающие в администрацию города.
5.3.3. Основанием для постановки управлением контроля на контроль правовых актов и иных документов, поручений главы муниципального образования город Краснодар являются:
резолюция главы муниципального образования город Краснодар на документе, содержащая сведения об исполнителе, поручение исполнителю, срок исполнения;
наличие в муниципальных правовых актах, протоколах совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар поручений исполнителям;
требование главы муниципального образования город Краснодар доложить об исполнении его поручения.
5.3.4. Поручения главы муниципального образования город Краснодар, даваемые им на совещаниях, заседаниях и других мероприятиях с его участием, а также его поручения по результатам рассмотрения устных обращений юридических лиц оформляются при необходимости в виде реестров поручений, протоколов, которые направляются исполнителям.
5.3.5. Управление контроля ставит на учёт контрольный документ и оформляет на него контрольное дело.
В контрольное дело помещаются: контрольный документ, информация исполнителей, отражающая ход его исполнения, другие отчётные материалы.
В СЭД в РК документа создаются соответствующие контрольные карты, содержащие фамилию ответственного исполнителя, соисполнителей, содержание поручений и сроки их исполнения.
5.3.6. Сведения о состоянии исполнения контрольных документов представляются исполнителем в отдел контроля согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днём, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день.
5.3.7. Отдел контроля:
еженедельно представляет главе муниципального образования город Краснодар информацию о неисполненных в срок контрольных документах;
готовит для главы муниципального образования город Краснодар аналитический обзор (сводку) и свои предложения по итогам делопроизводственного контроля;
осуществляет совместно с управлением информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города методическое руководство по организации в СЭД контроля за исполнением контрольных документов.
5.3.8. Допускается запрашивать у исполнителя информацию о ходе исполнения контрольного документа до истечения контрольного срока исполнения в порядке предупредительного контроля.
5.3.9. Работники отдела контроля совместно с представителями органов администрации города осуществляют проверки организации делопроизводства и контроля в органах администрации города, а также проверки исполнения контрольных документов с выездом на объекты контроля. По результатам таких проверок составляются соответствующие справки и акты.
Подраздел V.IV. Организация контроля за исполнением правовых актов органов государственной власти
5.4.1. На контроль ставятся все правовые акты органов государственной власти (далее - государственные правовые акты), относящиеся к ведению администрации города и требующие исполнения.
5.4.2. Государственные правовые акты, поступившие в администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, передаются в приёмную главы муниципального образования город Краснодар. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает их, готовит свои предложения и передаёт главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
5.4.3. Глава муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, устанавливает перечень государственных правовых актов, подлежащих общему контролю, при этом в резолюциях, содержащих поручения к государственным правовым актам или решениям, определяет:
ответственного исполнителя (как правило, заместителя главы муниципального образования город Краснодар) государственного правового акта;
пункты (статьи) государственного правового акта, исполнение которых будет контролироваться;
сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения государственного правового акта (устанавливаются исходя из его содержания).
5.4.4. В отделе контроля по государственным правовым актам осуществляется рассылка документов и резолюций к ним в СЭД, вносятся соответствующие сведения в РК документа.
Государственные правовые акты с резолюцией "В дело" остаются в отделе контроля на хранении для передачи в архив. В СЭД в РК документа вносится отметка о размещении документа в соответствующее номенклатурное дело.
На каждый государственный правовой акт, подлежащий общему контролю, в СЭД в РК документа вносится отметка о контроле в виде красной буквы К, в поле "Контролёр" выбирается глава муниципального образования город Краснодар, вносится информация о поручениях к документу, содержащая в себе текст поручений, исполнителей и установленные сроки исполнения.
По каждому государственному правовому акту в СЭД и на бумажном носителе формируется контрольное дело, содержащее правовой акт и резолюцию к нему. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
5.4.5. В приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар работник, ответственный за работу с документами, рассматривает поступившие через СЭД документы, готовит свои предложения и передаёт их своему руководителю для ознакомления и подписания резолюций.
5.4.6. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные государственные правовые акты на внутренний контроль.
5.4.7. В приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в СЭД в РК документа вносятся сведения об исполнителях, указанных в резолюциях.
5.4.8. Исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому государственному акту, подлежащему контролю, и передают их ответственному исполнителю.
5.4.9. Ответственный исполнитель готовит в СЭД проект ответа о ходе исполнения государственного правового акта либо проект заключения о качестве его исполнения и передаёт два экземпляра документа в приёмную заместителя главы муниципального образования город Краснодар для изучения качества подготовленного ответа и передачи руководителю для рассмотрения и подписания.
5.4.10. В приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар после подписания руководителем ответа о ходе исполнения государственного правового акта осуществляется его регистрация в СЭД и передача первого экземпляра в сектор по работе с корреспонденцией для отправки адресату, второй экземпляр ответа остаётся на хранении в приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
5.4.11. Если документ поставлен на общий контроль, то при регистрации ответа в СЭД помимо основного адресата в поле "Адресат" выбирается адресат "Отдел контроля".
Отдел контроля заносит соответствующую информацию в контрольное дело и выполняет отметку об исполнении в СЭД при наличии связанного с контрольным документом ответа.
5.4.12. Отдел контроля изучает сведения об исполнении поручения к государственному правовому акту и готовит свои предложения о списании его "В дело".
5.4.13. При наличии запроса вышестоящих организаций о ходе исполнения государственного правового акта, отдел контроля вносит соответствующие корректировки в контрольное дело и поручения в СЭД.
5.4.14. После списания поручения к государственному правовому акту "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в СЭД.
5.4.15. Государственный правовой акт считается снятым с контроля, если получен правовой акт органа государственной власти о снятии его с контроля или отмене.
Подраздел V.V. Организация контроля за исполнением муниципальных правовых актов
5.5.1. Муниципальные правовые акты, требующие исполнения, подлежат общему контролю в отделе контроля.
5.5.2. Отдел контроля определяет:
перечень муниципальных правовых актов, подлежащих общему контролю (общему контролю не подлежат муниципальные правовые акты, связанные с выделением денежных средств и земельными вопросами);
пункты (подпункты) правового акта, исполнение которых будет контролироваться;
сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения муниципального правового акта (устанавливаются исходя из его содержания).
Первичная информация о ходе исполнения муниципального правового акта представляется в отдел контроля, как правило, спустя месяц после его издания, если в его содержании не определён более ранний срок исполнения.
Сроки представления промежуточной информации устанавливаются отделом контроля.
5.5.3 В отделе контроля по муниципальным правовым актам, подлежащим общему контролю, в СЭД в РК документа вносится отметка о контроле в виде красной буквы "К", исполнителях и установленных сроках исполнения, в поле "Контролёр" выбирается глава муниципального образования город Краснодар, в поле "Текст поручения" вносится номер пункта муниципального правового акта, информация об ответственном исполнителе, о должностном лице, на которого возложен контроль за выполнением муниципального правового акта.
В дальнейшем в СЭД в электронном виде накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
5.5.4. Работник органа администрации города, ответственный за организацию делопроизводства, рассматривает поступившие посредством СЭД муниципальные правовые акты, готовит проекты резолюций и передаёт их своему руководителю для ознакомления и подписания.
5.5.5. После утверждения (подписания) руководителем проектов резолюций работник приёмной органа администрации города, ответственный за организацию делопроизводства, в СЭД в РК документа вносит отметки об исполнителях, указанных в резолюциях.
5.5.6. Если в муниципальном правовом акте контроль за исполнением глава муниципального образования город Краснодар оставляет за собой, то информация об исполнении поручений готовится на имя главы муниципального образования город Краснодар за подписью руководителя, которому муниципальным правовым актом дано поручение.
Информация о продлении срока исполнения готовится на имя главы муниципального образования город Краснодар за подписью руководителя, которому муниципальным правовым актом дано поручение.
При регистрации подготовленного ответа в СЭД в поле "Адресат" выбирается адресат "Отдел контроля".
Если в муниципальном правовом акте контроль за исполнением возлагается на заместителя главы муниципального образования город Краснодар, то информация об исполнении поручений готовится на его имя за подписью руководителя, которому муниципальным правовым актом дано поручение.
Информация о продлении срока исполнения в этом случае готовится на имя главы муниципального образования город Краснодар за подписью заместителя главы муниципального образования город Краснодар, на которого возложен контроль за исполнением муниципального правового акта.
При регистрации подготовленного ответа в СЭД в поле "Адресат" выбирается адресат "Отдел контроля".
Если в муниципальном правовом акте определён ответственный исполнитель, то информация об исполнении поручений соисполнителями готовится на имя основного исполнителя за подписью соответствующего руководителя, а информация ответственного исполнителя готовится на имя руководителя, на которого муниципальным правовым актом возложен контроль.
При регистрации подготовленного ответа соисполнителем в СЭД в поле "Адресат" выбирается ответственный исполнитель, и адресат "Отдел контроля".
При регистрации подготовленного ответа ответственным исполнителем в СЭД в поле "Адресат" выбирается адресат "Отдел контроля".
Документы, подготовленные на имя главы муниципального образования город Краснодар, представляются в отдел контроля также и на бумажном носителе.
5.5.7. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в СЭД в РК документа, изучает сведения об исполнении муниципального правового акта и готовит свои предложения о продлении срока исполнения либо о списании задания, содержащегося в муниципальном правовом акте, "В дело".
Проект резолюции о списании документа "В дело" посредством СЭД направляется заместителю главы муниципального образования город Краснодар, на которого главой муниципального образования город Краснодар возложен контроль за исполнением муниципального правового акта.
Если в муниципальном правовом акте контроль за выполнением глава муниципального образования город Краснодар оставляет за собой, то пакет документов для списания "В дело" либо продления срока исполнения поручения формирует отдел контроля.
5.5.8. Муниципальный правовой акт считается исполненным, если все положения его распорядительной части полностью выполнены.
После списания задания, содержащегося в муниципальном правовом акте "В дело", отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в СЭД в РК документа.
5.5.9. Отдел контроля по мере необходимости готовит проект постановления администрации города о снятии с контроля муниципальных правовых актов. В СЭД при этом выполняются соответствующие отметки.
Снятие с общего контроля не означает прекращения действия муниципального правового акта.
5.5.10. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар может поставить на внутренний контроль отдельные муниципальные правовые акты. В этом случае в поле "Контролёр" в СЭД выбирается заместитель главы муниципального образования город Краснодар, поставивший документ на внутренний контроль.
5.5.11. По документам, подлежащим внутреннему контролю, исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому муниципальному правовому акту, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит в СЭД проекты заключений об исполнении по каждому муниципальному правовому акту с учётом информации соисполнителей.
К муниципальным правовым актам с резолюцией "Для сведения" исполнители в СЭД в РК документа вводят отчёт "Ознакомлен".
5.5.12. Работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, получив сведения о ходе исполнения муниципального правового акта, изучает качество поступивших документов и передаёт их своему руководителю для рассмотрения и списания документа, поставленного на внутренний контроль, "В дело".
5.5.13. После списания "В дело" заместителем главы муниципального образования город Краснодар муниципального правового акта, поставленного на внутренний контроль, работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар вносит соответствующую отметку об исполнении в СЭД.
Подраздел V.VI. Организация контроля за исполнением служебной корреспонденции
5.6.1. Контролю подлежат служебные документы, поступившие в адрес администрации города, её руководителей, зарегистрированные в секторе по работе с корреспонденцией, в органы администрации города, имеющие резолюции руководителей с указаниями об исполнении, а также отправляемая (исходящая) корреспонденция главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, содержащая указания об исполнении.
5.6.2. После первичной обработки в соответствии с разделом IV настоящей Инструкции поступившая (входящая) корреспонденция, предназначенная для рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, регистрируется в СЭД сектором по работе с корреспонденцией и передаётся в его приёмную, остальная - в соответствующие приёмные заместителей главы муниципального образования город Краснодар согласно распределению их обязанностей.
