Глава III. Регистрация документов

Глава III. Регистрация документов

3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, в том числе документов "Для служебного пользования", адресованной главе города осуществляется службой канцелярии управления делами администрации города (далее - служба канцелярии) в системе СЭД "Дело".

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

Задачи, функции и порядок работы службы канцелярии регламентируются соответствующим положением, утверждаемым главой города в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по электронному документообороту в администрации города, утвержденной распоряжением администрации города и законодательством.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документ регистрируется в администрации города только один раз.

При регистрации на документе проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера. Порядковыми номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются в рамках календарного года.

При обращении с документами, поступившими в администрацию города, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.

Прием, регистрация и контроль рассмотрения писем и обращений граждан, адресованных главе города, заместителям главы города, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, и поручений, данных по итогам личных приемов граждан, осуществляется сектором по работе с обращениями граждан управления делами администрации города.

Подлинники документов, поступивших из Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (распоряжения, постановления) с резолюцией главы города или уполномоченного лица хранятся в управлении делами.

3.2. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных органу администрации города, осуществляется в соответствующем органе администрации города.

3.3. Прием, регистрация и учет документов персонального характера (заявления, обращения) лиц, замещающих муниципальные должности, должности муниципальной службы администрации города и должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов администрации города, осуществляется подразделением органа администрации города, осуществляющим ведение кадровой работы.

3.4. Прием документов службой канцелярии осуществляется до 16 часов 00 минут, в пятницу и предпраздничные дни - до 11 часов 00 минут.

Документы, поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем.

Зарегистрированные документы направляются службой канцелярии на рассмотрение главе города.

В целях ускорения рассмотрения документов допускается проставление резолюции управляющим делами (лицом, исполняющим обязанности управляющего делами) до рассмотрения их главой города, за исключением документов, поступающих от правоохранительных органов, резолюции на которых проставляются главой города (лицом, исполняющим обязанности главы города). Рассмотрение документа поручается, как правило, заместителю главы города по направлению, либо руководителю органа администрации города, к компетенции которого отнесено рассмотрение вопроса.

Направление документов главе города органами администрации города допускается только после согласования с заместителем главы города, которому подведомственен соответствующий орган администрации города (за исключением органов прямого подчинения).

Глава города, управляющий делами, заместители главы города по рассматриваемому документу должны дать чёткие, конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции.

Резолюция может явиться основанием для постановки документа на контроль, в ней указываются следующие элементы:

фамилия, инициалы исполнителя;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись;

дата.

В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на самом документе, допускается прикрепление отдельного листка - поручения к основному документу, который является его составной частью.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.

Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 2 рабочих дней.

При резолюции главы города, заместителя главы города, управляющего делами "ознакомить" каждому должностному лицу администрации города для ознакомления с документом отводится не более двух дней.

3.5. Поручения (резолюции) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

должностным лицом, давшим поручение;

службой канцелярии;

должностными лицами категории "Помощник (советник)";

иными должностными лицами органов администрации города.

Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определенному в качестве исполнителя документа.

Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД "Дело" в режиме реального времени.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного исполнения.

3.6. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения.

Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

Предложение об изменении основного исполнителя, изменении состава исполнителей поручения (резолюции) вносится на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего).

Переадресация исполнения поручения (резолюции) другому исполнителю допускается при наличии согласования с должностным лицом, которому предусматривается передать поручение (резолюцию) на исполнение.

Изменение состава исполнителей поручения (резолюции) допускается при наличии согласования:

в случае исключения одного из исполнителей - с должностным лицом, являющимся основным исполнителем поручения (резолюции);

в случае включения в состав исполнителей - с должностным лицом, которого предлагается включить в состав исполнителей поручения (резолюции).

Переадресация и изменение состава исполнителей поручения (резолюции) оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока.

Не допускается переадресация, изменение состава исполнителей поручений (резолюций), срок исполнения которых истек.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях, течение срока начинается на следующий день со дня его поступления в службу канцелярии, если иной порядок исчисления срока не установлен законодательством. Конечная дата исполнения указывается, как правило, в тексте документа.

Срок исполнения документа, если он не определён в самом документе, как правило, устанавливается до 30 дней, по документам вышестоящих организаций - не более 20 дней, если в документе не указан другой срок (последним днем исполнения документа считается день, предшествующий дате, указанной в документе).

Например: если в документе срок исполнения указан до 05.10.2019, то конечной датой исполнения документа является 04.10.2019.

Документы с пометкой "Срочно" исполняются в 3-х дневный срок; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 5 дней; с пометкой "Весьма срочно" - незамедлительно в течение рабочего дня.

Срок исполнения постановлений, распоряжений администрации города, постановлений главы города устанавливается до 30 дней, если не определён иной срок. Документы прокуратуры, судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Срок исполнения телеграмм устанавливается в 7 дней, если не указан иной срок.

При необходимости изменения срока исполнения документа должностное лицо, которому он отписан, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя главы города или уполномоченному лицу, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

3.7. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

3.8. Передача документов внутри администрации города производится через заместителей главы города, руководителей органов администрации города, и лиц, ответственных за делопроизводство в органе администрации города посредством СЭД в режиме реального времени.

