Приложение N 2

Приложение N 2

Документооборот электронных документов при ведении бюджетного учета в департаменте САТЭК мэрии города Магадана (приказ Минфина России от 15.04.2021 N 61н)

Составление и подписание документов в электронной форме

Первичным документом оформляется факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 20, 21 СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности", п. 3 Инструкции к Единому плану счетов N 157н) в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Первичные учетные документы подписываются простой электронной подписью сотрудника (ЭП) и квалифицированной подписью руководителя (ЭЦП).

Регистры бухгалтерского учета ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов, компьютерной программы 1С: Бухгалтерия), подписываются простой электронной подписью сотрудника (ЭП).

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, принимается к учету только при наличии квалифицированной ЭЦП руководителя или начальника финансового отдела. Лист голосования подписывается простой ЭП сотрудника и ЭЦП председателя комиссии.

В информационной базе 1С: "Предприятие" в меню "Администрирование"; "Настройки пользователей и прав"; "Пользователи" обеспечивается право доступа, устанавливается пароль сотрудникам, ответственным за формирование, заполнение и подписание электронных документов; обеспечивается доступ к информационной системе бухгалтерского учета в финансовом отделе департамента для должностных лиц, членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП.

В справочнике информационной базы 1С: "Предприятие" в меню "Организации"; "Внутренний ЭДО"; "Настройки внутреннего ЭДО" каждому подписанту добавляется сертификат в учетную запись ЭДО и создается соответствующий маршрут для подписания электронных документов.

При увольнении сотрудника в меню "Администрирование"; "Настройки пользователей и прав"; "Пользователи" отключается право пользования учетной записью через режим "Недействителен".

Электронные учетные документы	Простая электронная подпись (ЭП)	Подписываются сотрудниками учреждения (кроме руководителя)
	Квалифицированная электронная подпись (ЭЦП)	Утверждаются, согласовываются руководителем учреждения

Файлы внутренних электронных документов формируются в формате - PDF/A, подписываются и перемещаются в архив информационной базы 1С: Предприятие в меню "Учет и отчетность"; "Архив регистров учета" для дальнейшего хранения. Срок хранения электронных документов - 5 (пять) лет (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 1 ст. 29; СГС "Концептуальные основы бухучета и отчетности" от 31.12.2016 N 256н п. 33).

Начальник ФО            _____________________              Н.О. Солодкая