5.6.3. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает поступившие (входящие) документы, готовит свои предложения и передаёт их главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
5.6.4. После подписания главой муниципального образования город Краснодар резолюций документы поступают в отдел контроля, где осуществляется рассылка резолюций в СЭД, выполняются соответствующие отметки в РК документа.
5.6.5. Руководитель отдела контроля определяет перечень писем главы муниципального образования город Краснодар, подлежащих общему контролю, и сроки представления информации об исполнении, исходя из их содержания.
По поступившим (входящим) документам, подлежащим общему контролю, в СЭД в РК документа делаются соответствующие отметки о контроле, в поле "Контролёр" выбирается глава муниципального образования город Краснодар и формируется контрольное дело. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.
Документы с резолюциями главы муниципального образования город Краснодар "В дело" посредством СЭД направляются в сектор по работе с корреспонденцией для внесения в РК документа необходимых отметок (отчёт и информация о размещении документа в соответствующее номенклатурное дело). При наличии бумажного носителя документы с резолюцией "В дело" остаются на хранении в соответствии с утверждённой номенклатурой дел в секторе по работе с корреспонденцией.
Остальные документы передаются исполнителям для работы. Оригинал документа, подлежащего общему контролю, хранится в отделе контроля.
5.6.6. Письма главы муниципального образования город Краснодар, содержащие указания об исполнении, подлежат общему контролю в отделе контроля.
После их регистрации в секторе по работе с корреспонденцией документы передаются в отдел контроля.
5.6.7. Исполнители готовят информацию об исполнении документов, поставленных на общий контроль, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проект ответа адресату либо проект информации о выполнении поручения по каждому документу, поставленному на общий контроль, на основании информации исполнителей. Посредством СЭД проекты документов передаются в соответствии с резолюцией в приёмную первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар либо в приёмную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
5.6.8. После ознакомления и подписания заместителем главы муниципального образования город Краснодар проекта ответа адресату либо проекта информации о выполнении поручений, стоящих на общем контроле у главы муниципального образования город Краснодар, работник приёмной заместителя главы регистрирует документ в порядке, предусмотренном подразделом IV.VI раздела IV настоящей Инструкции, и направляет зарегистрированные документы адресату, при необходимости отправки ответа адресату почтой либо доставки корреспонденции в администрацию Краснодарского края нарочно передаёт оригинал документа в сектор по работе с корреспонденцией.
В случае, когда во исполнение поручения необходим ответ за подписью главы муниципального образования город Краснодар, завизированный заместителем главы муниципального образования город Краснодар проект ответа передаётся главе муниципального образования город Краснодар для подписания. Подписанный главой муниципального образования город Краснодар ответ передаётся в сектор по работе с корреспонденцией для регистрации и отправки адресату.
Если в СЭД отметка о контрольности документа, подлежащего общему контролю, стоит в РК документа и в поручении к нему, и представление информации требуется только в электронном виде, то информацию о выполнении на бумажном носителе представлять в отдел контроля не требуется (снятие с контроля будет осуществлено в СЭД при наличии связанного с контрольным документом ответа).
Если в СЭД отметка о контрольности документа, подлежащего общему контролю, стоит в РК документа и в поручении к нему, и представление информации требуется на бумажном носителе и в электронном виде либо только на бумажном носителе, то информацию о выполнении необходимо представить в отдел контроля на бумажном носителе.
Если в СЭД отметка о контрольности документа, подлежащего общему контролю, стоит только в поручении к нему, то информацию о выполнении на бумажном носителе представлять в отдел контроля не требуется (снятие с контроля будет осуществлено в СЭД, при наличии связанного с контрольным документом ответа).
5.6.9. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в СЭД, изучает сведения об исполнении поручения к документу и готовит свои предложения о списании его "В дело".
5.6.10. После списания поручения к документу "В дело" отдел контроля выполняет в СЭД отметку о закрытии и направлении документов в соответствующее номенклатурное дело.
5.6.11. Документы, направляемые после регистрации в СЭД заместителю главы муниципального образования город Краснодар, передаются посредством СЭД в его приёмную. Работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар рассматривает поступившие (входящие) документы, готовит свои предложения и направляет документы заместителю главы муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.
5.6.12. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает (утверждает) резолюции, ставит отдельные документы на внутренний контроль.
После подписания (утверждения) проектов резолюций заместителем главы муниципального образования город Краснодар работник приёмной заместителя главы в СЭД в РК документа выполняет отметки об исполнителях, указанных в резолюциях, сроках выполнения поручения (при постановке документа на внутренний контроль). В этом случае в поле "Контролёр" выбирается заместитель главы муниципального образования город Краснодар, поставивший документ на внутренний контроль.
Затем документы посредством СЭД направляются исполнителям.
5.6.13. Исполнители готовят информации об исполнении документов, поставленных на внутренний контроль, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проект ответа адресату либо проект информации о выполнении поручения по каждому документу, поставленному на внутренний контроль, на основании информации исполнителей и передаёт указанные документы в приёмную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.
Документы с резолюциями "Для сведения" ответственный исполнитель оставляет у себя на хранении для передачи в архив, в СЭД вносятся соответствующие отметки (отчёт и информация о размещении документа в соответствующем номенклатурном деле).
5.6.14. Работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар после подписания руководителем ответа об исполнении документа регистрирует его в порядке, предусмотренном подразделом IV.VI раздела IV настоящей Инструкции, направляет посредством СЭД адресату и передаёт в сектор по работе с корреспонденцией при необходимости отправки ответа адресату почтой.
5.6.15. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар снимает с контроля поручения, поставленные им на внутренний контроль.
5.6.16. Работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар выполняет в СЭД отметку об исполнении поручения и готовит предложения о списании его в "Дело". Сформированный пакет документов для списания поручения "В дело" передаётся заместителю главы муниципального образования город Краснодар.
После утверждения заместителем главы муниципального образования город Краснодар резолюции "В дело" работник приёмной заместителя главы муниципального образования город Краснодар вносит в СЭД отметки о списании документа, поставленного на внутренний контроль, "В дело", размещении его в соответствующем номенклатурном деле.
5.6.17. Руководители органов администрации города также могут ставить поступившие на их имя документы на внутренний контроль. В этом случае в поле "Контролёр" выбирается фамилия руководителя, поставившего документ на внутренний контроль. Работа с документами, поставленными руководителем органа администрации города на внутренний контроль, осуществляется в порядке, предусмотренном для документов, поставленных на внутренний контроль заместителем главы муниципального образования город Краснодар.
5.6.18. Документ считается исполненным, если решены поставленные в нём вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Поручение (указание, требование), содержащееся в резолюции к документу, снимается с контроля лицом, давшим указание о его выполнении.
Подраздел V.VII. Организация контроля за исполнением поручений, данных главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях с его участием
5.7.1. Контролю подлежат поручения, даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях), проводимых с его участием, в том числе:
аппаратных совещаниях (по оперативным вопросам);
тематических или отраслевых совещаниях (по программным вопросам или отдельным проблемам);
иных организационных мероприятиях, на которых даются указания, подлежащие исполнению.
5.7.2. Поручения (указания), даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях) с его участием (далее - совещания), записываются (при необходимости с использованием звукозаписывающей техники) работниками отдела контроля. Оформляются в виде протокола, содержащего, как правило, только поручения главы муниципального образования город Краснодар с указанием исполнителей и сроков исполнения по соответствующим вопросам или реестра поручений главы муниципального образования город Краснодар.
5.7.3. Протоколы совещаний утверждаются главой муниципального образования город Краснодар, реестры поручений, данных на аппаратных совещаниях главы муниципального образования город Краснодар, согласовываются с начальником управления контроля администрации города.
Отдел контроля в СЭД регистрирует протоколы совещаний (реестры поручений) и вносит в РК документа отметки о контрольности документа в виде красной буквы "К", в поле "Контролёр" выбирается глава муниципального образования город Краснодар, вносится информация о поручениях, содержащая в себе текст поручения, исполнителей, установленные сроки исполнения.
На каждое поручение в СЭД в РК документа заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, в котором накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения поручения.
5.7.4. Поручения направляются исполнителям для работы через СЭД. Исполнители готовят информацию об исполнении поручений и представляют её в отдел контроля посредством СЭД (при регистрации ответа в поле "Адресат" выбирается "Отдел контроля") и на бумажном носителе секретарю совещания, указанному в протоколе.
5.7.5. Отдел контроля выполняет соответствующие отметки в СЭД в РК документа, изучает информацию исполнителей о выполнении поручений и готовит свои предложения о списании их "В дело".
5.7.6. После списания поручения "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в СЭД в РК документа. Протоколы совещаний и информация об исполнении поручений протокола остаются на хранении в отделе контроля для передачи в архивный отдел.
5.7.7. Организация контроля за исполнением заданий и поручений, данных на заседаниях коллегиальных органов, осуществляется работником, назначенным секретарём соответствующего коллегиального органа.
5.7.8. Организация контроля за исполнением заданий и поручений заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей органов администрации города, даваемых на проводимых ими совещаниях или иных организационных мероприятиях, осуществляется соответственно работниками приёмных заместителей главы муниципального образования город Краснодар и ответственными работниками органов администрации города в порядке, предусмотренном в настоящем подразделе.
Раздел VI Формирование документального фонда в органах администрации города
Подраздел VI.I. Общие положения
6.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности администрации города, органа администрации города, образуют документальный фонд администрации города, органа администрации города.
Формирование документального фонда администрации города, органа администрации города осуществляется путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности на стадии временного хранения в течение установленных сроков, учёта и передачи дел в архивный отдел в соответствии с требованиями, установленными национальными стандартами, нормативно-методическими документами Правительства Российской Федерации, Федерального архивного агентства, настоящей Инструкцией.
6.1.2. Администрация города, органы администрации города обязаны создавать архивы, задачи и функции которых определяются положением об архиве, утверждаемом соответствующим руководителем органа администрации города.
Целью создания архивов является обеспечение учёта, комплектования, хранения, образовавшихся в процессе деятельности документов.
В органах администрации города назначаются работники, ответственные за сохранность документов, подготовку и передачу дел на архивное хранение (далее - ответственный за архив).
Использование архивных документов в органах администрации города ведётся в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Подраздел VI.II. Формирование и ведение номенклатуры дел
6.2.1. Для обеспечения порядка формирования и учёта дел в делопроизводстве администрацией города, органами администрации города разрабатывается и утверждается номенклатура дел.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда, который составляют документы, созданные в администрации города, органе администрации города и полученные ими в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учётным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учёта дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
6.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Краснодарского края, Уставом муниципального образования город Краснодар, положениями об органах администрации города, штатными расписаниями, плановой и отчётной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, муниципальными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
6.2.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности администрации города, органа администрации города, включая документы, поступающие из других организаций, органов власти, органов местного самоуправления, от граждан и юридических лиц.
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность администрации города, органов администрации города и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов и др.), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учётные журналы и картотеки, как правило, в электронном виде, в необходимых случаях - копии документов. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в организации, а также если копии необходимы для организации деятельности подразделения.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе "Примечания" делается отметка "ЭД").
6.2.4. Номенклатура дел составляется на предстоящий календарный год в конце четвёртого квартала текущего года, согласовывается, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.
Форма номенклатуры дел представлена в приложении N 26 к настоящей Инструкции.
6.2.5. Номенклатура дел органа администрации города, являющегося юридическим лицом, составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства, в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
Подготовленная номенклатура дел визируется составителем, согласовывается с Экспертной комиссией (далее - ЭК) указанного органа администрации города, представляется на согласование в архивный отдел, после чего утверждается руководителем органа администрации города, являющегося юридическим лицом.
Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел органа администрации города, являющегося юридическим лицом, несёт его руководитель.
