Глава II. Основные понятия

Глава II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации города;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая автоматизацию процессов делопроизводства и организацию межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, отвечающей современными требованиями, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнения возложенных на них полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

служба делопроизводства - подразделение органа администрации города, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других органах администрации города;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создается с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

создание документа - работа с документом, включающая документирование информации на материальном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов;

вид документа письменного - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

входящий (поступивший) документ - документ, поступивший в администрацию города (орган администрации города);

исходящий (отправляемый) документ - официальный документ, отправляемый из администрации города (органа администрации города);

служебный документ (письмо) - официальный документ, используемый в текущей деятельности органов администрации города в процессе осуществления своих функций;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

электронная регистрационная карточка (ЭРК) - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в ее визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

участники системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - органы администрации города, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте (далее - участники СЭД);

пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - сотрудник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учетную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами;

резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения;

поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, исполнительно-распорядительным документом или резолюцией;

участник контроля - работник администрации города, осуществляющий совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (лицо, ответственное за контроль и исполнитель);

лицо, ответственное за контроль - работник администрации города, ответственный за исполнение исполнительно-распорядительной документации (глава города, заместители главы города, руководители органов администрации города, помощники, советники главы города);

исполнитель - работник администрации города, назначенный лицом, ответственным за контроль, для непосредственного исполнения исполнительно-распорядительной документации, в случае индивидуального поручения главы города - заместители главы города, руководители органов администрации города, помощники, советники главы города;

заключение - документ, содержащий мнение, оценки, выводы органа государственной власти, подразделения органа государственной власти, комиссии, должностного лица по какому-либо документу или вопросу;

служебная проверка - комплекс мероприятий, проводимых с целью установления и проверки фактов совершения муниципальным служащим дисциплинарного проступка;

служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

исполнительно-распорядительная документация администрации города - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов администрации города, муниципальных служащих, иных работников администрации города (распоряжения, постановления, приказы, поручения, решения, указания, письма, протоколы, рекомендации, инструкции и др.);

исполнительно-распорядительная документация государственных органов, представительного органа муниципального образования - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления, распоряжения, решения, письма, приказы, инструкции Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы города Мегиона), иные документы государственных органов Российской Федерации;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

архивная опись дела - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;

подсистема "Сервер электронного взаимодействия" (СЭВ) - опция СЭД, предназначенная для организации взаимодействия СЭД с системами электронного документооборота органов местного самоуправления город Мегион и муниципальных учреждений, подведомственных органам администрации города;

взаимодействие информационных систем - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления города Мегиона, муниципальными учреждениями, подведомственными органам администрации города с использованием транспортной шины, в качестве которой выступают система СЭВ;

электронное сообщение - сообщение, предназначенное для передачи документа или копии документа в электронном виде, которое содержит следующие компоненты:

файл описания, определяющий состав сообщения, содержащий реквизиты документа и представляемый в виде типизированного XML;

приложенные файлы, в том числе:

файл документа;

файлы квалифицированных электронных подписей документа;

файл визуализации документа с регистрационными данными и штампами квалифицированных электронных подписей документа;

файл электронного образа документов;

файлы графических элементов регистрационных данных и графических элементов отметок об ЭП;

файлы приложений к документу и файлы их квалифицированных электронных подписей.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и автономного округа.