Глава I. Основные положения

Глава I. Основные положения

1.1. Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города Мегиона (далее именуется - Инструкция) в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199, Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), уставом города Мегиона (далее Устав), нормативными правовыми актами администрации города Мегиона.

1.2. Инструкция устанавливает в администрации города Мегиона (далее - администрация города) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов администрации города документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в администрации города, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими муниципальные должности, должности муниципальной службы, и должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности администрации города (далее - работники администрации города, работники, сотрудники, специалисты).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах государственной власти используется единый программный продукт "Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело").

1.5. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

1.8. Порядок работы с обращениями граждан осуществляется на основании распоряжения администрации города "О порядке работы с обращениями граждан в администрации города Мегиона".

1.9. При работе с документами лица, работающие в органах администрации города, несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего органа администрации города.

1.10. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники обязаны передать находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в органе администрации, или другому сотруднику по указанию руководителя органа администрации.

1.11. При уходе сотрудников в отпуск, увольнении или перемещении по службе управление по вопросам муниципальной службы и кадров, в случае необходимости, должен уведомить МБУ МЦИКТ "Вектор", ответственное за сопровождение и развитие программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим сотрудникам органа администрации города.

1.12. При увольнении или перемещении сотрудников на другую должность управление муниципальной службы и кадров обязано проинформировать МБУ МЦИКТ "Вектор", ответственное за сопровождение и развитие программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота о необходимости добавления/исключения пользователей в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей.