Глава VI. Создание документов

Глава VI. Создание документов

6.1. Документы, создаваемые в органах администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Порядок изготовления бланков с изображением герба муниципального образования город Мегион утвержден решением Думы города от 29.05.2015 N 548.

Бланки постановлений, распоряжений администрации города и писем главы города (фирменные бланки) печатаются и нумеруются типографским способом, являются документом строгой отчетности, иные бланки изготавливаются с помощью компьютера.

Форма фирменных бланков приведена в приложении 2 к настоящей Инструкции.

Порядок использования, хранения и уничтожения фирменных бланков приведен в главе XV настоящей Инструкции.

6.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

В администрации города установлены следующие виды бланков:

бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение администрации города, постановление главы города, письмо администрации города);

бланк органа администрации города, если руководитель обладает правом подписи.

Бланки с наименованием органов администрации города подписывают руководители органа администрации города или лица их замещающие по распоряжению администрации города.

Постановления, распоряжения и письма администрации города, постановления главы города подписывает глава города или лицо, исполняющее обязанности главы города в соответствии с уставом города.

Например:

"Глава города                               Инициалы, фамилия",

или

"Исполняющий обязанности

главы города                                Инициалы, фамилия"

6.3. Документы оформляются с использованием шрифта Times New Roman или его отечественного метрического аналога размером шрифта N 12 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8 - 11).

6.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

левое - 3 см;

правое - 1 см;

верхнее - 2 см;

нижнее - 2 см.

6.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы печатаются через один межстрочный интервал.

Использование курсива, подчёркивания или иные выделения в тексте документов не допускаются.

6.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

6.7. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

6.8. Наименование органа администрации города должно соответствовать наименованию, утвержденному Положением об органе.

6.9. Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

6.10. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, постановление, письмо, докладная, служебная записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протоколе).

Дата может оформляться:

словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами).

Например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

В финансовых документах может также применяется словесно-цифровой способ оформления дат. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ним проставляется 0.

Например: 2 января 2004 года следует писать - 02.01.2004.

6.11. Суммы, обозначающие денежные выражения более одной тысячи, пишутся цифрами и словами с употреблением сокращений "тыс.", "млн.", "млрд.". При этом можно использовать сокращенную форму слова "рублей" - "руб.".

Например, вместо 250000000 рублей - пишется 250 млн. руб.

6.12. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться кодом органа администрации города, индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

6.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма либо оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

6.14. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Первая страница документа не нумеруется.

6.15. Адресат.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются относительно края правого поля документа.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное в именительном падеже, например:

Общество с ограниченной ответственностью

"Магнит"

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование его должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию должностного лица, указываются в дательном падеже, например:

Руководителю

общества с ограниченной ответственностью

И.О. Фамилия

При адресовании документа в структурное подразделение организации наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент

управления делами

При адресовании письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию, - в дательном падеже, например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Директору Департамента

управления делами

И.О. Фамилия

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям

исполнительных органов

государственной власти

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

При рассылке документа выборочно группе организаций одного типа или структурных подразделений под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям

исполнительных органов

государственной власти

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большом количестве адресатов исполнителем документа составляется лист рассылки документа.

Форма листа рассылки документа приведена в приложении 3 к настоящей Инструкции.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Закрытое акционерное общество "Магнит"

ул. Садовая, д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

улица Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Мегион, Ханты-Мансийский

автономный округ - Югра,

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Наименование организации, должность, фамилия и почтовый адрес отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

6.16. Заголовок к служебным письмам может составляться к документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

В официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм - ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

Языковые формулы - это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Основные языковые формулы (обороты) приведены в приложении 4 к настоящей Инструкции.

6.17. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложения: 1. Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.

                        2. Проект письма _______________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ____________________________ от 16.01.2006 N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. Отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

6.18. В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес: otchet@admhmao.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение к письму

от _________ N _______

6.19. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывается.

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности).

6.20. Заседания коллегиальных органов (комиссией, советом, рабочей группой и т.д.) и принимаемые ими решения, оформляются протоколом.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "о" ("об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического

развития Российской Федерации                    И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива               И.О. Фамилия

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом "о" ("об"), печатается центровано, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа администрации города - указывается полное официальное наименования органа администрации города в соответствии с Положением об этом органе;

вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру;

дата протокола;

текст протокола;

подпись (подписи) - отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слова "Председатель", если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Форма протокола (полного, сокращенного и выписки из протокола) приведена в приложении 5 к настоящей Инструкции.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии      подпись         расшифровка подписи

Секретарь комиссии         подпись         расшифровка подписи

Члены комиссии:            подпись         расшифровка подписи

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

6.21. Документы на бланке органа администрации города подписываются его руководителем или лицом, его замещающим, если иное не установлено Положением об органе администрации города.

6.22. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Копия верна" или "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного органа администрации города.

Например:

"Копия верна" или "Верно"

___________ ______________ _______________________

 должность      подпись      расшифровка подписи

00.00.0000

МП

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на три прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

текст/оттиск штампа "Прошито, пронумеровано (___) листов" с указанием уполномоченного органа администрации города, осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

оттиск печати уполномоченного органа администрации города так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой "Копия верна" или "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Передача документов администрации города или их копий производится только с разрешения главы города по письменному запросу.

6.23. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма администрации города, органа администрации города) в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона исполнителя. Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

6.24. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учетной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

6.25. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому или правому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

(Регламент) Утвержден

приказом Департамента социального развития

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

от 02.10.2016 N 82

(Правила) УТВЕРЖДЕНЫ

приказом Департамента социального развития

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

от 02.10.2016 N 82

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

6.26. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба муниципального образования.