Номенклатура дел органа администрации города, являющегося юридическим лицом, составляется в трёх экземплярах:
1-й экземпляр утверждённой номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в раздел номенклатуры дел, касающийся организации работы данного органа администрации города;
2-й экземпляр передаётся ответственному за архив органа администрации города в качестве учётного документа;
3-й экземпляр передаётся в архивный отдел, источником комплектования которого является орган администрации города.
В случае изменения функций и структуры органа администрации города, являющегося юридическим лицом, номенклатура дел составляется заново, согласовывается с архивным отделом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем органа администрации города.
Вновь созданный орган администрации города, являющийся юридическим лицом, в месячный срок со дня его создания разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и утверждает в установленном порядке.
Дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утверждённым экземпляром номенклатуры дел, согласовывается и утверждается в том же порядке, что и основная номенклатура дел органа администрации города.
Дополнение к утверждённой номенклатуре дел вместе с итоговой записью, приобщается к утверждённому экземпляру номенклатуры дел.
6.2.6. Сводная номенклатура дел администрации города составляется архивным отделом, на основании представленных проектов номенклатур дел органов администрации города, не являющихся юридическими лицами, в четвёртом квартале текущего года на предстоящий календарный год.
Проект номенклатуры дел органа администрации города, не являющегося юридическим лицом, составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства этого органа, и направляется посредством СЭД в архивный отдел для подготовки сводной номенклатуры дел администрации города.
Сводная номенклатура дел администрации города на предстоящий календарный год подписывается составителем, согласовывается с ЭК администрации города, согласовывается с архивным отделом и утверждается главой муниципального образования город Краснодар. Кроме того, сводная номенклатура дел администрации города не реже чем один раз в 5 лет представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края (далее - ЭПК).
Утверждённая сводная номенклатура дел администрации города рассылается в виде копий (выписок) соответствующих разделов в органы администрации города, не являющиеся юридическими лицами, для использования в работе.
В случае изменения функций или структуры органа администрации города, не являющегося юридическим лицом, составляется новый проект номенклатуры дел с учётом произошедших изменений и направляется посредством СЭД в архивный отдел для подготовки, согласования и утверждения новой редакции сводной номенклатуры дел администрации города.
В случае создания нового органа администрации города, не являющегося юридическим лицом, проект номенклатуры дел этого органа должен быть составлен и направлен в архивный отдел не позднее одного месяца со дня его создания для подготовки, согласования и утверждения новой редакции сводной номенклатуры дел администрации города.
6.2.7. Утверждённая номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.
Утверждённая сводная номенклатура дел администрации города, утверждённые номенклатуры дел органов администрации города подлежат направлению оператору СЭД (управление информационно-коммуникационных технологий и связи администрации города) для внесения соответствующих изменений в СЭД.
6.2.8. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования органов администрации города (структурных подразделений органов администрации города) или направления деятельности. Расположение разделов в номенклатуре дел соответствует утверждённой индексации органов администрации города (структурных подразделений органа администрации города) или направлений деятельности. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.
6.2.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений органа администрации города, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учётные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Все заголовки дел, включённые в номенклатуру дел, индексируются.
Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса органа администрации города, индекса структурного подразделения органа администрации города (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
14.05-12, где 14 - индекс органа администрации города, 05 - индекс (порядковый номер) структурного подразделения органа администрации города (или направления деятельности), 12 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включённых в разные разделы.
Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и формируются соответствующие дела, заголовки таких дел дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Изменения после согласования с ЭК вносятся в номенклатуру дел, о чём следует информировать оператора СЭД.
В каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, которые могут быть использованы в течение текущего календарного года для вновь заводимых дел.
6.2.10. Заголовок дела (графа 2) в обобщённой форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
наименование вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документов, включённых в дело (протоколы, распоряжения, приказы и др.);
наименование автора документа (органа администрации города, структурного подразделения органа администрации города, постоянно действующего или временного органа, должностного лица и др.);
наименование корреспондента или адресата (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
краткое содержание документов дела;
наименование местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
период, за который формируются документы в деле;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы департамента по основной деятельности.
6.2.11. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчётные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учётные журналы, картотеки, базы данных.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т. д.), например:
"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются). Например:
"Документы к постановлению администрации муниципального образования город Краснодар от ______ N ___" или "Протоколы заседаний рабочей группы... и документы к ним".
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:
"Протоколы заседаний экспертной комиссии администрации муниципального образования город Краснодар".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами муниципальных образований Краснодарского края по вопросам социальной защиты населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населённого пункта), её (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их общее видовое название:
"Переписка с органами администрации муниципального образования город Краснодар о заключении и исполнении муниципальных контрактов".
В заголовках дел, содержащих переписку с различными корреспондентами, последние не перечисляются:
"Переписка о заключении и исполнении муниципальных контрактов".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или иную отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчёты):
"Квартальные отчёты отделов департамента".
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
6.2.12. Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы на бумажном носителе и имеющим временный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения, объёма в 250 листов том закрывается и открывается новый том.
6.2.13. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
Если в номенклатуре дел указаны заголовки дел, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК администрации города, ЭК органа администрации города, являющегося юридическим лицом, представляет соответствующие предложения для рассмотрения ЭПК.
6.2.14. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел ("Заведено") (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2020 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие органы администрации города (структурные подразделения органа администрации города).
Если дело формируется в СЭД и включает электронные документы (ЭД), в графе "Примечание" отмечается, что дело формируется в электронном виде с указанием наименования информационной системы. Например:
"ЭД. СЭД "Дело".
6.2.15. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категориях и количестве заведённых за год дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись номенклатуры дел органа администрации города сведения вносятся на основании итоговых записей структурных подразделений органа администрации города, в которых делается отметка о передаче итоговых сведений работнику, ответственному за организацию делопроизводства.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел администрации города сведения вносятся на основании сведений органов администрации города.
Сведения итоговой записи передаются в архив органа администрации города, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
Подраздел VI.III. Формирование дел и организация их текущего хранения
6.3.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.3.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в отделах органа администрации города.
6.3.3. Дело считается заведённым с момента включения в него первого исполненного документа.
Дела со дня их заведения и до передачи в архив органа администрации города, архивный отдел или до выделения их к уничтожению хранятся по месту их формирования.
После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 10 дней, помещаются (подшиваются) в твёрдые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
6.3.4. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие основные правила:
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет) сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
в дело включаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объёмом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях (для обеспечения сохранности с факсограмм предварительно изготавливают ксерокопии);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
дело, включающее документы на бумажном носителе, по объёму не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объёма заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы комиссий группируются в отдельные дела:
протоколы и решения комиссии;
документы к заседаниям комиссии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов) в органе администрации города, ответственном за организацию совещания.
Нормативные акты, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объёмом 100 и более листов могут выделяться в отдельный том дела).
Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Планы, отчёты, сметы группируются отдельно от расчётов к ним. Планы и отчёты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа администрации города, его отделов или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, в номенклатуре дел указывается, что дело ведётся в электронной форме. Отметка о том, что дело ведётся в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел - ЭД.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД органа местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронные документы независимо от их объёма включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив органа местного самоуправления или выделения к уничтожению осуществляется в структурных подразделениях органа местного самоуправления по месту их формирования, электронных дел - в СЭД органа местного самоуправления.
Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом (просьбой). При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.
Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным правовыми актами Российской Федерации, перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.3.5. Для обеспечения сохранности, учёта документов и дел органа администрации города, а также организации доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
6.3.6. Работники архивного отдела оказывают методическую помощь органам администрации города в вопросах обеспечения сохранности, учёта, комплектования и использования архивных документов.
Работники, ответственные за архив органа администрации города, оказывают методическую помощь работникам отделов органа администрации города в вопросах формирования дел.
В каждом органе администрации города определяются работники, ответственные за делопроизводство и архив, которые обеспечивают формирование документов в дела и их сохранность. Руководители отделов органов администрации города и указанные работники несут ответственность за сохранность документов и дел.
6.3.7. Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведённых для этой цели помещениях, в шкафах, на стеллажах и др., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов (пыли, солнечного света и др.).
Дела для их учёта и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости - номер тома дела, дата дела. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.
6.3.8. Дела документального фонда органа администрации города, находящиеся на текущем хранении в отделах органа администрации города, подлежат учёту.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится:
перед их передачей в архив органа администрации города либо в архивный отдел;
при перемещении дел, при возврате дел;
при смене руководителя отдела либо органа администрации города, работника, ответственного за архив;
при реорганизации и ликвидации органа администрации города или его отдела.
Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел (приложение N 28).
6.3.9. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, органом администрации города принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не даёт результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа администрации города.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом работником, ответственным за делопроизводство органа администрации города, и утверждаемым руководителем органа администрации города в трёх экземплярах: по одному экземпляру акта хранится у работника, ответственного за делопроизводство, и в отделе органа администрации города, третий экземпляр акта представляется в архив органа администрации города либо архивный отдел при передаче дел на архивное хранение.
Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате привлекается к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.
6.3.10. Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учёту.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам администрации города и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа администрации города или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.
Подраздел VI.IV. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив органа администрации города
6.4.1. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив органа администрации города и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Документы поступают в архив органа администрации города после проведения экспертизы ценности.
Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭК органа администрации города и ЭПК в пределах установленной компетенции.
Экспертиза ценности документов проводится с целью установления научной, исторической и практической значимости документов для отбора их на хранение и включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для установления сроков хранения на основе принятых критериев и выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
Экспертизе ценности подлежат все документы органа администрации города независимо от видов носителей и способов записи.
До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
6.4.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел:
при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче в архив органа администрации города;
в архиве органа администрации города.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в органе администрации города, являющимся юридическим лицом, приказом органа администрации города создаётся ЭК органа администрации города. Положение об ЭК органа администрации города согласовывается с архивным отделом и утверждается приказом руководителя органа администрации города.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в органе администрации города, не являющимся юридическим лицом, муниципальным правовым актом создаётся ЭК администрации города. Положение об ЭК администрации города согласовывается с архивным отделом и утверждается муниципальным правовым актом.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в органах администрации города работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с работником, ответственным за архив, и ЭК органа администрации города либо ЭК администрации города.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив органа администрации города;
отбор документов временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа администрации города, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов для постоянного хранения проводится путём полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое или информационное значение.
Подшивка или переплёт дел производятся только после проведения экспертизы ценности документов.
6.4.3. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органа администрации, при методической помощи и под контролем работника, ответственного за архив органа администрации города.
6.4.4. Дела, образовавшиеся в деятельности органа администрации города, проходят полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, при котором дела могут храниться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощённой схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Оформление дел проводится в структурных подразделениях органа администрации города по месту формирования документов в дела.
Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
подшивку и переплёт дела;
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования органа власти, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 29). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нём также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
В обязательном порядке при полном оформлении на обложке дела в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города проставляются реквизиты:
наименование органа администрации города и структурного подразделения органа;
индекс дела;
номер тома (части);
заголовок дела;
дата дела (тома);
количество листов в деле;
срок хранения дела и номер статьи по перечню;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела, в который будут переданы документы органа администрации города.
6.4.5. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование органа администрации города указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утверждённой структурой органа администрации города (при наличии сокращённого наименования отдела оно указывается в скобках);
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок дела переносится из номенклатуры дел органа администрации города (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.); если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нём документов, то составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования органа администрации города или структурного подразделения органа администрации города в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган администрации города либо другой отдел органа администрации города на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование органа администрации (отдела) города, а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью. Если в дело включены документы (приложения), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки, делается запись: "В деле имеются документы за...год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включённых в дело.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжения (приказа) о приёме (назначении) (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и распоряжения (приказа) об увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего его кончину.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учёта количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения, старые записи зачёркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве органа администрации города только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утверждённых ЭПК.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения.
Наименования органа администрации города, структурного подразделения органа администрации города, архивного отдела, в который будут переданы документы, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.