Документы с резолюциями (поручениями) руководителя органа администрации города направляются лицом ответственным за делопроизводство на исполнение работникам органа администрации. Срок наложения резолюции не должен превышать 2 дней.

Ход продвижения документов внутри органа администрации города контролирует лицо ответственное за делопроизводство.

Доведение поручений (резолюций) до исполнителей, являющихся сотрудниками муниципальных учреждений, подведомственных органам администрации города, подключенных к СЭД, осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени с помощью функции "Отправить сообщение СЭВ".

В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

3.9. Доставка и отправка документов в органах администрации города осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, электронной почтой, посредством СЭД, системы СЭВ.

Электронный документооборот между органами администрации города осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками (далее - ЭРК), зарегистрированными в СЭД.

Электронный документооборот между органами администрации города и федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется посредством взаимодействия систем электронного документооборота указанных органов с использованием системы МЭДО.

Электронный документооборот между органами администрации города и муниципальными учреждениями, подведомственными органам администрации города, осуществляется посредством взаимодействия систем электронного документооборота органов администрации города и муниципальных учреждений с использованием СЭВ.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с Инструкцией по электронному документообороту в администрации города Мегиона, утвержденной распоряжением администрации города.

3.10. В органах администрации города создаются и используются:

документы на бумажном носителе:

электронные документы, подписанные электронной подписью;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов.

Во внутреннем документообороте между участниками СЭД создаются и используются электронные документы, подписанные электронной подписью.

При регистрации документов, поступивших от корреспондентов, не являющихся участниками СЭД, а также направляемых адресатам, которые не являются участниками СЭД, создаются и используются электронные образы документов, полученные в результате сканирования оригиналов документов, подписанных на бумажном носителе.

3.11. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД.

3.12. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

для электронных документов - Open Document, PDF/A-1,

для электронных образов документов - PDF,

а также иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД.

В состав электронных документов, созданных в СЭД, могут быть включены документы, имеющие, в основном, временный срок хранения.

3.13. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" в СЭД не регистрируются.

Не допускается создание в СЭД электронного документа, подписанного электронной подписью, проекта электронного документа с информацией, имеющей гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования". Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования".

Учет документов "Для служебного пользования" ведется в соответствии с Инструкцией по порядку обращения с конфиденциальной информацией в администрации города и подведомственных организациях, расположенных на территории городского округа город Мегион, утвержденной постановлением администрации города "О порядке обращения с конфиденциальной информацией.

Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, имеющие приложения, превышающие формат листа бумаги А4, объем более 200 листов или файлы документов размером более 15 мегабайт.

3.14. Документы, поступающие в администрацию города, проходят в службе канцелярии первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям.

3.15. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Не подлежат регистрации:

прейскуранты, коммерческие предложения, носящие рекламный характер, технические условия, счета, нормы и нормативы расходов материалов,

поздравительные письма, пригласительные билеты,

печатные издания (книги, журналы, каталоги, бюллетени),

формы статистической отчётности,

корреспонденция, адресованная работникам администрации города с пометкой "лично",

объяснительные записки;

документы, не возможные к прочтению, а также оформленные без обязательных реквизитов, установленных правилами документирования и настоящей Инструкцией (дата регистрации, регистрационный номер документа, отметка об исполнителе документа, подпись руководителя и т.д.).

3.16. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При отсутствии приложений к документу (в случае их наличия) или повреждении документа составляется акт в 3 экземплярах, один из которых остается в службе канцелярии, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

Форма акта приведена в приложении 1 к настоящей Инструкции.

Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Также сохраняются конверты, содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций.

3.17. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путем создания ЭРК.

Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.

Повторной регистрации не подлежат правовые акты администрации города, зарегистрированные в СЭД одним из ее участников и направленные другим участникам СЭД.

3.18. Документы, направленные от одного участника СЭД другому участнику, поступают в папку "Поступившие".

Документы, направленные посредством СЭВ органами администрации города, муниципальными учреждениями, подведомственными органам администрации города, поступают в папку "ПП СЭВ".

Поступившие документы проходят первичную обработку и регистрируются в СЭД в соответствии с выделенными документопотоками соответствующей службой делопроизводства учреждения в день поступления, кроме документов, указанных в пункте 3.15 настоящей главы.

3.19. Проверка наличия новых ЭРК в папке "Поступившие", электронных сообщений в папке "ПП СЭВ" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

Документы, зарегистрированные в СЭД и по смыслу взаимосвязанные между собой, также должны быть связаны в СЭД.

3.20. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путем сканирования.

Каждый файл электронного документа, прикрепленный к ЭРК, подписывается квалифицированной электронной подписью с помощью СЭД или иного средства электронной подписи при невозможности использования СЭД.

В момент подписания пользователем СЭД электронных документов электронной подписью сертификат ключа проверки электронной подписи должен быть действительным.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника СЭД может использоваться простая электронная подпись (на основе учетной записи и пароля доступа).

