Глава V. Прием и обработка документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи

Глава V. Прием и обработка документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определённой специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создаёт файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

куда (адрес электронной почты);

кому (название организации, должность и Ф.И.О. получателя);

отправитель (должность, инициалы, фамилия, его подпись);

что отправляется;

имя файла.

5.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документ должен быть подлинником или заверенной копией, с чётким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.

5.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации.

5.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству.

5.5. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале регистрации телефонограмм и оперативно передаётся руководителю, которому она адресована.

5.6. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приема;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего документ.