6.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы (кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачёркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачёркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
6.4.7. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение N 30). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты составления.
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе, проставляется на обложке дела.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
6.4.8. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, учёт которых вызван спецификой документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 31), помещаемая в его начало.
Внутренняя опись составляется также на объёмные или сформированные по видам документов дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также на дела, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов, в целях их учёта и быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
6.4.9. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплёта) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплёту) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229x324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твёрдого картона. Для обложек дел, сдаваемых на постоянное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной, крахмальный клейстер не допускается.
Подраздел VI.V. Составление и оформление описей дел
6.5.1. Описи дел составляются в структурных подразделениях органа администрации города ежегодно под методическим руководством работника, ответственного за архив органа администрации города, и работника архивного отдела по установленной форме (приложение N 32).
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения документов постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 33).
По этим описям документы передаются в архив органа администрации города.
Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел структурных подразделений органов администрации города составляются по установленной форме (приложение N 34) в двух экземплярах и представляются в архив органа администрации города не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения органа администрации города, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.
6.5.2. Описи дел структурных подразделений органов администрации города представляются в архив органа администрации города не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями органа администрации города, служат основой для подготовки сводной описи дел органа администрации города, которую готовит работник, ответственный за архив органа администрации города, и по которой в установленные законодательством сроки дела передаются на постоянное хранение в архивный отдел.
6.5.3. При составлении описи дел структурных подразделений органа администрации города соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закреплённой в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом органа администрации города;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний";
графа описи "Примечания" используется для отметок о приёме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий и другое.
В конце описи вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов - общий объём электронных дел в Мб.
6.5.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
дата дела (тома);
количество листов в деле (томе) или объём в Мб в описи электронных дел, документов;
срок хранения дела (тома).
Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.
6.5.5. Опись дел структурного подразделения органа администрации города подписывается руководителем структурного подразделения органа администрации города и согласовывается руководителем службы делопроизводства органа администрации города.
Опись дел структурного подразделения органа администрации города составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передаётся вместе с делами в архив органа администрации города, а второй остаётся в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении органа администрации города. В архив органа администрации города передаётся также опись дел в электронном виде в редактируемом формате для подготовки соответствующих разделов сводной описи дел органа администрации города, для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
6.5.6. Сводные описи дел постоянного хранения администрации города печатаются в четырёх экземплярах, согласовываются ЭК администрации города, утверждаются ЭПК, а затем утверждаются управляющим делами администрации города.
Сводные описи дел по личному составу администрации города печатаются в трёх экземплярах, согласовываются ЭК администрации города и ЭПК, а затем утверждаются управляющим делами администрации города.
6.5.7. В период подготовки дел к передаче в архив органа администрации города работниками структурных подразделений органа администрации города, ответственными за делопроизводство, предварительно проверяются правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить в двухнедельный срок.
Подраздел VI.VI. Передача дел на хранение в архив органа администрации города
6.6.1. Сохранность документов в архивах органов администрации города, обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архивов органов администрации города включаются:
представление помещения для размещения архивных документов;
обеспечение нормативных условий хранения документов;
выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;
проверка наличия и состояния документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранного режима;
создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
6.6.2. Дела передаются на хранение в архив органа администрации города по утверждённым описям дел структурных подразделений органов администрации города в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений органа администрации города и утверждённым руководителем органа администрации.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа администрации города не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив органа администрации города по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив органа администрации города не подлежат, за исключением дел с отметкой "ЭПК". Они хранятся в структурных подразделениях органа администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача электронных документов в архив органа администрации города производится на основании описей электронных дел по СЭД (или по иной информационной системе) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив органа администрации города проверяются процедуры подготовки документов к передаче в соответствии с подразделом VI.IV раздела VI настоящей Инструкции.
Приём электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за архив органа администрации города и работника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приёме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа администрации города или уполномоченного им должностного лица.
После приёма в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещённые в футляр единицы хранения в структурном подразделении органа администрации города, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, указывается:
наименование организации (полное, сокращённое);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нём были видны при закрытом футляре.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив делопроизводителями структурных подразделений органа администрации города с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несёт структурное подразделение, передающее документы).
6.6.3. Приём каждого дела производится работником архива органа администрации города в присутствии работника структурного подразделения органа администрации города. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приёма-передачи дел. Итоговая запись подтверждается подписями работника архива органа администрации города и лица, передавшего дела.
После передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от ________ N _______".
6.6.4. В случае ликвидации структурного подразделения органа администрации города работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передаёт их в архив органа администрации города независимо от сроков хранения.
При реорганизации структурного подразделения органа администрации города документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого структурного подразделения.
При ликвидации органа администрации города включённые в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел.
При реорганизации органа администрации города документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа администрации города.
Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Приём-передача дел оформляется актом.
6.6.5. По истечении установленного срока временного хранения в органе администрации города дела постоянного хранения по акту передачи дел постоянного срока хранения передаются в архивный отдел (приложение N 35).
Документы по личному составу находятся на временном хранении в архиве органа администрации города в течение сроков хранения, установленных в соответствии со статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
После истечения установленных сроков они подлежат экспертизе ценности документов с последующим включением в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделением их к уничтожению.
6.6.6. При смене работника, ответственного за архив, приём-передача документов и справочно-поисковых средств к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту приёма-передачи архива при смене работника, ответственного за архив (приложение N 36).
Для приёма-передачи дел распорядительным документом (распоряжение, приказ) создаётся комиссия в составе не менее трёх человек. В состав комиссии включается работник, ответственный за делопроизводство.
6.6.7. При приёме-передаче дел необходимо проверить:
наличие и состояние дел, числящихся по описям с оформлением акта;
наличие и состояние учётных документов и справочно-поисковых средств к архивным документам (книги учёта поступления и выбытия дел, документов, паспорта архива, описей дел, номенклатур дел, журнала учёта выдачи дел во временное пользование и др.);
наличие и состояние противопожарного и охранного оборудования;
условия хранения документов.
Подраздел VI.VII. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения
6.7.1. Документы, не подлежащие передаче в архивный отдел и с истекшими сроками хранения (в том числе электронные документы), сдаются на уничтожение по акту уничтожении документов (приложение N 37).
Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего архива органа администрации города на основании предложений структурных подразделений этих органов.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2021 года).
Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа администрации города (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесённых к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.
Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу.
Согласованные ЭК администрации города, органа администрации города акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем органа администрации города только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу ЭПК при администрации Краснодарского края, после чего дела, выделенные по акту о выделении к уничтожению архивных документов, могут быть переданы на утилизацию.
Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа администрации города проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ________ N ______" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
Раздел VII
Порядок согласования проектов договоров, соглашений в сфере земельных правоотношений
7.1. Проекты договоров, соглашений в сфере земельных правоотношений подлежат согласованию с уполномоченным отделом департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города, осуществляющим правовую экспертизу таких договоров, соглашений (далее - отдел).
7.2. Перед визированием заместителем директора департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города, курирующим отдел, на оборотной стороне каждого листа проект договора, соглашения в сфере земельных правоотношений подписывается работником отдела, проводившим правовую экспертизу, с указанием фамилии и инициалов.
7.3. После визирования проектов договоров купли-продажи в сфере земельных правоотношений заместителем директора департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города, курирующим отдел, начальник отдела либо лицо, исполняющее его должностные обязанности, на каждом листе проекта договора ставит штамп департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города.
Раздел VIII
Изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
Подраздел VIII.I. Изготовление, использование и хранение бланков документов
8.1.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются общим отделом управления делами.
Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию установлены в подразделе III.II раздела III настоящей Инструкции.
8.1.2. В администрации города, органах администрации города для подготовки документов используются бланки документов, изготовленные типографским способом.
Закупку услуг по изготовлению бланков строгого учёта в администрации города осуществляет отдел материально-технического снабжения управления делами администрации города на основании заявок, полученных от органов администрации города.
8.1.3. В администрации города оформление заявки на изготовление, получение, хранение, выдачу и списание бланков строгого учёта с указанием должности главы муниципального образования город Краснодар, его первого заместителя, а также бланка администрации города осуществляет общий отдел управления делами.
Заявка на изготовление, а также получение иных видов бланков в администрации города направляется органами администрации города на имя управляющего делами администрации города.
Органы администрации города, являющиеся юридическими лицами, осуществляют закупку услуг по изготовлению бланков типографским способом самостоятельно в установленном законодательством порядке.
8.1.4. Хранение бланков строгого учёта в органах администрации города должно осуществляться в запираемых шкафах.
Учёт бланков ведётся раздельно по видам бланков в журнале регистрации выдачи бланков строгого учёта (приложение N 38).
Учёт, хранение бланков в органах администрации города, а также выдача бланков работникам органов администрации города осуществляется ответственным лицом. В органах администрации города, являющихся юридическими лицами, ответственный назначается приказом руководителя органа администрации города, в органах администрации города, не являющихся юридическими лицами, в должностную инструкцию ответственного вносится соответствующая запись.
Выдача бланков строгого учёта и иных бланков осуществляется в общем отделе управления делами с обязательной регистрацией факта выдачи бланка в специальном журнале регистрации выдачи бланков строгого учёта.
Ответственным лицам бланки строгого учёта выдаются под личную подпись.
Бланки документов, применяемые в администрации города, органах администрации города должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
8.1.5. Руководители органов администрации города организуют учёт, хранение и выдачу исполнителям бланков строгого учёта, а также обеспечивают контроль за их применением.
Ответственность за ведение учёта использования бланков строгого учёта по назначению, а также за их сохранность несут:
работники, ответственные за делопроизводство;
работники, осуществляющие подготовку документов.
Журналы регистрации выдачи бланков строгого учёта включаются в сводную номенклатуру дел администрации города, а также в номенклатуры дел органов администрации города.
8.1.6. При регистрации исполненных на бланке документов номер использованного бланка указывается в СЭД в РК документа (во вкладке "Дополнительные реквизиты", в поле "Номер бланка").
Испорченные и неиспользованные бланки строгого учёта в администрации города сдаются в общий отдел управления делами, осуществляющий учёт бланков.
Образец перечня испорченных (неиспользованных) бланков строгого учёта приведён в приложении N 39 к настоящей Инструкции.
8.1.7. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учёта осуществляется комиссионно в соответствии с распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 28.03.2012 N 107-р "О создании комиссии по списанию и уничтожению бланков строгого учёта в администрации муниципального образования город Краснодар" согласно акту об уничтожении испорченных (неиспользованных) бланков строгого учёта, который хранится в течение трёх лет.
В случае обнаружения утраты бланков строгого учёта или нарушений в их использовании проводится служебное разбирательство, результаты которого докладываются в администрации города управляющему делами администрации города; в органах администрации города - руководителю органа администрации города.
Подраздел VIII.II. Учёт печатей и штампов, уничтожение печатей и штампов, вышедших из употребления
8.2.1. Порядок изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации города, органах администрации города, назначение специалистов, ответственных за хранение, использование гербовых печатей регламентируются распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 20.04.2009 N 90-р "Об упорядочении изготовления учёта, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации муниципального образования город Краснодар".
Подраздел VIII.III. Порядок использования электронных подписей
8.3.1. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в администрации города, органах администрации города могут использоваться различного вида ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и в соответствии с Регламентом эксплуатации электронной почты в администрации города, утверждённым распоряжением администрации муниципального образования город Краснодар от 13.01.2017 N 7-р.
8.3.2. Электронный документ в СЭД, подписанный квалифицированной ЭП, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определённых правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края.
8.3.3. Создание паролей для простой ЭП осуществляется в порядке, установленном Регламентом работы в СЭД.
8.3.4. Органами администрации города, являющимися юридическими лицами, получение квалифицированной ЭП для последующего использования в СЭД осуществляется в аккредитованном удостоверяющем центре самостоятельно.
