Глава IV. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

Глава IV. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий

4.1. Машинописные работы:

Печатание на бланках распоряжений, постановлений и писем администрации города осуществляется исполнителем документа.

Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в органах администрации города с соблюдением установленных правил печатания.

4.2. Копировально-множительные работы:

Органы администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят копирование документов самостоятельно.

4.3. Звукозапись мероприятий:

4.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой города, заместителями главы города осуществляется органом администрации города, в компетенцию которого входят полномочия информационного обеспечения деятельности администрации города или органом, организующим мероприятие.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учёт, научно-техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает орган администрации города, в компетенцию которого входят полномочия информационного обеспечения деятельности администрации города.

В течение года архивные звукозаписи хранятся в органе администрации города, в компетенцию которого входят полномочия информационного обеспечения деятельности администрации города в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в отдел специальных мероприятий администрации города.

4.3.2. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктофонная запись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подготовки стенограммы.