Приложение 2. Типовая форма соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности

Приложение 2
к приказу Департамента финансов
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 15 мая 2023 г. N 20-ОД-60

ТИПОВАЯ ФОРМА
соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности ¹

__________________________

"__" _____________ 20__ г

(место заключения соглашения)

(дата заключения соглашения)

___________________________________________________________________,

                       (наименование исполнительного органа, учреждения)

именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице

___________________________________________________________________

           (наименование должности руководителя или уполномоченного им лица)

___________________________________________________________________,

                                                 (фамилия, имя, отчество)

действующего (ей) на основании_________________________________________,

                                                                 (уполномочивающий документ)

и казенное учреждение

___________________________________________________________________,

                                                 (наименование учреждения)

в лице ______________________________________________________________,

                                     (наименование должности руководителя)

____________________________________________________________________,

                                                   (фамилия, имя, отчество)

действующего (ей) на основании ________________________________________,

                                                                 (уполномочивающий документ)

далее совместно именуемые "Стороны", заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Предметом настоящего Соглашения является выполнение Исполнителем полномочий (функций) Заказчика по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, ведению бухгалтерского учета, включая составление и представление бухгалтерской отчетности, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бухгалтерского учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные органы (далее - централизуемые полномочия (функции) в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Соглашением.

1.2. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства на постоянной основе в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации осуществлять централизуемые полномочия (функции) определенные пунктом 1.1., закрепленные за Исполнителем, в соответствии с распределением функций между Заказчиком и Исполнителем при выполнении Соглашения по передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности согласно приложению 1 к Соглашению (далее - Распределение функций между Заказчиком и Исполнителем);

2. Основные понятия, используемые в настоящем Соглашении

Для целей настоящего Соглашения используются следующие понятия:

2.1. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭП) в

________________________________________________________ (далее - ПО).

                        (наименование программного обеспечения)

2.2. Уполномоченный сотрудник Заказчика - сотрудник Заказчика, на которого в соответствии с приказом Заказчика возложена обязанность по взаимодействию с Исполнителем в ПО с использованием ЭП.

2.3. Уполномоченный сотрудник Исполнителя - сотрудник Исполнителя, на которого в соответствии с приказом Исполнителя возложена обязанность по взаимодействию с Заказчиком в ПО с использованием ЭП.

2.4. Электронный документ - документ, сформированный в ПО, подписанный ЭП уполномоченного лица Заказчика и (или) Исполнителя, идентичный по содержанию и форме документу, оформленному на бумажном носителе.

2.5. Скан-образ - документ в ПО, полученный путем сканирования документа, оформленного на бумажном носителе, подписанный ЭП уполномоченного лица Заказчика и (или) Исполнителя.

2.6. Персональные данные - информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.7. Централизуемые полномочия (функции) - переданные полномочия, определенные пунктом 1.1. Соглашения.

3. Механизм взаимодействия Заказчика и Исполнителя

3.1. Взаимодействие Заказчика и Исполнителя осуществляется в ПО в соответствии с Распределением функций между Заказчиком и Исполнителем на основании Регламента взаимодействия Заказчика и Исполнителя при выполнении Соглашения о передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской отчетности согласно приложению 2 к Соглашению (далее - Регламент).

3.2. Право подписи документов в рамках исполнения Соглашения определено в приложении 3.

3.3. Ведение бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности

____________________________________________________________________

                                  (иная обязательная отчетность, формируемая

                                     на основании данных бухгалтерского учета)

Заказчика осуществляется Исполнителем в

____________________________________________________________________

                                                            (наименование ПО)

Исполнитель обеспечивает Заказчику постоянный доступ к

_____________________________________________________________________

                                                            (наименование ПО)

путем предоставления права доступа ответственным специалистам Заказчика.

Заказчик обеспечивает установку на рабочих местах ответственных специалистов Заказчика защиту от несанкционированного доступа к информации.

3.4. Документы, являющиеся основанием для отражения в бухгалтерском учете, передаются Заказчиком Исполнителю в электронном виде (в форме скан-образа и (или) электронного документа) и (или) на бумажном носителе в соответствии с Графиком документооборота (далее - График) согласно приложению 4 к Соглашению.

3.5. Документы, которые в соответствии с Графиком представляются на бумажном носителе, передаются Заказчиком Исполнителю по реестру документов по форме согласно приложению 5 к Соглашению.

3.6. Расчеты Заказчика с юридическими и физическими лицами осуществляются в безналичной форме.

3.7. Формирование бухгалтерской отчетности Заказчика осуществляется в ПО

_________________________________________________________________.

4. Обязанности Сторон

4.1. Заказчик обязуется:

4.1.1. Своевременно предоставлять Исполнителю согласно Графику и Регламенту, необходимую информацию, сведения, документы в согласованные Сторонами сроки.

4.1.2. Оформлять финансово-хозяйственные операции подтверждающими документами, служащими первичными документами (основанием) для ведения бухгалтерского учета.

4.1.3. Своевременно представлять Исполнителю необходимые документы для ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности в соответствии с Графиком. Соблюдать требования законодательства Российской Федерации в части порядка оформления документов.

4.1.4. Обеспечивать достоверность данных, содержащихся в первичных документах, подлинность, целостность электронных документов и скан-образов, достоверность персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

4.1.5. Передавать Исполнителю копии согласий на обработку и передачу персональных данных составленных по форме согласно приложению 6 к Соглашению.