8.3.5. Получение квалифицированной ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре для органов администрации города, не являющихся юридическими лицами, осуществляет орган криптографической защиты информации (муниципальное казённое учреждение муниципального образования город Краснодар "Электронный Краснодар").
Выдача материальных носителей квалифицированной ЭП и их возврат по истечении срока действия осуществляется органом криптографической защиты информации (муниципальным казённым учреждением муниципального образования город Краснодар "Электронный Краснодар") под подпись работника в соответствующем журнале.
8.3.6. Ключ ЭП, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.3.7. Хранение, эксплуатация и передача материальных носителей квалифицированной ЭП, ключей ЭП, документации к ним обеспечивается в соответствии с требованиями Политики использования средств криптографической защиты информации администрации муниципального образования город Краснодар, Инструкции пользователям отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар и их подведомственных учреждений по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи, утверждёнными постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 17.05.2017 N 1987 "Об организационно-технических мероприятиях по обработке и обеспечению безопасности информации, обрабатываемой в администрации муниципального образования город Краснодар".
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 1.7)
Акт
приёма-передачи документов и дел при смене ответственного исполнителя за ведение делопроизводства
|
Администрация
АКТ |
УТВЕРЖДАЮ ___________________ И.О. Фамилия (подпись) |
В связи с __________________________________________________
(причина передачи документов)
_________________________________________________________
_______________________________________________________ передал(а), а
(Фамилия И.О., наименование должности работника, передающего документы)
_________________________________________________________________________
(Фамилия И.О., наименование должности работника, принимающего документы)
принял(а) документы:
|
N |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято _________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
|
Документы сдал |
|
|
И.О. Фамилия |
|
|
(подпись) |
|
|
|
Документы принял |
|
|
И.О. Фамилия |
|
|
(подпись) |
|
|
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.2.4)
Схема
расположения реквизитов документа на формате А4 углового бланка
Схема
расположения реквизитов документа на формате А4 продольного бланка
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.2.8, п. 3.4.33)
Бланк
резолюции главы муниципального образования город Краснодар
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.2.9)
Бланк
постановления главы муниципального образования город Краснодар
|
Герб
| |||
|
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
| |||
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
| |||
|
|
|
N |
|
|
г. Краснодар | |||
Бланк
распоряжения главы муниципального образования город Краснодар
|
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
| |||
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
| |||
|
|
Герб |
N |
|
|
г. Краснодар | |||
Бланк
постановления администрации муниципального образования город Краснодар
|
Герб
| |||
|
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
| |||
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
| |||
|
|
|
N |
|
|
г. Краснодар | |||
Бланк
распоряжения администрации муниципального образования город Краснодар
|
Герб | |||
|
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР
| |||
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
| |||
|
|
|
N |
|
|
г. Краснодар | |||
Бланк
приказа руководителя органа администрации муниципального образования город Краснодар
|
Герб
| |||
|
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ
| |||
|
ПРИКАЗ
| |||
|
|
|
N |
|
|
г. Краснодар | |||
Бланк
письма главы муниципального образования город Краснодар
Герб
муниципального образования
город Краснодар
ГЛАВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел. (861)255-34-16, факс (861)253-25-62
e-mail: post@krd.ru
____________________ N _________________
На N ______________ от _________________
Бланк
письма первого заместителя главы муниципального образования город Краснодар
Герб
муниципального образования
город Краснодар
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел./факс (861)259-05-99
Е-mail: szp@krd.ru
N _________________
На N ______________ от _________________
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.2.9)
Бланк
письма органа администрации муниципального образования город Краснодар
Герб
муниципального образования
город Краснодар
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
УПРАВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
тел./факс (861)253-09-27
Е-mail: ukp@krd.ru
N _________________
На N ______________ от _________________
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального образования
город Краснодар
(к п. 3.2.9)
Бланк
письма администрации муниципального образования город Краснодар
Герб
муниципального образования
город Краснодар
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД КРАСНОДАР
Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,
Тел. (861) 255-34-16, факс (861) 253-25-62
E-mail: post@krd.ru ИНН 2310032246
КПП 231001001 ОГРН 1022301606799
____________________ N _________________
На N ______________ от _________________
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального образования
город Краснодар
(к п. 3.3.6)
Образец
титульного листа
Наименование органа администрации города
Наименование организации
|
[Гриф согласования]* |
|
УТВЕРЖДЁН (А, О, Ы) |
НАИМЕНОВАНИЕ
(Порядок..., ИНСТРУКЦИЯ..., ПОЛОЖЕНИЕ...,
ПРАВИЛА... и др.)
[Гриф согласования документа]*
г. Краснодар
2023 г.
-----------------------------
* Оформляется в случае согласования документа с должностным лицом органа власти, курирующим направление деятельности, в рамках которой утверждается документ (гриф согласования вверху слева), или согласования проекта документа с другим органом власти, организацией (гриф согласования внизу слева).
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального образования
город Краснодар
(к п. 3.3.9, п. 3.8.21)
Образец
оформления состава коллегиального органа
Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от ___________ N __________
СОСТАВ
комиссии по повышению бюджетной эффективности реализации мероприятий муниципальных программ муниципального образования город Краснодар
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
должность, председатель комиссии |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
должность, заместитель председателя комиссии |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
должность, секретарь комиссии |
|
Члены Комиссии: |
|
|
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
должность |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
должность |
|
Руководитель органа администрации |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального образования
город Краснодар
(к п. 3.4.23)
Правила
написания официальных наименований
1. Написание наименований органов власти
1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в наименованиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
Конституционный Суд Российской Федерации;
Совет Безопасности Российской Федерации;
Правительство Российской Федерации.
1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в наименованиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:
Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;
Ситуационный центр Президента Российской Федерации.
1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в наименованиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:
Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;
Президиум Правительства Российской Федерации;
Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.
1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.
При отсутствии полного наименования слова "департамент", "управление", "комиссия", употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.
1.5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в наименованиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств) и их территориальных органов:
Министерство иностранных дел Российской Федерации;
Министерство внутренних дел Российской Федерации;
Федеральная служба по труду и занятости;
Федеральное архивное агентство;
Главное управление МВД России по Краснодарскому краю.
Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 N 943/788 установлены полные и сокращённые наименования федеральных органов исполнительной власти, например:
Министерство регионального развития Российской Федерации - Минрегион России;
Министерство внутренних дел Российской Федерации - МВД России;
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий - МЧС России.
Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:
проектов указов Президента Российской Федерации;
проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и др.).
Сокращённые наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:
проектов распоряжений Президента Российской Федерации;
проектов распоряжений Правительства Российской Федерации;
протоколов заседаний и совещаний;
служебных писем;
документов справочного характера;
приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации;
проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Слова "министерство", "служба", "агентство" пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имён собственных: "... предложить агентству рассмотреть вопрос о ...".
1.6. Наименования законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации пишутся с прописной буквы, например:
Законодательное Собрание Республики Карелия;
Государственный Совет Республики Крым;
Парламент Республики Северная Осетия - Алания;
Государственный Совет Республики Татарстан;
Верховный Совет Республики Хакасия;
Парламент Чеченской Республики;
Законодательное Собрание Краснодарского края;
Дума Ставропольского края;
Законодательное Собрание Ростовской области.
Наименования органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации пишутся в соответствии с их конституциями (уставами):
Кабинет Министров Республики Адыгея;
Совет министров Республики Крым;
Правительство Алтайского края;
администрация Краснодарского края;
Администрация Псковской области;
Мэрия Москвы.
2. Написание наименований должностей
2.1. С прописной буквы пишутся, например:
Председатель Совета Безопасности Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей;
со строчной буквы пишутся, например:
председатель Государственного совета Российской Федерации;
председатель Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству;
первый заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;
помощник Президента Российской Федерации;
руководитель протокола Президента Российской Федерации;
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе;
полномочный представитель Президента Российской Федерации в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
заместитель пресс-секретаря Президента Российской Федерации;
главный федеральный инспектор по субъекту Российской Федерации.
2.2. Наименования должностей в субъектах Российской Федерации пишутся в соответствии с их конституциями (уставами):
Президент Республики Татарстан;
Глава Чеченской Республики;
председатель Законодательного Собрания Краснодарского края;
Председатель Государственного Совета Республики Крым;
Премьер-министр Республики Адыгея;
Председатель Правительства Республики Ингушетия;
Председатель Совета министров Республики Крым;
Губернатор Хабаровского края;
губернатор Пермского края;
глава администрации (губернатор) Краснодарского края;
Мэр Москвы;
Губернатор Санкт-Петербурга;
Губернатор города Севастополя.
3. Написание наименований организаций
3.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в наименование имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:
Дом книги;
Краснодарский городской фонд обязательного медицинского страхования.
Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:
Российская академия наук;
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;
Государственный центральный театр кукол;
Дворец культуры Метростроя;
Горьковский автомобильный завод.
3.2. Организационно-правовая форма (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:
акционерное общество "Восток";
публичное акционерное общество "Газпром".
Слова Государственный, Российский, Федеральный в наименовании организационно-правовой формы могут писаться с прописной буквы:
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Государственный университет управления";
Российское акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов "Норильский никель".
Организация может иметь закреплённые уставом (положением) полное наименование и сокращённое наименование, например:
публичное акционерное общество "Нефтяная компания "Лукойл" (ПАО "Лукойл");
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Кубанский государственный университет" (Кубанский государственный университет, ФГБОУ ВО "КубГУ").
В переписке может использоваться как полное, так и официально принятое сокращённое наименование организации.
3.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного типа: городская поликлиника N 109, музыкальная школа N 3.
3.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация "Дальстрой", издательский дом "Коммерсант", но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:
Российский фонд поддержки предпринимательства "Инициатива".
3.5. Сложные наименования, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:
Краснодарская коллегия адвокатов;
Московский театр оперетты;
но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в наименование:
армавирский завод "Компрессор".
3.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т. п.:
Шестой государственный подшипниковый завод.
3.7. В наименованиях со словом "имени" или номером (N ...) со строчной буквы пишется родовое название организации и наименование, указывающее на специализацию:
тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева;
фабрика детской игрушки N 2.
3.8. Наименования со словами "дворец", "дом" пишутся с прописной буквы:
Дворец культуры Метростроя;
Дворец творчества для детей и юношества;
Дом Российской прессы;
Центральный дом учёных;
Санкт-Петербургский дом учёных имени А.М. Горького.
3.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имён собственных, входящих в наименование, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:
Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов);
Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея);
Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).
3.10. Со строчной буквы пишутся наименования организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Краснодара, банки Краснодарского края, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.
3.11. Со строчной буквы пишутся наименования структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т. д.), а также слова "президиум", "учёный совет", "научно-технический совет", "экспертный совет" и т. п.:
отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и другое.
4. Наименование субъектов Российской Федерации
4.1. С прописной буквы пишутся все слова в названиях республик в составе Российской Федерации:
Республика Башкортостан;
Республика Саха (Якутия);
Республика Северная Осетия - Алания;
Карачаево-Черкесская Республика.
4.2. В наименованиях краёв, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное наименование:
Краснодарский край;
Вологодская область;
Еврейская автономная область;
Ямало-Ненецкий автономный округ.
5. Написание наименований документов
5.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций";
Устав муниципального образования город Краснодар;
Закон Краснодарского края от 28.06.2007 N 1270-КЗ "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае";
Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.
Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:
российско-французский Договор о сотрудничестве.
Со строчной буквы пишется наименование вида проекта правового акта и вида правового акта, употреблённого во множественном числе:
проект закона Краснодарского края "О ...";
проект указа Президента Российской Федерации "О ...";
указы Президента Российской Федерации ...;
законы Краснодарского края ....
5.2. С прописной буквы пишется наименование документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если наименование составляет одно целое с заголовком к документу:
Положение о министерстве природных ресурсов Краснодарского края;
Программа развития малого предпринимательства;
Инструкция по делопроизводству.