3.21. Отчет о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, крепится электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

Если сроки исполнения поручений (резолюций) носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным.

3.22. Проект документа, разработанный в результате выполнения поручения, регистрируется исполнителем в СЭД путем создания ЭРК проекта документа в ЭРК входящего (поступившего) документа и направляется руководителю органа администрации города на рассмотрение и согласование.

Проект инициативного документа регистрируется исполнителем в СЭД путем создания новой ЭРК проекта документа и направляется руководителю органа администрации города на рассмотрение и согласование.

В ЭРК проекта документа исполнитель прикрепляет основной файл документа, размером не более 15 мегабайт, созданный на основе шаблона основного файла проекта документа, в который внесен текст документа.

В шаблоне основного файла проекта документа специальными метками помечаются места дальнейшей визуализации регистрационных данных документа, квалифицированных электронных подписей должностных лиц, которыми был подписан файл при утверждении проекта документа.

Шаблон основного файла проекта документа должен соответствовать следующим требованиям:

иметь формат .docx;

иметь описание в формате: ОСНОВНОЙ_<имя>.docx (в начале описания файла должен стоять фрагмент "ОСНОВНОЙ_", а в конце описания - фрагмент ".docx");

иметь метки для штампов.

3.23. Согласование проектов документов осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД с применением электронной подписи в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

3.24. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись главе города или его заместителям (право подписания части документов передаётся заместителям главы города и ответственным исполнителям, что оговаривается в отдельных распоряжениях администрации города, поручениях, резолюциях главы города или уполномоченного лица).

Перед подписанием документа исполнитель обязан проверить:

правильность оформления документа,

наличие всех приложений;

наличие всех необходимых виз.

Если письмо направляется в другой город, то перед номером телефона ставится код города Мегиона.

3.25. Исходящие документы подписываются главой города и регистрируются в службе канцелярии. Регистрация исходящих (подписанных) документов главой города осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путем создания ЭРК с электронного образа документа.

Регистрация исходящих документов, адресованных заместителям главы города, осуществляется органом администрации города, подготовившим документ, в СЭД с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

3.26. Проект письма с визами согласования и копия (оригинал) письма с приложениями подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел органа администрации города, осуществившего подготовку документа. Входящий документ хранится вместе с документом-ответом.

3.27. Служба канцелярии осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, на регистрацию не принимаются.

Оригинал документа на бумажном носителе, подписанный главой города, после регистрации передается исполнителю документа, для самостоятельной передачи (отправки) документа адресату.

3.28. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

Отправка документов, подписанных главой города, заместителями главы города, осуществляется курьером учреждения, обеспечивающим деятельность администрации города.

Документы на бумажном носителе передаются на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

Документы, предназначенные для отправки, принимаются подписанными и зарегистрированными.

При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

Конверты, уведомления оформляются курьером.

При отправке свыше 5 документов составляется реестр.

3.29. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и вручении документов.

Телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно (факсом, электронной почтой).

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения.

Доставку документов внутри администрации города осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в органе администрации города, в том числе посредством СЭД "Дело" в режиме реального времени.

3.30. Направление адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, осуществляется органом администрации города, зарегистрировавшей документ, который несет ответственность за своевременность рассылки документов, а также за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника документа.

Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащимся в СЭД, в состав которых входят:

справочник подразделений участников СЭД, который ведется оператором СЭД в соответствии с представленными участниками СЭД данными;

справочники организаций и граждан, которые ведутся ответственными лицами участников СЭД.

3.31. Направление электронных образов документов и электронных документов в муниципальные учреждения, подведомственные органам администрации города, осуществляется путем отправки электронных сообщений посредством СЭД с помощью функции "Отправить сообщение СЭВ".

Направление документов, подготовленных на бумажных носителях в муниципальные учреждения, подведомственные органам администрации города, осуществляется курьером учреждения, обеспечивающим деятельность администрации города.

Передачу документов курьеру учреждения, обеспечивающего деятельность администрации города, осуществляет орган администрации города, подготовивший документ.

3.32. При отсутствии возможности передачи адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, используются иные телекоммуникационные технологии.

3.33. В случае необходимости направления электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе, направляется копия электронного документа, заверенная в установленном порядке и содержащая следующие реквизиты: оттиск штампа с текстом (или собственноручной записью с текстом) "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью", наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии или подписываются уполномоченным пользователем СЭД.

Допускается изготовление копии электронного документа на бумажном носителе, которая подписывается должностным лицом, ранее подписавшим электронный документ квалифицированной электронной подписью.

3.34. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель документа.

3.35. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, используемые в целях учета и поиска документов в СЭД "Дело":

3.35.1. Входящие документы:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

плановая дата исполнения документа;

фактическая дата исполнения документа;

корреспондент;

адресат;

тематическая рубрика;

связки;

прикрепленные файлы;

поручение;

содержание документа.

3.35.2. Исходящие документы:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

должность, фамилия, имя, отчество, подписавшего документ;

содержание документа;

исполнитель;

тематическая рубрика;

связки;

прикрепленные файлы;

адресат.