4.1.6. Проводить инвентаризацию нефинансовых активов и материальных запасов с участием ответственного (назначенного) специалиста Исполнителя, утверждать результаты инвентаризации и передавать материалы инвентаризации Исполнителю.

4.1.7. Уведомлять Исполнителя о невозможности соблюдения сроков исполнения обязательств по Соглашению.

4.1.8. Уведомлять Исполнителя о проводимых проверках финансово-хозяйственной деятельности Заказчика контролирующими органами.

4.1.9. Соблюдать требования Федеральных законов от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.1.10. Выдавать Исполнителю доверенности, оформленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, для выполнения обязательств Сторонами по Соглашению.

4.1.11. Предоставлять Исполнителю право получения, отправления, подписания документов второй подписью по лицевым счетам открытым в Департаменте финансов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Управлении Федерального казначейства по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре.

4.1.12. Иные обязательства по соглашению Сторон.

4.2. Исполнитель обязуется:

4.2.1. Осуществлять в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, нормативными правовыми актами и иными нормативными актами, учетной политикой, утвержденной в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными правовыми актами и распорядительными документами Заказчика централизуемые полномочия (функции).

4.2.2. Соблюдать требования Федеральных законов от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.2.3. Принимать меры по обеспечению безопасности персональных данных и не использовать персональные данные для целей, не связанных с исполнением настоящего Соглашения.

4.2.4. Предупреждать Заказчика о выявленных недостатках (ошибках, недочетах) в предоставленной информации и первичных учетных документах в течение одного рабочего дня с момента получения таких документов.

Осуществлять возврат документов Заказчику оформленных с нарушениями требований действующего законодательства не позднее следующего рабочего дня со дня получения таких документов с указанием причины возврата.

4.2.5. Осуществлять расходы по лицевым счетам Заказчика в пределах планов финансово-хозяйственной деятельности и расходы по учету операций со средствами, поступающими во временное распоряжение.

4.2.6. Своевременно представлять Заказчику отчетность в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации согласно приложению 7 к Соглашению.

4.2.7. Отслеживать и учитывать изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве Российской Федерации, своевременно вносить необходимые изменения в процесс ведения бухгалтерского учета.

4.2.8. Осуществлять начисление заработной платы и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, взаимодействовать с государственными внебюджетными фондами.

4.2.9. Уведомлять Заказчика о несоблюдении сроков исполнения обязанностей по настоящему Соглашению.

4.2.10. Осуществлять хранение регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности и отчетности в государственные внебюджетные фонды, иных документов, сформированных в процессе выполнения переданных функций, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. По истечении трех лет после отчетного периода осуществлять передачу документов со сроками хранения 75 (семьдесят пять) лет и документов постоянного хранения Заказчику по описи.

4.2.11. Представлять по письменному запросу сотрудников Заказчика информацию о заработной плате, в том числе об удержаниях из заработной платы.

4.2.12. Осуществлять функции, закрепленные за Исполнителем, в соответствии с приложением 1 к Соглашению.

4.2.13. Представлять в установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации сроки месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность Заказчика в Департамент финансов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и _______________________________________________________________. ²

                      (наименование органа внешнего финансового контроля)

4.2.14. Иные обязательства по соглашению Сторон.

5. Права Сторон

5.1. Заказчик имеет право:

5.1.1. Запрашивать у Исполнителя информацию, необходимую для осуществления деятельности в соответствии с положениями Регламента, при отсутствии технической возможности ее получения из ПО.

5.1.2. Требовать от Исполнителя своевременного и полного исполнения обязательств по настоящему Соглашению.

5.1.3. Требовать от Исполнителя своевременного и в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации оформления документов.

5.1.4. Возвращать Исполнителю документы, составленные или оформленные с нарушениями требований нормативных правовых актов Российской Федерации, в срок не позднее _____ (___) рабочих дней с момента их получения с указанием причины возврата.

5.2. Исполнитель имеет право:

5.2.1. Направлять Заказчику в письменном виде рекомендации (предложения) о внесении соответствующих изменений во внутренние распорядительные документы.

5.2.2. Отказаться выполнять письменные указания Заказчика, если эти указания могут повлечь за собой финансовые и законодательные риски для Заказчика и Исполнителя, указав при этом Заказчику на возможность возникновения рисков и их причины.

5.2.3. Запрашивать у Заказчика информацию, необходимую для исполнения своих обязательств перед Заказчиком по настоящему Соглашению.

5.2.4. Требовать от Заказчика своевременного и в соответствии с действующим законодательством оформления документов, необходимых для исполнения своих обязательств перед Заказчиком по настоящему Соглашению, в том числе первичных учетных документов.

5.2.5. Возвращать Заказчику документы, составленные или оформленные с нарушениями требований нормативных правовых актов Российской Федерации, в срок не позднее одного рабочего дня с момента их получения с указанием причины возврата.

5.2.6. Отказать Заказчику в приеме и исполнении представленных документов, если их состав и оформление не соответствуют требованиям, установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в случае несоответствия оттиска печати, образцов подписей лиц, наделенных правом подписи первичных учетных документов, оригиналу.

5.2.7. Незамедлительно информировать Заказчика о неисполнении переданных централизуемых полномочий (функций) в связи с несвоевременным представлением Заказчиком документов и информации.

5.2.8. Самостоятельно определять состав специалистов, обеспечивающих выполнение переданных централиз