5.3. Со строчной буквы пишется наименование документа, имеющего заголовок, заключённый в кавычки, за исключением наименований, указанных в пункте 5.1 настоящих Правил:
в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2018 N 447 "Об утверждении ...";
на основании инструкции пользователя "Ввод информации в базу данных "Учёт персонала" ... .
5.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его, и дата утверждения, например:
в связи с принятием Федерального закона от 29.06.2017 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "от 29.06.2017 N 162-ФЗ" имеется в виду "от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ"
в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГКУ КК "Центр оценки качества образования" от 20.01.2018 N 3.
При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, если ранее приведено его сокращённое наименование, например:
в соответствии с Федеральным законом "О стандартизации в Российской Федерации".
При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:
Конституция Российской Федерации;
Бюджетный кодекс Российской Федерации;
Устав Краснодарского края.
В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращённое наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращённое наименование документа, которое пишется с прописной буквы:
Положение о межведомственной транспортной комиссии Краснодарского края (далее - Положение) разработано в соответствии с ... .
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.4.23)
Перечень
общепринятых графических сокращений (для географических понятий - при названии)
|
1. Точечные сокращения: бульвар - бул. водопад - вдп. водохранилище - вдхр. город - г. деревня - дер. дом - д. (д. 3а, д. 3б) имени - им. исполняющий обязанности - и. о. железная дорога - ж. д. квартира - кв. кабинет - каб. комната - комн. копейка - коп. корпус - корп. лист - л. месяц - мес. набережная - наб. населённый пункт - н.п. область - обл. округ - окр. ответственный - отв. переулок - пер. платформа (ж.д.) - пл. площадь - пл. подъезд - под. посёлок - пос. проезд - пр. проспект - просп. пункт - п. рабочий посёлок - раб. пос. река - р. рубль - руб. село - с. станция - ст. статья - ст. (при цифрах) страница - с. (при цифрах) строение - стр. (при цифрах) совхоз - свх. то есть - т. е. тысяча - тыс. улица - ул. фамилия, имя, отчество - Ф.И.О. хутор - хут. |
часть - ч. (при цифрах) шоссе - ш. |
|
2. Дефисные сокращения: гражданин - гр-н господин - г-н завод - з-д институт - ин-т микрорайон - мкр-н полуостров - п-ов район - р-н (при названии) станица - ст-ца | |
|
3. Нулевые сокращения (единицы измерения - только при цифрах): тонна - т килограмм - кг сантиметр - см метр - м гектар - га секунда - с центнер - ц миллиметр - мм миллиард - млрд миллион - млн посёлок городского типа - пгт сутки - сут километр - км киловатт - кВт | |
|
4. Косолинейные сокращения: абонентский ящик - а/я почтовое отделение - п/о | |
|
5. Комбинированные сокращения: квадратный метр - кв. м железнодорожный - ж.д. сельскохозяйственный - с.х. | |
|
6. Не сокращаются следующие слова: аул здание квартал колхоз коттедж край сельсовет |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.4.29)
Примерный перечень*
документов, заверяемых печатью администрации муниципального образования город Краснодар, органа администрации муниципального образования города Краснодар
1. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии.
2. Акты (приёма-передачи имущества, приёма законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы; об оказании услуг; акты приёма-передачи архивных документов на хранение и т. д.).
3. Гарантийные письма.
4. Муниципальные контракты.
5. Доверенности и их копии (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т. д.).
6. Договоры и соглашения.
7. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т. д.).
8. Заключение и отзывы.
9. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
10. Исполнительные листы.
11. Командировочные удостоверения.
12. Копии муниципальных правовых актов.
13. Нормы расхода.
14. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
15. Наградной лист, характеристика представляемого к награждению, документы о награждении (удостоверение, диплом, почётная грамота, благодарность и т. д.).
16. Первичные учётные документы и иные финансово-хозяйственные документы, форма которых предусматривает реквизит "Место печати".
17. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов, перевод валюты).
18. Реестры (чеков, бюджетных поручений), представляемые в банк.
19. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т. д.); штатные расписания.
20. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).
21. Титульные списки.
22. Удостоверения.
23. Уставы учреждений.
24. Характеристики.
25. Иные документы, требующие наличия оттиска печати.
-----------------------------
* Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с изменением федерального и краевого законодательства.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.5.1)
Примерный перечень*
документов, подлежащих утверждению
1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Должностные инструкции, должностные регламенты.
4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).
5. Классификаторы информации, документов.
6. Методические рекомендации, методические указания, методики.
7. Номенклатура дел организации.
8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
9. Описи дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
10. Отчёты о выполнении планов, программ.
11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
12. Планы (кроме оперативных).
13. Политики.
14. Положения.
15. Порядки.
16. Правила.
17. Программы.
18. Регламенты (в том числе административные).
19. Стандарты организации.
20. Структура и штатная численность.
21. Уставы.
22. Унифицированные формы документов.
23. Штатное расписание.
-----------------------------
* Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с изменением федерального и краевого законодательства.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.7.3)
Образец
таблицы поправок к проекту муниципального правового акта
ТАБЛИЦА ПОПРАВОК
к проекту _______________________________________
(наименование муниципального правового акта)
|
N |
Текст положения муниципального правового акта в действующей редакции |
Текст положения муниципального правового акта в предлагаемой редакции |
Основания для внесения изменений в муниципальный правовой акт (указываются пункт, часть, статья, реквизиты правового акта) |
|
1. |
|
|
|
Руководитель органа,
подготовившего проектмуниципального
правового акта (подпись) И.О. Фамилия
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.10.10)
Перечень
лиц, вносящих и согласующих проекты муниципальных правовых актов
1. Составитель проекта.
2. Руководитель органа администрации города, вносящего проект.
3. Работник общего отдела управления делами администрации муниципального образования город Краснодар (корректор).
4. Первый заместитель главы муниципального образования город Краснодар, заместитель главы муниципального образования город Краснодар, координирующий работу органа администрации города, вносящего проект.
5. Первый заместитель главы муниципального образования город Краснодар, заместители главы муниципального образования город Краснодар, координирующие работу органов администрации города, согласующих проект.
6. Руководители органов администрации города, в компетенции которых, находятся вопросы и положения, содержащиеся в проекте правового акта.
7. Директор правового департамента администрации муниципального образования город Краснодар (с учётом особенностей, изложенных в подразделе III.X раздела III настоящей Инструкции).
8. Директор департамента финансов администрации муниципального образования город Краснодар (с учётом особенностей, изложенных в подразделе III.X раздела III настоящей Инструкции).
9. Управляющий делами администрации муниципального образования город Краснодар в части соответствия оформления проекта муниципального правового акта нормам современного русского языка.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.10.12)
Образец
листа согласования проекта муниципального правового акта
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления администрации муниципального образования город Краснодар "Об утверждении Положения об управлении контроля администрации муниципального образования город Краснодар"
|
Проект внесён: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Составитель проекта: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Проект согласован: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель главы |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Директор правового департамента |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Управляющий делами |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
|
Заместитель начальника общего отдела |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.10.20)
Порядок
представления электронных версий проектов муниципальных правовых актов в общий отдел управления делами администрации муниципального образования город Краснодар
1. Электронные версии проектов муниципальных правовых актов направляются на электронный адрес norma@krd.ru с официального адреса органа администрации города, электронная версия должна соответствовать бумажному носителю (окончательный исправленный вариант). На заявке необходимо указывать дату и время отправления электронной версии документа.
2. Тексты муниципального правового акта и приложения направляются отдельными файлами (без листа согласования).
3. Наименование темы сообщения и файлов должны соответствовать краткому содержанию наименования нормативного документа (а не содержанию документа, без слов "Постановление", "Распоряжение").
НАПРИМЕР: постановление, подготовленное управлением по жилищным вопросам, "Об изъятии для муниципальных нужд помещения в многоквартирном доме, расположенном по ул. им. Дзержинского, 87 в Западном внутригородском округе города Краснодара".
Тема: Упр. по жил. вопросам Изъятие Дзержинского, 87
Вложение (наименование файлов): Изъятие Дзержинского, 87.
прил. к Дзержинского, 87
4. Тексты муниципального нормативного правового акта и приложений к нему должны быть набраны в формате Word (за исключением приложений об утверждении бюджета муниципального образования город Краснодар.
5. В тексте не должно быть скрытых таблиц, бланков, гиперссылок и т.д.
Электронные версии, не соответствующие положениям данного порядка, на регистрацию не принимаются.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.10.21)
Образец
оформления заявки на рассылку муниципального правового акта
ЗАЯВКА
К РАСПОРЯЖЕНИЮ (ПОСТАНОВЛЕНИЮ) N________
Наименование распоряжения (постановления): "Об утверждении штатного расписания управления контроля администрации муниципального образования город Краснодар"
Проект распоряжения (постановления) внесён: управлением контроля администрации муниципального образования город Краснодар
Распоряжение (постановление) разослать:
|
1. Управление контроля |
1 экз. |
|
2. Департамент финансов |
1 экз. |
|
3. Управление кадровой политики и муниципальной службы (отдел кадров) |
1 экз. |
|
4. Управление кадровой политики и муниципальной службы |
СЭД |
|
5. Управление делами (отдел учёта и отчётности) |
1 экз. |
|
6. Прокуратура города Краснодара |
по электронной почте |
Итого: 4 экз.
____________________________________ Дата "____" _____________ 20_____г.
(Ф.И.О. и подпись составителя заявки) (заполняется при регистрации)
____________________________________ ____________________________
(Ф.И.О. составителя проекта) (телефон)
Электронная версия направлена "____" ______________ в ___________
(дата) (время)
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.10.21)
Перечень
обязательных адресатов для рассылки муниципального правового акта в зависимости от присвоенной категории
РАСПОРЯЖЕНИЯ:
|
Категория доступа N 6: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте |
|
Категория доступа N 7: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте |
|
Категория доступа N 8: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте Департамент информационной политики администрации муниципального образования город Краснодар - по СЭД |
|
Категория доступа N 9: |
Прокуратура города Краснодара - 1 экз. "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте Департамент информационной политики администрации муниципального образования город Краснодар - по СЭД |
Распоряжения по личному составу в прокуратуру не направляются.
ПОСТАНОВЛЕНИЯ:
|
Категория доступа N 6: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте Городская Дума Краснодара - по СЭД |
|
Категория доступа N 7: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте Городская Дума Краснодара - по СЭД "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте |
|
Категория доступа N 8: |
Прокуратура города Краснодара - по электронной почте Городская Дума Краснодара - по электронной почте "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте Департамент информационной политики администрации муниципального образования город Краснодар - по СЭД |
|
Категория доступа N 9: |
Прокуратура города Краснодара - 1 экз. Городская Дума Краснодара - по СЭД "Консультант плюс" - 1 экз. "Библиотечная система" - 1 экз. "Гарант" - по электронной почте Департамент информационной политики администрации муниципального образования город Краснодар - по СЭД |
Проекты постановлений категории доступа N 9 принимаются на регистрацию при наличии заключений прокуратуры города Краснодара и правового департамента администрации города об антикоррупционном характере документа.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.12.5)
Образец
оформления документов при внесении проекта решения городской Думы Краснодара
|
Герб |
|
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ |
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ | |||
|
|
|
N |
|
|
г. Краснодар | |||
|
| |||
|
О внесении проекта решения городской Думы Краснодара
| |||
|
В соответствии с подразделом III.VII Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар п о с т а н о в л я ю: 1. Внести проект решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов" на рассмотрение городской Думы Краснодара (прилагается). 2. Назначить представителем главы муниципального образования город Краснодар при обсуждении данного проекта решения в городской Думе Краснодара директора департамента финансов администрации муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия. 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия. | |||
|
Глава муниципального |
И.О. Фамилия |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления администрации муниципального образования город Краснодар "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов" на рассмотрение городской Думы Краснодара"
|
Проект внесён: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Составитель проекта: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Проект согласован: |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Заместитель главы |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Директор правового департамента |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
|
Управляющий делами |
(подпись) (дата) |
И.О. Фамилия |
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар
Главный специалист общего отдела
управления делами администрации
муниципального образования
город Краснодар (подпись) И.О. Фамилия
(дата)
Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
город Краснодар
от ____________ N ____
"О внесении проекта решения городской
Думы Краснодара "О внесении изменения
в решение городской Думы Краснодара
от 14.10.2005 N 51 п. 4 "О местном
бюджете (бюджете муниципального
образования город Краснодар) на
2023 год и плановый период 2024
и 2025 годов"
Проект
РЕШЕНИЕ
городской Думы Краснодара
О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов"
В соответствии со статьёй 25 Устава муниципального образования город Краснодар, рассмотрев постановление администрации муниципального образования город Краснодар от ____________ N __________ городская Дума Краснодара решила:
1. Внести в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов" следующее изменение:
приложения N 5, 7, 9 изложить в редакции согласно приложениям N 1 - 3.
