Глава VII. Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов администрации города

Глава VII. Документирование управленческой деятельности.
Состав управленческих документов администрации города

7.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск.

7.2. Состав управленческих документов администрации города:

организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила, поручения и т.д.;

распорядительные документы;

информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные (докладные) записки, протоколы, акты, справки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.;

документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

Форма служебной (докладной) записки, телеграммы, телефонограммы приведена в приложениях 6, 7, 8 к настоящей Инструкции.

В соответствии с уставом города администрацией города издаются:

постановления администрации города, главы города по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (нормативные правовые акты);

распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.

В случаях, предусмотренных положениями об органах администрации города, органы администрации города издают приказы по вопросам, отнесенным к их компетенции.

В органах администрации города на основании устава и положений об органах администрации города создаются и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

7.3. Доверенность главы города.

Проект доверенности от имени главы города на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, готовится органами администрации города.

Доверенность оформляется на бланке администрации города с цветным воспроизведением герба муниципального образования.

Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата выдачи доверенности и регистрационный номер;

текст доверенности;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которое будет подписывать доверенность) (при наличии);

оттиск гербовой печати.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочивающего лица;

фамилия, имя, отчество (полностью), должность и паспортные данные уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

Проект доверенности в обязательном порядке согласовывается с заместителем главы города, курирующим орган администрации города, подготовившего проект, юридическим управлением и направляется в управление делами для получения соответствующего бланка документа.

Исполнитель проекта доверенности выводит проект на бланк (с учетом внесенных замечаний) и направляет в службу канцелярии для передачи на подпись главе города.

Доверенность от имени главы города подписывается главой города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба муниципального образования.

Регистрация доверенности осуществляется юридическим управлением в СЭД в день подписания и предусматривает проставление регистрационного номера и даты регистрации.

Датой регистрации доверенности является дата ее подписания.

Доверенности присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

Доверенность выдается на срок до 1 года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте доверенности.

Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть доверенность в юридическое управление при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность использования, в частности, при истечении срока доверенности, прекращении служебного контракта и др.

Уничтожение доверенностей осуществляется в соответствии с номенклатурой дел юридического управления.