Приложение 2. Регламент взаимодействия Заказчика и Исполнителя при выполнении Соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности

Приложение 2
к Соглашению о передаче полномочий
по ведению бухгалтерского учета и
формированию бухгалтерской отчетности
от "___" ________ 20___ г. N_______

Регламент
взаимодействия Заказчика и Исполнителя при выполнении Соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности

1. Организация взаимодействия

Настоящий Регламент разработан в целях организации взаимодействия Исполнителя и Заказчика (далее - Стороны) в процессе выполнения Соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности (далее - Соглашение).

2. Порядок предоставления информации и документов

2.1. Порядок передачи Заказчиком информации, необходимой Исполнителю для исполнения Соглашения

С целью сверки остатков по счетам в информационных системах в момент передачи ведения учета Заказчику и до момента фактического перехода на ведение учета в ПО Заказчик предоставляет Исполнителю в бумажном виде оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета, зафиксированными в информационной системе Заказчика по состоянию на 01.01.20___ и на дату перехода на централизованное ведение бухгалтерского учета. Остатки по счетам расчетов и обязательств по состоянию на 01.01.20__ подтверждаются актами сверок расчетов.

Предоставляемая оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета должна быть подписана Заказчиком и передана Исполнителю по Акту приема-передачи.

2.2. Порядок передачи Заказчиком других документов, необходимых Исполнителю для исполнения Соглашения (кроме первичных учетных документов)

Заказчик в течение ____(______) рабочих дней с момента подписания Соглашения представляет Исполнителю:

копии локальных нормативных правовых актов и внутренних распорядительных документов Заказчика, необходимых для выполнения условий Соглашения,

копии распорядительных документов, разъяснений, рекомендаций, касающиеся организации и ведения бухгалтерского, налогового учета и подготовки отчетности Заказчика,

копии учредительных документов,

другие документы, служащие основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета, расчета заработной платы и налогов за текущий год.

В случае издания Заказчиком изменений и дополнений к указанным документам, а также новых локальных нормативных правовых актов и внутренних распорядительных документов, копии данных документов Заказчик представляет Исполнителю в течение ___ (_____) рабочих дней с момента их издания.

Передача копий данных документов осуществляется в виде электронного документа, скан-образа с использованием электронной подписи уполномоченного лица и (или) на бумажном носителе информации (кроме документов, имеющих ограничительные грифы: коммерческая тайна, конфиденциально, для служебного пользования).

В случае необходимости Исполнитель оформляет и передает Заказчику письменный запрос на предоставление дополнительной информации, касающейся ведения бухгалтерского, налогового учета, формирования отчетности. В запросе указывается содержание необходимой дополнительной информации, форма и сроки ее представления.

Документы Заказчика, указанные выше и переданные Исполнителю, хранятся у Исполнителя в соответствии с требованиями архивного дела. В случае расторжения Соглашения Сторонами, Исполнитель осуществляет возврат полученных документов.

2.3. Порядок передачи первичных учетных документов Заказчику

Заказчик предоставляет первичные учетные и другие документы в виде электронных документов, скан-образов с использованием электронной подписи уполномоченного лица согласно Графику.

Первичные учетные документы, которые представляются на бумажных носителях информации, передаются уполномоченными лицами Заказчика на основании Реестра документов согласно приложению 5. Документы считаются переданными Исполнителю с даты отметки входящей корреспонденции на сопроводительном Реестре.

В случае невозможности передачи документов в ПО уполномоченное лицо Заказчика и (или) Исполнителя оформляет и передает документы в электронном виде в системе автоматизации делопроизводства электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело") с использованием электронной подписи уполномоченного лица или на бумажных носителях информации в сроки, установленные Графиком.

Заказчик предоставляет Исполнителю первичные учетные документы по унифицированным формам первичной документации, утвержденным Министерством финансов Российской Федерации, или по формам, утвержденным приказом Департамента финансов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

После получения первичных учетных и других документов Исполнитель осуществляет их проверку на полноту и корректность в сроки, установленные в Графике.

При проверке документов на их соответствие требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации специалисты Исполнителя руководствуются:

законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

внутренними дополнительными соглашениями между Исполнителем и Заказчиком, а также иными документами.

В случае несоответствия первичных учетных документов требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, в том числе:

несоответствия использованных форм первичных учетных документов, наличия незаполненных реквизитов или несоответствие состава реквизитов документов требованиям законодательства Российской Федерации, приказам по учетной политике;

отсутствия подписей должностных лиц;

несоответствия фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах финансово-хозяйственной деятельности Заказчика, а также недостоверности данных и наличия арифметических ошибок,

исполнитель возвращает данные первичные учетные документы Заказчику для переоформления не позднее ______(___) рабочего дня со дня их получения.

Заказчик вносит исправления или осуществляет замену первичных учетных документов, не соответствующих требованиям к составлению первичных учетных документов, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае поступления Исполнителю первичных учетных документов с нарушением сроков, указанных в Графике, повлекшего отражение фактов хозяйственной жизни в следующем отчетном периоде, Исполнитель доводит до Заказчика в письменной форме перечень документов, отраженных в следующем отчетном периоде, в срок до _______ (__________) числа месяца, следующего за отчетным.

2.4. Подготовка и предоставление Заказчику копий первичных учетных документов, находящихся у Исполнителя

Исполнитель по письменному запросу Заказчика осуществляет подготовку копий первичных учетных документов, находящихся на хранении у Исполнителя.

Заказчик уведомляет Исполнителя через СЭД "Дело" о необходимости предоставления копий первичных учетных документов, не позднее, чем за ___ (_____) рабочих дня до предполагаемой даты их предоставления в адрес Заказчика. Запрос должен содержать точный перечень запрашиваемых первичных учетных документов, срок и форму их предоставления. Копии первичных учетных документов предоставляются в виде скан-копий

________________________________________________________________

                                         (способ предоставления)

В отдельных случаях по согласованию между Исполнителем и Заказчиком, срок предоставления копий первичных учетных документов по запросу Заказчика может быть изменен.

3. Хранение первичных учетных документов

Исполнителем обеспечивает сохранность переданных Заказчиком оригиналов первичных учетных документов на бумажном носителе, до момента их возврата Заказчику в согласованные Сторонами сроки.

Исполнитель не осуществляет архивное хранение полученных от Заказчика, а также подготовленных Исполнителем для Заказчика оригиналов бумажных экземпляров первичных учетных документов.

Заказчик самостоятельно осуществляет функцию ведения архива (контроль за сдачей документов, обеспечение сохранности документов, своевременное уничтожение документов, предоставление копий документов).

4. Порядок взаимодействия Исполнителя и Заказчика при осуществлении внутреннего контроля

Заказчик осуществляет контроль поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг, обеспечивает сохранность нефинансовых активов, заключает договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками Заказчика.

Заказчик организует проведение инвентариз