2. Муниципальные правовые акты муниципального образования город Краснодар подлежат приведению в соответствие с настоящим решением не позднее трёх месяцев со дня вступления его в силу.
3. Опубликовать настоящее решение.
4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на комитет городской Думы Краснодара по экономике, финансово-бюджетной и налоговой политике (Дьяченко).
|
Глава муниципального образования |
И.О. Фамилия |
|
Председатель |
И.О. Фамилия |
____________________________________________________________________
Проект внесён:
Администрацией муниципального
образования город Краснодар
|
Глава муниципального образования |
И.О. Фамилия |
Департамент финансов администрации
муниципального образования
город Краснодар
|
Директор департамента |
И.О. Фамилия |
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов"
(Текст)
|
Директор департамента финансов |
И.О. Фамилия |
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
к проекту решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов"
(Текст)
|
Директор департамента финансов |
И.О. Фамилия |
|
Герб
ГЛАВА
Красная ул., д. 122, г. Краснодар, 350000 Тел. (861) 255-34-16, факс (861) 253-25-62 E-mail: post@krd.ru
___________________ N _______________
На N ______________ от _______________
|
Председателю И.О. Фамилия |
О проекте решения
городской Думы Краснодара
Уважаемый (ая) Имя Отчество!
В соответствии со статьёй 46 Регламента городской Думы Краснодара направляю Вам проект решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов".
|
Приложения: |
1. Постановление администрации муниципального образования город Краснодар от ___________ N _____ "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара "О внесении изменения в решение городской Думы Краснодара от 15.12.2022 N 51 п. 4 "О местном бюджете (бюджете муниципального образования город Краснодар) на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов" на рассмотрение городской Думы Краснодара" на 2 листах. 2. Проект указанного решения городской Думы Краснодара на 3 листах. 3. Пояснительная записка к проекту решения городской Думы Краснодара на 2 листах. 4. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного решения городской Думы Краснодара, на 2 листах. 5. Финансово-экономическое обоснование на 1 листе. |
(подпись) И.О. Фамилия
|
Директор департамента финансов |
И.О. Фамилия |
Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.14.5)
Образец
оформления протокола (полная форма)
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
ПРОТОКОЛ N 5
совещания по вопросу ремонта дорог
|
22 марта 2023 года |
г. Краснодар |
|
Председатель |
Фамилия Имя Отчество - директор департамента транспорта и дорожного хозяйства администрации муниципального образования город Краснодар |
|
Секретарь |
Фамилия Имя Отчество - главный специалист департамента транспорта и дорожного хозяйства администрации муниципального образования город Краснодар |
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
заместитель главы муниципального образования город Краснодар |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
директор департамента финансов администрации муниципального образования город Краснодар |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
глава администрации Западного внутригородского округа города Краснодара |
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ремонте дорог в Западном внутригородском округе города Краснодара.
Фамилия Имя Отчество докладчика.
2. О планах по ремонту дорог в 2024 году.
Фамилия Имя Отчество докладчика.
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
РЕШИЛИ:
1.1. И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Обеспечить контроль за соблюдением графиков выполнения работ.
Срок - 01.09.2023.
1.2. И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Принять меры по организации ремонта дорог в гравийном исполнении на территории Западного внутригородского округа города Краснодара.
Срок - 01.10.2023.
2. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
И.О. Фамилия (краткая запись выступления).
РЕШИЛИ:
2.1. И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Подготовить необходимую документацию для выполнения работ.
Срок - 01.12.2023.
|
Секретарь |
И.О. Фамилия |
Образец
оформления протокола (краткая форма)
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
ПРОТОКОЛ N 6
совещания по вопросу благоустройства территорий парков города Краснодар
|
10 марта 2023 года |
г. Краснодар |
|
Председатель |
Фамилия Имя Отчество - заместитель главы муниципального образования город Краснодар |
|
Секретарь |
Фамилия Имя Отчество - главный специалист отдела контроля управления контроля администрации муниципального образования город Краснодар |
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
заместитель главы муниципального образования город Краснодар |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
директор департамента городского хозяйства и топливно-энергетического комплекса администрации муниципального образования город Краснодар |
|
Фамилия Имя Отчество |
- |
начальник управления культуры администрации муниципального образования город Краснодар |
По итогам встречи даны следующие ПОРУЧЕНИЯ:
1. И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Разработать план-график выполнения работ по благоустройству территорий парков города Краснодара.
Срок - 10.04.2023.
2. И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия
Обеспечить подготовку документов, необходимых для проведения работ по благоустройству территорий парков города Краснодара.
Срок - 10.05.2023.
|
Секретарь |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.15.1)
Образец
оформления акта
|
Наименование органа
АКТ
г. Краснодар |
УТВЕРЖДАЮ ___________________ И.О. Фамилия (подпись) "____" _______________ 20___ года |
О результатах осмотра ...
В связи с ... комиссией в составе ... проведён осмотр .... По результатам выявлено ...
Председатель комиссии (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии:
(подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.16.8)
Образец
оформления служебной записки
|
|
Директору департамента |
О направлении материалов
по вопросу...
служебная записка.
Во исполнение поручения главы муниципального образования город Краснодар прошу Вас направить материалы по вопросу ...
|
Директор департамента |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 3.17.3)
Образец
оформления письма
|
угловой бланк |
Директору департамента |
О направлении сведений
Уважаемый Имя Отчество!
Во исполнение... (в соответствии с ...) прошу Вас направить в адрес управления контроля администрации муниципального образования город Краснодар ...
|
Начальник управления |
И.О. Фамилия |
И.О. Фамилия
2556632
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 4.1.4)
Примерный перечень
документов, создание, хранение и использование которых рекомендуется осуществлять исключительно в форме электронных документов
|
N |
Вид документа |
|
1 |
2 |
|
1. Руководство | |
|
1.1. |
Проекты муниципальных правовых актов и муниципальные правовые акты по вопросам реализации бережливого проекта "Сквозной инвестиционный поток" |
|
1.2. |
Поручения руководителей органов администрации города, документы (справки, служебные записки, заключения) по их выполнению |
|
1.3. |
Переписка участников СЭД по основным направлениям деятельности |
|
1.4. |
Переписка о реализации решений координационных и совещательных органов |
|
1.5. |
Проекты правил, инструкций, регламентов, подлежащих согласованию: документы (заключения, предложения, справки, служебные записки, переписка) по их разработке |
|
1.6. |
Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию: документы (заключения, предложения, справки, служебные записки, переписка) по их разработке |
|
1.7. |
Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций |
|
2. Организационные основы управления | |
|
2.1. |
Материалы аппаратных совещаний |
|
2.2. |
Переписка по организационным вопросам деятельности |
|
2.3. |
Документы (планы, обоснования, расчёты) о совершенствовании деятельности администрации города, органов администрации города |
|
2.4. |
Документы (доклады, обзоры, сводки, служебные записки, справки), представляемые руководителю |
|
2.5. |
Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных) |
|
3. Контроль | |
|
3.1. |
Переписка о ходе выполнения федеральных, краевых, муниципальных правовых актов |
|
3.2. |
Переписка о проведении проверок и ревизий |
|
3.3. |
Документы (служебные записки, сведения, справки, сводки, отчёты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения (после снятия с контроля) |
|
4. Правовое обеспечение деятельности | |
|
4.1. |
Переписка участников по вопросам правоохранительного характера |
|
4.2. |
Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов |
|
4.3. |
Переписка участников по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства |
|
5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |
|
5.1. |
Документы (акты, заключения, справки, расчёты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрение современных информационных технологий |
|
5.2. |
Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой |
|
5.3. |
Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения |
|
5.4. |
Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота |
|
5.5. |
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела |
|
5.6. |
Отчёты, справки об объёме документооборота участников СЭД |
|
6. Планирование деятельности | |
|
6.1. Прогнозирование | |
|
6.1.1. |
Переписка о разработке программ |
|
6.1.2. |
Переписка о ходе выполнения программ |
|
6.2. Текущее планирование | |
|
6.2.1. |
Оперативные планы работы (ежемесячные, еженедельные) по всем направлениям деятельности |
|
6.2.2. |
Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд администрации |
|
6.2.3 |
Переписка по вопросам планирования |
|
7. Финансирование деятельности | |
|
7.1. |
Переписка о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) |
|
7.2. |
Переписка об экономических нормативах |
|
7.3. |
Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности |
|
7.4. |
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды |
|
7.5. |
Документы (акты, докладные, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины |
|
8. Учёт и отчётность. Бухгалтерский учёт и отчётность | |
|
8.1. |
Переписка по вопросам бухгалтерского учёта, бюджетного учёта, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчётности, бюджетной отчётности |
|
8.2. |
Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов и других административно-хозяйственных расходах |
|
8.3. |
Переписка о приёме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) |
|
8.4. |
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учёта и отчётности |
|
9. Экономические, научные, культурные и иные связи | |
|
9.1. Организация и осуществление связей | |
|
9.1.1. |
Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров) |
|
9.1.2. |
Документы (доклады, справки, информация, сведения, отчёты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций |
|
9.1.3. |
Документы (предложения, рекомендации, расчёты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам экономических, культурных и иных связей |
|
9.1.4. |
Переписка об организации приёма и пребывания представителей зарубежных и российских организаций |
|
9.2. Осуществление связей | |
|
9.2.1. |
Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений |
|
10. Информационное обслуживание | |
|
10.1. Сбор (получение) информации | |
|
10.1.1. |
Информационные обзоры (доклады) |
|
10.1.2. |
Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания |
|
10.2. Распространение информации | |
|
10.2.1. |
Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций |
|
10.2.2. |
Документы (доклады, тезисы, отчёты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте |
|
10.2.3. |
Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий |
|
11. Трудовые отношения. Охрана труда | |
|
11.1. |
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий |
|
11.2. |
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности |
|
11.3. |
Переписка о проведении медицинских осмотров (диспансеризации) работников |
|
11.4. |
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций |
|
12. Кадровое обеспечение | |
|
12.1. Приём, перемещение (перевод), увольнение работников | |
|
12.1.1. |
Переписка о приёме, распределении, перемещении, учёте работников |
|
12.1.2. |
Документы (заявки, переписка) о командировании работников |
|
12.1.3. |
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы |
|
12.2. Установление квалификации работников | |
|
12.2.1. |
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах |
|
12.2.2. |
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов |
|
12.3. Повышение квалификации работников | |
|
12.3.1. |
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников |
|
12.3.2. |
Планы повышения квалификации работников |
|
12.3.3. |
Отчёты о выполнении планов повышения квалификации работников |
|
12.4. Награждение | |
|
12.4.1. |
Переписка о награждении работников, присвоении почётных званий, присуждении премий |
|
13. Материально-техническое обеспечение деятельности | |
|
13.1. |
Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности |
|
14. Административно-хозяйственные вопросы | |
|
14.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности | |
|
14.1.1. |
Переписка об изготовлении, уничтожении печатей и штампов |
|
14.1.2. |
Документы (акты, докладные, заявки, списки, переписка) о выдаче, утере удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
|
14.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь | |
|
14.2.1. |
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами |
|
14.2.2. |
Переписка об обеспечении помещениями, средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий |
|
14.2.3. |
Переписка о состоянии внутренней связи |
|
14.2.4. |
Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи |
|
15. Социально-бытовые вопросы | |
|
15.1. |
Документы (списки, планы-графики, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников |
|
15.2. |
Списки детей работников |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 4.2.10)
Примерный перечень
нерегистрируемых поступающих (входящих) документов*
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчётность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчётов, акты приёмки-передачи основных средств, товарные накладные и др.).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующих подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой "Лично".
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения (в виде открыток).
11. Прейскуранты.
12. Программы конференций, совещаний.
13. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и др.)
14. Учебные планы, программы.
15. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчётности.
-----------------------------
* Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 26
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.2.4)
Форма
номенклатуры дел
|
Администрация муниципального |
УТВЕРЖДАЮ (подпись) "_____" _____________ 20___ г. |
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ N ____________
на ____________ год |
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения и номер статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства (подпись) И.О. Фамилия
Виза работника,
ответственного за архив
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО* |
|
протоколом ЭК администрации |
протоколом ЭПК при администрации Краснодарского края от _________________ N ________ |
-----------------------------
* В случае согласования с ЭПК не реже, чем 1 раз в 5 лет. Ежегодно согласовывается с архивным отделом.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в __________году
в __________________________________________________________________
(наименование отраслевого, функционального или территориального
органа администрации
муниципального образования город Краснодар)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы
в архив
Ответственный за архив (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Герб
Наименование отраслевого,
Наименование структурного |
|
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ___________ год |
|
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения, дела (тома, части) номер статьи по перечню |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
Наименование раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
СОГЛАСОВАНО от ______________ N _______ |
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых
в _________ году в ______________________________________________
_________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения отраслевого, функционального
или территориального органа администрации муниципального
образования город Краснодар)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
С отметкой ЭПК |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы
в архив
Ответственный за архив (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 27
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 4.3.10)
Перечень
документов, не подлежащих сканированию и отправке в электронном виде
1. Документы с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна".
2. Документы, содержащие персональные данные* (любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе кадровые документы и наградные материалы.
3. Нотариально заверенные, а также скреплённые (прошитые или опечатанные (в том числе в папке) документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.
4. Документы, прилагаемые к ходатайству о переводе земли из одной категории в другую.
5. Объёмные приложения к документам (приложения объёмом более 200 листов), а также брошюры, книги, газеты, журналы (иные периодические издания), каталоги, рекламные проспекты, карты, фотографии, рисунки, открытки, приглашения, графические материалы и другие нестандартные приложения (текстовые и иные материалы формата, превышающего A4; материалы, состоящие из листов разного формата), материалы, написанные рукописным текстом, или имеющие неразборчивый текст.
6. Другие документы, сканирование которых затруднено технически или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.
-----------------------------
* Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 28
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.3.8)
Акт
проверки наличия и состояния дел
|
Наименование отраслевого, |
|
УТВЕРЖДАЮ ________________ И.О. Фамилия (подпись) "____" __________ 20__ г.
|
|
АКТ
г. Краснодар
проверки наличия и состояния дел _____________________________ (постоянного, временного хранения, по личному составу) |
|
|
|
|
Фонд N ________________
Название фонда_______________________________________________
Номера описей________________________________________________
Проверка проводилась с __________________ по ________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел ___________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера:
не учтённые в итоговой записи ________________________ ед. хр.
(количество)
не перечисленные, но учтённые
в итоговой записи ____________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
не учтённых в итоговой записи ________________________ ед. хр.
(количество)
не перечисленных, но учтённых в итоговой записи ________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объём
увеличился на ________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии __________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включённых в описи) _________________________________ ед. хр.
(количество)
из них требующих:
дезинфекции __________________________________________ ед. хр.
(количество)
дезинсекции __________________________________________ ед. хр.
(количество)
реставрации __________________________________________ ед. хр.
(количество)
переплёта или подшивки _______________________________ ед. хр.
(количество)
восстановления затухающих текстов ____________________ ед. хр.
(количество)
неисправимо повреждённых _____________________________ ед. хр.
(количество)
6. Имеется не включённых в описи _____________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включённых и не включённых в описи),
имеющихся в наличии ___________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий хранения:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование должностей
работников (подписи) И.О. Фамилия
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 29
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.4.4)
Образец
оформления обложки дела
_______________________________________________________________
(наименование архивного отдела)
_______________________________________________________________
(наименование отраслевого, функционального или территориального
органа администрации
_______________________________________________________________
муниципального образования город Краснодар)
_______________________________________________________________
ДЕЛО N ______ ТОМ N ________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
(заголовок дела)
_______________________________________________________________
(крайние даты)
На ________ листах
Хранить _________
|
Ф. N ____________
Оп. N ____________
Д. N ____________ |
|
|
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 30
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.4.7)
Форма
листа с заверительной надписью
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________
В деле подшито и пронумеровано __________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________ листов,
с N__________________ по N ________________, в том числе:
литерные номера листов _________________________________;
пропущенные номера листов _______________________________
+ листов внутренней описи _______________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
работника (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 31
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.4.8)
Форма
внутренней описи
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________
|
N |
Регистрационный индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
количество листов внутренней описи ________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 32
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.5.1)
Форма
описи дел
|
Наименование отраслевого,
Фонд N_________
ОПИСЬ N ______ дел постоянного хранения за ________ год |
УТВЕРЖДАЮ
______________________ И.О. Фамилия (подпись) "___" ________________ 20___ г.
|
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________дел,
(цифрами и прописью)
с N ____________________ по N _______________________, в том
числе:
литерные номера:_____________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________;
пропущенные номера: _________________________________________
_____________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи (подпись) И.О. Фамилия
Наименование должности
работника, ответственного
за архив (подпись) И.О. Фамилия
|
СОГЛАСОВАНО |
|
УТВЕРЖДЕНО |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 33
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.5.1)
Форма
описи дел по личному составу
|
Наименование отраслевого, |
УТВЕРЖДАЮ
___________________ И.О. Фамилия (подпись) "___" ______________ 20____ г. |
|
Фонд N _____________ | |
|
ОПИСЬ N ___________ дел по личному составу
за _________ год | |
|
|
|
N |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ___________________, в том
числе:
литерные номера:____________________________________________
____________________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________
____________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи (подпись) И.О. Фамилия
Наименование должности
лица, ответственного
за архив (подпись) И.О. Фамилия
|
СОГЛАСОВАНО
от _______________ N __________ |
|
УТВЕРЖДЕНО |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 34
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.5.1)
Форма
описи дел структурного подразделения
|
Наименование отраслевого,
Наименование структурного подразделения
ОПИСЬ N ______ дел _______________ |
|
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения* |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено __________________________________дел,
(цифрами и прописью)
с N __________________ по N ________________________, в том
числе:
литерные номера: ____________________________________________
_____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________
_____________________________________________________________
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
СОГЛАСОВАНО
__________________ И.О. Фамилия "__" _____________ 20 ___ г. |
|
СОГЛАСОВАНО
от ________________ N ___ |
-----------------------------
* Графа опускается в описи дел постоянного хранения.
** При наличии ЭК структурного подразделения
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 35
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.6.5)
Форма
акта передачи дел постоянного срока хранения
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
УТВЕРЖДАЮ |
|
Руководитель отраслевого,
_______________ И.О. Фамилия (подпись)
Дата Печать |
|
Начальник архивного отдела
________________ И.О. Фамилия (подпись)
Дата Печать |
|
АКТ ______________ N __________
г. Краснодар |
|
приёма-передачи архивных
документов на хранение
____________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
________________________________________________________сдал (о),
(наименование органа администрации города Краснодара)
архивный отдел управления делами администрации муниципального образования город Краснодар принял документы и справочный аппарат к ним:
|
N |
Название, номер описи |
Количество экземпляров описи |
Количество ед. хр. |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято _________________________________________________ ед. хр.
|
Передачу произвели: |
|
Приём произвели: |
|
Наименование должности составителя акта
________________И.О.Фамилия (подпись) |
|
Наименование должности работника архивного отдела
________________И.О.Фамилия (подпись) |
|
Дата |
|
Дата |
Фонду присвоен N ___________________________________________
Изменения в учётные документы внесены.
Наименование должности
работника архивного отдела (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 36
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.6.6)
Форма
акта приёма-передачи архива при смене работника, ответственного за архив
|
Наименование отраслевого, |
|
УТВЕРЖДАЮ
________________ И.О. Фамилия (подпись) Дата |
|
АКТ
г. Краснодар
приёма-передачи при смене работника, ответственного за архив |
|
В соответствии с распоряжением (приказом) от _________ N ____
____________________________ передал, а __________________________
(Фамилия И.О. передающего) (Фамилия И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
распоряжения (приказа), в составе председателя _________________ и
членов ___________________________________________________________
(Фамилия И.О.)
комиссии _______________________________________________ документы
(Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
архива за _______________ годы и справочный аппарат к ним.
|
N |
Название и номер описи |
Кол-во экземпляров описи |
Количество принятых дел |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято _____________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
_________________________ описей в ____________________ экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Состояние документов и описей: ________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Одновременно передаются _______________________________________
____________________________________________________________________
(виды научно-справочного аппарата, его объёмы и состояние)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Состояние помещения архива: ___________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
|
Передал |
(подпись) |
И.О. Фамилия |
|
Принял |
(подпись) |
И.О. Фамилия |
|
Председатель комиссии |
(подпись) |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
(подпись) |
И.О. Фамилия |
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 37
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 6.7.1)
Форма
акта об уничтожении документов
|
Наименование |
|
УТВЕРЖДАЮ
________________И.О.Фамилия (подпись) Дата |
|
|
АКТ
г. Краснодар |
|
||
|
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению |
|
||
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
____________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N _________________
(название фонда)
|
N |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи |
Кол-во ед. хр. |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________ ед. хр. за _____________ годы.
(цифрами и прописью)
Опись дел постоянного хранения за __________ годы утверждены ЭПК
_________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________ N _____)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов (подпись) И.О. Фамилия
|
СОГЛАСОВАНО |
Документы в количестве _____________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
на бумажном носителе весом ______________________________ кг сданы
на уничтожение;
на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________
_________________________________________________________________.
(способ уничтожения)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Изменения в учётные документы внесены.
Наименование должности работника,
ответственного за архив, внёсшего
изменения в учётные документы (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 38
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 8.1.4)
Форма
журнала регистрации выдачи бланков строгого учёта
|
Дата выдачи бланков |
Наименование выданных бланков |
Номера выданных бланков |
Должность, фамилия, инициалы получателя бланков |
Подпись получателя бланков |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
Приложение N 39
к Инструкции по делопроизводству
в администрации муниципального
образования город Краснодар
(к п. 8.1.6)
Образец
перечня испорченных (неиспользованных) бланков строгого учёта
|
N |
Наименование бланка |
Номер бланка, подлежащего списанию |
|
1 |
2 |
3 |
|
1. |
Глава муниципального образования город Краснодар |
002365, 225123, 332145, ... |
|
2. |
Первый заместитель главы муниципального образования город Краснодар |
000001, 000005, 000007, ... |
Наименование должности
специалиста, ответственного
за получение бланков в органе
администрации (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности
специалиста, ответственного
за выдачу бланков
в администрации (подпись) И.О. Фамилия
Дата
|
Начальник управления контроля |
Д.В. Ярченко |
|
<< Назад |
||
|
Содержание Распоряжение администрации муниципального образования город Краснодар от 19 мая 2023 г. N 192-р "О внесении изменения... |